Faturamento simplificado: como a extração automatizada de dados pode economizar 75% dos custos em finanças 

O mundo das finanças está repleto de dados. À medida que o cenário das transações comerciais continua a evoluir, os profissionais de finanças devem lidar com um fluxo de faturas, recebimentos e pagamentos. Para fornecer uma visão unificada dos dados da fatura, garantir pagamentos pontuais e melhorar o relacionamento com fornecedores, as empresas estão procurando adotar técnicas modernas de extração de dados. 

Felizmente, existe uma solução: extração automatizada de dados de faturas. Ao utilizar técnicas baseadas em IA, as empresas podem economizar até 30-40% do tempo normalmente gasto no processamento manual. Automatizar a captura e o processamento de dados de faturas permite que as equipes financeiras otimizem seus fluxos de trabalho, cortem custos e quebrem barreiras de dados. Isso resulta em maior visibilidade de dados e tomada de decisão mais bem informada, dando às empresas uma vantagem competitiva distinta. 

Do manual ao automatizado: como uma empresa de serviços financeiros reduziu custos e aumentou a eficiência 

Uma organização de serviços financeiros globais com sede nos Estados Unidos lidava com mais de 500 faturas de vários vendedores e fornecedores diariamente. O grande volume de faturas significava que sua equipe de contas a pagar lutava para processá-las com eficiência. Além disso, cada fatura tinha um layout diferente, o que tornava difícil para a equipe extrair os dados relevantes com precisão. 

Além disso, uma auditoria de qualidade de dados revelou que uma parte significativa de seus dados financeiros estava incorreta devido a erro humano no processo de entrada de dados. Em média, o custo de corrigir esses erros foi $53.50 por fatura em papel, levando a perdas que acabaram afetando seus resultados. 

Reconhecendo a necessidade urgente de aumentar a eficiência do processamento de faturas e a precisão dos dados, a empresa optou por uma solução automatizada de extração de dados de faturas. Ao implementar esta solução, a empresa automatizou com sucesso a extração de métricas cruciais de suas faturas, incluindo número da fatura, valor total e data de vencimento. Como resultado da capacidade da solução de gerenciar vários formatos e layouts de faturamento de fornecedores, sua equipe conseguiu extrair dados precisos com eficiência e sem esforço. 

Os resultados foram surpreendentes. A implementação da extração automatizada de dados de faturas permitiu à empresa processar um número significativamente maior de faturas sem intervenção manual, economizando tempo e recursos.  

Uma prévia de como a empresa reduziu os custos relacionados a erros 

Com os custos associados ao trabalho manual para processamento de faturas eliminados, vamos explorar como a empresa global de serviços financeiros reduziu efetivamente suas despesas. Aqui está um detalhamento destacando especificamente as implicações de custo dos erros: 

A empresa processou 15,000 faturas em papel por mês, resultando em uma taxa de erro de 2% ou 300 faturas exigindo correção. Este erro ocorreu principalmente devido à entrada manual de dados. O custo médio para corrigir cada erro foi de US$ 53.50, resultando em um custo mensal total de US$ 16,050 para essas 300 faturas. 

 No entanto, após implementar a solução automatizada de extração de dados de faturas, a empresa conseguiu reduzir a taxa de erro para menos de 0.5%, deixando menos de 75 faturas com erros que precisavam de atenção. Conseqüentemente, o novo custo total de resolução de erros para essas 75 faturas totalizou US$ 4,012.50 por mês, demonstrando uma redução substancial Redução de 75% nas despesas relacionadas a erros, representando uma economia anual de aproximadamente US$ 48,000. 

A história de sucesso desta empresa serve como um testemunho convincente da eficácia das soluções automatizadas de extração de dados de faturas e destaca por que é essencial para qualquer organização que queira se manter à frente no jogo. 

Automação e IA: como a empresa global de serviços financeiros obteve sucesso no processamento de faturas  

A empresa sediada nos EUA revolucionou suas operações financeiras ao aproveitar o poder da automação e da IA, resultando em economia significativa de custos, maior precisão e maior eficiência. Vamos examinar suas etapas para alcançar essa transformação e ver como a automação e a IA podem dar às empresas uma vantagem competitiva. 

1. Captura e conversão de recibos: Para iniciar o processo automatizado de extração de dados de faturas, é necessário capturar recibos e convertê-los em formato eletrônico. A empresa recebia faturas principalmente em formato PDF por e-mail. Eles foram processados ​​usando métodos otimizados de captura e conversão de e-mail para garantir cópias eletrônicas de alta qualidade. Isso permitiu a extração de dados precisa e eficiente das faturas. 

1. Extração e validação de dados: esta etapa inclui a extração e validação de informações relevantes, incluindo nome do fornecedor, número da fatura e valor total. A empresa empregou tecnologia de aprendizagem profunda de ponta para extrair automaticamente dados financeiros, incluindo texto manuscrito, de várias fontes. Os dados extraídos foram então convertidos em formato JSON para integração perfeita com outros sistemas financeiros. Para aumentar ainda mais a precisão e a velocidade, sua solução de extração de dados de faturas foi integrada aos modelos de processamento de linguagem da OpenAI. 

1. Correspondência com registros financeiros: Seguindo em frente, os dados da fatura são comparados com os documentos de suporte, como ordens de compra e contratos. Essa etapa adicional garante que as transações sejam válidas e autorizadas para pagamento. Na empresa de serviços financeiros, esse processo de correspondência foi automatizado usando algoritmos com tecnologia de IA que podem combinar dados financeiros com registros correspondentes de forma rápida e precisa, reduzindo a necessidade de intervenção manual. 

1. Roteamento de Aprovação: Aqui as transações financeiras são encaminhadas automaticamente para aprovação. Este processo envolve o envio da transação para o departamento de pagamento com base em regras e fluxos de trabalho predefinidos. Na empresa de serviços financeiros, esse processo de roteamento foi automatizado usando algoritmos com tecnologia de IA que podem rotear transações com rapidez e precisão, garantindo que as pessoas certas estejam envolvidas no processo de aprovação. 

1. Lançamento em sistemas financeiros: Uma vez que as faturas são aprovadas, elas são lançadas automaticamente nos sistemas financeiros. Isso garante que os dados financeiros sejam registrados com precisão e estejam disponíveis para relatórios e análises. Na empresa de serviços financeiros, esse processo de lançamento foi automatizado usando algoritmos de IA que podem lançar transações com rapidez e precisão, reduzindo a necessidade de entrada manual de dados. 

1. Arquivamento para Auditoria e Conformidade: Finalmente, as transações financeiras são arquivadas para fins de auditoria futura e conformidade. Isso envolve armazenar as transações em um local seguro e de fácil acesso. Na empresa, esse processo de arquivamento foi automatizado usando soluções de armazenamento baseadas em nuvem para armazenar com segurança grandes volumes de transações financeiras e torná-los facilmente acessíveis para geração de relatórios e análises. 

Astera ReportMiner: A solução baseada em IA para extração automatizada de dados de faturas 

Gerenciar operações financeiras pode ser uma tarefa árdua, principalmente ao extrair dados de centenas de faturas com diferentes layouts e formatos. Com Astera ReportMiner, um Ferramenta de extração de dados com inteligência artificial, organizações financeiras como a que vimos neste blog podem facilmente extrair os dados necessários de faturas contendo diferentes layouts. nosso revolucionário Astera O recurso North Star aproveita a IA para criar modelos de relatórios em minutos, permitindo que sua equipe se concentre em outras tarefas de alto valor. 

Mas isso não é tudo! Astera ReportMiner também oferece validação de dados simplificada por meio de sua robusta transformação de regras de qualidade de dados. Isso garante que seus dados sejam sempre precisos e consistentes, capacitando você a tomar decisões informadas e promovendo a conformidade com os regulamentos, abrindo caminho para a eficiência operacional. 

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