O que é a Captura de Fatura e como automatizá-la?

Capturar dados precisos e abrangentes de faturas não é mais apenas uma tarefa administrativa mundana. Tornou-se uma necessidade estratégica, pois os dados contidos nas faturas contêm informações valiosas sobre os padrões de gastos de uma empresa e o desempenho do fornecedor. O valor dos dados da fatura, no entanto, depende da rapidez com que ela é processada.

Felizmente, com a evolução tecnológica e a introdução da IA, é possível processar faturas quase em tempo real.

Entendendo a Captura de Fatura

As empresas recebem faturas através de vários canais, como e-mail, intercâmbio eletrônico de dados (EDI)ou portais de fornecedores. A captura de faturas extrai informações relevantes desses documentos e as converte em formato digital por meio de uma combinação de tecnologias avançadas e algoritmos de software inteligentes.

Depois que uma fatura é recebida, os sistemas automatizados de captura de faturas usam a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para analisar o documento digitalizado ou eletrônico e convertê-lo em texto legível por máquina. O processo inclui a identificação de campos-chave, como detalhes do fornecedor, números de fatura, datas, itens de linha, quantidades e preços.

Após os dados são extraídos, ele é validado, verificado e verificado de acordo com regras e formatos predefinidos para garantir precisão e consistência. Esta etapa ajuda a identificar erros, discrepâncias ou informações ausentes nos dados capturados. Os sistemas automatizados também estão equipados para lidar com exceções. Por exemplo, se uma fatura não atender aos critérios de validação predefinidos ou exigir intervenção manual, o sistema a sinalizará para revisão.

Os dados da fatura validados são então integrados aos sistemas financeiros da empresa, como software de contabilidade ou sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP). Essa integração garante que os dados da fatura capturados sejam transferidos e sincronizados com outros registros e processos financeiros.

Limitações da captura manual de dados da fatura

De acordo com o Adobe, as despesas associadas ao processamento manual de faturas chegam a aproximadamente US$ 15 a US$ 40 por fatura, incluindo os custos relacionados a papel, impressão, postagem e mão de obra . O alto custo de processamento não é o único desafio com a captura manual de faturas, existem várias outras limitações associadas à captura manual de dados da fatura, como:

1. Demora: A captura manual de faturas envolve tarefas trabalhosas, como entrada de dados, manuseio de papel e armazenamento físico. O processo pode ser lento, principalmente quando se trata de um grande volume de faturas, levando a atrasos nos ciclos de processamento e pagamento.
2. Ineficiência na correspondência de faturas: sem sistemas automatizados para auxiliar na correspondência e verificação dos detalhes da fatura, há uma grande chance de imprecisões e erros de pagamento.
3. Visibilidade e relatórios limitados: Com a captura manual de faturas, é difícil extrair e analisar os dados da fatura para fins de relatórios e análises. Limita a visibilidade dos padrões de gastos, status de faturas e outras métricas importantes, o que tem um impacto adverso na tomada de decisões.
4. Altas chances de erro: a entrada manual de dados é propensa a erros humanos, como erros de digitação, omissões e má interpretação de informações manuscritas. Esses erros podem resultar em entrada de dados imprecisa, discrepâncias nos valores de pagamento e problemas de reconciliação.

Captura automatizada de faturas: a necessidade do momento

Em 2021, as vendas globais de comércio eletrônico no varejo atingiram cerca de 5.2 trilhões de dólares americanos. Prevê-se que este número experimentará um crescimento substancial de 56 por cento nos próximos anos, com um valor estimado de aproximadamente 8.1 trilhões de dólares até 2026. No entanto, a maioria das empresas não está satisfatoriamente equipada para lidar com o alto volume e velocidade de entrada de documentos e os dados que contêm.

Além disso, as empresas enviam faturas em vários formatos, como PDF ou Excel, aumentando a complexidade do processo de extração de dados, razão pela qual a automação tornou-se a necessidade da hora para as empresas, seja em varejo ou qualquer outro setor.

Veja como a captura automatizada de faturas ajuda a estimular o crescimento dos negócios:

• Os sistemas automatizados podem lidar com grandes volumes de dados de forma eficiente e consistente, sem sacrificar a velocidade ou a precisão. Eles podem processar faturas em massa, extrair dados rapidamente e validá-los em relação a regras predefinidas, garantindo operações tranquilas mesmo durante períodos de alta atividade.
• Esses sistemas também podem ser configurados e personalizados para se adaptarem às crescentes necessidades de negócios. Eles oferecem flexibilidade para lidar com diferentes formatos de fatura, layouts e estruturas de dados, permitindo que as empresas integrem novos fornecedores e expandam sua base de fornecedores.
• Os sistemas automatizados podem se integrar a outros sistemas de negócios, como software de contabilidade, sistemas ERP ou ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho, acelerando Processamento de faturas.

Acelere a captura de dados de faturas com Astera Relatório Mineiro

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Implementando a captura automatizada de faturas

Antes de entrar no movimento de automatizar a captura de faturas, existem alguns pré-requisitos dos quais você precisa estar ciente. Preparar seus dados e sistemas existentes antes da transição garantirá que você possa começar a obter um retorno sobre seu investimento imediatamente. Aqui estão alguns pontos que você deve ter em mente:

• Identifique os requisitos específicos do seu negócio, incluindo os tipos de faturas que você recebe, o volume de faturas e as necessidades de integração com os sistemas existentes.
• Defina claramente os objetivos da implementação da captura automatizada de faturas, como reduzir o tempo de processamento, melhorar a precisão ou obter melhor visibilidade dos dados financeiros.
• Pesquise e avalie diferentes soluções de captura automatizada de faturas disponíveis no mercado. Considere fatores como funcionalidade, escalabilidade, facilidade de uso, recursos de integração e suporte do fornecedor.
• Limpe e organize seus dados de fatura existentes para garantir a consistência e a precisão dos dados.
• Estabeleça formatos e modelos padrão para faturas, se aplicável, para facilitar a extração automatizada.
• Avalie a compatibilidade de seus sistemas existentes, como software de contabilidade ou sistemas ERP, com a solução de captura de faturas escolhida.
• Defina os campos e pontos de dados a serem capturados das faturas, como detalhes do fornecedor, números da fatura, itens de linha e valores.
• Configure regras de validação e lógica de negócios para garantir a precisão e a qualidade dos dados capturados.
• Personalize fluxos de trabalho e processos de tratamento de exceções para acomodar quaisquer requisitos ou cenários exclusivos.

Automatize a captura de dados de fatura com Astera Relatório Mineiro

Astera Relatório Mineiro é uma solução automatizada de extração de dados baseada em IA que pode extrair rapidamente dados de vários arquivos em minutos. Aqui estão algumas características notáveis ​​de Astera Report Miner que acelera a captura de dados da fatura:

• Interface amigável: A ferramenta possui um ambiente de arrastar e soltar, o que torna mais fácil para os usuários operá-la independentemente de seus conhecimentos técnicos.
• Extração inteligente de dados: A ferramenta com tecnologia de IA utiliza algoritmos de aprendizado de máquina para extrair informações relevantes de fontes de dados não estruturadas ou semiestruturadas, especialmente PDFs. A ferramenta está totalmente equipada para lidar com vários tipos de modelos, mesmo que sejam diferentes. Tudo o que um usuário precisa fazer é identificar os dados que deseja e a ferramenta extrai os dados dos campos especificados.
• Suporte para várias fontes de dados: A ferramenta oferece suporte a uma ampla variedade de fontes de dados, incluindo bancos de dados, arquivos (como CSV, Excel, PDF)
• Validação automatizada de dados: A ferramenta fornece mecanismos para validar os dados extraídos em relação a regras predefinidas ou lógica de negócios para garantir sua qualidade e precisão. Ele pode sinalizar inconsistências, erros ou discrepâncias para análise ou ação adicional.
• Escalabilidade e desempenho: A ferramenta foi projetada para lidar com grandes volumes de dados de forma eficiente. Ele pode processar dados em paralelo, otimizar tarefas de extração e dimensionar recursos de acordo com a demanda, garantindo alto desempenho e produtividade.
• Agendamento de trabalho: O recurso de agendamento de trabalho permite a automação de tarefas de extração de dados, eliminando a necessidade de iniciação manual. Os usuários podem configurar trabalhos de extração para serem executados em horários específicos, como diariamente, semanalmente, mensalmente ou com base em eventos.

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