Что такое автоматизация рабочего процесса?

Автоматизация рабочих процессов предполагает автоматизацию повторяющихся задач и процессов в определенной последовательности с использованием технологий, что снижает необходимость ручного вмешательства. Оно включает в себя проектирование, создание, развертываниеи автоматизацию бизнес-процессов, таких как ввод данных и взаимодействие с клиентами.

Для автоматизации рабочих процессов используется программное обеспечение, заменяющее ручные и бумажные процессы. Его основная цель — обеспечить, чтобы нужные люди работали над правильными задачами в нужное время. Это помогает предприятиям стандартизировать свои рабочие процессы, соблюдать установленные правила и политики, а также улучшить прозрачность и подотчетность на каждом этапе процесса.

Важность автоматизации рабочих процессов

Автоматизация рабочих процессов позволяет задачам, документам и информации автоматически перемещаться между связанными с работой действиями. Это сокращает потребление ресурсов и время, а также сводит к минимуму вероятность человеческих ошибок, повышая эффективность, прозрачность и подотчетность компании.

Упрощение утверждений

Задержка процессов утверждения может привести к срыву сроков. Автоматизация рабочих процессов создает четкий путь для утверждений. Задачи автоматически передаются от человека к человеку, а напоминания и уведомления отправляются для обеспечения своевременного принятия решений. Эти поддерживает реализацию проектов и устраняет необходимость ручного отслеживания.

Точность и видимость

При ручном вводе данных опечатки и ошибки могут привести к ошибкам, влияющим на все: от счетов клиентов до сроков проекта. Автоматизация рабочих процессов интегрируется с существующими системами, автоматически заполняя поля данных и исключая риск человеческой ошибки. Такая автоматизация обеспечивает точность и экономит время.

Принятие обоснованных решений

Автоматизация рабочих процессов может автоматически создавать отчеты на основе данных в реальном времени. Отчет дает вам информацию, необходимую для принятия быстрых и обоснованных решений, не дожидаясь их принятия. быть скомпилирован.

Четкое общение

Автоматизация рабочих процессов обеспечивает четкую связь. Все участники получают необходимую информацию и остаются на одной волне на протяжении всего процесса.

Как реализовать автоматизацию рабочих процессов

Внедрение автоматизированных рабочих процессов — это стратегический процесс, который предполагает создание эффективной и оптимизированной рабочей среды. Он включает в себя несколько этапов:

1. Определите повторяющиеся задачи

Начните с определения того, какие повторяющиеся задачи можно легко автоматизировать, а какие требуют вмешательства человека. Расставьте приоритеты этих задач в соответствии с целями вашего бизнеса.

2. Создайте диаграмму рабочего процесса

Расставив приоритеты, наметьте диаграмму рабочего процесса. В нем описывается каждый шаг процесса от начала до конца, используя символы для обозначения задач, точек принятия решений и переходов. Начните с определения начальной и конечной точек рабочего процесса, наметьте последовательность каждого шага и подробно опишите точки принятия решения вместе с их условиями.

Назначьте роли и обязанности для каждого шага и пересмотрите диаграмму на основе отзывов заинтересованных сторон, чтобы обеспечить простой и эффективный автоматизированный рабочий процесс.

3. Реализация и развертывание рабочего процесса

Используйте простое программное обеспечение для автоматизации с помощью перетаскивания, чтобы настроить рабочий процесс. Эти инструменты позволяют построить рабочий процесс, размещая задачи, точки принятия решений и действия в логической последовательности, не требуя при этом обширных технических знаний. Начните с определения последовательности рабочего процесса, как показано на диаграмме.

Настройте триггеры и условия, которые автоматически инициируют каждую задачу или точку принятия решения, например определенные интервалы времени или ввод данных. Тест тщательно контролировать рабочий процесс, чтобы выявить и устранить любые проблемы. После тестирования разверните рабочий процесс в соответствующих отделах или группах, гарантируя, что все пользователи понимают свои роли и обязанности в рамках автоматизированного рабочего процесса.

4. Протестируйте автоматизацию рабочих процессов

Тестирование необходимо, чтобы увидеть, работает ли автоматизация. Используйте пользовательское приемочное тестирование (UAT), чтобы выявлять и устранять проблемы. Он предполагает, что конечные пользователи проверяют, хорошо ли работает рабочий процесс в реальных ситуациях. Тестировщики моделируют задачи рабочего процесса, чтобы обнаружить ошибки или ошибки, гарантируя, что автоматизация соответствует всем требованиям и ожиданиям. Завершение UAT означает, что автоматизированный рабочий процесс после развертывания работает бесперебойно и эффективно.

5. Измерение ключевых показателей эффективности

Используйте инструменты анализа вашей системы для мониторинга производительности вашего рабочего процесса. Регулярный просмотр отзывов позволяет вам знать, что работает, а что нужно изменить.

Автоматизация рабочих процессов против автоматизации процессов

Автоматизация рабочих процессов и автоматизация процессов представляют собой разные подходы к оптимизации бизнес-операций. Автоматизация рабочих процессов направлена ​​на оптимизацию задач в рамках конкретного процесса, таких как автоматизация процессов утверждения, создания отчетов и извлечение данных из сложных отчетов. Это повышает эффективность и точность на детальном уровне.

Автоматизация рабочих процессов — это разновидность автоматизации процессов, которая имеет более широкую перспективу и охватывает все бизнес-процессы от начала до конца.

Например, автоматизация всего цикла от заказа до получения денежных средств, от размещения заказа до обработки платежей, представляет собой целостный подход, оптимизирующий сквозные операции, включающие множество этапов, систем и заинтересованных сторон.

Автоматизация рабочих процессов также может упростить этапы более обширного процесса. Например, в Интеграция данных, автоматизация рабочих процессов может автоматически извлекать, преобразовывать и загружать их в назначенную систему.

Автоматизация рабочих процессов против RPA (роботизированная автоматизация процессов)

Автоматизация рабочих процессов оптимизирует поток задач и информации в рамках бизнес-процесса. Он включает в себя создание шагов или правил для автоматизации повторяющихся действий, таких как маршрутизация документов на утверждение, создание отчетов или отправка уведомлений. RPA использует программных роботов для имитации действий человека в компьютерной системе. Эти роботы могут взаимодействовать с несколькими приложениями, извлекать данные и выполнять задачи на основе правил.

Примеры автоматизации рабочих процессов

Автоматизация рабочего процесса не ограничен в один отдел; это может улучшить предоставление услуг по всей компании.

• Автоматизация кадрового делопроизводства упрощает процессы адаптации и увольнения сотрудников. Это помогает новым сотрудникам легко интегрироваться в организацию и эффективно управлять доступом и активами увольняющихся сотрудников.
• Автоматизация рабочих процессов решает рутинные задачи, связанные с данными. Например, система автоматически очищает данные, удаляя дубликаты, стандартизируя форматы и исправляя ошибки.
• Управление контрактами Автоматизация рабочего процесса сокращает задержки, связанные с контрактами, и обеспечивает соблюдение условий. Автоматизирует процессы создания, утверждения и продления контрактов.
• Автоматизация рабочих процессов управления ИТ-активами создает систему для автоматического отслеживания и управления жизненным циклом ИТ-активов. Этот процесс оптимизирует использование ресурсов и сокращает затраты.
• Автоматизация рабочих процессов извлекает определенные точки данных из различных документов или систем. Например, система автоматически извлекает номера счетов, даты и суммы из входящих электронных писем и сохраняет их в файл. база данных.
• Автоматизация рабочих процессов управления изменениями позволяет автоматизировать утверждения и внедрение изменений в ИТ-инфраструктуру, приложения и услуги. Автоматизация обеспечивает эффективное отслеживание, тестирование и развертывание изменений.
• Автоматизация рабочих процессов объединяет данные из разных источников. Например, процесс автоматически объединяет данные о клиентах из CRM система с данными о заказах с платформы электронной коммерции для создания единого профиля клиента.

Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов

Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов оптимизирует бизнес-процессы, сводя к минимуму ручные задачи с помощью определенных правил, последовательностей и действий. Автоматизируя повторяющиеся задачи, компании освобождают время сотрудников для стратегических или творческих задач. Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов способствует сотрудничеству между членами команды через центральные каналы связи и общие рабочие процессы. Это также позволяет обмениваться информацией и быстро принимать решения.

Что искать в программном обеспечении для автоматизации рабочих процессов

Правильный поставщик систем автоматизации рабочих процессов должен отвечать потребностям бизнеса. Из-за возросшего спроса системы автоматизации рабочих процессов без кода занимают лидирующие позиции среди вариантов. Однако выбор решения требует рассмотрения не только его отсутствия кода. Оценка различных факторов необходима для обеспечения того, чтобы программное обеспечение эффективно решало проблемы организации.

• Удобство для пользователя: Инструмент должен иметь понятный и интуитивно понятный интерфейс, позволяющий пользователям создавать рабочие процессы и управлять ими без обширных технических знаний.
• Визуальный конструктор рабочих процессов: Интерфейс перетаскивания позволяет пользователям визуально создавать рабочие процессы, оптимизируя процесс проектирования и уменьшая количество ошибок.
• Настройка и гибкость: Инструмент должен предлагать возможности настройки, позволяющие адаптировать рабочие процессы к конкретным бизнес-потребностям и процессам.
• Возможности рабочего процесса: Используйте такие функции, как условная логика, циклы и параллельная обработка, для эффективной обработки сложных рабочих процессов.
• Возможности интеграции: Бесшовная интеграция с существующими системами и приложениями необходима для обеспечения потока данных и непрерывности процессов.
• Безопасность и соответствие: Ищите инструмент, который предлагает меры безопасности и соответствует отраслевым стандартам (например, HIPAA, GDPR) для защиты конфиденциальных данных.
• Мониторинг и отчетность в режиме реального времени: Программное обеспечение должно иметь возможность отслеживать ход рабочего процесса, выявлять проблемы и измерять производительность для оптимизации.

Лучшие инструменты для автоматизации рабочих процессов

Для автоматизации рабочих процессов можно использовать несколько инструментов и платформ. Главное – найти тот, который лучше всего соответствует требованиям вашего бизнеса.

1. Astera

Astera — это единая платформа данных, которая предоставляет инструменты без написания кода для объединения и управления данными из различных источников. Он позволяет пользователям создавать надежные рабочие процессы, которые автоматизируют несколько управление данными и задачи интеграции, от извлечения данных и прием пищи трансформации и очистке. Платформа на базе искусственного интеллекта также имеет встроенные управления данными возможности обеспечить соблюдение требований.

Главные преимущества

• AsteraИнтуитивно понятный интерфейс позволяет визуально проектировать рабочие процессы для извлечения, интеграции и складированиеи API & управление ЭОД.
• Вы можете автоматизировать выполнение заданий через заранее заданные интервалы, запускать действия в зависимости от определенных условий или инициировать процессы при добавлении файлов в определенные места, например в почтовые ящики или папки.
• Платформа обеспечивает четкое визуальное представление рабочих процессов с данными, что упрощает понимание сложных последовательностей задач и управление ими.
• Это позволяет автоматически планировать задачи и оркестровка процессов, управляемых данными, оптимизируя эффективность и сокращая ручные усилия.
• Astera интегрируется с различными источниками данных, включая разные типы баз данных, облачные приложения и файловые системы, обеспечивая комплексное соединение данных.
• Astera предлагает возможности мониторинга для отслеживания производительности работы и получения информации о процессах обработки данных и результатах.

2. Microsoft Power Автоматизация

Microsoft Power Автоматизация, ранее Microsoft Flow, — это облачный сервис, который позволяет пользователям создавать автоматизированные рабочие процессы между многочисленными приложениями и платформами.

Плюсы

• • Он упрощает задачи автоматизации благодаря удобному интерфейсу перетаскивания.
  • Microsoft Power Automate легко интегрируется с приложениями Microsoft 365.
  • Платформа обеспечивает масштабируемость и гибкость благодаря своей облачной платформе.

Минусы

• • Это требует обучения для сложных сценариев автоматизации.
  • Платформа предлагает ограниченный контроль над временем и планированием автоматизированных задач.
  • Он зависит от экосистемы Microsoft для плавной интеграции со службами сторонних производителей.

3. Zapier

Zapier — это инструмент автоматизации рабочих процессов, который позволяет пользователям автоматизировать передачу информации между приложениями.

Плюсы

• • Zapier предлагает простой интерфейс для создания рабочих процессов автоматизации без навыков программирования.
  • Он поддерживает интеграцию с несколькими приложениями, что позволяет автоматизировать работу на разных платформах.
  • Пользователи могут настраивать рабочие процессы с помощью условной логики и многоэтапных процессов в соответствии с конкретными потребностями автоматизации.

Минусы

• • Бесплатный план имеет ограничения, а для расширенных функций требуется платная подписка.
  • Создание сложных рабочих процессов требует понимания терминологии и ограничений Zapier.
  • Он опирается на API подключенных приложений, поэтому изменения в функциях API могут повлиять на надежность рабочего процесса.

4. Работато

Workato — это платформа автоматизации рабочих процессов, которая позволяет пользователям интегрировать и автоматизировать рабочие процессы в различных приложениях и сервисах, не требуя обширных знаний в области кодирования.

Плюсы

• • Он предлагает расширенные возможности корпоративного уровня для комплексной автоматизации рабочих процессов.
  • Workato поддерживает интеграцию с различными приложениями.
  • Он предоставляет широкие возможности настройки для индивидуальных рабочих процессов.

Минусы

• • Настройка сложных рабочих процессов требует некоторого обучения из-за расширенных возможностей платформы.
  • Это может быть дорого для малого бизнеса или частных лиц из-за особенностей корпоративного уровня и структуры цен.
  • Workato полагается на стабильность и доступность API подключенных приложений, что может повлиять на надежность рабочего процесса.

5. Поцелуй

Поцелуй — это облачное программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPM), которое позволяет организациям автоматизировать свои рабочие процессы и оптимизировать бизнес-процессы.

Плюсы

• • Kissflow облегчает создание рабочих процессов и управление ими для пользователей без технических знаний.
  • Он предлагает множество настраиваемых шаблонов, адаптированных к различным бизнес-процессам.
  • Платформа предоставляет информацию о производительности процессов в режиме реального времени.

Минусы

• • Возможности настройки ограничены для очень специфических или уникальных рабочих процессов.
  • Структура ценообразования Kissflow не предназначена для небольших организаций или организаций с ограниченными потребностями в автоматизации.
  • Существуют проблемы интеграции и синхронизации между Kissflow и конкретными сторонними приложениями.

6. Интегрируйте

Интегрировать — это программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPM) и автоматизации рабочих процессов, призванное помочь организациям оптимизировать свои рабочие процессы.

Плюсы

• • Integrify позволяет пользователям автоматизировать и оптимизировать рабочие процессы без глубоких навыков программирования.
  • Он предлагает настраиваемые формы и индивидуальные решения по автоматизации различных бизнес-процессов.
  • Он предлагает функции отчетности для отслеживания и анализа эффективности рабочего процесса.

Минусы

• • Возможности настройки ограничены для очень сложных или специализированных рабочих процессов.
  • Платформа требует сложного обучения для освоения расширенных функций.
  • У Integrify есть проблемы с интеграцией с определенными сторонними приложениями.

7. Фрешворкс

Freshworks предлагает надежную программное обеспечение для управления задачами решение через интуитивно понятную систему тикетов. Разработанное для оптимизации автоматизации рабочих процессов, оно позволяет командам организовывать задачи, отслеживать прогресс и эффективно управлять тикетами поддержки клиентов.

Плюсы

• • Удобный интерфейс, подходящий для команд любого размера.
  • Мощные инструменты совместной работы для повышения производительности команды.
  • Простая интеграция со сторонними приложениями для оптимизации рабочих процессов.

Минусы

• • Ограниченные возможности настройки для расширенных рабочих процессов.
  • Более высокая стоимость премиум-функций может не подойти для людей с небольшим бюджетом.

Заключение

Автоматизация рабочих процессов исключает ручные задачи и оптимизирует бизнес-процессы с помощью технологий. Независимо от того, идет ли речь о выполнении заданий через определенные промежутки времени, возможностях мониторинга или оркестрации, автоматизация повышает эффективность и подотчетность в организациях. Автоматизация конвейер данных рабочие процессы включают выявление повторяющихся задач, визуальное проектирование потоков данных и рабочих процессов, а также использование таких инструментов, как Astera, который предлагает унифицированную платформу без кода для автоматизации повторяющихся задач и организации рабочих процессов для улучшения и ускорения принятия решений.

Скачать бесплатную пробную версию сегодня, чтобы узнать, как можно автоматизировать все рабочие процессы с данными с помощью Astera.

Начните автоматизировать свои рабочие процессы с Astera

Готовы сократить количество повторяющихся задач и повысить эффективность? Пытаться AsteraПлатформа без кода, чтобы увидеть, как автоматизация может упростить ваши рабочие процессы и улучшить процесс принятия решений. Загрузите бесплатную пробную версию прямо сейчас и начните трансформировать свои процессы!

Начать бесплатную пробную версию