Les entreprises envoient et reçoivent de nombreuses factures et reçus de paiement sous des formats numériques, tels que des PDF numérisés, des documents texte ou des fichiers Excel. Si les formats numériques ont permis aux lieux de travail de passer à un environnement sans papier, ils ont introduit un nouveau défi pour les analystes commerciaux : extraire les données des factures et les utiliser pour en tirer des informations pertinentes.

Dans cet article, nous discuterons de l’extraction des données de factures, notamment de la manière dont les logiciels d’extraction de données peuvent automatiser la numérisation des factures tout en réduisant le temps et les efforts consacrés aux tâches manuelles.

Qu'est-ce que l'extraction de données de facture ?

En termes simples, l'extraction de données de factures est le processus de récupération des données requises à partir d'une ou de plusieurs factures. Aujourd'hui, le terme fait référence à la méthode automatisée d'extraction de données de factures en masse via des outils basés sur l'intelligence artificielle (IA) et des algorithmes d'apprentissage automatique.

Les informations d’intérêt peuvent varier, mais généralement, les données suivantes sont extraites d’une facture et chargées dans un format plus utilisable, tel qu’une feuille de calcul (Excel), base de données, ou logiciel de comptabilité :

• Numéro et date de la facture
• Nom du fournisseur et coordonnées
• Nom du client et coordonnées
• Articles de ligne avec descriptions, quantités et prix unitaires
• Montant total dû
• Informations fiscales

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’extraire les données de facturation ?

Les factures contiennent des informations essentielles dont les entreprises ont besoin pour gérer leurs flux de trésorerie et entretenir leurs relations avec leurs fournisseurs. La possibilité d'extraire rapidement des données à partir des factures leur permet d'accélérer leurs opérations financières. Le fait que les entreprises utilisent déjà un logiciel de comptabilité rend d'autant plus intéressant le fait d'avoir un solution d'extraction de données de factures qui s'intègre parfaitement.

En plus d'accélérer les opérations, les entreprises doivent conserver des enregistrements de factures à des fins de conformité et effectuer des analyses pour améliorer les pratiques commerciales et l'expérience des partenaires commerciaux. Un outil qui simplifie et accélère le processus d'extraction d'informations spécifiques à partir de plusieurs factures contribue non seulement à ces efforts, mais permet également à l'entreprise d'être plus compétitive dans un environnement commercial en évolution rapide.

Pourquoi l’extraction des données de facture est-elle un défi ?

ILes factures varient considérablement en termes de formats, de structures et parfois de langues, ce qui rend les processus manuels inefficaces. Des informations clés telles que les coordonnées des fournisseurs, les montants et les postes peuvent apparaître de manière incohérente sur les factures, même s'il s'agit de documents PDF, ce qui nécessite des outils avancés pour les identifier et les extraire correctement. Les entreprises sont confrontées aux défis suivants lors de l'extraction de données à partir de factures :

• L'extraction de données à partir de factures est sujette aux erreurs, surtout si elle est effectuée manuellement
• Le volume considérable de factures à traiter nécessite un temps considérable
• Les ressources humaines impliquées et le temps consacré à l’identification et à la correction des erreurs s’ajoutent à traitement de documents les coûts
• Mise à l'échelle du processus d'extraction des données de facturation

Méthodes d'extraction des données de facture

Voici les méthodes les plus courantes pour extraire et enregistrer les données de facturation :

Copie manuelle des données des factures

De nombreuses organisations ont encore recours à l’extraction manuelle des factures. Elles font généralement appel à des spécialistes de la saisie de données qui copient les données de chaque facture dans une feuille Excel. S’il faut environ 5 minutes en moyenne pour ajouter des données d’un document PDF à des colonnes, on ne peut qu’imaginer le temps qu’il faudrait pour traiter manuellement des factures en masse.

Certaines organisations embauchent des assistants virtuels ou sous-traitent le travail d'extraction manuelle des données de factures à des agences tierces pour accélérer le processus. Ces agences disposent d'opérateurs de saisie de données qui enregistrent manuellement les données des factures disponibles sous forme de fichiers PDF, d'images, de fichiers texte et de modèles Excel. Bien qu'un peu plus rapide, cette méthode est toujours sujette aux erreurs et présente un risque pour la sécurité des données.

Correspondance de modèles basée sur des règles

La mise en correspondance des modèles basée sur des règles est particulièrement efficace pour les formats structurés et répétitifs, où les présentations des factures restent cohérentes. Dans le cas de factures suivant une structure similaire, des modèles ou des règles prédéfinis peuvent être utilisés pour extraire des données spécifiques. Cependant, cette technique n'est pas adaptée aux variations de présentation des factures, telles que les changements de position des champs ou de conception, ce qui entraîne des erreurs et des informations de facture incomplètes.

Saisie des données de factures à l'aide de l'OCR

Une façon d'automatiser le processus d'extraction manuelle des données de factures consiste à utiliser la reconnaissance optique de caractères (OCR), qui convertit le texte imprimé ou manuscrit des factures en données lisibles par machine. Bien que l'OCR réduise les erreurs et fasse gagner du temps, les systèmes OCR traditionnels ont du mal à gérer les formats de factures incohérents, la mauvaise qualité des images ou les mises en page complexes.

Utilisation de l’IA pour l’extraction des données de facturation

Pour surmonter les défis de l’OCR, de nombreuses entreprises utilisent des techniques d’IA qui exploitent ses lacunes et automatisent le processus. Les modèles d’IA sont formés sur un grand nombre de factures différentes. Une fois formé, un système d’IA utilise le traitement du langage naturel (NLP) pour comprendre le contenu du texte, ainsi que des techniques de vision par ordinateur pour traiter la structure des factures, ce qui lui permet de reconnaître les modèles, les emplacements des champs et les relations entre les points de données.

Si l’IA offre des avantages notables en termes de rapidité, de précision et de capacité à traiter de gros volumes de factures, ses performances dépendent en grande partie de la qualité de ses données d’entraînement. Ainsi, les modèles d’IA peuvent avoir des difficultés à traiter des factures présentant des mises en page très particulières, une qualité d’impression médiocre ou des informations manuscrites.

Traitement intelligent des documents (IDP)

Pour une adaptabilité maximale à divers formats, traitement intelligent des documents (IDP) est sans aucun doute un choix plus robuste. Il combine l'OCR avec l'IA et le ML, améliorant la capacité du système à identifier et à extraire avec précision les données de facture, même à partir de mises en page non structurées ou très variables. Logiciel IDP fournit une solution d'extraction de données de factures qui s'améliore au fur et à mesure qu'elle est exposée à différents modèles au fil du temps.

Comment fonctionne l'extraction des données de facture ?

Outils modernes d'extraction de données offrent des fonctionnalités IDP qui permettent aux entreprises d'extraire les données requises des factures rapidement et sans intervention manuelle, quels que soient leurs formats ou leurs présentations. Une fois les champs de données spécifiés, le logiciel extrait automatiquement les données, qui peuvent ensuite être transformées et mappées vers le système de destination.

Voici à quoi ressemble le flux de travail global d’extraction des données de facture :

Saisie de documents

Le processus d'extraction des données de facturation commence par l'ingestion des documents, où les factures sont importées en masse dans le système. Les factures sont généralement formatées sous forme de fichiers PDF non structurés.

Capture et prétraitement des données

Les factures ingérées sont converties en formats lisibles par machine à l'aide de l'OCR, après quoi elles sont segmentées en sections logiques (en-têtes, tableaux, pieds de page, etc.).

Extraction de texte

Le système utilise PNL pour reconnaître et extraire des données correctement en comprenant le contexte autour des informations contenues dans la facture.

La validation des données

Systèmes intelligents de traitement de documents incorporer des règles de validation intégrées pour comparer les données extraites à la logique métier et aux enregistrements historiques et détecter toute divergence.

Intégration et analyse

Selon le type de logiciel d'extraction de données de factures, les entreprises peuvent être en mesure d'intégrer directement leurs flux de travail d'extraction de données de factures aux systèmes en aval. En revanche, les outils IDP s'intègrent facilement aux systèmes ERP, aux logiciels de comptabilité, aux bases de données, ainsi qu'aux entrepôts de données et aux lacs de données, permettant aux entreprises de préparer les données pour l'analyse.

Comment extraire les données d'une facture à partir d'un PDF ?

Alors que les entreprises échangent des factures en plusieurs langues, différent Formats de fichiers, notamment PDF, TIFF, XML, CSV, EDI et JSON, l'extraction de données de factures à partir de documents PDF est un cas d'utilisation spécifique dans l'extraction de données de factures. La raison est simple : c'est l'un des formats de fichiers les plus couramment utilisés, avec EDI 810 (facture).

Extraction des données de facture à partir de PDF structurés

Les documents PDF structurés sont simples à traiter car ils contiennent du texte et une mise en page facilement identifiables, ce qui simplifie l'extraction des données de facture. Des outils tels que des analyseurs PDF ou des bibliothèques telles que PyPDF2, PDFBox ou iTexte (pdf2Data) peut être utilisé pour extraire des données directement à partir de factures PDF. De nombreuses entreprises utilisent également des solutions OCR intégrées si les PDF structurés contiennent des images intégrées pour des sections spécifiques.

Les étapes comprennent généralement :

• Analysez le PDF pour extraire le texte brut.
• Identifiez les paires clé-valeur ou les blocs de données (par exemple, le numéro de facture, les dates et les montants) à l'aide de modèles prédéfinis ou de modèles regex.
• Exportez les données extraites vers une base de données, une feuille de calcul ou un système ERP pour un traitement ultérieur.

Mais que se passe-t-il si leur nombre augmente ou si la mise en page du document change fréquemment ? Dans ces circonstances, l'utilisation de ces outils pour extraire rapidement les données des factures devient laborieuse et chronophage.

Extraction des données de facture à partir de PDF non structurés (y compris les PDF numérisés)

Les factures PDF non structurées, y compris les PDF numérisés, posent un défi de taille et nécessitent l'utilisation de plusieurs technologies pour obtenir les données requises. Alors que les outils OCR convertissent les images numérisées des factures en texte lisible par machine, l'OCR seul n'est pas suffisant pour les factures complexes, car il a souvent du mal à gérer les mises en page variables et la qualité de numérisation inférieure aux normes. C'est pourquoi les entreprises utilisent des solutions de traitement de documents intelligentes, telles que Astera qui combine l'OCR avec l'IA pour une automatisation de bout en bout, pour extraire des données de factures PDF non structurées.

Le processus d’extraction de données de facture PDF non structurées comprend généralement les étapes suivantes :

• Convertissez les images en texte si la facture est un document PDF numérisé.
• Extrayez et classez les champs de données tels que les détails des fournisseurs, les éléments de ligne, les taxes et les totaux.
• Validez les données extraites via des contrôles de qualité automatisés ou un examen humain.
• Exporter et intégrer dans la destination cible.

An Solution de traitement de documents basée sur l'IA est capable d'effectuer toutes ces étapes avec une intervention minimale de l'utilisateur, simplifiant et accélérant ainsi le flux de travail de traitement des factures.

Les avantages de l’extraction automatisée des données de facturation

L'extraction automatisée des données de facturation accélère le processus d'extraction des informations des factures, aidant ainsi les organisations à gérer les données financières et à entretenir les relations avec leurs partenaires commerciaux. Voici les avantages de l'automatisation de l'extraction des données de facturation :

Flux de travail de traitement des factures efficaces

L’utilisation de l’automatisation dans l’extraction des données de facturation réduit considérablement le temps et l’effort humain consacrés à la saisie manuelle des données, ce qui permet aux organisations de réaffecter les ressources vers des tâches à plus forte valeur ajoutée. Un tel changement conduit à des délais de traitement des factures plus rapides, car les factures sont automatiquement catégorisées, extraites et validées en temps réel. L’automatisation accélère également les cycles de trésorerie et améliore gestion du fonds de roulement.

Données de facturation précises

L'extraction de factures par intelligence artificielle minimise les erreurs humaines, telles que les erreurs d'interprétation des chiffres ou de saisie de données. Grâce aux modèles d'apprentissage automatique qui s'affinent en permanence en fonction des factures entrantes, le système devient de plus en plus apte à reconnaître correctement les présentations de factures complexes. Le résultat ? Moins d'erreurs et de divergences dans les registres financiers.

Évolutivité illimitée

An Solution IDP pilotée par l'IA L'automatisation des processus offre une meilleure évolutivité. À mesure que le volume des factures augmente, les processus manuels deviennent intenables. C'est là que l'automatisation s'avère indispensable. L'extraction automatisée des factures maintient une vitesse et une précision constantes même lors du traitement de centaines de factures, ce qui permet aux entreprises de gérer la croissance sans embaucher plus de personnel ni gérer les complexités de la capacité opérationnelle.

Conformité simplifiée

L’intégration de l’automatisation améliore également la conformité et les pistes d’audit. Les données de facturation sont saisies et stockées dans un format standardisé, ce qui facilite le respect des exigences réglementaires et des politiques de gouvernance interne. Les solutions automatisées peuvent créer un enregistrement immuable de chaque action entreprise, ce qui garantit la transparence et simplifie les audits.

Comment Astera rationalise l'extraction des données de facturation

Astera propose une solution intelligente de traitement de documents pour l'extraction de données de factures qui est non seulement facile à utiliser mais également très précise. Astera, vous pourrez :

• Éliminez les tâches d'extraction manuelle des données de facture via l'IA, l'automatisation et les déclencheurs basés sur des événements, tels que les dépôts de fichiers et les pièces jointes aux reçus par e-mail
• Classez et extrayez les données des factures sans vous soucier de la mise en page ou de la structure des documents
• Gérez les factures formatées dans plusieurs formats, notamment PDF, feuilles de calcul, images numérisées, JSON, XML, RTF, DOC, etc.
• Créez des pipelines de données de facturation 10 fois plus rapidement que la concurrence
• Traitez les factures en masse 8 fois plus rapidement
• Préparez les données de facturation jusqu'à 97 % plus rapidement pour les analyses

Tout cela sans écrire une seule ligne de code. Prêt à prendre le contrôle de vos factures ? Essayez Astera gratuitement.

Traitez et extrayez les données de centaines de factures en quelques minutes

Automatisez les tâches répétitives d'extraction et de traitement des données de factures avec AsteraSolution de traitement de documents basée sur l'IA. Quel que soit le format ou la structure de vos factures, Astera s'adresse à tous.

Essai gratuit du jour 14