Una guía completa para la automatización del flujo de trabajo

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo implica la automatización de tareas y procesos repetitivos en una secuencia utilizando tecnología, lo que reduce la necesidad de intervención manual. Implica diseñar, crear, Desplegandoy automatizar procesos comerciales como la entrada de datos y las interacciones con los clientes.

La automatización del flujo de trabajo utiliza software para reemplazar los procesos manuales y en papel. Su objetivo principal es garantizar que las personas adecuadas trabajen en las tareas adecuadas en el momento adecuado. Ayuda a las empresas a estandarizar sus procesos de trabajo, cumplir con las reglas y políticas establecidas y mejorar la visibilidad y la responsabilidad en cada paso del proceso.

Importancia de la automatización del flujo de trabajo

La automatización del flujo de trabajo permite que las tareas, los documentos y la información fluyan automáticamente entre las actividades relacionadas con el trabajo. Reduce el consumo de recursos y el tiempo y minimiza las posibilidades de errores humanos, mejorando la eficiencia, la visibilidad y la responsabilidad de una empresa.

Agilización de aprobaciones

Los procesos de aprobación retrasados ​​pueden provocar el incumplimiento de los plazos. La automatización del flujo de trabajo crea un camino claro para las aprobaciones. Las tareas pasan automáticamente de persona a persona, con recordatorios y notificaciones enviadas para garantizar decisiones oportunas. Este mantiene los proyectos encaminados y elimina la necesidad de seguimiento manual.

Precisión y visibilidad

En la entrada manual de datos, los errores tipográficos y los errores pueden provocar errores, lo que afecta todo, desde las facturas de los clientes hasta los cronogramas de los proyectos. La automatización del flujo de trabajo se integra con los sistemas existentes, completando automáticamente los campos de datos y eliminando el riesgo de error humano. Esta automatización garantiza precisión y ahorra tiempo.

Tomar decisiones informadas

La automatización del flujo de trabajo puede crear automáticamente informes basados ​​en datos en tiempo real. El informe le brinda la información que necesita para tomar decisiones rápidas e informadas sin esperar a que lo hagan. ser compilado.

Comunicación clara

La automatización del flujo de trabajo establece un camino de comunicación claro. Todos los involucrados reciben la información necesaria y permanecen en sintonía durante todo el proceso.

Cómo implementar la automatización del flujo de trabajo

La implementación de flujos de trabajo automatizados es un proceso estratégico que implica crear un entorno de trabajo eficiente y optimizado. Consta de varios pasos:

1. Identificar tareas repetitivas

Empiece por determinar qué tareas repetitivas se pueden automatizar fácilmente y cuáles requieren intervención humana. Priorice estas tareas de acuerdo con sus objetivos comerciales.

2. Crear un diagrama de flujo de trabajo

Con sus prioridades establecidas, trace un diagrama de flujo de trabajo. Describe cada paso del proceso de principio a fin, utilizando símbolos para representar tareas, puntos de decisión y transiciones. Comience señalando los puntos de inicio y finalización del flujo de trabajo, trazando cada secuencia de pasos y detallando los puntos de decisión junto con sus condiciones.

Asigne roles y responsabilidades para cada paso y revise el diagrama en función de los comentarios de las partes interesadas para garantizar que el flujo de trabajo automatizado sea sencillo y eficiente.

3. Implementar e implementar el flujo de trabajo

Utilice un software de automatización sencillo de arrastrar y soltar para configurar su flujo de trabajo. Estas herramientas le permiten construir el flujo de trabajo colocando tareas, puntos de decisión y acciones en una secuencia lógica sin necesidad de conocimientos técnicos extensos. Comience definiendo la secuencia del flujo de trabajo como se muestra en el diagrama.

Configure desencadenadores y condiciones que inicien automáticamente cada tarea o punto de decisión, como intervalos de tiempo específicos o entradas de datos. Examen el flujo de trabajo a fondo para identificar y abordar cualquier problema. Una vez probado, implemente el flujo de trabajo en los departamentos o equipos relevantes, asegurándose de que todos los usuarios comprendan sus funciones y responsabilidades dentro del flujo de trabajo automatizado.

4. Pruebe la automatización del flujo de trabajo

Las pruebas son esenciales para ver si la automatización funciona. Utilice las pruebas de aceptación del usuario (UAT) para detectar y solucionar problemas. Implica que los usuarios finales comprueben si el flujo de trabajo funciona bien en situaciones de la vida real. Los evaluadores simulan tareas de flujo de trabajo para detectar errores o errores, garantizando que la automatización cumpla con todos los requisitos y expectativas. Completar la UAT significa que el flujo de trabajo automatizado se ejecuta sin problemas y de manera eficiente después de la implementación.

5. Medir indicadores clave de rendimiento

Utilice las herramientas de análisis de su sistema para monitorear el rendimiento de su flujo de trabajo. La revisión periódica de los comentarios le permite saber qué funciona y qué necesita cambiar.

Automatización del flujo de trabajo versus automatización de procesos

La automatización del flujo de trabajo y la automatización de procesos representan enfoques distintos para optimizar las operaciones comerciales. La automatización del flujo de trabajo se centra en optimizar las tareas dentro de un proceso específico, como automatizar los procesos de aprobación, generar informes y extrayendo datos de informes complejos. Mejora la eficiencia y la precisión a nivel granular.

La automatización del flujo de trabajo es un subconjunto de la automatización de procesos que adopta una perspectiva más amplia y abarca procesos comerciales completos de principio a fin.

Por ejemplo, automatizar todo el ciclo del pedido al cobro, desde la realización del pedido hasta el procesamiento del pago, es un enfoque holístico que optimiza las operaciones de un extremo a otro, incluidos múltiples pasos, sistemas y partes interesadas.

La automatización del flujo de trabajo también puede agilizar los pasos dentro de un proceso más extenso. Por ejemplo, en integración de datos, la automatización del flujo de trabajo puede extraerlo, transformarlo y cargarlo automáticamente en un sistema designado.

Automatización del flujo de trabajo frente a RPA (automatización robótica de procesos)

La automatización del flujo de trabajo optimiza el flujo de tareas e información dentro de un proceso empresarial. Implica crear pasos o reglas para automatizar acciones repetitivas, como enrutar documentos para su aprobación, generar informes o enviar notificaciones. RPA utiliza robots de software para imitar las acciones humanas en un sistema informático. Estos robots pueden interactuar con múltiples aplicaciones, extraer datos y realizar tareas basadas en reglas.

Ejemplos de automatización del flujo de trabajo

Automatización del flujo de trabajo no está confinado a un solo departamento; puede beneficiar la prestación de servicios en toda la empresa.

• La automatización del flujo de trabajo de recursos humanos agiliza los procesos de incorporación y baja de empleados. Ayuda a los nuevos empleados a integrarse perfectamente en la organización y gestiona de manera eficiente el acceso y los activos de los empleados que salen.
• La automatización del flujo de trabajo maneja tareas de datos de rutina. Por ejemplo, un sistema limpia automáticamente los datos eliminando duplicados, estandarizando formatos y corrigiendo errores.
• La automatización del flujo de trabajo de gestión de contratos reduce los retrasos relacionados con los contratos y garantiza el cumplimiento de los términos y condiciones. Automatiza los procesos de creación, aprobación y renovación de contratos.
• La automatización del flujo de trabajo de gestión de activos de TI crea un sistema para rastrear y gestionar el ciclo de vida de los activos de TI automáticamente. Este proceso optimiza el uso de recursos y reduce costos.
• La automatización del flujo de trabajo extrae puntos de datos específicos de varios documentos o sistemas. Por ejemplo, un sistema extrae automáticamente números de factura, fechas y montos de los correos electrónicos entrantes y los guarda en un base de datos.
• La automatización del flujo de trabajo de gestión de cambios permite la automatización de aprobaciones y la implementación de cambios en la infraestructura, las aplicaciones y los servicios de TI. La automatización garantiza que las modificaciones se rastreen, prueben e implementen de manera eficiente.
• La automatización del flujo de trabajo combina datos de diferentes fuentes. Por ejemplo, un proceso fusiona automáticamente los datos del cliente de un Sistema de CRM con datos de pedidos de una plataforma de comercio electrónico para crear un perfil de cliente unificado.

Software de automatización de flujo de trabajo

El software de automatización del flujo de trabajo agiliza los procesos comerciales al minimizar las tareas manuales con reglas, secuencias y acciones específicas. Al automatizar tareas repetitivas, las empresas liberan tiempo de los empleados para tareas estratégicas o creativas. El software de automatización del flujo de trabajo promueve la colaboración entre los miembros del equipo a través de canales de comunicación centrales y flujos de trabajo compartidos. También permite el intercambio de información y la rápida toma de decisiones.

Qué buscar en el software de automatización del flujo de trabajo

El proveedor de sistemas de automatización del flujo de trabajo adecuado debe satisfacer las necesidades empresariales. Debido a su creciente demanda, los sistemas de automatización del flujo de trabajo sin código están liderando el camino entre las opciones. Sin embargo, seleccionar una solución requiere considerar algo más que su naturaleza sin código. Evaluar diferentes factores es esencial para garantizar que el software aborde eficazmente las preocupaciones de una organización.

• La facilidad de uso: La herramienta debe tener una interfaz clara e intuitiva que permita a los usuarios crear y gestionar flujos de trabajo sin una gran experiencia técnica.
• Generador de flujo de trabajo visual: Una interfaz de arrastrar y soltar permite a los usuarios construir flujos de trabajo visualmente, agilizando el proceso de diseño y reduciendo errores.
• Personalización y flexibilidad: La herramienta debe ofrecer opciones de personalización para adaptar los flujos de trabajo a necesidades y procesos comerciales específicos.
• Capacidades de flujo de trabajo: Utilice funciones como lógica condicional, bucles y procesamiento paralelo para manejar flujos de trabajo complejos de manera efectiva.
• Capacidades de integración: La integración perfecta con los sistemas y aplicaciones existentes es esencial para el flujo de datos y la continuidad del proceso.
• Seguridad y cumplimiento: Busque una herramienta que ofrezca medidas de seguridad y cumplimiento de los estándares de la industria (p. ej., la Ley de Responsabilidad y Transferibilidad de Seguros Médicos (HIPAA, por sus siglas en inglés), (el “RGPD”).) para proteger datos confidenciales.
• Monitoreo e informes en tiempo real: El software debería poder realizar un seguimiento del progreso del flujo de trabajo, identificar problemas y medir el rendimiento para su optimización.

Principales herramientas para la automatización del flujo de trabajo

Se pueden aprovechar múltiples herramientas y plataformas para la automatización del flujo de trabajo. La clave es encontrar el que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio.

1. Astera

Astera es una plataforma de datos unificada que proporciona herramientas sin código para combinar y gestionar datos de diversas fuentes. Permite a los usuarios crear flujos de trabajo sólidos que automatizan varios datos de gestión y tareas de integración, desde la extracción de datos y ingestión a la transformación y limpieza. La plataforma impulsada por IA también cuenta con funciones integradas. el gobierno de datos capacidades para garantizar el cumplimiento.

Características

• AsteraLa interfaz intuitiva de le permite diseñar visualmente flujos de trabajo para la extracción, integración y almacenajey API & Gestión EDI.
• Puede automatizar trabajos para ejecutarlos en intervalos predefinidos, desencadenar acciones basadas en condiciones específicas o iniciar procesos cuando se agregan archivos a ubicaciones designadas como bandejas de entrada o carpetas.
• La plataforma proporciona representaciones visuales explícitas de los flujos de trabajo de datos, lo que facilita la comprensión y la gestión de secuencias de tareas complejas.
• Permite la programación automática de tareas y Orquestación de procesos basados ​​en datos., optimizando la eficiencia y reduciendo el esfuerzo manual.
• Astera se integra con varias fuentes de datos, incluyendo diferentes tipos de bases de datos, aplicaciones en la nube y sistemas de archivos, lo que garantiza una conectividad de datos integral.
• Astera ofrece capacidades de monitoreo para rastrear el desempeño laboral y obtener información sobre los procesos y resultados de datos.

2. Automatización de energía de Microsoft

Automatización de energía de Microsoft, anteriormente Microsoft Flow, es un servicio en la nube que permite a los usuarios crear flujos de trabajo automatizados entre numerosas aplicaciones y plataformas.

Ventajas

• • Simplifica las tareas de automatización con una interfaz fácil de usar de arrastrar y soltar.
  • Microsoft Power Automate se integra perfectamente con las aplicaciones de Microsoft 365.
  • La plataforma permite escalabilidad y flexibilidad con su plataforma basada en la nube.

Contras

• • Requiere una curva de aprendizaje para escenarios de automatización avanzados.
  • La plataforma ofrece control limitado sobre el tiempo y la programación de tareas automatizadas.
  • Depende del ecosistema de Microsoft para una integración perfecta con servicios que no son de Microsoft.

3. Zapier

Zapier es una herramienta de automatización del flujo de trabajo que permite a los usuarios automatizar la transferencia de información entre aplicaciones.

Ventajas

• • Zapier ofrece una interfaz sencilla para crear flujos de trabajo de automatización sin necesidad de conocimientos de codificación.
  • Admite la integración con múltiples aplicaciones, lo que permite la automatización en diferentes plataformas.
  • Los usuarios pueden personalizar los flujos de trabajo con lógica condicional y procesos de varios pasos para satisfacer necesidades de automatización específicas.

Contras

• • El plan gratuito tiene limitaciones y las funciones avanzadas requieren una suscripción paga.
  • La creación de flujos de trabajo complejos requiere comprender la terminología y las limitaciones de Zapier.
  • Se basa en las API de las aplicaciones conectadas, por eso los cambios en las funcionalidades de las API pueden afectar la confiabilidad del flujo de trabajo.

4. Trabajo

Workato es una plataforma de automatización de flujos de trabajo que permite a los usuarios integrar y automatizar flujos de trabajo en diversas aplicaciones y servicios sin requerir amplios conocimientos de codificación.

Ventajas

• • Ofrece capacidades avanzadas de nivel empresarial para la automatización de flujos de trabajo complejos.
  • Workato admite la integración con varias aplicaciones.
  • Proporciona amplias opciones de personalización para flujos de trabajo personalizados.

Contras

• • La configuración de flujos de trabajo complejos requiere una curva de aprendizaje debido a las capacidades avanzadas de la plataforma.
  • Puede resultar costoso para pequeñas empresas o individuos debido a sus características de nivel empresarial y su estructura de precios.
  • Workato depende de la estabilidad y disponibilidad de las API de aplicaciones conectadas, lo que puede afectar la confiabilidad del flujo de trabajo.

5. Flujo de besos

flujo de besos es un software de gestión de procesos de negocio (BPM) basado en la nube que permite a las organizaciones automatizar sus flujos de trabajo y optimizar los procesos de negocio.

Ventajas

• • Kissflow facilita la creación y gestión de flujos de trabajo para usuarios sin experiencia técnica.
  • Ofrece una variedad de plantillas personalizables adaptadas a diferentes procesos comerciales.
  • La plataforma proporciona información en tiempo real sobre el rendimiento del proceso.

Contras

• • Las opciones de personalización están limitadas para flujos de trabajo únicos o muy específicos.
  • La estructura de precios de Kissflow no es para organizaciones más pequeñas o aquellas con necesidades de automatización limitadas.
  • Existen problemas de integración y sincronización entre Kissflow y aplicaciones específicas de terceros.

6. integrar

Integrificar es un software de automatización de flujos de trabajo y gestión de procesos de negocio (BPM) diseñado para ayudar a las organizaciones a optimizar sus flujos de trabajo.

Ventajas

• • Integrify permite a los usuarios automatizar y optimizar los flujos de trabajo sin grandes conocimientos de programación.
  • Ofrece formularios personalizables y soluciones de automatización personalizadas para diversos procesos comerciales.
  • Ofrece funcionalidades de informes para rastrear y analizar el rendimiento del flujo de trabajo.

Contras

• • Las opciones de personalización son limitadas para flujos de trabajo altamente complejos o especializados.
  • La plataforma tiene una curva de aprendizaje pronunciada para las funcionalidades avanzadas.
  • Integrify tiene problemas de integración con aplicaciones específicas de terceros.

Conclusión

La automatización del flujo de trabajo elimina las tareas manuales y optimiza los procesos comerciales a través de la tecnología. Ya sea que se trate de ejecutar trabajos en intervalos definidos, monitorear capacidades u orquestación, la automatización promueve la eficiencia y la responsabilidad en todas las organizaciones. Automatización tubería de datos Los flujos de trabajo implican identificar tareas repetitivas, diseñar visualmente flujos de datos y flujos de trabajo y aprovechar herramientas como Astera, que ofrece una plataforma unificada y sin código para automatizar tareas repetitivas y orquestar flujos de trabajo para mejorar y acelerar la toma de decisiones.

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