Um guia abrangente para automação de fluxo de trabalho

O que é automação de fluxo de trabalho?

A automação do fluxo de trabalho envolve a automatização de tarefas e processos repetitivos em sequência usando tecnologia, reduzindo a necessidade de intervenção manual. Envolve projetar, criar, Implantaçãoe automatizando processos de negócios, como entrada de dados e interações com clientes.

A automação do fluxo de trabalho usa software para substituir processos manuais e baseados em papel. Seu principal objetivo é garantir que as pessoas certas trabalhem nas tarefas certas, no momento certo. Ajuda as empresas a padronizar os seus processos de trabalho, cumprir as regras e políticas estabelecidas e melhorar a visibilidade e a responsabilização em cada etapa do processo.

Importância da automação do fluxo de trabalho

A automação do fluxo de trabalho permite que tarefas, documentos e informações fluam automaticamente pelas atividades relacionadas ao trabalho. Reduz o consumo de recursos e o tempo e minimiza as chances de erros humanos, melhorando a eficiência, a visibilidade e a responsabilidade da empresa.

Simplificando Aprovações

Processos de aprovação atrasados ​​podem levar a prazos perdidos. A automação do fluxo de trabalho cria um caminho claro para aprovações. As tarefas passam automaticamente de pessoa para pessoa, com lembretes e notificações enviadas para garantir decisões oportunas. Esta mantém os projetos sob controle e elimina a necessidade de rastreamento manual.

Precisão e Visibilidade

Na entrada manual de dados, erros de digitação e erros podem levar a erros, impactando tudo, desde faturas de clientes até cronogramas de projetos. A automação do fluxo de trabalho integra-se aos sistemas existentes, preenchendo automaticamente os campos de dados e eliminando o risco de erro humano. Essa automação garante precisão e economiza tempo.

Tomar decisões informadas

A automação do fluxo de trabalho pode criar relatórios automaticamente com base em dados em tempo real. O relatório fornece as informações necessárias para tomar decisões rápidas e informadas, sem esperar que elas sejam tomadas. ser compilado.

Comunicação Clara

A automação do fluxo de trabalho estabelece uma trilha de comunicação clara. Todos os envolvidos recebem as informações necessárias e permanecem na mesma página durante todo o processo.

Como implementar a automação do fluxo de trabalho

A implementação de fluxos de trabalho automatizados é um processo estratégico que envolve a construção de um ambiente de trabalho eficiente e simplificado. Compreende várias etapas:

1. Identifique tarefas repetitivas

Comece determinando quais tarefas repetitivas podem ser facilmente automatizadas e quais requerem intervenção humana. Priorize essas tarefas de acordo com seus objetivos de negócio.

2. Crie um diagrama de fluxo de trabalho

Com suas prioridades definidas, mapeie um diagrama de fluxo de trabalho. Ele descreve cada etapa do processo do início ao fim, usando símbolos para representar tarefas, pontos de decisão e transições. Comece identificando os pontos inicial e final do fluxo de trabalho, mapeando cada sequência de etapas e detalhando os pontos de decisão junto com suas condições.

Atribua funções e responsabilidades para cada etapa e revise o diagrama com base no feedback das partes interessadas para garantir que o fluxo de trabalho automatizado seja direto e eficiente.

3. Implementar e implantar o fluxo de trabalho

Use um software de automação fácil de arrastar e soltar para configurar seu fluxo de trabalho. Essas ferramentas permitem construir o fluxo de trabalho colocando tarefas, pontos de decisão e ações em uma sequência lógica sem a necessidade de amplo conhecimento técnico. Comece definindo a sequência do fluxo de trabalho conforme mapeado no diagrama.

Configure gatilhos e condições que iniciam automaticamente cada tarefa ou ponto de decisão, como intervalos de tempo específicos ou entradas de dados. Teste o fluxo de trabalho minuciosamente para identificar e resolver quaisquer problemas. Depois de testado, implante o fluxo de trabalho em departamentos ou equipes relevantes, garantindo que todos os usuários entendam suas funções e responsabilidades no fluxo de trabalho automatizado.

4. Teste a automação do fluxo de trabalho

O teste é essencial para ver se a automação funciona. Use o Teste de Aceitação do Usuário (UAT) para detectar e corrigir problemas. Envolve que os usuários finais verifiquem se o fluxo de trabalho funciona bem em situações da vida real. Os testadores simulam tarefas de fluxo de trabalho para detectar bugs ou erros, garantindo que a automação atenda a todos os requisitos e expectativas. Concluir o UAT significa que o fluxo de trabalho automatizado funciona de maneira suave e eficiente após a implantação.

5. Medir os principais indicadores de desempenho

Use as ferramentas de análise do seu sistema para monitorar o desempenho do seu fluxo de trabalho. A revisão regular do feedback permite que você saiba o que está funcionando e o que precisa ser mudado.

Automação de fluxo de trabalho vs. automação de processos

A automação do fluxo de trabalho e a automação de processos representam abordagens distintas para otimizar as operações de negócios. A automação do fluxo de trabalho se concentra na simplificação de tarefas dentro de um processo específico, como automatizar processos de aprovação, gerar relatórios e extraindo dados de relatórios complexos. Ele aumenta a eficiência e a precisão em um nível granular.

A automação do fluxo de trabalho é um subconjunto da automação de processos que adota uma perspectiva mais ampla, abrangendo processos de negócios inteiros, do início ao fim.

Por exemplo, automatizar todo o ciclo do pedido até o pagamento, desde a colocação do pedido até o processamento do pagamento, é uma abordagem holística que otimiza as operações de ponta a ponta, incluindo várias etapas, sistemas e partes interessadas.

A automação do fluxo de trabalho também pode agilizar etapas de um processo mais extenso. Por exemplo, em integração de dados, a automação do fluxo de trabalho pode extraí-lo, transformá-lo e carregá-lo automaticamente em um sistema designado.

Automação de fluxo de trabalho vs. RPA (automação robótica de processos)

A automação do fluxo de trabalho otimiza o fluxo de tarefas e informações dentro de um processo de negócios. Envolve a criação de etapas ou regras para automatizar ações repetitivas, como encaminhamento de documentos para aprovação, geração de relatórios ou envio de notificações. A RPA utiliza robôs de software para imitar ações humanas em um sistema de computador. Esses robôs podem interagir com vários aplicativos, extrair dados e executar tarefas baseadas em regras.

Exemplos de automação de fluxo de trabalho

Automação não está confinado para um único departamento; pode beneficiar a prestação de serviços em toda a empresa.

• A automação do fluxo de trabalho de RH agiliza os processos de integração e desligamento de funcionários. Ele ajuda os novos contratados a se integrarem perfeitamente à organização e a gerenciar com eficiência o acesso e os ativos dos funcionários que estão saindo.
• A automação do fluxo de trabalho lida com tarefas rotineiras de dados. Por exemplo, um sistema limpa automaticamente os dados removendo duplicatas, padronizando formatos e corrigindo erros.
• A automação do fluxo de trabalho de gerenciamento de contratos reduz atrasos relacionados a contratos e garante a conformidade com os termos e condições. Ele automatiza os processos de criação, aprovação e renovação de contratos.
• A automação do fluxo de trabalho de gerenciamento de ativos de TI cria um sistema para rastrear e gerenciar automaticamente o ciclo de vida dos ativos de TI. Este processo otimiza o uso de recursos e reduz custos.
• A automação do fluxo de trabalho extrai pontos de dados específicos de vários documentos ou sistemas. Por exemplo, um sistema extrai automaticamente números de faturas, datas e valores de e-mails recebidos e os salva em um arquivo banco de dados.
• A automação do fluxo de trabalho de gerenciamento de mudanças permite a automação de aprovações e a implementação de mudanças na infraestrutura, aplicativos e serviços de TI. A automação garante que as modificações sejam rastreadas, testadas e implantadas com eficiência.
• A automação do fluxo de trabalho combina dados de diferentes fontes. Por exemplo, um processo mescla automaticamente os dados do cliente de um Sistema de CRM com dados de pedidos de uma plataforma de comércio eletrônico para criar um perfil de cliente unificado.

Software de automação de fluxo de trabalho

O software de automação de fluxo de trabalho simplifica os processos de negócios, minimizando tarefas manuais com regras, sequências e ações específicas. Ao automatizar tarefas repetitivas, as empresas libertam tempo dos colaboradores para tarefas estratégicas ou criativas. O software de automação de fluxo de trabalho promove a colaboração entre os membros da equipe por meio de canais de comunicação centrais e fluxos de trabalho compartilhados. Também permite a troca de informações e a rápida tomada de decisões.

O que procurar no software de automação de fluxo de trabalho

O fornecedor certo de sistema de automação de fluxo de trabalho deve atender às necessidades do negócio. Devido ao aumento da demanda, os sistemas de automação de fluxo de trabalho sem código estão liderando o caminho entre as opções. No entanto, selecionar uma solução requer considerar mais do que apenas a sua natureza sem código. Avaliar diferentes fatores é essencial para garantir que o software atenda efetivamente às preocupações de uma organização.

• Facilidade de uso: A ferramenta deve ter uma interface clara e intuitiva que permita aos usuários criar e gerenciar fluxos de trabalho sem amplo conhecimento técnico.
• Construtor de fluxo de trabalho visual: Uma interface de arrastar e soltar permite aos usuários construir fluxos de trabalho visualmente, agilizando o processo de design e reduzindo erros.
• Customização e Flexibilidade: A ferramenta deve oferecer opções de personalização para adequar os fluxos de trabalho às necessidades e processos específicos do negócio.
• Capacidades de fluxo de trabalho: Use recursos como lógica condicional, loops e processamento paralelo para lidar com fluxos de trabalho complexos de maneira eficaz.
• Capacidades de Integração: A integração perfeita com sistemas e aplicativos existentes é essencial para o fluxo de dados e a continuidade dos processos.
• Segurança e conformidade: Procure uma ferramenta que ofereça medidas de segurança e conformidade com os padrões da indústria (por exemplo, HIPAA, RGPD) para proteger dados confidenciais.
• Monitoramento e relatórios em tempo real: O software deve ser capaz de acompanhar o progresso do fluxo de trabalho, identificar problemas e medir o desempenho para otimização.

Principais ferramentas para automação de fluxo de trabalho

Várias ferramentas e plataformas podem ser aproveitadas para automação do fluxo de trabalho. O segredo é encontrar aquele que melhor se adapta às necessidades do seu negócio.

1. Astera

Astera é uma plataforma de dados unificada que fornece ferramentas sem código para combinar e gerenciar dados de várias fontes. Ele permite que os usuários criem fluxos de trabalho robustos que automatizam vários gestão de dados e tarefas de integração, desde extração de dados e ingestão para transformação e limpeza. A plataforma alimentada por IA também possui recursos integrados governança de dados capacidades para garantir a conformidade.

Características principais

• AsteraA interface intuitiva do permite projetar visualmente fluxos de trabalho para extração de dados, integração, armazenagem e API & gerenciamento de EDI.
• Você pode automatizar trabalhos para execução em intervalos predefinidos, acionar ações com base em condições específicas ou iniciar processos quando arquivos são adicionados a locais designados, como caixas de entrada ou pastas.
• A plataforma fornece representações visuais explícitas de fluxos de trabalho de dados, facilitando a compreensão e o gerenciamento de sequências de tarefas complexas.
• Permite o agendamento automático de tarefas e orquestração de processos baseados em dados, otimizando a eficiência e reduzindo o esforço manual.
• Astera integra-se com várias fontes de dados, incluindo diferentes tipos de bancos de dados, aplicativos em nuvem e sistemas de arquivos, garantindo conectividade de dados abrangente.
• Astera oferece recursos de monitoramento para monitorar o desempenho do trabalho e obter insights sobre processos e resultados de dados.

2. Microsoft Power Automatize

Microsoft Power Automatize, anteriormente Microsoft Flow, é um serviço em nuvem que permite aos usuários criar fluxos de trabalho automatizados entre vários aplicativos e plataformas.

Vantagens

• • Ele simplifica as tarefas de automação com uma interface fácil de arrastar e soltar.
  • O Microsoft Power Automate integra-se perfeitamente aos aplicativos do Microsoft 365.
  • A plataforma permite escalabilidade e flexibilidade com sua plataforma baseada em nuvem.

Desvantagens

• • Requer uma curva de aprendizado para cenários de automação avançados.
  • A plataforma oferece controle limitado sobre o tempo e o agendamento de tarefas automatizadas.
  • Depende do ecossistema da Microsoft para integração perfeita com serviços que não são da Microsoft.

3. Zapier

Zapier é uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho que permite aos usuários automatizar a transferência de informações entre aplicativos.

Vantagens

• • Zapier oferece uma interface simples para criar fluxos de trabalho de automação sem a necessidade de habilidades de codificação.
  • Suporta integração com vários aplicativos, permitindo automação em diferentes plataformas.
  • Os usuários podem personalizar fluxos de trabalho com lógica condicional e processos de várias etapas para atender às necessidades específicas de automação.

Desvantagens

• • O plano gratuito tem limitações e os recursos avançados exigem uma assinatura paga.
  • A criação de fluxos de trabalho complexos requer uma compreensão da terminologia e das limitações do Zapier.
  • Ele depende de APIs de aplicativos conectados, por isso as alterações nas funcionalidades da API podem afetar a confiabilidade do fluxo de trabalho.

4. Trabalho

Workato é uma plataforma de automação de fluxo de trabalho que permite aos usuários integrar e automatizar fluxos de trabalho em vários aplicativos e serviços sem exigir amplo conhecimento de codificação.

Vantagens

• • Ele oferece recursos avançados de nível empresarial para automação de fluxos de trabalho complexos.
  • Workato suporta integração com vários aplicativos.
  • Ele fornece amplas opções de personalização para fluxos de trabalho personalizados.

Desvantagens

• • A configuração de fluxos de trabalho complexos requer uma curva de aprendizado devido aos recursos avançados da plataforma.
  • Pode ser caro para pequenas empresas ou indivíduos devido aos seus recursos de nível empresarial e estrutura de preços.
  • Workato depende da estabilidade e disponibilidade de APIs de aplicativos conectados, o que pode afetar a confiabilidade do fluxo de trabalho.

5. Fluxo de beijo

fluxo de beijo é um software de gerenciamento de processos de negócios (BPM) baseado em nuvem que permite às organizações automatizar seus fluxos de trabalho e agilizar processos de negócios.

Vantagens

• • Kissflow facilita a criação e gerenciamento de fluxos de trabalho para usuários sem conhecimento técnico.
  • Ele oferece uma variedade de modelos personalizáveis, adaptados a diferentes processos de negócios.
  • A plataforma fornece insights em tempo real sobre o desempenho do processo.

Desvantagens

• • As opções de personalização são limitadas para fluxos de trabalho altamente específicos ou exclusivos.
  • A estrutura de preços do Kissflow não é para organizações menores ou com necessidades limitadas de automação.
  • Existem problemas de integração e sincronização entre o Kissflow e aplicativos específicos de terceiros.

6. Integrificar

Integrar é um software de gerenciamento de processos de negócios (BPM) e automação de fluxo de trabalho projetado para ajudar as organizações a otimizar seus fluxos de trabalho.

Vantagens

• • Integrify permite que os usuários automatizem e otimizem fluxos de trabalho sem grandes habilidades de programação.
  • Oferece formulários customizáveis ​​e soluções de automação sob medida para diversos processos de negócios.
  • Oferece funcionalidades de relatórios para rastrear e analisar o desempenho do fluxo de trabalho.

Desvantagens

• • As opções de personalização são limitadas para fluxos de trabalho altamente complexos ou especializados.
  • A plataforma possui uma curva de aprendizado acentuada para funcionalidades avançadas.
  • Integrify tem problemas de integração com aplicativos específicos de terceiros.

Conclusão

A automação do fluxo de trabalho elimina tarefas manuais e otimiza os processos de negócios por meio da tecnologia. Quer se trate de execução de trabalhos em intervalos definidos, monitoramento de recursos ou orquestração, a automação promove eficiência e responsabilidade em todas as organizações. Automatizando pipeline de dados fluxos de trabalho envolvem identificar tarefas repetitivas, projetar visualmente fluxos de dados e fluxos de trabalho e aproveitar ferramentas como Astera, que oferece uma plataforma unificada e sem código para automatizar tarefas repetitivas e orquestrar fluxos de trabalho para melhorar e acelerar a tomada de decisões.

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