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    O que é digitalização de faturas? Como funciona, benefícios, aplicações

    10 de Janeiro de 2025

    A digitalização de faturas é uma etapa crucial no gerenciamento do processo de contas a pagar (AP) para qualquer empresa. Você pode pensar que a digitalização de faturas não é mais necessária se as faturas forem recebidas eletronicamente.

    No entanto, de acordo com a Bottomline Relatório sobre o estado dos ePayables, mais de impressionantes 48% das faturas são recebidas em formato de papel. Em outras palavras, as faturas em papel ainda são uma parte muito importante das contas a pagar modernas, assim como a digitalização de faturas.

    Neste blog, veremos o que é digitalização de faturas, como funciona, seus benefícios e possíveis casos de uso.

    O que é digitalização de faturas?

    A digitalização de faturas, como o nome sugere, refere-se ao processo de digitalização de faturas em papel. Isso pode ser feito por exploração a fatura ou tirando uma foto da fatura.

    Durante a digitalização de faturas e extração de dados de fatura são frequentemente usados ​​de forma intercambiável, são duas etapas diferentes no fluxo de trabalho geral de processamento de faturas. Simplificando, a digitalização de faturas é sobre converter faturas do formato de papel para o formato digital, enquanto captura de fatura trata-se de extrair informações da fatura.

    No entanto, o gerenciamento eficiente de faturas não pode ser alcançado sem digitalização, especialmente a digitalização de faturas. Antes dessa tecnologia, as equipes de contas a pagar tinham que inserir dados manualmente, o que consumia tempo e recursos valiosos. A digitalização de faturas mudou isso, automatizando grande parte do trabalho e tornando todo o processo mais simplificado e eficiente.

    Resumindo, a digitalização de faturas representa a transição do faturamento em papel para sistemas digitais, que oferecem benefícios significativos (falaremos mais sobre isso depois).

    Como funciona a digitalização de faturas

    A digitalização de faturas é normalmente realizada usando a tecnologia OCR. OCR, abreviação de reconhecimento óptico de caracteres, é uma tecnologia amplamente usada que pode converter texto impresso ou ilustrado em dados digitais. Ele reconhece caracteres em documentos ou imagens digitalizados e os converte em texto editável e pesquisável. Embora o OCR já exista há algum tempo, os avanços recentes nas tecnologias de IA também estão transformando a forma como o OCR funciona.

    Fluxo de trabalho de digitalização de faturas com Astera

    Dito isso, veja como normalmente é a digitalização de faturas usando OCR:

    1. Captura de faturas

    As equipes de AP recebem faturas por meio de várias fontes de dados. Por exemplo, alguns fornecedores as enviam por e-mail, enquanto outros enviam faturas em papel, que um funcionário então digitaliza e carrega on-line. Esta primeira etapa envolve conectar perfeitamente todas as fontes de dados ao software de digitalização de faturas.

    2. Extração de dados

    Assim como a fonte varia, a estrutura, o layout e os campos de dados em uma fatura também podem variar significativamente entre diferentes contratantes e fornecedores. extração de dados etapa envolve a identificação e extração de campos relevantes para processamento, seja por meio de OCR ou IDP (processamento inteligente de documentos).

    3. Processamento de dados

    Uma vez extraídos os campos relevantes de todas as faturas, o os dados passam por processamento. O processamento pode variar de solução para solução, mas normalmente envolve o alinhamento dos campos de dados com quaisquer modelos predefinidos.

    A digitalização de faturas com tecnologia de IA usa algoritmos para processar dados com base em faturas processadas anteriormente para garantir que todos os campos de dados relevantes tenham sido extraídos com precisão.

    4. Validação de dados

    Após os dados da fatura terem sido processados, eles são validados com base em regras de validação predefinidas. Por exemplo, isso pode incluir a verificação de que os dados da fatura estão dentro de um intervalo aceitável, por exemplo, não mais antigos que 90 dias, para confirmar que são realmente precisos. Data de validade também garante que quaisquer dados que não atendam aos padrões definidos sejam encaminhados para verificação manual.

    5. Aprovação de fatura

    Assim que a validação for concluída, a fatura será encaminhada para a(s) pessoa(s) relevante(s) para aprovação. Esse encaminhamento é baseado em fluxos de trabalho de aprovação predefinidos que podem ser configurados como parte do processamento geral da fatura.

    6. Pagamento

    Após a fatura passar pelo fluxo de trabalho de aprovação, a equipe de contas a pagar processa o pagamento. Os pagamentos também podem ser automatizados para faturas recorrentes com funcionalidade de pagamento integrada.

    Embora essas etapas possam variar dependendo de uma série de fatores, a digitalização moderna de faturas garante que a maioria delas seja automatizada por meio de tecnologias de IA e aprendizado de máquina e exija intervenção humana mínima.

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    8 benefícios da digitalização de faturas para equipes de AP

    Até agora, falamos sobre o que é a digitalização de faturas e como ela funciona. Agora, vamos ver como a digitalização de faturas beneficia as equipes de AP:

    1. Otimização e eficiência de recursos

    A automação da digitalização de faturas permite que as equipes de AP reduzam as tarefas manuais de entrada de dados mais de 80%. Mais do que 50% dos profissionais de AP consideram a entrada manual de dados seu maior desafio, e 71% querem automatizar a digitalização de faturas para acelerar suas operações de contas a pagar.

    2. Economia de custos

    A digitalização de faturas também pode resultar em economias significativas de custos para as equipes de contas a pagar, pois reduz e até elimina completamente a necessidade de entrada manual de dados.

    De acordo com estimativas, 80% das empresas esperam crescimento no volume de faturas que suas equipes de AP processarão nos próximos anos. Considerando esse aumento no volume, a digitalização automatizada de faturas pode ajudar as empresas a economizar na entrada manual de dados e evitar multas por atraso de pagamento.

    3. Maior precisão

    De acordo com as PYMNTS, 85% dos líderes financeiros acham que a automação da digitalização de faturas leva a processos mais precisos. Além disso, 47.1% dos profissionais de AP Acreditamos que um dos maiores desafios relacionados a faturas são erros e discrepâncias de dados, causando atrasos no processo para aprovadores e partes interessadas.

    Com o OCR alimentado por IA encontrando uso cada vez maior, a maior precisão faz dele um investimento valioso para equipes de AP de todos os tamanhos.

    4. Ciclos de pagamento mais rápidos

    Ao automatizar a digitalização de faturas, as equipes de AP podem não apenas otimizar o processamento de faturas, mas também acelerar o ciclo de pagamento em até 50%. A vantagem geral é que as empresas podem melhorar significativamente sua gestão de fluxo de caixa.

    5. Maior escalabilidade

    A falta de escalabilidade com a digitalização manual de faturas é um grande obstáculo para empresas que buscam crescer. A digitalização de faturas pode ajudar as empresas a escalar sem precisar contratar recursos adicionais para entrada de dados.

    6. Melhoria na gestão de dados

    Soluções modernas de digitalização de faturas também melhorar o geral gestão de dados para empresas de mais de uma maneira. Por exemplo, como todas as faturas são armazenadas e processadas digitalmente, os dados armazenados são fáceis de organizar, pesquisar e recuperar quando necessário.

    7. Facilidade na conformidade

    As equipes de AP também têm responsabilidades de conformidade e auditoria a cumprir. Com faturas processadas manualmente, preparar relatórios para auditoria pode levar muito tempo. No entanto, automação no processamento de faturas pode ajudar as equipes de AP a acessar faturas registradas instantaneamente e gerar relatórios rapidamente.

    8. Melhores relacionamentos com fornecedores

    Com ciclos de pagamento mais rápidos, a digitalização de faturas também tem um impacto positivo nos relacionamentos com fornecedores. Empresas que processam pagamentos em dia conseguem construir parcerias favoráveis ​​e de longo prazo com fornecedores, o que, por sua vez, leva a benefícios comerciais a longo prazo.

    Benefícios da digitalização automatizada de faturas

    Digitalização de faturas: os 10 setores mais beneficiados

    Enquanto discutimos como investir em digitalização de faturas moderna oferece uma série de benefícios, quais setores têm mais a ganhar? Certos setores, como serviços financeiros, saúde, tecnologia e logística, têm desafios de AP exclusivos que a digitalização de faturas pode resolver.

    1. Varejo e comércio eletrônico

    Os setores de varejo e comércio eletrônico têm altos volumes de transações, múltiplos fornecedores e a necessidade de rápido giro de estoque.  Ferramentas modernas de digitalização de faturas pode permitir que empresas do setor otimizem suas contas a pagar, melhorem os relacionamentos com fornecedores e obtenham visibilidade em tempo real de seu fluxo de caixa para gerenciar com eficácia a demanda flutuante.

    2. Fabricação

    O setor de manufatura lida com cadeias de suprimentos complexas e ordens de compra frequentes, que exigem correspondência precisa de faturas e pagamentos pontuais para evitar atrasos na produção. Ao otimizar a digitalização de faturas, as empresas podem implementar correspondência automatizada de faturas, ordens de compra e recibos, melhor controle de custos e risco reduzido de interrupções na cadeia de suprimentos.

    3. Assistência médica

    A setor de saúde é conhecida por seus altos requisitos de conformidade, uma ampla variedade de fornecedores e prazos rígidos para pagamentos. Ao automatizar a digitalização de faturas, as empresas podem garantir conformidade regulatória, manutenção precisa de registros e integração perfeita com sistemas de aquisição.

    4. Construção e Imobiliário

    No setor imobiliário e de construção, vários fornecedores, subcontratados e pagamentos baseados em projetos podem tornar a digitalização manual de faturas desafiadora. No entanto, com a solução certa, as empresas podem obter benefícios como rastreamento centralizado de faturas, fluxos de trabalho de aprovação mais rápidos e a capacidade de gerenciar pagamentos vinculados a marcos do projeto.

    5. Serviços Financeiros

    A setor de serviços financeiros também lida com grandes volumes de transações e a necessidade de medidas rigorosas de segurança e prevenção de fraudes. A digitalização simplificada de faturas pode aprimorar a detecção de fraudes, agilizar aprovações de pagamentos e melhorar a conformidade regulatória.

    6. Tecnologia

    Muitos empresas do setor de tecnologia estão lidando com crescimento acelerado, relacionamentos com fornecedores internacionais e modelos de despesas baseados em assinatura. Com a digitalização automatizada de faturas, as empresas de tecnologia podem aproveitar processos escaláveis, integração perfeita com sistemas ERP e CRM e relatórios em tempo real para melhor tomada de decisão.

    7. Hospitalidade

    Múltiplos locais, alta diversidade de fornecedores e padrões de gastos sazonais são parte integrante do setor de hospitalidade. No entanto, a digitalização automatizada de faturas garante o gerenciamento centralizado de pagamentos de fornecedores, descontos para pagamento antecipado e melhor gerenciamento de fluxo de caixa.

    8. Educação e organizações sem fins lucrativos

    Organizações nos setores de educação e sem fins lucrativos são limitadas por orçamentos limitados e responsabilidade estrita por fundos de doadores ou subsídios. Ao automatizar o processamento de suas faturas, elas podem obter relatórios transparentes, economia de custos e uso mais eficiente de recursos limitados.

    9. Logística e Transporte

    Empresas de logística e transporte lidar com faturamentos e pagamentos frequentes de combustível, manutenção e serviços de terceiros. Com digitalização e pagamentos de faturas simplificados, eles podem se beneficiar de correspondência de faturas automatizada, aprovações mais rápidas e rastreamento de despesas em tempo real para melhor controle do orçamento.

    10. Energia e serviços públicos

    As empresas do setor de energia e serviços públicos enfrentam alta supervisão regulatória e lidam com diversos fornecedores de equipamentos, suprimentos e serviços. Contas a pagar automatizadas ajuda a melhorar a conformidade, permitir um processamento de faturas mais rápido e aprimorar a prevenção de fraudes.

    10 indústrias que mais se beneficiam da digitalização automatizada de faturas

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    A digitalização de faturas é essencial para o bom andamento das operações de contas a pagar de qualquer organização, independentemente do tamanho ou do setor em que atua.

    Se você está procurando um parceiro confiável, Astera pode automatizar seu fluxo de trabalho de contas a pagar para um processamento de faturas mais rápido e preciso. Com AsteraSolução de processamento de faturas com tecnologia de IA da, sua equipe de AP pode alcançar:

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    autores:

    • Raza Ahmed Khan
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