O que é EDI? Os fundamentos da troca eletrônica de dados explicados

O que é intercâmbio eletrônico de dados (EDI)?

EDI significa intercâmbio eletrônico de dados, o processo automatizado de troca de documentos comerciais, como ordens de compra (PO) e faturas, entre uma empresa e seus parceiros comerciais. Padrões EDI, como ANSI X12 e EDIFACT, garantem que esses documentos sigam uma estrutura consistente, agilizando a comunicação e acelerando as transações.

As organizações trocam vários tipos de documentos com seus parceiros comerciais diariamente. O termo parceiros comerciais, ou parceiros de negócios, refere-se a organizações (por exemplo, você e seus fornecedores, vendedores, distribuidores, etc.) envolvidas na troca de documentos comerciais regularmente. Os métodos tradicionais de conduzir essas transações envolvem enviar e receber esses documentos por e-mail e redigitar manualmente os dados nos sistemas. Esse processo não é apenas propenso a erros, mas também envolve documentos com formatos e estruturas variados que tornam o processamento de dados desnecessariamente demorado.

O intercâmbio eletrônico de dados (EDI) automatiza a troca desses documentos permitindo que você transmita documentos digitais padronizados de um sistema para outro sem nenhuma intervenção manual. O formato estruturado é de importância crítica — sistemas digitais e computadores o usam para entender esses documentos e se comunicar entre si.

Embora POs, faturas e avisos de embarque antecipado (ASN) sejam os documentos mais frequentemente trocados, a gama de documentos suportados é vasta. Você pode trocar virtualmente qualquer tipo de documento comercial facilmente, incluindo conhecimentos de embarque, informações alfandegárias, relatórios de inventário, atualizações de status de embarque e detalhes de pagamento.

Uma breve história do intercâmbio eletrônico de dados

A tecnologia EDI foi introduzida inicialmente como um sistema para rastrear mercadorias em trânsito. Levou vários anos para que o sistema tomasse forma e evoluísse para documentos comerciais padronizados e, então, para mensagens eletrônicas como as conhecemos hoje.

Quando XML e AS2 foram introduzidos pela primeira vez, muitos acreditavam que eles substituiriam o EDI devido à sua simplicidade e legibilidade humana. Mais tarde, APIs surgiram, gerando previsões semelhantes de que eles assumiriam o EDI. No entanto, o padrão de comunicação ainda está forte — ele continua sendo um método altamente confiável e padronizado para comunicação B2B e troca de dados comerciais, especialmente em setores onde conformidade, segurança e infraestrutura estabelecida são essenciais.

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Quais são os diferentes padrões EDI?

Organizações que operam em diferentes indústrias e regiões recorrem aos padrões EDI relevantes. Estes incluem:

• ANSI ASCX12
• UN/EDIFACT
• HIPAA
• EANCOM
• VICS
• ODETE
• Tradacoms
• VDA
• RosettaNet
• SWIFT

Saiba mais sobre os padrões EDI em detalhe.

Tipos de EDI

Encontramos vários tipos de EDI usados ​​em diferentes contextos e indústrias. As empresas podem adotar um único tipo de transação, ou uma combinação com base nos requisitos de seus parceiros comerciais, capacidades técnicas, necessidades de segurança e padrões da indústria.

1. EDI direto

Também conhecido como EDI ponto a ponto, ele estabelece uma conexão direta entre os sistemas do remetente e do destinatário, permitindo a troca segura de documentos eletrônicos sem intermediários. O EDI direto exige que ambas as partes tenham sistemas e protocolos de comunicação compatíveis.

2. Rede de Valor Agregado (VAN)

A Rede de Valor Agregado (VAN) é um provedor de serviços terceirizado que atua como intermediário para transações EDI e oferece serviços seguros de transmissão de dados, tradução, rastreamento de documentos e roteamento de mensagens. As VANs recebem Documentos EDI de um parceiro comercial em lotes, validá-los e processá-los e, em seguida, entregá-los ao destinatário pretendido.

3. EDI usando AS2 (Declaração de aplicabilidade 2)

AS2 é um protocolo de comunicação baseado na internet que permite a troca segura de documentos EDI pela internet usando criptografia e assinaturas digitais. AS2 utiliza o protocolo HTTP ou HTTPS para comunicação, e é por isso que é o método mais usado para transações EDI.

4. EDI usando AS4 (Declaração de aplicabilidade 4)

AS4 é uma extensão do AS2 e fornece um padrão de mensagens aprimorado para troca de arquivos EDI. Ele adiciona recursos de segurança adicionais, por exemplo, suporte para serviços da web e maior interoperabilidade entre diferentes sistemas. EDI via AS4 é comumente usado nos setores de saúde e governo.

5. EDI usando FTP/SFTP/FTPS

Você também pode usar vários protocolos de transferência de arquivos para intercâmbio eletrônico de dados. FTP (file transfer protocol) é o protocolo mais básico para transmitir arquivos EDI por uma rede. Como FTP não é inerentemente seguro, as organizações usam SFTP (usa SSH) para criptografar dados durante o trânsito. FTPS é a segunda alternativa ao FTP que usa SSL/TLS para criptografar dados.

6. EDI da Web

Como o nome sugere, o web EDI permite transações por meio de portais ou plataformas baseados na web. Parceiros comerciais acessam uma interface da web para trocar documentos sem a necessidade de software EDI dedicado. O web EDI geralmente é adequado para empresas ou organizações menores que têm baixos volumes de transações ou recursos de TI limitados.

7. EDI móvel

Com o EDI móvel, os usuários podem executar certas tarefas relacionadas ao EDI usando dispositivos móveis, como smartphones ou tablets. Ele fornece a flexibilidade para acessar e gerenciar transações de EDI em qualquer lugar, facilitando a tomada de decisões rápidas e a resposta aos processos de negócios.

Como funciona o EDI?

O EDI funciona como um processo de comunicação bidirecional entre você e seus parceiros. Em uma configuração típica de EDI, a transmissão e recepção de documentos envolvem uma conexão ponto a ponto entre dois sistemas, embora redes de valor agregado (VAN) também sejam frequentemente usadas. A escolha do método de transmissão depende em grande parte dos requisitos específicos da sua organização. Você ficaria melhor com uma conexão ponto a ponto se tivesse altos volumes de transações e relacionamentos estabelecidos com seus parceiros comerciais. As VANs atendem melhor quando seus volumes de transações flutuam frequentemente e você tem uma gama diversificada de parceiros comerciais.

O software ou sistema EDI é a ferramenta mais básica que você precisa para criar, traduzir e transmitir documentos eletronicamente. Além de integrar com seus sistemas e converter formatos, o software EDI pode executar verificação de erros, validação de dados e ajudar você a cumprir com vários padrões.

Para entender como funciona o processo de EDI, vamos considerar um exemplo no setor de varejo entre um provedor (fornecedor) e um pagador (varejista):

1. Contrato e Configuração: Um varejista e um fornecedor estabelecem um relacionamento EDI e concordam em usar o ANSI X12, um padrão amplamente utilizado na América do Norte para conduzir transações digitais em vários setores.
2. Mapeamento de documentos: O varejista e o fornecedor colaboram para mapear seus sistemas internos para o formato ANSI X12 para ordens de compra (PO) e faturas. Eles identificam os segmentos, elementos e estruturas de dados específicos e os alinham com seus sistemas internos.
3. Transformação de dados: Quando o varejista gera um pedido de compra em seu sistema de pedidos, o sistema EDI transforma automaticamente o documento do pedido de compra no EDI 850 (Pedido de Compra) Formato ANSI X12 EDI. Usando a sintaxe e os códigos definidos, ele também organiza as informações em segmentos, como cabeçalho, itens de linha e totais.
4. Caixa Velocidades: O sistema do varejista transmite o EDI 850 para o fornecedor por meio de um protocolo de comunicação seguro, como SOAP, AS2 (HTTPS) ou SFTP. Esses protocolos são essenciais para preservar a integridade dos dados durante a transmissão.
5. Processamento de dados: Ao receber o arquivo EDI, o sistema do fornecedor valida e extrai informações relevantes, como códigos de produtos, quantidades, preços e detalhes de entrega.
6. Reconhecimento e Resposta: O fornecedor gera um EDI 855 (Reconhecimento de Ordem de Compra) resposta e a envia de volta ao varejista, confirmando o recebimento e a aceitação da PO.
7. Faturamento: O sistema do fornecedor também gera uma fatura e a envia como EDI 810 (Fatura).
8. Conciliação e Pagamento: O sistema do varejista reconcilia a fatura com o PO original antes de prosseguir com o pagamento. Uma vez que o pagamento é feito, o varejista transmite EDI 820 (aviso de remessa) como confirmação de pagamento.

Os benefícios do intercâmbio eletrônico de dados

O EDI oferece diversas vantagens para organizações e seus parceiros comerciais:

Melhor segurança

Com autenticação de usuário e criptografia de dados, você pode controlar e gerenciar o acesso do usuário de forma mais eficaz do que com a abordagem tradicional baseada em papel. Com isso em mente, o software EDI moderno é projetado para oferecer várias maneiras de proteger documentos comerciais contra acesso não autorizado.

Mais eficiência

O software EDI automatiza a troca de documentos comerciais, eliminando o manuseio manual de documentos em papel, a entrada de dados e a redigitação de documentos. Sua UI sem código leva a menos erros, operações simplificadas e processamento de transações mais rápido.

Com a abordagem sem papel do EDI, as empresas também reduzem os custos associados ao manuseio e processamento manual de seus documentos em papel. Especificamente, ele elimina despesas relacionadas à impressão, postagem e armazenamento de documentos, permitindo que as empresas lidem com um volume maior de transações de forma eficiente.

Visibilidade aprimorada

Ele fornece maior visibilidade nas cadeias de suprimentos e ajuda as empresas a otimizar o gerenciamento de estoque, planejar a produção e coordenar a logística de forma mais eficaz.

Padronização e conformidade

Os padrões de documentos EDI garantem consistência e interoperabilidade entre diferentes sistemas e organizações. Eles também ajudam as empresas a cumprir com os padrões e regulamentações específicas do setor, bem como com os requisitos de parceiros comerciais.

Melhoria nas relações com os parceiros

A velocidade, precisão e eficiência proporcionadas pelo software EDI contribuem para melhores relacionamentos com clientes e parceiros.

O uso de EDI em todos os setores

Distribuir

O setor varejista utiliza EDI extensivamente para troca de dados B2B, notavelmente EDI 850 para PO e 855 para confirmações de pedidos de compra. O estágio de envio envolve um fornecedor enviando um aviso de envio antecipado (856) para um varejista com informações cruciais sobre o conteúdo do pacote, tempo de envio e muito mais. Então, o processo de faturamento envolve o fornecedor emitindo uma fatura EDI (810) para solicitar o pagamento de produtos entregues. O varejista responde com EDI 820 (aviso de remessa), confirmando o pagamento ao fornecedor. Esses estágios garantem que cada etapa da cadeia de suprimentos esteja bem unida e facilite operações comerciais eficientes.

Assistência médica

In saúde, EDI facilita a troca segura e eficiente de informações entre provedores de saúde, seguradoras, farmácias e outras entidades. Ele permite que provedores de saúde enviem reivindicações eletronicamente, levando a reembolsos mais rápidos e taxas reduzidas de rejeição de reivindicações. Alguns dos conjuntos de transações mais comumente usados ​​no setor de saúde incluem ED 837, ED 835, EDI 270/271 e ED 278.

Logística

Tornou-se imperativo para qualquer organização no indústria de logística ser capaz de EDI, pois permite a automação de tarefas como processamento de pedidos, rastreamento de remessas e faturamento. O EDI permite visibilidade em tempo real dos níveis de estoque, status de remessas e cronogramas de entrega, permitindo melhor planejamento e tomada de decisões. Os documentos EDI amplamente usados ​​no setor de logística incluem ED 310, ED 110, etc.

O futuro do intercâmbio eletrônico de dados

Os avanços na tecnologia e a crescente necessidade de troca de dados B2B contínua e confiável serão os principais impulsionadores da promoção EDI para o próximo nível, ou seja, tornando-o mais inteligente, seguro e adaptável às necessidades empresariais modernas.

Particularmente, o custo e a complexidade da transição de ecossistemas inteiros para longe do EDI, juntamente com seu histórico comprovado, o manterão relevante pelos próximos anos. Muitas empresas encontraram maneiras de complementar o software EDI com tecnologias mais novas, como APIs e plataformas de integração baseadas em nuvem, em vez de substituí-lo totalmente.

Com inteligência artificial (IA) e machine learning (ML) integrados em software e sistemas EDI, as organizações poderão alavancar novos recursos e técnicas, como mapeamento inteligente de dados. Adicionar blockchain à equação resultaria em dados EDI à prova de adulteração e fáceis de auditar. Da mesma forma, integrar dispositivos de Internet das Coisas (IoT) com sistemas EDI permitirá que as empresas sejam rápidas em suas operações com visibilidade adicional dos dados de suas cadeias de suprimentos.

Como resultado, espera-se que o mercado global de EDI cresça de US$ 1.98 bilhões em 2023 para US$ 4.52 bilhões em 2030.

Implementação de EDI com Astera

Astera oferece uma solução EDI de nível empresarial que permite uma comunicação sem atrito Troca de dados B2B entre sistemas. Sua plataforma unificada e sem código permite que as empresas cubram perfeitamente toda a jornada de dados, incluindo extração de origem, tradução, geração de reconhecimento, verificação e envio de dados para seu destino. A interface de usuário intuitiva de arrastar e soltar permite que até mesmo usuários empresariais não técnicos lidem com a personalização de transações, segmentos, elementos e validações com facilidade. Com Astera, você pode:

• construir transações EDI complexas e hierárquicas
• trocar documentos formatados em ANSI X12, HIPAA (HL7) e EDIFACT
• processa com eficiência grandes volumes de arquivos, independentemente da complexidade
• automatizar fluxos de trabalho usando recursos de agendamento de tarefas

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