Что такое автоматизация учета кредиторской задолженности/автоматизация AP? 

Автоматизация счетов к оплате (также известная как автоматизация AP) — это современный подход к обработке рабочих процессов счетов к оплате. Он объединяет несколько инструментов и технологий, позволяя компаниям оцифровывать и оптимизировать свои процессы управления AP от начала до конца.  

AP automation автоматизирует различные повторяющиеся задачи, такие как получение счетов, сверка и отчетность. Для этого он использует комбинацию инструментов на базе искусственного интеллекта (ИИ), таких как интеллектуальная обработка документов (IDP), роботизированная автоматизация процессов (RPA) и оркестровка рабочего процесса.

Автоматизируйте. Оптимизируйте. Процветайте.

Освободите себя от ручных ограничений AP и сосредоточьтесь на том, что важно. Astera, вы получите более быстрые утверждения, информацию в реальном времени и безупречную точность. Шагните в будущее автоматизации счетов к оплате!

Свяжитесь с нами

Зачем автоматизировать обработку счетов к оплате? 

Благодаря автоматизированным процессам обработки кредиторской задолженности предприятиям не придется беспокоиться о следующих проблемах: 

• Ручные процессы, требующие много времени: Физическая проверка бумажных счетов-фактур и ввод соответствующих данных во внутренние системы занимает много времени. Потерянное время в конечном итоге влияет на сроки оплаты, что может привести к тому, что компания понесет штрафы или пени за просрочку или упустит скидки за раннюю оплату. 

• Проблемы с бумагой: Помимо того, что это отнимает много времени, обработка бумажных счетов-фактур — это хлопотно. Счета-фактуры могут быстро накапливаться, когда медленная ручная обработка счетов-фактур становится нормой. Результат? Стопки счетов-фактур и счетов, которые трудно контролировать, отслеживать и хранить. 

• Человеческие ошибки: Ручные процедуры создают ненужное пространство для человеческих ошибок. Эти ошибки могут варьироваться от просчетов и опечаток до забывания ввести счет-фактуру или ввода его более одного раза. Исправление этих ошибок увеличивает нагрузку на бухгалтерию и требует дополнительного времени — и это if их поймали. 

• Трудности примирения: Старые процедуры AP приводят к неясному, трудному для понимания управлению счетами. Бумажные счета не отслеживаются и могут легко потеряться в цикле ручных утверждений. Эта уменьшенная прозрачность затрудняет сверку платежей или аудит счетов.

Как автоматизировать счета к оплате

Как работает автоматизация точек доступа 

Вот основные компоненты автоматизации учета кредиторской задолженности: 

1. Получение счетов-фактур  

На начальном этапе программное обеспечение для автоматизации счетов к оплате извлекает соответствующую информацию из цифровых счетов-фактур и преобразует ее в структурированные данные. Эти счета-фактуры могут быть в виде отсканированных документов, PDF-файлов или других форматов. Ранние инструменты автоматизации в основном использовали оптическое распознавание символов (OCR). Более новые платформы используют IDP, который объединяет OCR с алгоритмами машинного обучения (ML), обработкой естественного языка (NLP) и ИИ. 

2. Проверка и сопоставление данных 

После сбора и преобразования данных счетов-фактур решение автоматизации AP проверяет их на соответствие соответствующим квитанциям, заказам на закупку и контрактам. Это обеспечивает согласованность счетов-фактур и условий покупки. На этом этапе заранее определенные правила (настроенные бизнесом) могут быстро обнаружить любые несоответствия и пометить их для проверки. Это оставляет только счета-фактуры без ошибок для дальнейшей обработки. 

3. Автоматизированные утверждения 

Затем проверенные счета автоматически доставляются соответствующей стороне для утверждения. Предварительно определенные условия имеют важное значение для обеспечения бесперебойной работы на этом этапе. Предприятия могут сортировать счета по суммам, поставщикам или другим уникальным критериям, чтобы гарантировать отсутствие конфликтов или совпадений. При желании напоминания и оповещения могут помочь еще больше ускорить процесс утверждения. Этот автоматизированный подход гарантирует, что все счета будут доставлены в нужный отдел или сотруднику, снижает риск пропуска счетов и регистрирует все действия по утверждению. 

4. Оплата счетов 

После одобрения счета система автоматизации AP может оптимизировать процесс оплаты за счет интеграции с системами ERP, банковскими порталами или бухгалтерскими системами. Она может еще больше облегчить бизнесу выполнение платежей по графику, выбор способа оплаты или автоматическую обработку платежа. Автоматизированные платежи позволяют предприятиям вовремя оплачивать свои взносы, повышать свою надежность и благонадежность, а также выстраивать лучшие отношения со своими поставщиками. 

5. Отчетность и сверка 

После завершения платежей автоматическая сверка сопоставляет их с банковскими выписками для подтверждения сумм платежей и бенефициаров, что исключает необходимость ручной проверки. 

Платформы автоматизации AP также могут создавать подробные отчеты, фокусирующиеся на таких показателях, как среднее значение время обработки счета, предлагаемые скидки по сравнению с полученными, а также процент просроченных счетов-фактур. Эти сведения о показателях AP помогают компаниям определить возможности для экономии и оптимизации денежных потоков.

Какие задачи AP выигрывают от автоматизации?

Автоматизация полезна, когда компании хотят сократить ручные усилия или время, необходимое для выполнения задачи. Вот список задач AP, которые можно легко автоматизировать: 

• Данные Ввод и регистрация счетов-фактур 

Инструменты автоматизации позволяют извлекать информацию из счетов-фактур и других документов, сокращая количество ошибок при ручном вводе и ускоряя процесс ввода данных. 

• Сопоставление и проверка счетов-фактур 

Автоматизированные системы оптимизируют процесс сопоставления счетов-фактур с заказами на закупку и квитанциями, гарантируя выявление и устранение несоответствий перед дальнейшей обработкой. 

• Кодирование счетов-фактур 

Кодирование счетов-фактур можно автоматизировать с помощью предопределенных правил, что позволяет назначать правильные коды главной книги без ручного вмешательства. 

• Рабочие процессы утверждения 

Цифровые рабочие процессы гарантируют, что счета-фактуры будут направлены соответствующим утверждающим лицам в соответствии с политикой организации, что сокращает сроки утверждения и обеспечивает возможность аудита. 

• Планирование и исполнение платежей 

Автоматизированное планирование гарантирует своевременную обработку платежей, позволяя использовать скидки за раннюю оплату и избегать штрафов за просрочку. 

• Управление информацией о поставщиках 

Системы автоматизации поддерживают в актуальном состоянии записи о поставщиках, включая контактные данные, условия оплаты и документацию по соблюдению нормативных требований, что обеспечивает эффективное взаимодействие с поставщиками. 

• Отчетность о расходах и возмещение расходов сотрудникам 

Автоматизированные платформы упрощают обработку отчетов о расходах за счет категоризации заявок, проверки квитанций и направления запросов на утверждение. 

• Обнаружение мошенничества 

Интеллектуальные алгоритмы отслеживают данные транзакций, выявляя необычные закономерности и выявляя потенциальное мошенничество, повышая безопасность операций с кредиторской задолженностью. 

• Банковская сверка 

Автоматизированные инструменты сверки сравнивают зарегистрированные транзакции с банковскими выписками, быстро выявляя несоответствия и обеспечивая точность финансовых записей. 

• Аналитика процесса AP 

Платформы автоматизации предоставляют информацию о процессах обработки счетов к оплате посредством визуализации данных, выделяя тенденции, узкие места и области для оптимизации.

Преимущества автоматизации AP 

Автоматизированные счета к оплате приводят к финансовым и нефинансовым выгодам для бизнеса. Вот некоторые из основных: 

• Увеличение экономии времени: Автоматизация AP исключает повторяющиеся ручные задачи, такие как ввод данных и сопоставление счетов-фактур. Автоматизированный сбор и обработка данных значительно сокращают время обработки, особенно по сравнению с ручными методами. Такой более быстрый темп имеет комплексный эффект и ускоряет весь цикл AP. 

• Преимущества с точки зрения затрат и труда: Автоматизация AP радикально снижает участие человека, ручное вмешательство и исправление ошибок. Нет необходимости хранить физические счета и нет связанных с этим накладных расходов. Предприятия экономят на расходах на рабочую силу, поскольку нет необходимости в больших командах для управления счетами и платежами. Персонал может вместо этого выполнять более важные задачи, требующие человеческого интеллекта и суждения. 

• Лучшее соответствие требованиям и безопасность: Автоматизированные инструменты AP могут отслеживать каждое действие, выполненное по счету-фактуре на протяжении всего цикла AP, и создавать цифровой аудиторский след, который помогает с соблюдением требований. Эти задокументированные действия облегчают компаниям выполнение нормативных требований и прохождение аудита. Решения по автоматизации также оснащены функциями безопасности, такими как контроль доступа на основе ролей и шифрование. Эти функции снижают риск несанкционированного доступа и защищают финансовые данные. 

• Более четкая финансовая прозрачность: Системы автоматизации AP отслеживают счета и платежи в режиме реального времени или почти в режиме реального времени. Эта возможность обеспечивает финансовым группам четкое представление о финансовых обязательствах и транзакциях компании. Они могут стратегически планировать платежи, чтобы лучше использовать свой оборотный капитал и резервы наличности. 

• Устойчивое развитие и воздействие на окружающую среду: Современные предприятия все больше испытывают давление, заставляющее их уделять первостепенное внимание устойчивости в своей деятельности и учитывать свое воздействие на окружающую среду. Автоматизация AP способствует усилиям компании по обеспечению устойчивости, устраняя необходимость в бумажных счетах. Оцифрованный процесс AP помогает предприятиям сократить образование отходов и уменьшить свой углеродный след.  

• Большая финансовая точность: Автоматизация AP повышает финансовую точность двумя способами. Во-первых, минимизируя вероятность человеческих ошибок при обработке счетов к оплате. Во-вторых, с помощью встроенных мер проверки, которые снижают риск мошеннических или дублирующих платежей. Высококачественные финансовые данные улучшают процесс принятия решений за счет надежной информации и помогают в правильном финансовом управлении.

Более быстрый способ обработки вашей кредиторской задолженности

Готовы ли вы исключить ошибки, сократить расходы и сэкономить время? AsteraМощная платформа на базе искусственного интеллекта позволяет вам контролировать рабочие процессы с помощью интеллектуальной автоматизации. Настройте демонстрацию и откройте для себя ее возможности!

Давайте начнем

Автоматизация счетов к оплате с Astera

Компании, которые автоматизируют свою кредиторскую задолженность, получают гораздо больше, чем более быстрое и надежное решение. Внедрение платформы автоматизации AP экономит ресурсы, минимизирует ошибки, улучшает отношения с поставщиками и оптимизирует управление денежными потоками. 

Astera предлагает платформу управления данными на базе ИИ, которая работает в комплексе и обладает замечательными возможностями IDP, способными трансформировать управление кредиторской задолженностью. Пользователи могут создавать автоматизированные рабочие процессы извлечения, которые: 

• Собирайте соответствующие данные из счетов-фактур независимо от формата.
• Используйте проверки качества и достоверности данных для поддержания целостности данных счетов-фактур.
• Экспортируйте точные данные счетов-фактур в свои ERP-системы. 

Кроме того, к услугам пользователей Astera поддерживает запросы на естественном языке, что означает, что анализ данных счетов-фактур так же прост, как задание вопроса на простом английском языке, и не требует никаких технических знаний! 

Узнайте больше о том, как Astera может поддержать автоматизацию вашей кредиторской задолженности. Свяжитесь с нашей командой Cегодня!