Сканирование счетов-фактур является важным шагом в управлении процессом кредиторской задолженности (AP) для любого бизнеса. Вы можете подумать, что сканирование счетов-фактур больше не требуется, если счета-фактуры поступают в электронном виде.

Однако, по данным Bottomline Отчет о состоянии электронных платежей, более ошеломляющих 48% счетов-фактур поступают в бумажном формате. Другими словами, бумажные счета-фактуры по-прежнему являются значительной частью современной кредиторской задолженности, как и сканирование счетов-фактур.

В этой статье мы рассмотрим, что такое сканирование счетов-фактур, как это работает, его преимущества и возможные варианты использования.

Что такое сканирование счетов-фактур?

Сканирование счетов-фактур, как следует из названия, относится к процессу оцифровки бумажных счетов-фактур. Это можно сделать сканирование счет-фактуру или сфотографировав счет-фактуру.

При сканировании счетов-фактур и извлечение данных счета-фактуры часто используются взаимозаменяемо, это два разных шага в общем рабочем процессе обработки счетов. Проще говоря, сканирование счетов-фактур заключается в преобразовании счетов-фактур из бумажного формата в цифровой, тогда как получение счета-фактуры речь идет об извлечении информации из счета-фактуры.

Тем не менее, эффективное управление счетами невозможно без оцифровки, особенно сканирования счетов. До появления этой технологии команды по работе с кредиторской задолженностью должны были вручную вводить данные, что потребляло драгоценное время и ресурсы. Сканирование счетов изменило это, автоматизировав большую часть работы и сделав весь процесс более рационализированным и эффективным.

Короче говоря, сканирование счетов-фактур представляет собой переход от выставления счетов на бумажных носителях к цифровым системам, которые предлагают значительные преимущества (подробнее об этом позже).

Как работает сканирование счетов-фактур

Сканирование счетов-фактур обычно выполняется с использованием технологии OCR. OCR, сокращение от оптического распознавания символов, является широко используемой технологией, которая может преобразовывать печатный или изображенный текст в цифровые данные. Она распознает символы в отсканированных документах или изображениях и преобразует их в редактируемый и доступный для поиска текст. Хотя OCR существует уже некоторое время, недавние скачки в технологиях ИИ также трансформируют то, как работает OCR.

Тем не менее, вот как обычно выглядит сканирование счета с использованием OCR:

1. Получение счетов-фактур

Команды AP получают счета-фактуры через различные источники данных. Например, некоторые поставщики отправляют их по электронной почте, в то время как другие отправляют бумажные счета-фактуры, которые сотрудник затем сканирует и загружает онлайн. Этот первый шаг включает в себя бесшовное подключение всех источников данных к программное обеспечение для сканирования счетов.

2. Извлечение данных

Так же, как различаются источники, структура, макет и поля данных в счете-фактуре также могут значительно различаться у разных подрядчиков и поставщиков. извлечение данных шаг включает в себя определение и извлечение соответствующих полей для обработки, либо посредством OCR или IDP (интеллектуальная обработка документов).

3. Обработка данных

После того, как соответствующие поля будут извлечены из всех счетов-фактур, данные проходят обработкуОбработка может различаться в зависимости от решения, но обычно она включает в себя согласование полей данных с любыми предопределенными шаблонами.

Сканирование счетов на базе искусственного интеллекта использует алгоритмы обработки данных на основе ранее обработанных счетов, чтобы гарантировать точное извлечение всех соответствующих полей данных.

4. Проверка данных

После обработки данных счета-фактуры они проверяются на основе предопределенных правил проверки. Например, это может включать проверку того, что данные счета-фактуры находятся в приемлемом диапазоне, например, не старше 90 дней, чтобы подтвердить, что они действительно точны. Валидация данных также гарантирует, что любые данные, не соответствующие установленным стандартам, будут направлены на ручную проверку.

5. Утверждение счета-фактуры

Как только проверка завершена, счет направляется соответствующему лицу(ам) для утверждения. Эта маршрутизация основана на предопределенных рабочих процессах утверждения, которые могут быть настроены как часть общей обработки счетов.

6. Оплата

После того, как счет проходит через рабочий процесс утверждения, группа по работе с кредиторской задолженностью обрабатывает платеж. Платежи также могут быть автоматизированы для повторяющихся счетов с интегрированной функцией оплаты.

Хотя эти этапы могут различаться в зависимости от ряда факторов, современное сканирование счетов гарантирует, что большинство из них автоматизированы с помощью технологий искусственного интеллекта и машинного обучения и требуют минимального вмешательства человека.

Автоматизируйте свою кредиторскую задолженность (AP) с помощью Astera

AsteraРешение компании .Automatic Scanning помогает предприятиям по всему миру сокращать расходы и повышать точность сбора данных о счетах.

Опробовать Astera прямо сейчас

8 преимуществ сканирования счетов-фактур для групп AP

До сих пор мы говорили о том, что такое сканирование счетов и как оно работает. Теперь давайте посмотрим, как сканирование счетов приносит пользу командам AP:

1. Оптимизация и эффективность ресурсов

Автоматизация сканирования счетов-фактур позволяет группам AP сократить объем ручного ввода данных за счет более 80%, Больше, чем 50% профессионалов AP считают ручной ввод данных своей самой большой проблемой, а 71% хотят автоматизировать сканирование счетов-фактур, чтобы ускорить операции по обработке платежей.

2. Экономия средств

Сканирование счетов-фактур также может обеспечить значительную экономию средств для групп AP, поскольку сокращает и даже полностью устраняет необходимость ручного ввода данных.

По оценкам, 80% предприятий ожидают роста объема счетов, которые их команды AP будут обрабатывать в ближайшие годы. Учитывая этот рост объема, автоматическое сканирование счетов может помочь компаниям сэкономить на ручном вводе данных и избежать штрафов за просрочку оплаты.

3. Повышенная точность

Согласно PYMNTS, 85% финансовых руководителей считают, что автоматизация сканирования счетов-фактур приводит к более точным процессам. Плюс, 47.1% профессионалов AP считают, что одной из самых больших проблем, связанных со счетами-фактурами, являются ошибки и расхождения в данных, которые приводят к задержкам в работе утверждающих лиц и заинтересованных сторон.

Благодаря растущему использованию технологий оптического распознавания символов на основе искусственного интеллекта, более высокая точность делает их выгодной инвестицией для групп AP любого размера.

4. Более быстрые циклы платежей

Автоматизируя сканирование счетов, команды AP могут не только оптимизировать обработку счетов, но и ускорить цикл оплаты до 50%. Общий положительный эффект заключается в том, что компании могут значительно улучшить управление денежными потоками.

5. Большая масштабируемость

Отсутствие масштабируемости при ручном сканировании счетов-фактур является большим препятствием для компаний, стремящихся к росту. Сканирование счетов-фактур может помочь компаниям масштабироваться без необходимости нанимать дополнительные ресурсы для ввода данных.

6. Улучшенное управление данными

Современные решения для сканирования счетов-фактур также улучшить общее управление данными для компаний несколькими способами. Например, поскольку все счета хранятся и обрабатываются в цифровом виде, сохраненные данные легко организовывать, искать и извлекать при необходимости.

7. Легкость соблюдения требований

Команды AP также имеют обязанности, связанные с соответствием и аудитом. При ручной обработке счетов-фактур подготовка отчетов для аудита может занять много времени. Однако, автоматизация обработки счетов-фактур может помочь группам AP мгновенно получать доступ к зарегистрированным счетам-фактурам и создавать отчеты в кратчайшие сроки.

8. Улучшение отношений с поставщиками

Благодаря более быстрым циклам оплаты сканирование счетов также оказывает положительное влияние на отношения с поставщиками. Компании, которые обрабатывают платежи вовремя, могут строить долгосрочные и выгодные партнерские отношения с поставщиками, что в свою очередь приводит к выгодам для бизнеса в долгосрочной перспективе.

Сканирование счетов-фактур: 10 секторов, которые получают наибольшую выгоду

Пока мы обсуждали, как инвестиции в современное сканирование счетов-фактур дают массу преимуществ, какие секторы могут выиграть больше всего? Определенные секторы, такие как финансовые услуги, здравоохранение, технологии и логистика, имеют уникальные проблемы AP, которые может решить сканирование счетов-фактур.

1. Розничная торговля и электронная коммерция

Секторы розничной торговли и электронной коммерции характеризуются большими объемами транзакций, наличием множества поставщиков и необходимостью быстрой оборачиваемости запасов.  Современные инструменты сканирования счетов-фактур может позволить компаниям сектора оптимизировать свою кредиторскую задолженность, улучшить отношения с поставщиками и получить представление о своих денежных потоках в режиме реального времени для эффективного управления колебаниями спроса.

2. Производство

Производственный сектор имеет дело со сложными цепочками поставок и частыми заказами на закупку, которые требуют точного сопоставления счетов и своевременных платежей, чтобы избежать задержек производства. Оптимизируя сканирование счетов, компании могут внедрить автоматическое сопоставление счетов, заказов на закупку и квитанций, улучшить контроль затрат и снизить риск сбоев в цепочке поставок.

3. Здравоохранение

Команда сектор здравоохранения известен своими высокими требованиями к соблюдению, широким выбором поставщиков и строгими сроками оплаты. Автоматизируя сканирование счетов, компании могут обеспечить соответствие нормативным требованиям, точное ведение учета и бесшовную интеграцию с системами закупок.

4. Строительство и недвижимость

В секторе недвижимости и строительства многочисленные поставщики, субподрядчики и проектные платежи могут усложнить ручное сканирование счетов. Однако при правильном решении компании могут получить такие преимущества, как централизованное отслеживание счетов, более быстрые рабочие процессы утверждения и возможность управлять платежами, привязанными к этапам проекта.

5. Финансовые услуги

Команда сектор финансовых услуг также имеет дело с большими объемами транзакций и необходимостью строгих мер безопасности и предотвращения мошенничества. Оптимизированное сканирование счетов может улучшить обнаружение мошенничества, ускорить одобрение платежей и улучшить соблюдение нормативных требований.

6. Технологии

Много компании в технологическом секторе борются с быстрым ростом, международными отношениями с поставщиками и моделями расходов на основе подписки. Благодаря автоматическому сканированию счетов технологические компании могут воспользоваться масштабируемыми процессами, бесшовной интеграцией с системами ERP и CRM, а также отчетностью в реальном времени для лучшего принятия решений.

7. Гостеприимство

Множество местоположений, большое разнообразие поставщиков и сезонные модели расходов являются неотъемлемой частью сектора гостеприимства. Однако автоматическое сканирование счетов обеспечивает централизованное управление платежами поставщикам, скидки за раннюю оплату и лучшее управление денежными потоками.

8. Образование и некоммерческие организации

Организации в образовательном и некоммерческом секторах связаны ограниченными бюджетами и строгой отчетностью за средства доноров или грантов. Автоматизируя обработку счетов, они могут получить прозрачную отчетность, экономию средств и более эффективное использование ограниченных ресурсов.

9. Логистика и транспортировка

Логистические и транспортные компании иметь дело с частым выставлением счетов и оплатой топлива, обслуживания и услуг третьих лиц. Благодаря оптимизированному сканированию счетов и оплате они могут воспользоваться преимуществами автоматизированного сопоставления счетов, более быстрого одобрения и отслеживания расходов в реальном времени для лучшего контроля бюджета.

10. Энергетика и коммунальные услуги

Компании в секторе энергетики и коммунальных услуг подвергаются строгому регулирующему надзору и сотрудничают с многочисленными поставщиками оборудования, материалов и услуг. Автоматизированная кредиторская задолженность помогает им повысить уровень соответствия требованиям, ускорить обработку счетов и улучшить предотвращение мошенничества.

Оптимизируйте сканирование счетов с помощью Astera

Сканирование счетов-фактур имеет решающее значение для бесперебойной работы с кредиторской задолженностью в каждой организации, независимо от ее размера или сектора, в котором она работает.

Если вы ищете надежного партнера, Astera может автоматизировать ваш рабочий процесс по работе с кредиторской задолженностью для более быстрой и точной обработки счетов. С AsteraРешение для обработки счетов на базе искусственного интеллекта, ваша команда AP может достичь:

• До 97% снижение ошибок при сканировании счетов-фактур,
• До в 8 быстрее обработка счетов-фактур,
• И до 90% быстрее извлечение данных.

График демо с нашей командой, чтобы увидеть, как Astera может оптимизировать сканирование счетов-фактур.