通过非接触式发票自动化降低每张发票的成本
3月25日 | 太平洋时间上午11:00
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自动发票扫描的强大功能：指南
在企业不断寻求优化流程的世界中，自动化技术的兴起无疑是革命性的。发票扫描就是其中一种得到广泛采用的技术。这些软件解决方案能够从数字化或基于图像的发票中提取关键数据，从而帮助企业节省时间和金钱，同时提高效率。
在本文中，我们将讨论发票扫描，包括其工作原理、自动化、局限性和最佳实践。我们还将讨论优化此软件性能的方法以及维护数据提取精度的策略。
什么是发票扫描？
发票扫描只是将发票转换为数字格式。然后使用工具处理扫描或数字化的发票以自动提取数据。可以通过专用扫描仪或移动应用程序扫描发票。
企业无需手动输入数据，而是可以扫描发票以自动获取发票号码、日期、金额、供应商信息和项目等详细信息。
自动发票扫描工作原理概述
那么自动发票扫描软件是如何工作的呢？简而言之，这些软件根据某些预定义的标准评估发票并自动提取必要的数据。
自动发票扫描软件是基于 OCR 技术与 自然语言处理（NLP） 算法。
OCR 技术能够识别各种类型的图像中的文本，包括字体、大小和方向不同的图像。它还可以识别手写的文本，使其适合人工发票。识别文本后，软件会使用 NLP 算法对其进行解释并提取必要的数据。NLP 算法会分析文本的模式和结构，从而识别关键信息，例如发票号、日期、金额和供应商详细信息。
NLP 算法旨在与自然人类语言配合使用，这意味着它们可以识别并提取各种语言的数据。这使得自动发票扫描软件非常适合与国际供应商和不同语言的发票打交道的企业。
该过程如下所示：
- 收到发票： 公司可能通过电子邮件、聊天信息或数字文件夹接收发票。
- OCR读取： 该技术将发票上的文本转换为机器可读、可编辑的数据，并可供查询。
- 数据提取： 发票中的特定字段，例如供应商名称、总金额、税额等，被识别并提取为结构化格式。
- 数据验证： 用户必须手动或通过预先建立的验证规则来验证提取的信息。如果出现错误，这些自动规则会触发警报。
- 集成与自动化： 提取数据后，可以直接将其输入目标位置，例如会计系统或企业资源规划 (ERP) 软件。整个工作流程可以自动化，从而减少手动输入每个文件数据的需要。
自动发票扫描的优点和局限性
自动发票扫描对于快速准确地从发票中提取数据非常有用。它可以大大减少人力和与手动数据输入相关的成本。
更快、更准确的输入也能带来更快的付款并改善与供应商的关系。
自动扫描还具有高度的可扩展性，因为它可以处理大量文档而无需额外的人工干预。
此外，消除手动数据输入的需要也消除了过程中出错的可能性。人类可能会犯错误 18％40％ 使用电子表格的时间。
然而，发票扫描技术也存在一些局限性，在评估它是否适合您的需求时应该考虑到这些局限性。
自动发票扫描软件的准确性在很大程度上取决于扫描图像的质量。 数据提取 如果由于照明条件不佳而导致图像质量低或模糊，则可能会变得不可靠甚至不可能。此外，自动数据提取软件通常需要大量的前期投资。由于维护和更新，可能会产生额外费用。最后，可能需要花费大量时间来建立一个与现有系统和流程可靠配合的自动发票扫描系统。
发票扫描技术的类型
模板匹配
该软件还采用 模板匹配 准确读取供应商名称、地址、产品描述等字段。该技术涉及将发票的结构与预定义的模板进行比较，以识别特定字段的位置。然后，软件可以从这些字段中提取数据。这可以减少软件分析每个数据点的整个发票的需要，从而提高准确性，这可能是耗时且资源密集型的。
正则表达式识别
正则表达式识别 是该软件使用的另一种技术，它使其能够使用正则表达式识别文本字符串中的模式。即使数据以不同的格式出现在不同的发票上，该技术也允许软件识别数据。通过识别文本中的模式和规律，该软件可以更准确、更有效地提取必要的数据。
机器学习
此外，一些自动发票扫描软件还集成了 机器学习 技术。这使他们能够随着时间的推移从错误中吸取教训，并使用深度学习算法提高准确性。该软件可以识别模式并从过去的错误中学习。随着时间的推移，它在识别不同类型的发票和提取数据方面变得更加高效和准确。
无模板提取
无模板软件使用 NLP 来检测和提取发票中的项目。这些软件非常灵活 - 它们可以从多个来源（从电子邮件到合同）提取数据，无需预先配置。它们对于具有不同布局的大量传入文件特别有用。在这种情况下使用基于模板的方法会很耗时 - 需要为每个文件构建一个特定的模板。
优化源文件以实现准确的发票扫描
为了确保准确提取数据，企业需要在扫描之前优化源文档的质量。成功扫描发票的最关键因素之一是源文档的质量。图像质量必须足够高才能确保可靠的文本识别，并且文档不应有任何可能影响 OCR 过程的损坏或污迹。
以下是提高源文档质量的一些技巧：
- 使用可以捕获清晰锐利图像的高质量扫描仪。
- 确保文档在扫描仪床上笔直且平坦，以防止变形。
- 确保文档没有任何折痕、折叠或损坏。
- 改善照明条件以避免阴影、眩光或低对比度图像。
- 去除文档上可能干扰文本识别的任何贴纸、印章或标记。
除了优化源文档的质量之外，企业还应该定制软件以满足其特定需求。这包括设置适当的数据提取标准并定期检查所提取数据的准确性。
使用自动发票扫描软件的最佳实践
在扫描发票时，您应该遵循一些最佳实践，以充分利用您的软件。以下是一些帮助您充分利用数据提取体验的提示：
- 了解您的数据需求： 在开始项目之前，请花时间评估您的数据需求并确保您的软件可以支持它们。
- 使用关键词： 使用关键字将使软件更容易正确识别和提取发票中的信息。
- 测试一下： 确保在许多发票样本上测试该软件。在为整个组织或公司部署之前执行此操作。这将有助于确保快速发现并解决任何问题。它还将最大限度地减少代价高昂的错误或延误。
- 保持软件最新： 确保您的软件定期更新为最新功能、安全补丁和性能更新。这将确保它随着时间的推移保持高效和有效。如果您正在处理敏感的客户或财务数据，这一点尤其重要，因此请务必优先考虑确保软件的安全！
使用自动发票扫描软件检测欺诈
自动发票扫描软件也是防止欺诈的重要手段。虚假发票是各种规模企业面临的重大问题，可能导致巨额财务损失。通过自动化发票扫描流程，企业可以比以往更快、更准确地检测欺诈活动。
自动发票扫描可以标记不符合特定标准的发票。这包括不符合公司标准发票格式的发票或来自未知供应商的发票。此外，软件还可以识别包含可疑数据的发票，例如重复的发票号码或虚高的价格。
企业还可以使用自动发票扫描软件来监控供应商绩效并跟踪付款趋势。这可以帮助识别欺诈或其他可疑活动的模式。例如，如果供应商突然开始提交明显高于平时的发票，或者付款始终支付到同一个银行账户，则可能是欺诈的迹象。
使用自动发票扫描的另一个好处是它可以快速准确地处理大量发票。从而降低欺诈活动未被发现的风险。它还可以释放员工原本需要手动审查发票的时间。此外，它还允许员工专注于更高价值的任务。
结语
总之，自动发票扫描可以大大减少手动数据输入所需的时间和精力。它还可以提供准确的数据提取并节省资源。对于公司来说，根据发票的数量和复杂性选择合适的软件至关重要，同时确保数据安全措施到位。
Astera 智能文档处理解决方案 提供基于模板的提取模型和无模板提取，以从非结构化文件源中提取数据。凭借其用户友好的界面，用户可以设计模板而无需编码技能。它还具有 OCR 功能，可以 从扫描的 PDF 中提取数据。 此外，它还提供一系列数据集成和转换功能，简化数据管理流程。
通过利用的力量 Astera 通过 IDP 并遵循最佳实践，公司可以优化其发票处理并减少人工并将其业务运营提升到新的水平。
作者：
Astera 营销团队
