Análise de PDF: Automatize a extração de dados de arquivos e formulários PDF

Os PDFs tornaram-se rapidamente um formato preferido para compartilhar e distribuir informações, favorecidos por sua legibilidade. No entanto, a falta de uma estrutura de dados padronizada pode apresentar desafios para a extração de dados. Uma solução eficaz para esse desafio é a análise de PDF, que automatiza o processo de extração, eliminando significativamente a necessidade de esforço manual e agilizando a extração de dados.

O que é análise de PDF?

Análise de PDF, também conhecida como Raspagem de PDF ou PDF extração de dados, é o processo de extrair dados não estruturados de arquivos PDF e transformar as informações em um formato que possa ser facilmente processado e analisado. Projetados para documentos de layout fixo, os PDFs podem armazenar vários tipos de dados e são encontrados em diferentes tipos, como PDFs pesquisáveis, PDFs digitalizados e PDFs preenchíveis. A análise desses arquivos é essencial para desbloquear os insights ocultos nos documentos.

A análise de PDF é uma técnica indispensável para automatizar a extração de dados, pois permite que as empresas processem grandes volumes de documentos comerciais de forma eficiente — sem exigir intervenção manual. Ao automatizar os processos de extração de PDF, as empresas podem agilizar o processamento de documentos, economizando tempo e recursos significativos e permitindo relatórios e análises mais rápidos.

Casos de uso de análise de PDF

Aqui estão alguns casos de uso comuns para análise de PDF:

Processamento de Reivindicações de Seguros

No setor de seguros, os formulários de sinistro são enviados pelos clientes, muitas vezes em formato PDF. Esses formulários contêm informações vitais, como detalhes do cliente, endereço, valor da reivindicação, tipo de apólice e número da apólice. Transcrever manualmente essas informações, especialmente com um grande volume de formulários, é demorado e sujeito a erros. O processamento rápido dessas reclamações é essencial para a satisfação do cliente e a eficiência operacional. A análise de PDF consegue isso automatizando todo o processo, garantindo precisão e eficiência.

Registros do Paciente

A análise de PDF facilita a extração de detalhes do paciente, diagnósticos e informações de tratamento. Esses dados podem ser analisados ​​para fins de pesquisa, integrados a outros sistemas ou utilizados para agilizar fluxos de trabalho médicos.

Empregado Onboarding

A análise de PDF captura e extrai dados de documentos de integração, tornando o processo de integração de funcionários mais eficiente. Essa automação garante a entrada de dados precisa e simplificada, permitindo que as equipes de RH se concentrem em fornecer uma experiência de integração tranquila para novos contratados.

Extração de dados da fatura

As empresas recebem diariamente um grande volume de faturas, muitas vezes na forma de PDFs. A extração de dados destas faturas representa um desafio significativo devido ao seu formato não estruturado. A captura de dados de faturas é crucial para as empresas analisarem padrões de gastos, identificarem oportunidades de redução de custos e gerarem relatórios financeiros precisos. Além disso, as empresas podem integrar esses dados extraídos em sistemas contábeis ou aproveitá-los para análises avançadas.

Desafios comuns de análise de PDF

Embora a análise de PDF seja imensamente benéfica, ela traz seu próprio conjunto de desafios. Muitas organizações enfrentam dificuldades na ingestão de dados de arquivos PDF, muitas vezes recorrendo à entrada manual de dados como solução padrão, o que pode ser ineficiente e consumir muitos recursos.

Além disso, gerenciar o volume substancial de arquivos PDF processados ​​diariamente exige uma equipe considerável dedicada à reentrada contínua de dados.

Uma abordagem alternativa é desenvolver soluções internas de software e codificação. Embora esta abordagem tenha potencial, ela apresenta seu próprio conjunto de desafios, como a captura de dados de PDFs digitalizados, a acomodação de diversos formatos e a transformação dos dados em uma estrutura compatível com o sistema de armazenamento. Além disso, a variabilidade na estrutura dos PDFs, como diferentes layouts e fontes, representa um desafio para a criação de uma solução de análise que sirva para todos. A criptografia e a proteção por senha complicam ainda mais o processo, exigindo a descriptografia antes da análise e o manuseio seguro das senhas.

Enfrentar esses desafios é crucial para o desenvolvimento de soluções eficazes e eficientes de análise de PDF em ambientes empresariais.

A necessidade de automação na extração de dados PDF

Em vez de inserir dados manualmente ou criar uma ferramenta do zero, recomendamos optar por uma solução de análise de PDF de nível empresarial para automatizar o processo. Estudos mostra que as organizações que empregam a Automação Inteligente conseguem economias de custos que variam de 40 a 75 por cento. Portanto, é aconselhável investir em ferramentas automatizadas de análise de PDF, pois elas podem oferecer às empresas uma vantagem competitiva em relação à dependência de procedimentos manuais.

Benefícios de usar uma solução automatizada de análise de PDF

• Redução de tempo e esforço: A eliminação da intervenção manual agiliza os fluxos de trabalho de extração, garantindo que as tarefas sejam executadas com eficiência e precisão. Isso também economiza um tempo valioso para os funcionários.
• Precisão e Consistência: O emprego de algoritmos sofisticados e aprendizado de máquina minimiza o risco de erro humano, resultando em um conjunto de dados mais confiável para análise e tomada de decisões.
• Produtividade e Satisfação dos Funcionários: A tecnologia de automação libera os funcionários da carga de tarefas manuais tediosas envolvidas na cópia e colagem de dados de PDFs. Isso direciona o foco para responsabilidades mais estratégicas e de valor agregado.
• Escalabilidade: Seja lidando com algumas centenas ou vários milhares de documentos, a tecnologia de automação pode lidar com eficiência com volumes variados de PDFs. Esta escalabilidade é particularmente vantajosa para organizações que lidam com grandes quantidades de dados não estruturados, como instituições financeiras, prestadores de cuidados de saúde e agências governamentais.

Como escolher o analisador de PDF correto?

Ao escolher um analisador de PDF, é crucial considerar os seguintes aspectos:

Precisão e confiabilidade

Escolha uma solução com alta precisão para extrair dados de PDFs. O analisador deve lidar com diversos layouts, fontes e estruturas de PDF para garantir resultados de extração confiáveis. A extração de PDF baseada em modelo garante 100% de precisão quando configurada corretamente, enquanto as ferramentas de extração sem modelo podem ser imprecisas se os modelos não forem treinados corretamente.

Flexibilidade e Customização

Avalie a capacidade do analisador de se adaptar às necessidades específicas de extração de dados por meio de personalização e configuração. Procure recursos que permitam a definição de regras, padrões ou modelos de extração para extração de dados consistente. Versatilidade no manuseio de diversos conteúdos também é essencial.

Automação e escalabilidade

Avalie o nível de automação fornecido pelo analisador, garantindo que ele suporta processamento em lote para extrair dados de vários arquivos PDF simultaneamente e em tempo real (assim que novos PDFs forem introduzidos no sistema). A integração com outros sistemas ou capacidades de automação, incluindo orquestração e agendamento de fluxo de trabalho, deve ser considerada para agilizar o processo de extração de dados.

Integração e formatos de saída

Verifique se o analisador suporta a exportação de dados extraídos em vários formatos como CSV, Excel, JSON ou bancos de dados para processamento e integração adicionais. Considere os aplicativos em nuvem usados ​​pela organização por meio de suas APIs para integração perfeita de dados.

Suporte e atualizações

Certifique-se de que o analisador ofereça suporte técnico confiável e atualizações regulares para resolver quaisquer problemas imediatamente. Atualizações regulares mantêm o analisador compatível com os mais recentes padrões e tecnologias de PDF.

Interface amigável

Procure um analisador com interface amigável para simplificar a configuração, monitoramento e gerenciamento de tarefas de extração de PDF. Uma interface bem projetada pode melhorar significativamente a experiência geral do usuário.

Astera ReportMiner para análise de PDF

Astera ReportMiner é uma solução avançada de análise de PDF que utiliza inteligência artificial para extração automatizada de dados de arquivos PDF. Projetada especificamente para documentos PDF com layouts diversos, a solução agiliza o processo de extração e carrega dados com eficiência em bancos de dados ou arquivos Excel. AsteraA interface fácil de usar e sem código simplifica a extração de dados PDF, minimizando esforços manuais e acelerando o processo geral de extração.

Características principais de Astera ReportMiner:

• Extração inteligente de dados: AsteraO mecanismo alimentado por IA extrai dados com eficiência de vários modelos, identificando os campos desejados. Ele gerencia habilmente variações em diferentes modelos, garantindo uma extração rápida e precisa.
• Transformação de dados: Astera transforma os dados extraídos no formato desejado, facilitando a filtragem, validação, limpeza ou reformatação de acordo com requisitos específicos.
• Processamento em lote: Com suporte para processamento em lote, a ferramenta permite a extração simultânea de dados de vários documentos PDF para um processamento eficiente e programado.
• Processamento em tempo real:  AsteraO recurso File Drop do Scheduler extrai informações de um arquivo assim que ele aparece em uma pasta, permitindo o processamento em tempo real.
• Integração com Sistemas Externos: Astera ReportMiner integra-se perfeitamente com sistemas externos ou bancos de dados, facilitando o carregamento direto de dados extraídos em destinos preferidos.
• Manipulação e registro de erros: Alimentado por mecanismos robustos de tratamento de erros, ReportMiner gerencia exceções durante o processo de extração. A ferramenta também fornece recursos de registro para capturar e rastrear quaisquer erros ou problemas encontrados, garantindo uma experiência de extração tranquila.

Aprimore sua experiência de extração de dados PDF com Astera. Explore nossa solução com um 14-day free trial ou agende um demonstração personalizada com nossos especialistas para entender o potencial da extração de dados PDF baseada em IA hoje!