Automatize a extração de dados de formulários fiscais em 5 etapas fáceis

A Relatório do Smartsheet descobriram que mais de 40% dos trabalhadores passam pelo menos um quarto de sua semana de trabalho extraindo dados manualmente. Os especialistas fiscais de muitas organizações passam horas ou até dias classificando pilhas de papel ou documentos PDF, procurando informações relevantes e inserindo-as em planilhas ou bancos de dados.

É muito tempo e dinheiro desperdiçados em um processo tedioso e sujeito a erros. Felizmente, existe uma maneira melhor de lidar com a extração de dados de formulários fiscais. Com Astera ReportMiner, você pode automatizar todo o processo e economizar tempo, dinheiro e complicações.

Por que a extração de dados do formulário fiscal é importante?

A extração de dados de formulários fiscais, especialmente de documentos como W-2, 1099 e 1098, é crucial para indivíduos, empresas, profissionais fiscais, credores, instituições financeiras, pesquisadores e analistas por vários motivos:

• Declaração fiscal precisa: A automatização da extração de dados garante o preenchimento preciso e oportuno de declarações fiscais para indivíduos e empresas, reduzindo o risco de multas, juros e auditorias do IRS.
• Serviços aprimorados: Profissionais tributários e contadores podem fornecer melhores serviços aos clientes com dados extraídos com precisão, como planejamento tributário, conformidade, otimização e resolução.
• Redução de risco: Os credores e as instituições financeiras podem verificar com precisão a renda e a qualidade de crédito do mutuário, reduzindo o risco de inadimplência e fraude.
• Análise perspicaz: Investigadores e analistas podem estudar tendências económicas e sociais com base em dados fiscais como distribuição de rendimentos, carga fiscal, incentivos e evasão.

Automatizar a extração de dados de formulários fiscais é essencial porque:

• Economiza tempo e recursos: Reduzindo o esforço manual e os erros na entrada de dados enquanto aumenta a velocidade de processamento.
• Melhora a precisão e consistência: A padronização dos modelos de extração de dados minimiza variações na qualidade dos dados.
• Melhora a conformidade e a segurança: Garantir que os dados extraídos atendam às regulamentações fiscais e sejam armazenados com segurança.

Como funciona o dobrador de carta de canal Astera Transforma a extração de dados de formulários fiscais

Astera ReportMiner é uma solução poderosa de extração de dados não estruturados que automatiza e agiliza a extração de dados de formulários fiscais. Astera ReportMiner captura e converte dados não estruturados em um formato estruturado. Ele aproveita recursos avançados de OCR e IA para extrair dados de qualquer documento, incluindo PDFs digitalizados, PDFs digitais e outras fontes não estruturadas.

Com o Astera ReportMiner, você pode:

• Crie e reutilize modelos de extração: você pode criar e reutilizar facilmente modelos de extração para diferentes formulários fiscais usando a interface intuitiva de arrastar e soltar. Você pode criar modelos de extração para formatos fiscais comuns, como W-2, 1099, 1040 e muito mais. Eles podem construir esses modelos usando ReportMiner, personalize-os com base em suas necessidades específicas e reutilize-os em vários documentos com o mesmo formato. Você também pode definir as regras e a lógica para extração de dados, como tipos de dados, formatos, validações e transformações.
• Extraia dados de múltiplas fontes: você pode extrair dados de diversas fontes, como PDFs digitalizados, PDFs digitais, imagens e outros documentos não estruturados. Com alta precisão e velocidade, você pode usar o mecanismo OCR integrado para reconhecer e extrair dados de documentos digitalizados ou baseados em imagens. Você pode criar modelos de extração com apenas alguns cliques, para que eles não precisem mais fornecer padrões e criar regiões e campos de dados manualmente. Isso reduz o trabalho manual na criação de um modelo de extração, especialmente útil quando os documentos possuem layouts complexos ou extensos.
• Integre e exporte dados para vários destinos: você pode integrar e exportar os dados extraídos para vários destinos, como bancos de dados, arquivos, ferramentas de BI ou outros aplicativos. Você pode usar os conectores integrados para se conectar a fontes e destinos de dados populares, como SQL Server, Oracle, Excel, CSV, XML, JSON e APIs do Power BI e do Tableau. Você também pode usar o conector da API REST para integração com outros aplicativos personalizados ou de terceiros.

Demonstração da solução: como Astera Automatiza a extração completa de dados de formulários fiscais

Etapa 1: Criando o Projeto

A primeira etapa é criar um Astera projeto. Para este caso de uso, você também não precisa adicionar o arquivo de origem ao projeto. Com Astera, você pode processar qualquer arquivo não estruturado, como PDFs digitalizados, PDFs digitais, formulários, .TXT, .CSV e outros documentos não estruturados. Neste exemplo, você usará um arquivo PDF digital que contém formulários W-2.

Etapa 2: automação de tratamento de e-mail

Para acessar os dados do formulário fiscal W2, você deve monitorar os e-mails recebidos em busca de anexos do formulário fiscal W2, movê-los para uma pasta designada e marcá-los como lidos. Você pode automatizar isso criando e agendando um pipeline de dados.

Isso garantirá o processamento oportuno dos formulários W2 após o recebimento, agilizará o fluxo de trabalho de extração de dados, facilitará o gerenciamento centralizado de anexos e aprimorará o gerenciamento de e-mail. Para fazer isso, você precisará:

• Configure uma origem de email no artefato de fluxo de dados de Astera ReportMiner, onde você configura a conexão de e-mail.

• Fluxo de dados para baixar anexos em uma pasta local de e-mails não lidos com “Formulários” no Assunto (este fluxo de dados está programado para ser executado continuamente):

• Defina os critérios de filtro para selecionar apenas os emails com ‘Formulários’ na linha de assunto.

• No objeto Fonte de e-mail, habilite a opção de baixar anexos e especifique o caminho da pasta onde deseja armazenar os anexos baixados. Os anexos de e-mail aparecem automaticamente na pasta escolhida:

• O destino Excel no fluxo de dados mostrado na Figura 2 armazena caminhos para todos os anexos baixados:

Etapa 3: Construindo Modelo de Relatório para o Formulário Fiscal

A próxima etapa é construir um modelo de relatório para o formulário fiscal W2 para que você possa definir os campos de dados, tipos de dados e regras de extração. Isto permitirá a extração precisa de W2 dos campos de dados, melhorando a qualidade e a confiabilidade das informações extraídas. Para fazer isso, você precisará:

• Adicione um novo modelo de relatório ao projeto. Você pode adicionar um arquivo de formulário fiscal W2 de amostra como layout do relatório e ajustar as configurações da página e as margens conforme necessário.
• Normalmente, os usuários devem especificar as regiões das quais desejam extrair dados e os campos de dados dentro das regiões. No entanto, AsteraO avançado mecanismo de extração alimentado por IA permite que você crie um modelo de extração W2 com um único clique:

• Ao clicar em Construir usando IA na tela anterior, aparece o seguinte:

• Após o término do processamento acima, temos o modelo de relatório criado pela IA pronto:

Etapa 4: pipeline de dados para processamento de um formulário fiscal único

A próxima etapa é criar um pipeline de dados para processar um único formulário fiscal W2 para extrair dados dos PDFs do formulário fiscal W2, padronizar campos numéricos, validar informações fiscais, gerar campos de validade e transferir dados processados ​​para um banco de dados de destino. Isso garantirá a extração consistente e precisa de informações críticas dos formulários W2, melhorará a consistência e a legibilidade dos dados, garantirá a precisão e a conformidade dos dados, facilitará o monitoramento do status dos formulários fiscais W2 e a identificação de erros e permitirá o armazenamento centralizado dos dados W2 extraídos. Para fazer isso, você precisará:

• Crie um novo fluxo de dados em Astera e adicione o modelo de relatório criado na etapa anterior como objeto de origem.
• Adicione um objeto de transformação, como Limpeza de dados para limpar os dados, como remover caracteres como $, espaços em branco indesejados, substituir números nulos por zeros, etc.

• Adicione um objeto de validação e aplique regras de negócios para validar informações fiscais, como verificação de valores ausentes, correspondência com dados de referência, validação de taxas de impostos, etc.

• Adicione um novo campo ao registro fiscal indicando o status de validade de cada formulário fiscal W2, como válido, inválido ou pendente, com base nos resultados da validação.

• Adicione um objeto de destino, como uma tabela de banco de dados ou um arquivo simples, e use-o para transferir os dados processados ​​para um banco de dados de destino para armazenamento e recuperação seguros. A seguir está uma visualização dos dados carregados no banco de dados quando um único formulário fiscal W2 é processado:

Etapa 5: automação do fluxo de trabalho

A etapa final é automatizar todo o fluxo de trabalho de extração de dados para que você possa acionar o processamento de arquivos de formulário fiscal W2 sempre que um novo arquivo aparecer na pasta de anexos de e-mail que você preparou. Isso automatizará a recuperação de anexos, garantirá um fluxo contínuo de dados para processamento, facilitará o acesso aos anexos processados, agilizará o processamento automatizando o manuseio de arquivos, garantirá o gerenciamento eficiente de arquivos e permitirá atualizações de banco de dados em tempo real. Para fazer isso, você precisará:

• Crie um novo fluxo de trabalho em Astera e adicione  ContextInfo. ContextInfo obtém informações de contexto do tempo de execução do trabalho agendado. Aqui ele obterá o caminho do arquivo que acionará esse fluxo.
• Adicione uma tarefa de fluxo de dados e use-a para executar o fluxo de dados criado na terceira etapa para processar um único formulário fiscal W2.
• Adicione uma tarefa do sistema de arquivos e use-a para excluir o arquivo de formulário fiscal W2 processado da pasta de anexos após a execução do fluxo de dados.

• O fluxo de trabalho aciona o processamento de formulários fiscais W2 à medida que sua equipe os recebe na pasta de anexos de e-mail. Após a conclusão, o fluxo de trabalho armazenará automaticamente os registros de cada anexo de e-mail no banco de dados de destino:

• Cada vez que seu fluxo de trabalho recebe um novo anexo de formulário W2 por e-mail, ele entra em processamento (visto pela mudança de nome).

• Depois que um formulário fiscal W2 for processado, ele será excluído da pasta, garantindo que apenas os arquivos novos que aparecem na pasta sejam processados:

• Agende o fluxo de trabalho para ser executado no gatilho de descarte de arquivo na pasta de anexos.

O impacto da automação na extração de dados de formulários fiscais

• Reduza o tempo de extração de dados do formulário fiscal: A extração automatizada de dados de formulários fiscais permite reduzir o tempo de extração de dados de horas para minutos, automatizando e agilizando o processo. Você pode processar mais de 100,000 formulários fiscais em uma fração do tempo e cumprir os prazos e regulamentos para declaração e relatórios fiscais. Com Astera, sua equipe pode reduzir o tempo gasto na extração de dados até% 80.
• Melhore a qualidade e a precisão dos dados: A extração automatizada de formulários de dados fiscais permite melhorar a qualidade e a precisão dos dados por 90%, usando recursos integrados de limpeza e validação de dados. Você pode garantir a integridade e exatidão dos dados extraídos e evitar erros ou penalidades.
• Economize custos e recursos: A extração automatizada de formulários de dados fiscais permite economizar custos, eliminando a necessidade de entrada manual de dados ou software complexo e caro. Como resultado, sua equipe pode reduzir custos trabalhistas e operacionais e aumentar a produtividade e eficiência da equipe.

Com a extração automatizada de formulários fiscais, você pode extrair dados de formulários fiscais de forma rápida, fácil e precisa, aproveitando os dados para relatórios, análises ou conformidade. Sua empresa pode alcançar maior satisfação e retenção de clientes, proporcionando uma vantagem competitiva no mercado.

Astera ReportMiner é uma solução poderosa de extração de dados que lida com qualquer formulário fiscal e fonte de dados não estruturada. Se você precisa extrair dados do W-2, 1099, 1040 ou qualquer outro formulário fiscal, Astera ReportMiner pode fazer isso em minutos. Nenhuma codificação ou script é necessária. Basta apontar e clicar. Imagine as horas que você poderia economizar e os erros que poderia evitar com essa automação.

Se você está interessado em tentar Astera ReportMiner por si mesmo, você pode começar um Teste gratuito do dia 14 hoje ou agende uma demonstração personalizada com nossos especialistas e obtenha um passo a passo personalizado de Astera ReportMinerrecursos e capacidades. Não perca esta oportunidade de levar sua extração de dados para o próximo nível com Astera ReportMiner.