Ваше руководство по обработке форм

Прогнозируется, что мировой рынок извлечения данных достигнет стоимости 4.90 млрд долларов США к 2027 году, демонстрируя значительный среднегодовой темп роста в 11.8%. Этот рост во многом обусловлен решающей ролью, которую играет обработка форм — технология, которая стала фундаментальным элементом эффективного извлечения и обработки ценной информации как из структурированных, так и из неструктурированных данных.

Что такое обработка формы?

Обработка форм — это систематический метод извлечения, организации и хранения данных из заполненных форм. Это важный процесс для предприятий и организаций, позволяющий им собирать ценную информацию и принимать обоснованные решения.

Компании ежедневно получают сотни или даже тысячи форм. Без отлаженного процесса обработка такого потока данных может привести к ошибкам, задержкам и неэффективности. Обработка форм устраняет эти проблемы за счет автоматизации извлечения и хранения данных, обеспечивая быстрые и точные результаты.

Ключевые компоненты обработки форм

Обработка формы состоит из трех основных компонентов:

1. Сбор данных:

Этот процесс фиксирует данные, вводимые в формы, включая текст, числа и даты.

Сбор данных является важным шагом в обработке формы, поскольку он гарантирует, что вся соответствующая информация, предоставленная заполнителем формы, будет точно записана. Этот процесс может быть достигнут с помощью различных методов, таких как ручное извлечение данных или использование оптического распознавания символов (OCR) для извлечения текста из отсканированных форм. Обработка форм позволяет предприятиям собирать полную и разнообразную информацию путем сбора широкого спектра типов данных.

2. Ввод данных:

Ввод данных записывает собранные данные в структурированное место назначения, такое как база данных или файл Excel, к которому можно легко получить доступ и проанализировать. Операторы ввода данных могут выполнять этот процесс вручную, либо процесс также можно автоматизировать с помощью программных средств. Ручной ввод данных требует пристального внимания к деталям для обеспечения точности, тогда как автоматический ввод данных может значительно сократить требуемые время и усилия. Независимо от используемого метода ввод данных закладывает основу для последующего анализа данных и принятия решений.

3. Проверка данных:

Этот шаг гарантирует, что введенные данные точны, полны и соответствуют заданным параметрам. Это помогает выявлять ошибки или недостающую информацию, сводя к минимуму вероятность неточностей в данных.

Проверка данных обеспечивает целостность и надежность собранных данных. Этот процесс включает в себя проверку введенных данных для проверки их точности и последовательности. Например, пользователь может проверить поле номера телефона, чтобы убедиться, что оно соответствует правильному формату, или проверить диапазон значений, введенных в числовое поле. Проверяя данные, предприятия могут выявлять и исправлять ошибки или несоответствия, гарантируя надежность и достоверность информации.

Разнообразные применения обработки форм в различных отраслях промышленности

Обработка форм используется в самых разных сценариях в разных отраслях. Некоторые распространенные примеры включают в себя:

• Формы онлайн-регистрации: Образовательные учреждения, конференции и мероприятия часто используют формы онлайн-регистрации для сбора информации об участниках. Обработка форм может автоматизировать извлечение данных, таких как имена, адреса и контактные данные.
• Бланки заявлений о приеме на работу: Компании получают множество заявлений о приеме на работу в стандартизированных формах. Обработка форм может автоматизировать извлечение из этих приложений таких сведений о кандидатах, как история образования, опыт работы и навыки.
• Страховые претензии: Страховые компании имеют дело с большим объемом претензий. Обработка форм может извлекать соответствующую информацию, такую ​​как сведения о политике, описания инцидентов и сопроводительную документацию, оптимизируя рабочий процесс обработки претензий.
• Опросы и формы обратной связи: Предприятия и исследовательские организации часто используют опросы и формы обратной связи для сбора мнений и идей. Обработка форм позволяет извлекать и анализировать ответы, что упрощает понимание тенденций и закономерностей.
• Заявки на банковский кредит: Банки и финансовые учреждения получают заявки на получение кредита в стандартизированных формах. Обработка форм может автоматизировать извлечение финансовых данных, истории трудоустройства и другой соответствующей информации для быстрой и точной оценки.
• Формы здравоохранения: Формы приема пациентов, формы истории болезни и страховые выплаты в сфере здравоохранения содержат много неструктурированных данных. Обработка форм извлекает данные пациента, историю болезни и информацию о страховке, чтобы повысить эффективность процессов здравоохранения.
• Налоговые формы: Государственные органы и налоговые органы обрабатывают большие объемы налоговых форм для получения подробной информации о доходах, вычетах и ​​другой соответствующей информации для обеспечения точной оценки налогов.

Ручная и автоматизированная обработка форм

Существует два основных типа обработки форм: ручная обработка форм и автоматизированная обработка форм.

Ручная обработка формы

Традиционно обработка форм выполнялась вручную: сотрудники читали и переписывали данные из форм в табличные форматы. Этот процесс был трудоемким, подвержен ошибкам и не имел масштабируемости. Однако ручная обработка форм остается применимой в определенных сценариях, например, при обработке рукописных или сложных форм, требующих человеческого решения. Сложные формы, включающие субъективное принятие решений или человеческий опыт, также могут потребовать ручной обработки.

Автоматизированная обработка форм

С другой стороны, автоматизированная обработка форм предполагает использование технологий для автоматического извлечения данных из электронных форм. Этот подход стал популярным благодаря своей эффективности, точности и масштабируемости.

Автоматизированная обработка форм имеет ряд преимуществ по сравнению с ручной обработкой. Во-первых, это устраняет необходимость вмешательства человека в рутинную обработку форм, высвобождая драгоценное время и ресурсы. Кроме того, это сводит к минимуму вероятность ошибок, которые могут возникнуть при вводе данных вручную, обеспечивая целостность данных. Кроме того, автоматизированная обработка форм обеспечивает бесшовную интеграцию с существующими системами, обеспечивая эффективное управление данными.

Предприятия могут настроить автоматическую обработку форм в соответствии со своими конкретными потребностями. Например, они могут запрограммировать его для извлечения определенных полей данных, проверки информации и выполнения различных задач по манипулированию данными. Такой уровень автоматизации экономит время и повышает точность и согласованность данных. Однако формы со сложным макетом, нестандартными форматами или необычными структурами данных могут потребовать дополнительной настройки или вмешательства человека для обеспечения точного извлечения данных.

Сравнительная таблица: ручная и автоматизированная обработка форм

Критерии	Ручная обработка формы	Автоматизированная обработка форм
Скорость	Медленно, поскольку полагается на ввод данных человеком.	Быстрее, поскольку используются автоматизированные инструменты и алгоритмы.
точность	Склонен к ошибкам из-за человеческих ошибок.	Более точный, с уменьшенной вероятностью человеческой ошибки.
Цена	Дороговато из-за трудозатрат.	Затраты на первоначальную установку выше, но текущие эксплуатационные расходы ниже.
Эффективность	Менее эффективно, поскольку зависит от скорости и доступности человека.	Более эффективен, обеспечивая быстрые и стабильные результаты.
Масштабируемость	Ограниченная масштабируемость из-за зависимости от человеческих ресурсов.	Высокая масштабируемость, возможность легко обрабатывать большие объемы форм.
Трансформируемость	Ограниченная гибкость, особенно для обработки сложных форм.	Более гибкий, с возможностью адаптации к различным структурам форм.
проверка достоверности данных	Полагается на ручную проверку, которая может привести к надзору.	Автоматизированная проверка обеспечивает точность и соответствие данных.
Интеграция с системами	Может потребоваться ручной ввод данных в другие системы.	Может быть легко интегрирован с другими системами передачи данных.
Безопасность	Потенциальные риски безопасности из-за ручной обработки конфиденциальной информации.	Может быть более безопасным за счет шифрования и контроля доступа.
Набор персонала	Требуется значительная рабочая сила для ввода и проверки данных.	Требует минимального вмешательства человека, что позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах.
Обработка ошибок	Полагается на обнаружение и исправление ошибок человеком.	В систему может быть встроено автоматическое обнаружение и обработка ошибок.

Что делает обработку форм сложной задачей?

• Вариативность форматов: Формы бывают разных форматов и макетов. Они могут иметь табличную или описательную форму. Поля могут быть организованы по-разному, а структура формы может различаться.

• Непостоянное качество данных: В формах может отсутствовать или быть неполной информация, неразборчивый текст в случае отсканированных форм или ошибки. Обеспечение точности и полноты данных становится проблемой, когда приходится иметь дело с нестабильным качеством данных.

• Обработка конфиденциальной информации: Многие формы содержат конфиденциальную или личную информацию. Обеспечение безопасности и конфиденциальности данных на этапе обработки является серьезной проблемой.
• Масштабируемость: Эффективная и своевременная обработка больших объемов форм имеет решающее значение для многих приложений. Обеспечение возможности масштабирования системы обработки форм для удовлетворения растущих потребностей является серьезной проблемой.

Эволюция решений для обработки форм

По мере развития технологий интеграция искусственного интеллекта и машинного обучения в обработке форм становится все более распространенной. Эти технологии обеспечивают интеллектуальное распознавание форм, автоматическое извлечение данных и расширенный анализ данных.

Усовершенствованная технология оптического распознавания символов (OCR) — одна из выдающихся технологий, позволяющая системам обработки форм точно извлекать данные из отсканированных документов. Интеграция ИИ выходит за рамки оптического распознавания символов, предоставляя возможность автоматически понимать и обрабатывать неструктурированные данные в формах.

Извлечение данных в режиме реального времени и способность искусственного интеллекта обрабатывать сложные формы занимают передовые позиции современных решений по обработке форм. Акцент на ИИ не только повышает точность и эффективность, но и соответствует более широким отраслевым тенденциям, способствуя продолжающейся цифровой трансформации за счет сокращения ручного труда и оптимизации рабочих процессов.

Astera для всех ваших потребностей в обработке форм

Astera, оснащенный передовой технологией искусственного интеллекта, представляет собой мощное решение для всех ваших потребностей в обработке форм, предоставляя специализированный набор инструментов, предназначенный для беспрепятственного извлечения значимых данных из различных типов форм. Независимо от того, имеете ли вы дело с опросами клиентов, формами заявок или документами о соответствии, Astera превосходно преобразует данные неструктурированной формы в организованную, полезную информацию с помощью передовых алгоритмов искусственного интеллекта.

Его интуитивно понятный интерфейс упрощает извлечение, позволяя пользователям легко собирать и проверять поля данных. Благодаря поддержке различных форматов форм, включая PDF-файлы и отсканированные документы, Astera обеспечивает адаптируемость к различным макетам. Помимо извлечения, решение также предлагает надежные функции очистки и проверки данных, обеспечивая точность и надежность обрабатываемой информации.

Для организаций, которым нужен эффективный и удобный инструмент, Astera это ответ. Почувствуйте его силу с 14-дневная бесплатная пробная версия и еще один персонализированная демо с нашими экспертами — раскройте потенциал обработки форм с помощью искусственного интеллекта уже сегодня!