Вам кажется, что ваш процесс обработки счетов к оплате застрял в каменном веке? Вы не одиноки. Для многих компаний ручное управление счетами означает погружение в груды документов, погоню за одобрениями и исправление дорогостоящих ошибок. Это отнимает много времени и может привести к пропущенным срокам оплаты, что наносит ущерб отношениям с поставщиками. Но есть лучший способ управлять рабочими процессами выставления счетов: автоматическая обработка счетовАвтоматизация обработки счетов-фактур оптимизирует ваш рабочий процесс, экономя ваше время, деньги и душевное спокойствие.

Что такое автоматизированная обработка счетов?

Автоматизированная обработка счетов-фактур — это автоматическая обработка нескольких счетов-фактур с использованием программного обеспечения и технологий. Она автоматизирует извлечение данных счета-фактуры и ряд других задач, входящих в рабочие процессы управления счетами и кредиторской задолженностью, например, загрузка данных в ERP-систему или бухгалтерское программное обеспечение.

Думайте об автоматизированной обработке счетов как о вашем персональном помощнике по работе со счетами — только быстрее, точнее и неутомимо эффективнее. Используя такие технологии, как оптическое распознавание символов (OCR) и искусственный интеллект (ИИ), автоматизированная система обработки счетов может собирать данные из счетов, проверять их по существующим записям, сопоставлять с заказами на закупку и направлять на утверждение — и все это без ручного вмешательства.

Результат? Больше никаких просроченных платежей, потерянных счетов и бесконечных электронных писем.

Почему важна автоматизированная обработка счетов-фактур

Автоматизированная обработка счетов-фактур устраняет существенные недостатки и проблемы, присущие ручному управлению счетами, что делает ее необходимостью для современных предприятий.

Традиционные методы основаны на ручном вводе данных, бумажных рабочих процессах и фрагментированных системах, которые приводят к задержкам и ошибкам, повышая и без того высокие эксплуатационные расходы. Согласно исследованию, 51% предприятий говорят, что ручные данные вызывают у них больше всего проблем при обработке счетов. Эти проблемы усиливаются по мере роста бизнеса, что приводит к узким местам, которые нарушают финансовые операции.

Напротив, автоматизированная обработка счетов-фактур преобразует эту традиционно трудоемкую и подверженную ошибкам задачу в более оптимизированный и надежный процесс за счет автоматизации сбора данных, устранения узких мест, сокращения ошибок и повышения прозрачности. Эти преимущества делают его важным инструментом для предприятий, стремящихся сэкономить время и деньги, одновременно модернизируя и подготавливая к будущему свои финансовые операции.

Автоматизируйте обработку счетов-фактур с помощью Astera Без промедления

Автоматизируйте повторяющиеся задачи обработки счетов-фактур с помощью Astera's решение для обработки документов на базе ИИ. Независимо от формата или структуры ваших счетов, Astera обслуживает всех.

Загрузите бесплатную 14-дневную пробную версию

Вот еще несколько причин, по которым автоматическая обработка счетов имеет значение:

Масштабируемость по требованию

Предприятия, вручную обрабатывающие сотни или тысячи бумажных счетов, испытывают трудности с масштабированием в периоды пиковой нагрузки. Системы автоматизации обработки счетов легко справляются с растущими объемами без ущерба для эффективности, что делает их идеальными для предприятий, планирующих расширение.

Улучшение отношений с поставщиками

Задержки в ручной обработке могут привести к просроченным платежам, что ухудшит отношения с поставщиками. Благодаря автоматизированной обработке счетов вы можете своевременно производить платежи и устранять задержки, укрепляя доверие и способствуя лучшим партнерским отношениям.

Соблюдение требований и готовность к аудиту

Ручное отслеживание и организация счетов-фактур может привести к неполным записям или рискам соответствия. Автоматизированные системы поддерживают четкий аудиторский след, что упрощает соблюдение правил и подготовку к аудитам.

Лучшее управление денежными потоками

Автоматизация обработки счетов-фактур обеспечивает видимость статусов счетов-фактур и движения денежных средств в режиме реального времени. В отличие от ручных процессов, где отслеживание непогашенных платежей может быть обременительным, автоматизированные системы позволяют компаниям точно прогнозировать потребности в денежных средствах и избегать финансовых сюрпризов.

Как работает автоматизированная обработка счетов?

Автоматизация обработки счетов-фактур обычно делится на несколько ключевых этапов, каждый из которых призван заменить ручные задачи автоматизированные рабочие процессы:

Сбор счетов

Счета-фактуры, полученные в виде бумажных документов, электронных писем или цифровых файлов (например, PDF-файлов), загружаются в систему. Технология сканирования счетов-фактур и интеграция с электронной почтой гарантируют, что все счета будут централизованы в одном месте.

Удаление данных

Такие технологии, как OCR и интеллектуальная обработка документов (IDP) автоматически извлекать ключевую информацию из счета-фактуры, такую ​​как номер счета-фактуры, данные о поставщике, позиции, суммы и сроки оплаты. Расширенный программное обеспечение для обработки счетов использует машинное обучение для повышения точности даже при использовании различных форматов и макетов.

Узнайте больше о различия между OCR и IDP.

Проверка

Система автоматически проверяет извлеченные данные, сопоставляя их с соответствующими документами, такими как заказы на закупку, контракты или записи поставщиков. Например, она обеспечивает соответствие сумм согласованным условиям и отмечает несоответствия для проверки.

Рабочий процесс утверждения

Предопределенные правила направляют счета-фактуры соответствующему персоналу для утверждения. Например, счета-фактуры, превышающие определенный порог, могут потребовать утверждения вашего менеджера, в то время как меньшие суммы могут быть автоматически одобрены. Автоматические уведомления и напоминания еще больше помогают избежать задержек.

Интеграция с финансовыми системами

После утверждения данные счетов-фактур беспрепятственно переносятся в ERP-систему или систему бухгалтерского учета, что гарантирует обновление графиков платежей и финансовых записей без ручного ввода данных.

Обработка платежей

Система планирует платежи на основе условий, гарантируя своевременную оплату поставщикам. Она также может генерировать и хранить подтверждения платежей, еще больше оптимизируя финансовые операции.

Ведение учета и отчетность

Автоматизированные системы хранят все счета-фактуры и связанные с ними данные в централизованном хранилище с возможностью поиска, что упрощает ведение учета и составление отчетности и обеспечивает получение информации о движении денежных средств и непогашенных обязательствах в режиме реального времени.

Автоматизируйте обработку счетов-фактур с помощью Astera Без промедления

Автоматизируйте повторяющиеся задачи обработки счетов-фактур с помощью Astera's решение для обработки документов на базе ИИ. Независимо от формата или структуры ваших счетов, Astera обслуживает всех.

Загрузите бесплатную 14-дневную пробную версию

Внедрение автоматизированной обработки счетов-фактур

Переход от ручной процедуры к полностью автоматизированному процессу обработки счетов-фактур требует тщательного планирования и четкого понимания проблем и недостатков вашей существующей системы.

Вам также необходимо оценить конкретные потребности, такие как интеграция с существующими ERP-системами или поддержка различных форматов счетов-фактур.

Составьте карту вашего текущего рабочего процесса

Начните с выявления узких мест в вашем существующем процессе выставления счетов. Утверждения занимают слишком много времени? Часто ли возникают ошибки? Картирование вашего рабочего процесса поможет вам определить, где автоматизация выставления счетов может дать наибольший эффект.

Получите поддержку команды

Поддержка вашей команды имеет решающее значение в этом переходе. Покажите им, как автоматизация счетов облегчит их работу — меньше повторяющихся задач, более быстрое одобрение и больше времени для осмысленной работы. Решайте проблемы заранее, чтобы облегчить переход.

Начните с малого, затем масштабируйте

Начните с пилотного проекта, автоматизировав один рабочий процесс, например, извлечение данных счетов-фактур. После того, как вы устраните препятствия и увидите результаты, расширьте автоматизацию на весь процесс обработки счетов к оплате.

Помните, что этот переход не ограничивается внедрением технологий, но также касается согласования ваших рабочих процессов, устранения потенциального сопротивления изменениям и обеспечения того, чтобы решение органично вписывалось в более широкую финансовую стратегию вашей организации.

Вывод автоматизации обработки счетов на новый уровень

Интеграция ИИ — это способ выйти за рамки простой автоматизации и внедрить интеллектуальные, самосовершенствующиеся системы, способные обрабатывать сложные рабочие процессы выставления счетов, адаптироваться к новым форматам и макетам счетов и предоставлять более глубокие знания. В то время как традиционная автоматизация обработки счетов фокусируется на предопределенных правилах и процессах, ИИ расширяет ее с помощью расширенных возможностей, таких как машинное обучение, обработка естественного языка (NLP) и предиктивная аналитика.

Еще большая точность

Обработка счетов ИИ использовать модели машинного обучения для извлечения данных счетов с высокой точностью, даже из неструктурированных или сложных форматов. Эти системы адаптируются к различным макетам, учатся на предыдущих ошибках и совершенствуются со временем, сводя ручное вмешательство к минимуму.

Интеграция с другими инструментами ИИ

Подключение вашей системы обработки счетов-фактур к дополнительным технологиям на основе ИИ еще больше расширяет ее функциональность и пользовательский опыт. Например, в то время как ваша система обработки счетов-фактур обрабатывает определенные задачи, интеграция с более широкими решениями IDP позволяет оптимизировать обработку связанных документов, таких как заказы на закупку, контракты или квитанции.

Динамическая оптимизация рабочего процесса

ИИ анализирует шаблоны обработки счетов-фактур для оптимизации рабочих процессов. Вы можете использовать его для выявления узких мест или прогнозирования того, какие счета-фактуры, скорее всего, потребуют ручного просмотра, что позволяет вам более эффективно распределять ресурсы.

Превентивное обнаружение мошенничества

Обнаружение аномалий или закономерностей, указывающих на мошеннические счета, становится проще, когда вы интегрируете ИИ в свои системы обработки счетов. ИИ добавляет дополнительный уровень безопасности к процессу, анализируя исторические данные и выявляя необычное поведение поставщиков, например, расхождения в суммах.

Пример из практики: как GaP Solutions обрабатывает счета-фактуры за три минуты

GaP Solutions, ведущий австралийский поставщик специализированного программного обеспечения и аппаратных решений для розничной торговли, столкнулся с серьезной проблемой при обработке счетов-фактур. При поступлении от поставщиков ежемесячно около 3,000 счетов-фактур в различных форматах ручной процесс ввода данных отнимал много времени и был подвержен ошибкам. Сотрудникам приходилось вручную извлекать неструктурированные данные из каждого счета-фактуры, что могло занять до 24 часов для одного счета-фактуры. Этот громоздкий рабочий процесс не только задерживал отчетность и обработку платежей, но и снижал эффективность работы всей компании.

Чтобы преодолеть эти проблемы, GaP Solutions искала решение для автоматизации извлечения и обработки данных счетов-фактур, гарантируя точность и сокращая время обработки. После оценки нескольких инструменты управления данными, они выбрали Astera за его способность обрабатывать сложные процессы извлечения данных и легко интегрироваться с облачными системами хранения данных.

AsteraТехнология извлечения неструктурированных данных от GaP оказалась переломным моментом для GaP. Система автоматически определяла ключевые поля в счетах-фактурах, такие как идентификатор счета-фактуры, имя поставщика и общая стоимость, и преобразовывала их в структурированный формат для легкой обработки. Автоматизация позволила GaP сократить время обработки счетов-фактур с 24 часов до трех минут.

Вот как Astera позволили GaP Solutions сократить время обработки счетов до 3 минут

Читать тематическое исследование

Автоматизируйте обработку счетов-фактур с помощью Asteraинтеллектуальная платформа

Asteraинтеллектуальная платформа обработки документов решает основные болевые точки в традиционных рабочих процессах выставления счетов, которые борются с неэффективностью, человеческими ошибками и масштабируемостью. Благодаря интеллектуальным функциям, таким как OCR и IDP, встроенным в программное обеспечение, оно извлекает и проверяет данные счетов с высокой точностью, обеспечивая согласованность между форматами и устраняя необходимость ручного ввода данных.

Astera также легко интегрируется с вашими ERP и бухгалтерскими системами, обеспечивая легкую синхронизацию финансовых данных и давая вам стратегическое преимущество в управлении вашими финансовыми операциями. Это более рациональный и надежный способ приема нескольких счетов-фактур, извлечения и проверки данных счетов-фактур и маршрутизации счетов-фактур для утверждения платежей без ручного просмотра.

Готовы ли вы автоматизировать процесс обработки счетов? Свяжитесь с нами сегодня,. В качестве альтернативы вы можете скачайте 14-дневную бесплатную пробную версию чтобы увидеть, соответствует ли это вашим потребностям.