
Extração de dados de fatura 101: Como extrair dados de faturas em 2025
As empresas enviam e recebem várias faturas e recibos de pagamento em formatos digitais, como PDFs digitalizados, documentos de texto ou arquivos Excel. Embora os formatos digitais tenham permitido que os locais de trabalho fizessem a transição para um ambiente sem papel, eles introduziram um novo desafio para os analistas de negócios: extrair os dados das faturas e usá-los para extrair insights relevantes.
Neste artigo, discutiremos a extração de dados de faturas, incluindo como o software de extração de dados pode automatizar a digitalização de faturas e, ao mesmo tempo, reduzir o tempo e o esforço gastos em tarefas manuais.
O que é extração de dados de fatura?
Simplificando, a extração de dados de faturas é o processo de recuperar os dados necessários de uma ou mais faturas. Hoje, o termo se refere ao método automatizado de extrair dados de faturas em massa por meio de ferramentas alimentadas por inteligência artificial (IA) e algoritmos de aprendizado de máquina.
As informações de interesse podem variar, mas geralmente, os seguintes dados são extraídos de uma fatura e carregados em um formato mais utilizável, como uma planilha (Excel), banco de dados, ou software de contabilidade:
- Número e data da fatura
- Nome do fornecedor e informações de contato
- Nome do cliente e informações de contato
- Itens de linha com descrições, quantidades e preços unitários
- Valor total devido
- Informação de impostos
Por que as empresas precisam extrair dados de faturas?
As faturas contêm detalhes críticos que as empresas precisam para gerenciar o fluxo de caixa e manter relacionamentos com fornecedores. Ser capaz de extrair dados de faturas rapidamente permite que elas acelerem as operações financeiras. O fato de as empresas já usarem software de contabilidade torna ainda mais vantajoso ter um solução de extração de dados de fatura que se integra perfeitamente.
Além de acelerar as operações, as empresas precisam manter registros de faturas para fins de conformidade, bem como conduzir análises para melhorar as práticas comerciais e a experiência do parceiro comercial. Uma ferramenta que simplifica e acelera o processo de extração de informações específicas de várias faturas não apenas ajuda com esses esforços, mas também posiciona a empresa para ser mais competitiva em um ambiente de negócios de ritmo acelerado.
Por que extrair dados de faturas é desafiador?
IAs faturas variam muito em formatos, estruturas e, às vezes, idiomas, tornando os processos manuais ineficazes. Informações importantes como detalhes do fornecedor, valores e itens de linha podem aparecer inconsistentemente nas faturas, mesmo se forem todos documentos PDF, exigindo ferramentas avançadas para identificá-los e extraí-los corretamente. As empresas enfrentam os seguintes desafios ao extrair dados de faturas:
- A extração de dados de faturas é propensa a erros, especialmente se feita manualmente
- O grande volume de faturas a serem processadas exige uma quantidade considerável de tempo
- Os recursos humanos envolvidos e a quantidade de tempo gasto na identificação e correção de erros aumentam processamento de documentos custos
- Escalonando o processo de extração de dados da fatura
Formas de extrair dados de faturas
Aqui estão os métodos mais comuns para extrair e registrar dados de faturas:
Copiar manualmente dados de faturas
Muitas organizações ainda recorrem à extração manual de faturas. Elas geralmente contratam especialistas em entrada de dados que copiam dados de cada fatura para uma planilha do Excel. Embora leve em média 5 minutos para adicionar dados de um documento PDF a colunas, só podemos imaginar a quantidade de tempo que levaria para processar manualmente faturas em massa.
Algumas organizações contratam assistentes virtuais ou terceirizam o trabalho de extração manual de dados de faturas para agências terceirizadas para acelerar o processo. Essas agências têm operadores de entrada de dados que registram manualmente dados de faturas disponíveis em PDFs, imagens, arquivos de texto e modelos do Excel. Embora um pouco mais rápido, esse método ainda é propenso a erros e representa um risco à segurança dos dados.
Correspondência de modelos baseada em regras
A correspondência de modelos baseada em regras é particularmente eficaz para formatos estruturados e repetitivos, onde os layouts das faturas permanecem consistentes. No caso de faturas que seguem uma estrutura semelhante, modelos ou regras predefinidos podem ser usados para extrair dados específicos. No entanto, essa técnica não é adaptada a variações em layouts de faturas, como alterações em posições de campo ou design, o que leva a erros e informações incompletas da fatura.
Captura de dados de fatura usando OCR
Uma maneira de automatizar o processo de extração manual de dados de faturas é usar reconhecimento óptico de caracteres (OCR), que converte texto impresso ou manuscrito em faturas em dados legíveis por máquina. Embora o OCR reduza erros e economize tempo, os sistemas tradicionais de OCR lutam com formatos de faturas inconsistentes, baixa qualidade de imagem ou layouts complexos.
Usando IA para extração de dados de faturas
Para superar os desafios do OCR, muitas empresas usam técnicas de IA que se baseiam em suas deficiências e automatizam o processo. Os modelos de IA são treinados em um grande número de faturas diferentes. Uma vez treinado, um sistema de IA usa processamento de linguagem natural (NLP) para entender o conteúdo do texto, juntamente com técnicas de visão computacional para processar a estrutura das faturas, permitindo que ele reconheça padrões, localizações de campos e relacionamentos entre pontos de dados.
Embora a IA ofereça vantagens notáveis em termos de velocidade, precisão e capacidade de processar grandes volumes de faturas, seu desempenho depende amplamente da qualidade de seus dados de treinamento. Como tal, os modelos de IA podem ter dificuldades com faturas que têm layouts altamente exclusivos, baixa qualidade de impressão ou informações manuscritas.
Processamento inteligente de documentos (IDP)
Para máxima adaptabilidade a diversos formatos, processamento inteligente de documentos (IDP) é, sem dúvida, uma escolha mais robusta. Ele combina OCR com IA e ML, aprimorando a capacidade do sistema de identificar e extrair dados de faturas com precisão, mesmo de layouts não estruturados ou significativamente variáveis. Software IDP oferece uma solução de extração de dados de faturas que melhora quanto mais exposta a diferentes padrões ao longo do tempo.
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Como funciona a extração de dados da fatura?
Ferramentas modernas de extração de dados oferecem recursos de IDP que permitem que as empresas extraiam dados necessários de faturas rapidamente e sem intervenção manual, independentemente de seus formatos ou layouts. Uma vez que os campos de dados são especificados, o software extrai automaticamente os dados, que podem então ser transformados e mapeados para o sistema de destino.
Veja como é o fluxo de trabalho geral de extração de dados da fatura:
Entrada de documento
O processo de extração de dados da fatura começa com a ingestão de documentos, onde as faturas são importadas para o sistema em massa. As faturas são, em sua maioria, formatadas como arquivos PDF não estruturados.
Captura e pré-processamento de dados
As faturas ingeridas são convertidas em formatos legíveis por máquina usando OCR e, em seguida, segmentadas em seções lógicas (cabeçalhos, tabelas, rodapés, etc.).
Extração de texto
O sistema usa PNL para reconhecer e extrair dados corretamente, entendendo o contexto em torno das informações contidas na fatura.
Data de validade
Sistemas inteligentes de processamento de documentos incorpore regras de validação integradas para comparar dados extraídos com lógica de negócios e registros históricos e detectar quaisquer discrepâncias.
Integração e análise
Dependendo do tipo de software de extração de dados de fatura, as empresas podem ser capazes de integrar seus fluxos de trabalho de extração de dados de fatura com sistemas downstream diretamente. Em contraste, as ferramentas IDP integram-se facilmente com sistemas ERP, software de contabilidade, bancos de dados, bem como data warehouses e data lakes, permitindo que as empresas preparem os dados para análise.
Como extrair dados de fatura de PDF?
Enquanto as empresas trocam faturas em vários diferente formatos de arquivo, incluindo PDF, TIFF, XML, CSV, EDI e JSON, extrair dados de fatura de documentos PDF é um caso de uso específico na extração de dados de fatura. O motivo é simples: é um dos formatos de arquivo mais comumente usados, junto com EDI 810 (Fatura).
Extraindo dados de faturas de PDFs estruturados
Documentos PDF estruturados são simples para processar, pois contêm texto e layout facilmente identificáveis, simplificando a extração de dados da fatura. Ferramentas como analisadores de PDF ou bibliotecas como PyPDF2, PDFBox ou iTexto (pdf2Data) pode ser usado para extrair dados diretamente de faturas em PDF. Muitas empresas também usam soluções integradas de OCR se os PDFs estruturados tiverem imagens incorporadas para seções específicas.
As etapas geralmente incluem:
- Analise o PDF para extrair o texto bruto.
- Identifique pares de chave-valor ou blocos de dados (por exemplo, número da fatura, datas e valores) usando modelos predefinidos ou padrões de regex.
- Exporte os dados extraídos para um banco de dados, planilha ou sistema ERP para processamento posterior.
Mas e se o número deles aumentar ou o layout do documento mudar frequentemente? Nessas circunstâncias, usar essas ferramentas para extrair dados de faturas rapidamente se torna trabalhoso e demorado.
Extraindo dados de faturas de PDFs não estruturados (incluindo PDFs digitalizados)
Faturas em PDF não estruturadas, incluindo PDFs digitalizados, representam um desafio significativo e exigem o uso de várias tecnologias juntas para obter os dados necessários. Enquanto as ferramentas de OCR convertem imagens digitalizadas de faturas em texto legível por máquina, o OCR sozinho não é suficiente para faturas complexas, pois muitas vezes ele tem dificuldades com layouts variados e qualidade de digitalização abaixo do padrão. É por isso que as empresas usam soluções inteligentes de processamento de documentos, como Astera que combina OCR com IA para automação de ponta a ponta, para extrair dados de faturas em PDF não estruturadas.
O processo de extração de dados de faturas em PDF não estruturados geralmente inclui as seguintes etapas:
- Converta imagens em texto se a fatura for um documento PDF digitalizado.
- Extraia e classifique campos de dados como detalhes do fornecedor, itens de linha, impostos e totais.
- Valide os dados extraídos por meio de verificações de qualidade automatizadas ou revisão humana.
- Exporte e integre ao destino alvo.
An Solução de processamento de documentos com tecnologia de IA é capaz de executar todas essas etapas com intervenção mínima do usuário, simplificando e acelerando o fluxo de trabalho de processamento de faturas.
Os benefícios da extração automatizada de dados de faturas
A extração automatizada de dados de faturas acelera o processo de extração de informações de faturas, ajudando organizações a gerenciar dados financeiros e manter relacionamentos com seus parceiros comerciais. Aqui estão os benefícios da automatização da extração de dados de faturas:
Fluxos de trabalho de processamento de faturas eficientes
O uso da automação na extração de dados de faturas reduz drasticamente o tempo e o esforço humano gastos na entrada manual de dados, permitindo que as organizações realoquem recursos para tarefas de maior valor. Essa mudança leva a tempos de processamento de faturas mais rápidos, pois as faturas são automaticamente categorizadas, extraídas e validadas em tempo real. A automação também acelera os ciclos de fluxo de caixa e melhora gestão de capital de giro.
Dados precisos da fatura
A extração de faturas com tecnologia de IA minimiza erros humanos, como interpretação errônea de números ou erros de entrada de dados. Com modelos de aprendizado de máquina se refinando continuamente com base nas faturas recebidas, o sistema se torna cada vez mais hábil em reconhecer corretamente layouts complexos de faturas. O resultado? Menos erros e discrepâncias em registros financeiros.
Escalabilidade sem limites
An Solução IDP orientada por IA oferece melhor escalabilidade. À medida que os volumes de faturas aumentam, os processos manuais se tornam insustentáveis. É aqui que a automação se mostra indispensável. A extração automatizada de faturas mantém velocidade e precisão consistentes, mesmo ao processar centenas de faturas, permitindo que as empresas lidem com o crescimento sem contratar mais funcionários ou gerenciar as complexidades da capacidade operacional.
Conformidade simplificada
A integração da automação também melhora a conformidade e as trilhas de auditoria. Os dados da fatura são capturados e armazenados em um formato padronizado, facilitando a conformidade com os requisitos regulatórios e as políticas de governança interna. Soluções automatizadas podem criar um registro imutável de cada ação tomada, o que garante transparência e simplifica as auditorias.
Como funciona o dobrador de carta de canal Astera agiliza a extração de dados de faturas
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