Сбор счетов-фактур является важнейшей частью процесса обработки счетов к оплате в бизнесе, но традиционные ручные методы могут замедлить операции и привести к дорогостоящим ошибкам. По мере роста бизнеса растет и сложность эффективного управления счетами-фактурами. Именно здесь в игру вступает автоматизация, помогающая компаниям оптимизировать свои рабочие процессы, экономить время и сокращать количество человеческих ошибок. 

В этом блоге мы рассмотрим, как автоматизированный сбор счетов может упростить ваши процессы, от извлечения данных до интеграции. С правильной технологией организации могут обеспечить более быструю обработку, повышенную точность и более плавный рабочий процесс по кредиторской задолженности. 

Что такое захват счетов? 

Сбор счетов-фактур включает в себя извлечение важной информации из счетов-фактур, такой как данные о поставщиках, коды ссылок, сроки оплаты, суммы и условия, и преобразование ее в цифровой формат. Это ключевой шаг в обработке счетов-фактур, помогающий группам по работе с кредиторской задолженностью эффективно просматривать, утверждать и управлять платежами. 

Компании часто получают счета-фактуры в различных форматах и ​​макетах от разных поставщиков, таких как бумажные копии, PDF-файлы или отсканированные изображения. Решения для сбора счетов-фактур могут обрабатывать это разнообразие, используя такие технологии, как оптическое распознавание символов (OCR) и искусственный интеллект (ИИ) для распознавания и извлечения ключевых данных, независимо от формата.  

Например, розничная компания, работающая с несколькими поставщиками, может получать счета с разными макетами — один с указанием общей суммы вверху, а другой внизу. Инструмент сбора счетов стандартизирует эти данные, интегрирует их в ERP компании и гарантирует, что все счета обрабатываются точно и своевременно. 

Проблемы с ручным вводом счетов-фактур 

Традиционно компании собирают данные по счетам вручную. Сотрудники тщательно просматривали каждый счет, извлекали ключевую информацию, такую ​​как имена поставщиков, номера счетов, даты, суммы и условия оплаты, и вводили эти данные в ERP-системы. Хотя этот подход работал для небольших компаний с управляемым объемом счетов, он становился все более трудоемким и подверженным ошибкам по мере роста количества счетов.  

Некоторые проблемы ручного подхода включают в себя: 

• Кропотливый: Ручная обработка счетов-фактур требует значительного времени и усилий, от проверки данных до ввода данных в системы. Этот процесс задерживает утверждения и платежи, вызывая сбои в движении денежных средств и замедляя бизнес-операции. Согласно исследованию, 41% команд по работе с кредиторской задолженностью сообщают о более длительных циклах являются серьезным препятствием на пути к успеху, делая весь рабочий процесс менее эффективным. 

• Высокий риск ошибок: Человеческая ошибка — постоянный риск при ручном вводе данных. Ошеломляющие 68% предприятий сталкиваются ошибки в более чем 1% счетов-фактур, что приводит к переплатам, упущенным скидкам и несоответствиям в платежах. Эти ошибки могут нарушить денежный поток, потребовать трудоемких исправлений и напрячь отношения с поставщиками. 

• Увеличение эксплуатационных расходов: Расходы на обработку счетов вручную могут быстро вырасти. В среднем, это может стоить до 16 долларов за счет, согласно Институт финансов и управления. Напротив, автоматизированные процессы могут сократить эти затраты до 3 долларов за счет, высвобождая ресурсы, которые можно было бы эффективнее направить на другие нужды бизнеса. 

• Отсутствие видимости в реальном времени: Когда счета обрабатываются вручную, сложно получить четкое и актуальное представление о том, где находятся дела. Данные часто хранятся в разных системах или в физических файлах, что затрудняет отслеживание статусов счетов в режиме реального времени. В результате, 22% команд по работе с кредиторской задолженностью сообщают о проблемах с отсутствием прозрачности, что приводит к задержкам, срывам сроков и плохому финансовому прогнозированию. 

• Ограниченная масштабируемость: Почти 50% счетов-фактур по-прежнему выписываются на бумажных носителях, что затрудняет эффективное масштабирование операций для предприятий по мере их роста. Использование ручных методов может привести к задержкам и неэффективности по мере увеличения объема счетов. Исследования Ardent Partners показывают, что автоматизированное выставление счетов может сократить расходы на 50–80 %, давая понять, что автоматизация является ключом к эффективному управлению большими объемами и поддержке роста бизнеса.

Рисунок: Форматы счетов и платежей 

Как автоматизированный сбор счетов-фактур решает эти проблемы: 

Автоматизированный сбор счетов решает эти проблемы, используя передовые технологии, такие как OCR и AI, для автоматического извлечения и обработки данных из счетов-фактур, независимо от формата. Эти системы могут автоматически извлекать ключевую информацию из счетов-фактур — будь то на бумаге, в формате PDF или электронном — и напрямую вводить ее в системы ERP. Это снижает необходимость ручного ввода данных, ускоряя цикл обработки счетов-фактур и сводя к минимуму ошибки. 

Преимущества автоматизированного сбора данных по счетам-фактурам 

Автоматизированный сбор счетов упрощает процесс выставления счетов, экономя время и сокращая количество ошибок. Он повышает эффективность, точность и укрепляет отношения с поставщиками. Вот некоторые ключевые преимущества: 

• Более быстрое время обработки: Благодаря автоматизации время обработки счетов-фактур значительно сокращается. Там, где ручная обработка может занять часы, автоматизированные системы могут мгновенно собирать, проверять и загружать данные счетов-фактур. Фактически, автоматизация может ускорить обработку счетов до 82%, ускоряя рабочие процессы утверждения и обеспечивая более быстрые циклы платежей.  

• Более низкая ставка исключений по счетам: Автоматизированный сбор счетов-фактур сокращает количество счетов-фактур, требующих особого внимания или исправлений. Это помогает командам AP избегать задержек, вызванных исключениями, такими как отсутствие или неверные данные. Минимизируя эти проблемы, компании могут воспользоваться скидками за раннюю оплату и поддерживать бесперебойную работу. 

• Улучшенные отношения с поставщиками: Автоматизация обеспечивает своевременные платежи и точное выставление счетов, что приводит к укреплению отношений с поставщиками. Гарантируя быструю и точную обработку счетов, компании могут поддерживать доверие и надежность с поставщиками, что также может открыть возможности для лучших условий оплаты или скидок. 

Собирайте и обрабатывайте данные сотен счетов за считанные минуты

Автоматизируйте сбор данных по счетам-фактурам с помощью Astera's решение для обработки документов на базе ИИ. Независимо от формата или структуры, Astera упрощает процесс для вас.

Бесплатная пробная версия 14-day

Как работает автоматизация сбора счетов-фактур 

Автоматизация сбора счетов упрощает процесс извлечения, проверки и обработки данных счетов. Вот четкая пошаговая разбивка: 

1. Сбор счетов: Счета собираются из нескольких источников, включая электронные письма, отсканированные документы, PDF-файлы и другие электронные форматы, что гарантирует регистрацию всех счетов — независимо от типа. 
2. Сканирование и оцифровка счетов-фактур: Для счетов-фактур на бумажном носителе, система сканирует и преобразует их в цифровые форматыТехнология оптического распознавания символов (OCR) обеспечивает извлечение текста и преобразование его в данные, пригодные для машинного считывания. 
3. Извлечение данных: Система автоматически извлекает критически важные данные, такие как номера счетов-фактур, даты, имена поставщиков, позиции, суммы и условия оплаты. Расширенные инструменты на основе ИИ повышают точность, определяя и интерпретируя даже неструктурированные данные. 
4. Валидация и проверка данных: Извлеченные данные проверяются на соответствие предопределенным бизнес-правилам для обеспечения точности. Это включает в себя отметку дубликатов, сопоставление заказов на закупку и проверку ключевых деталей, таких как итоги и условия оплаты. Любые несоответствия выделяются для проверки. 
5. Процесс утверждения: После проверки счета-фактуры направляются через автоматизированные рабочие процессы для утверждения. Система уведомляет соответствующие заинтересованные стороны, что позволяет ускорить утверждение, сохраняя при этом соответствие внутренним процессам. 
6. Интеграция данных : Утвержденные счета-фактуры легко интегрируются в бухгалтерские системы, платформы ERP или другие финансовые инструменты для дальнейшей обработки и оплаты, что устраняет необходимость ручного ввода данных. 

Основные характеристики технологии сбора счетов-фактур 

Современная технология сбора счетов-фактур оптимизирует весь процесс выставления счетов-фактур, объединяя передовые инструменты с интеллектуальной автоматизацией. Вот некоторые выдающиеся функции, которые предлагает система сбора счетов-фактур: 

• Сбор счетов-фактур из нескольких источников
  Собирает счета-фактуры из различных форматов, таких как PDF-файлы, электронные письма, отсканированные документы и электронные счета-фактуры, обеспечивая бесперебойный ввод данных из нескольких каналов. 

• Интеллектуальная обработка документов (ВПЛ)
  Использует ИИ и машинное обучение для интеллектуального извлечения, классификации и проверки данных счетов-фактур, независимо от формата или сложности. Обучаясь на шаблонах с течением времени, он повышает точность и эффективность, обеспечивая бесперебойный и надежный сбор счетов-фактур. 

• Бесконтактная обработка
  Автоматизирует сквозной рабочий процесс обработки счетов-фактур — от извлечения данных до проверки и интеграции, сводя к минимуму ручное вмешательство. 

• Автоматическое сопоставление счетов-фактур
  Сопоставляет данные счетов-фактур с заказами на закупку (PO) и квитанциями для бесперебойного трехстороннего процесса сопоставления, сокращая время обработки и расхождения. 

• Проверка с участием человека
  Объединяет автоматизацию с человеческим контролем для обработки исключений или сложных случаев, обеспечивая точность данных и поддерживая контроль там, где это необходимо. Этот баланс повышает доверие к системе, позволяя при этом непрерывно совершенствовать процессы.

Начните работу с Invoice Capture, используя Astera 

Astera делает сбор счетов простым, быстрым и безошибочным. Наша удобная для пользователя платформа использует интеллектуальную автоматизацию, чтобы помочь компаниям сократить ручные усилия, повысить точность и эффективность работы всей команды по работе с кредиторской задолженностью. 

В AsteraВы можете: 

• Уменьшить количество ошибок на 97%: Минимизируйте ошибки в процессах обработки счетов к оплате с помощью автоматизации на основе искусственного интеллекта, которая обеспечивает точный сбор и проверку счетов. 

• Обработка счетов в 8 раз быстрее: Значительно ускорьте время обработки счетов, повысив эффективность и сократив задержки в циклах утверждения и оплаты. 

• Извлекайте данные на 90% быстрее: Ускорьте извлечение данных из счетов-фактур с помощью передовых средств автоматизации, обеспечивающих более быстрый оборот и более эффективный рабочий процесс по обработке счетов к оплате. 

Готовы ли вы оптимизировать процесс получения счетов? Свяжитесь с нами сегодня, чтобы увидеть, как Astera может помочь вам повысить точность, повысить эффективность и сократить расходы.