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Decisão de Automação: A Chave para a Vantagem Competitiva
No atual ambiente de negócios acelerado e em constante mudança, as empresas precisam se manter ágeis e eficientes para se manterem competitivas. Uma maneira de conseguir isso é automatizando os processos de negócios. No entanto, decidir quais processos automatizar pode ser uma tarefa assustadora, especialmente quando há recursos e tempo limitados.
Nesta postagem do blog, exploraremos como um modelo de análise de decisão multicritério (MCDA) pode ser usado para tomar decisões informadas sobre quais processos automatizar. Usaremos o método Simple Additive Weighting (SAW) para construir nosso modelo MCDA e fornecer um exemplo com cinco possíveis decisões de automação.
Escolhendo Fatores e Pesos
Para construir nosso modelo MCDA, precisamos primeiro identificar os critérios relevantes e atribuir pesos com base em sua importância relativa. Os seguintes fatores são comumente considerados ao decidir quais processos automatizar:
Complexidade – Quão complexo é o processo? Processos mais complexos receberão pontuações mais altas. Isso porque as empresas desejam automatizar processos complexos por apresentarem maior chance de erro humano. (Peso: 0.3)
Frequência – Com que frequência o processo é realizado? Processos mais frequentes receberão pontuações mais altas. Isso ocorre porque as empresas desejam automatizar processos que ocorrem regularmente. Não adianta automatizar algo que só acontece uma vez a cada cinco anos, por exemplo. (Peso: 0.2)
Consumo de tempo – Quanto tempo demora o processo? Processos demorados receberão pontuações mais altas. Automatizar tarefas que consomem muito tempo é uma forma de as empresas economizarem tempo e dinheiro. (Peso: 0.2)
Custo atual – Quanto custa atualmente para realizar o processo? Processos caros receberão pontuações mais altas. Os altos custos atuais sinalizam que o processo tem espaço para se tornar mais eficiente. (Peso: 0.15)
Custo de implementação – Quanto custa automatizar o processo? Quanto maior o custo de implementação, menor a pontuação atribuída. Este é o nosso primeiro relacionamento, pois o alto custo de implantação atrapalha o projeto de automação. (Peso 0.15)
Especialização Humana – Quanta expertise humana é necessária para realizar o processo? Um alto grau de experiência humana equivale a uma pontuação mais baixa. Nem tudo pode ser automatizado, e esse fator foi incluído para refletir essa realidade. A pontuação de experiência humana também reflete o tratamento de informações confidenciais, como folha de pagamento. (Peso: 0.1)
A cada fator é atribuído um peso com base em sua importância relativa no processo de tomada de decisão. Neste exemplo, atribuímos o maior peso à complexidade do processo, seguida pela frequência, consumo de tempo, custo atual, custo de implementação e experiência humana.
Vamos colocar nosso modelo em uso
Vamos considerar uma empresa de varejo que está pensando em automatizar cinco processos diferentes. Para cada processo, vamos avaliá-lo com base nos critérios acima e atribuir uma pontuação em uma escala de 1 a 5 (sendo 5 a melhor pontuação).
| Critérios | Peso | Processamento de Pedidos de Vendas | Gestão de Inventário | Processamento da folha de pagamento | Atendimento ao Cliente | Gestão de Mídia Social |
| Complexidade | 0.2 | 3 | 4 | 4 | 4 | 3 |
| Frequência | 0.2 | 5 | 4 | 2 | 5 | 3 |
| Consumo de tempo | 0.2 | 3 | 4 | 3 | 2 | 4 |
| Custo atual | 0.15 | 4 | 3 | 2 | 4 | 3 |
| Custo de implementação | 0.15 | 3 | 5 | 4 | 3 | 2 |
| Especialização Humana | 0.1 | 4 | 3 | 2 | 2 | 3 |
| Custo total | 3.65 | 3.9 | 2.9 | 3.45 | 3.05 | |
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Nesse caso, a gestão de estoque é o melhor processo para a empresa automatizar, pois possui a maior pontuação ponderada (3.9). O segundo melhor processo para a empresa automatizar é o processo de pedido de vendas (3.65). No outro extremo da escala, o processo de folha de pagamento (2.9) é o processo menos adequado para automação.
Observe que esse modelo pode ser personalizado para cada decisão tomada por uma empresa individual. Por exemplo, você pode aumentar o peso do custo de implementação para 0.2 ou 0.3 se os recursos forem incrivelmente escassos e você quiser obter o melhor retorno possível. Por outro lado, você pode aumentar o peso da expertise humana para refletir o fato de sua empresa trabalhar com dados altamente confidenciais.
Uma Palavra Final
As automações estão se tornando cada vez mais comuns a cada dia. Para tomar a melhor decisão para sua empresa, é vital que você siga uma estrutura específica e não seu instinto. O método MCDA é uma ótima maneira de simplificar decisões complexas.
Automatizar um determinado processo em detrimento de outro não é uma decisão binária. Você pode, por exemplo, considerar a semiautomatização de um processo em vez de automatizá-lo totalmente. O método MCDA também deve ser útil para você lá.
Por fim, depois de decidir qual processo automatizar, é necessário configurar os pipelines de dados automatizados para obter a automação de ponta a ponta. Embora os dados estruturados tenham um formato predefinido e sejam fáceis de processar, os dados não estruturados carecem de um esquema específico e requerem uma solução de extração de dados de documentos baseada em IA, como Astera ReportMiner para garantir que seus pipelines de dados tenham dados precisos e de alta qualidade.
