Achtergrond 

GaP Solutions is een softwareontwikkelaar voor verkooppunten en retailbeheer, systeemintegrator, supermarkt-, voedselverwerkings- en weegapparatuurleverancier. Het bedrijf, gevestigd in Australië, wordt erkend als de belangrijkste innovator op het gebied van retailoplossingen. GaP Solutions biedt op maat gemaakte software- en hardwareoplossingen aan klanten in verschillende sectoren. Het bedrijf heeft meer dan 4,000 POS-systemen (point of sale) geïnstalleerd in 1,000 winkels in heel Australië. 

Use Case   

GaP Solutions ontving ongeveer 3,000 factuurvariaties van leveranciers in verschillende formaten. Deze facturen bevatten ongestructureerde gegevens die moeten worden omgezet in een gestructureerd formaat, dat wil zeggen kolommen en rijen, voor verdere verwerking. GaP moest maandelijks 6,000 tot 10,000 factuurbestanden in verschillende formaten verwerken. Gebruikers moesten factuurgegevens handmatig in hun winkelsystemen invoeren voor betalingsverwerking, rapportage, analyse, enz. Omdat elke leveranciersfactuur een andere structuur en lay-out had, moesten werknemers de tekstvelden ook handmatig invoeren.   

GaP Solutions wilde het hele proces automatiseren, zodat de factuur automatisch werd uitgepakt en in het systeem werd geladen voor rapportage en analyse.   

Enter Astera ReportMiner 

“We wilden heel graag afstappen van een bemande operatie en overstappen op een onbemand geautomatiseerd systeem. En dat is waar we het vonden Astera om daartoe de mogelijkheid te hebben.”  

– John Goodacre, directeur GaP Solutions   

Na meerdere datamanagementsoftware geprobeerd te hebben, koos GaP Solutions voor Astera ReportMiner. 

GaP Solutions kende een complexe flow als het ging om factuurverwerking. Er waren verschillende artefacten bij betrokken en er was een native en snelle connectiviteit met cloudopslag en externe verbindingen nodig. Ze waren in staat om een ​​holistische oplossing te vinden Astera ReportMiner die zich richtten op alle aspecten van hun gegevensextractieproces. Ze hadden ook ingenieurs nodig die hen begeleidden bij het bouwen en implementeren van de oplossing. Ze wendden zich tot Asterade professionele diensten. 

ReportMinerDankzij de op sjablonen gebaseerde extractie kon GaP vooraf gedefinieerde velden van elke factuur vastleggen, zoals factuur-ID, naam van de leverancier, totale kosten en een tabel voor de uitsplitsing van de kosten. Het bedrijf kon het rapportmodel hergebruiken voor facturen met dezelfde structuur en lay-out.   

gebruik ReportMinerDankzij de ingebouwde transformaties kon GaP gegevens eenvoudig manipuleren en transformeren in het gewenste formaat. GaP kon ervoor zorgen dat de geëxtraheerde gegevens accuraat en volledig waren door aangepaste validatiecontroles toe te passen.  

“De ondersteuning en implementatie van het product was geweldig, en het personeel bij Astera hebben ons echt goed geholpen bij de implementatie ervan”  

– John Goodacre, directeur GaP Solutions 

GaP creëerde ook verschillende automatiseringsworkflows en plande dat deze dagelijks werden uitgevoerd, waardoor gegevens altijd beschikbaar waren voor betalingsverwerking en rapportage. Het bedrijf zette ook een masterdatabase op en creëerde een workflow die dit mogelijk maakte Astera ReportMiner om bestel-ID's op te zoeken en ontbrekende gegevensvelden dienovereenkomstig aan te passen. Dit zorgde ervoor dat hun output beschikbaar zou zijn in het gestandaardiseerde formaat (XML), ook al kwamen de gegevens uit 3000 verschillende factuurindelingen.  

GaP gebruikt ReportMiner om het integratieproces van de ene op de andere dag te voltooien en de gegevens vóór het begin van de werkdag beschikbaar te maken in een rapportklaar formaat. Dit bespaarde de teamuren die voorheen werden besteed aan het handmatig downloaden en uitvoeren van de integratiestromen. Voorheen duurde het verwerken van een factuur 24 uur, maar ReportMiner verkort deze tijd tot minder dan drie minuten. Nu kan GaP sneller analyses uitvoeren en sneller tot inzichten komen.