Компании отправляют и получают несколько счетов и платежных квитанций в цифровых форматах, таких как отсканированные PDF-файлы, текстовые документы или файлы Excel. Хотя цифровые форматы позволили рабочим местам перейти к безбумажной среде, они поставили перед бизнес-аналитиками новую задачу: извлечение данных из счетов и использование их для получения соответствующих сведений.

В этой статье мы обсудим извлечение данных из счетов-фактур, в том числе то, как программное обеспечение для извлечения данных может автоматизировать сканирование счетов-фактур, сокращая при этом время и усилия, затрачиваемые на ручные задачи.

Что такое извлечение данных из счетов-фактур?

Проще говоря, извлечение данных счетов-фактур — это процесс извлечения требуемых данных из одного или нескольких счетов-фактур. Сегодня этот термин относится к автоматизированному методу извлечения данных из счетов-фактур в большом количестве с помощью инструментов, работающих на основе искусственного интеллекта (ИИ) и алгоритмов машинного обучения.

Информация, представляющая интерес, может различаться, но, как правило, следующие данные извлекаются из счета-фактуры и загружаются в более удобный формат, например, в электронную таблицу (Excel): база данных, или бухгалтерское программное обеспечение:

• Номер счета и дата
• Имя поставщика и контактная информация
• Имя клиента и контактная информация
• Позиции с описаниями, количествами и ценами за единицу
• Общая сумма к оплате
• Налоговая информация

Зачем предприятиям необходимо извлекать данные из счетов-фактур?

Счета содержат критически важные данные, которые необходимы компаниям для управления денежными потоками и поддержания отношений с поставщиками. Возможность быстрого извлечения данных из счетов позволяет им быстро отслеживать финансовые операции. Тот факт, что компании уже используют бухгалтерское программное обеспечение, делает еще более выгодным иметь решение для извлечения данных счетов-фактур который легко интегрируется.

Помимо ускорения операций, компаниям необходимо вести учет счетов-фактур для целей соответствия, а также проводить анализы для улучшения деловой практики и опыта торговых партнеров. Инструмент, который упрощает и ускоряет процесс извлечения определенной информации из нескольких счетов-фактур, не только помогает в таких усилиях, но и позиционирует компанию как более конкурентоспособную в быстро меняющейся деловой среде.

Почему извлечение данных из счетов-фактур является сложной задачей?

Inсчета-фактуры сильно различаются по форматам, структурам и, иногда, языкам, что делает ручные процессы неэффективными. Ключевая информация, такая как сведения о поставщике, суммы и позиции, может отображаться непоследовательно в счетах-фактурах, даже если все они являются документами PDF, требуя расширенных инструментов для их правильного определения и извлечения. Предприятия сталкиваются со следующими проблемами при извлечении данных из счетов-фактур:

• Извлечение данных из счетов-фактур подвержено ошибкам, особенно если это делается вручную.
• Огромный объем счетов-фактур, подлежащих обработке, требует значительного количества времени.
• Задействованные человеческие ресурсы и количество времени, затрачиваемое на выявление и исправление ошибок, увеличивают обработка документов расходы
• Масштабирование процесса извлечения данных из счетов-фактур

Способы извлечения данных счетов-фактур

Вот наиболее распространенные методы извлечения и регистрации данных счетов-фактур:

Ручное копирование данных из счетов-фактур

Многие организации по-прежнему прибегают к ручному извлечению счетов. Обычно они нанимают специалистов по вводу данных, которые копируют данные из каждого счета в таблицу Excel. Хотя в среднем добавление данных из документа PDF в столбцы занимает около 5 минут, можно только представить, сколько времени потребуется для ручной обработки счетов в большом количестве.

Некоторые организации нанимают виртуальных помощников или передают ручную работу по извлечению данных из счетов-фактур сторонним агентствам для ускорения процесса. В этих агентствах есть операторы ввода данных, которые вручную записывают данные из счетов-фактур, доступных в PDF-файлах, изображениях, текстовых файлах и шаблонах Excel. Хотя этот метод несколько быстрее, он все еще подвержен ошибкам и представляет риск для безопасности данных.

Сопоставление шаблонов на основе правил

Сопоставление шаблонов на основе правил особенно эффективно для структурированных и повторяющихся форматов, где макеты счетов-фактур остаются согласованными. В случае счетов-фактур, следующих схожей структуре, можно использовать предопределенные шаблоны или правила для извлечения определенных данных. Однако этот метод не адаптирован к изменениям в макетах счетов-фактур, таким как изменения в расположении полей или дизайне, что приводит к ошибкам и неполной информации в счетах-фактурах.

Сбор данных счетов-фактур с использованием OCR

Одним из способов автоматизации процесса ручного извлечения данных счетов является использование оптического распознавания символов (OCR), которое преобразует печатный или рукописный текст на счетах в машиночитаемые данные. Хотя OCR сокращает количество ошибок и экономит время, традиционные системы OCR сталкиваются с проблемами несогласованных форматов счетов, низкого качества изображений или сложных макетов.

Использование ИИ для извлечения данных из счетов-фактур

Чтобы преодолеть проблемы OCR, многие компании используют методы ИИ, которые основываются на его недостатках и автоматизируют процесс. Модели ИИ обучаются на большом количестве различных счетов-фактур. После обучения система ИИ использует обработку естественного языка (NLP) для понимания текстового контента, а также методы компьютерного зрения для обработки структуры счетов-фактур, что позволяет ей распознавать шаблоны, местоположения полей и связи между точками данных.

Хотя ИИ предлагает заметные преимущества с точки зрения скорости, точности и способности обрабатывать большие объемы счетов, его производительность во многом зависит от качества его обучающих данных. Таким образом, модели ИИ могут испытывать трудности со счетами, имеющими очень уникальные макеты, плохое качество печати или рукописную информацию.

Интеллектуальная обработка документов (IDP)

Для максимальной адаптации к различным форматам, интеллектуальная обработка документов (IDP) несомненно, более надежный выбор. Он сочетает OCR с AI и ML, повышая способность системы точно идентифицировать и извлекать данные счетов-фактур, даже из неструктурированных или значительно различающихся макетов. программное обеспечение IDP предоставляет решение для извлечения данных из счетов-фактур, которое совершенствуется по мере того, как оно подвергается воздействию различных закономерностей с течением времени.

Как работает извлечение данных из счетов-фактур?

Современные инструменты извлечения данных предлагают возможности IDP, которые позволяют компаниям быстро и без ручного вмешательства извлекать необходимые данные из счетов-фактур, независимо от их форматов или макетов. После указания полей данных программное обеспечение автоматически извлекает данные, которые затем можно преобразовать и сопоставить с целевой системой.

Вот как выглядит общий рабочий процесс извлечения данных из счетов-фактур:

Ввод документа

Процесс извлечения данных счетов начинается с приема документов, когда счета импортируются в систему оптом. Счета в основном форматируются как неструктурированные файлы PDF.

Сбор данных и предварительная обработка

Полученные счета-фактуры преобразуются в машиночитаемые форматы с помощью OCR, после чего они сегментируются на логические разделы (заголовки, таблицы, нижние колонтитулы и т. д.).

Извлечение текста

Система использует НЛП для распознавания и извлечения данных правильно, понимая контекст информации, содержащейся в счете-фактуре.

Валидация данных

Интеллектуальные системы обработки документов использовать встроенные правила проверки для сравнения извлеченных данных с бизнес-логикой и историческими записями и выявления любых несоответствий.

Интеграция и аналитика

В зависимости от типа программного обеспечения для извлечения данных счетов-фактур, предприятия могут интегрировать свои рабочие процессы извлечения данных счетов-фактур напрямую с нижестоящими системами. Напротив, инструменты IDP легко интегрируются с системами ERP, бухгалтерским программным обеспечением, базами данных, а также хранилищами данных и озерами данных, что позволяет предприятиям подготавливать данные для анализа.

Как извлечь данные счета из PDF?

В то время как предприятия обмениваются счетами-фактурами в нескольких различный форматы файлов, включая PDF, TIFF, XML, CSV, EDI и JSON, извлечение данных счетов-фактур из документов PDF является особым случаем использования в извлечении данных счетов-фактур. Причина проста: это один из наиболее часто используемых форматов файлов, наряду с EDI 810 (счет-фактура).

Извлечение данных счетов-фактур из структурированных PDF-файлов

Структурированные PDF-документы просты в использовании обрабатывать, поскольку они содержат легко идентифицируемый текст и макет, что упрощает извлечение данных из счетов-фактур. Такие инструменты, как анализаторы PDF или библиотеки, такие как PyPDF2, PDFBox или iText (pdf2Data) может использоваться для извлечения данных непосредственно из счетов-фактур PDF. Многие компании также используют интегрированные решения OCR, если структурированные PDF-файлы имеют встроенные изображения для определенных разделов.

Обычно эти шаги включают:

• Проанализируйте PDF-файл, чтобы извлечь необработанный текст.
• Определите пары «ключ-значение» или блоки данных (например, номер счета, даты и суммы), используя предопределенные шаблоны или шаблоны регулярных выражений.
• Экспортируйте извлеченные данные в базу данных, электронную таблицу или ERP-систему для дальнейшей обработки.

Но что делать, если их количество увеличивается или макет документа часто меняется? В таких обстоятельствах использование этих инструментов для извлечения данных счетов-фактур быстро становится трудоемким и требует много времени.

Извлечение данных счетов-фактур из неструктурированных PDF-файлов (включая отсканированные PDF-файлы)

Неструктурированные счета-фактуры в формате PDF, включая отсканированные файлы PDF, представляют собой значительную проблему и требуют использования нескольких технологий вместе для получения требуемых данных. Хотя инструменты OCR преобразуют отсканированные изображения счетов-фактур в машиночитаемый текст, одного OCR недостаточно для сложных счетов-фактур, поскольку он часто борется с различными макетами и нестандартным качеством сканирования. Вот почему компании используют интеллектуальные решения для обработки документов, такие как Astera который объединяет OCR с ИИ для сквозной автоматизации и позволяет извлекать данные из неструктурированных счетов-фактур в формате PDF.

Процесс извлечения неструктурированных данных счетов-фактур в формате PDF обычно включает следующие этапы:

• Преобразуйте изображения в текст, если счет представляет собой отсканированный PDF-документ.
• Извлекайте и классифицируйте поля данных, такие как сведения о поставщиках, позиции, налоги и итоговые суммы.
• Проверяйте извлеченные данные с помощью автоматизированных проверок качества или проверки человеком.
• Экспортируйте и интегрируйте в целевое место назначения.

An Решение для обработки документов на базе искусственного интеллекта способен выполнять все эти шаги с минимальным вмешательством пользователя, упрощая и ускоряя рабочий процесс обработки счетов.

Преимущества автоматизированного извлечения данных из счетов-фактур

Автоматизированное извлечение данных счетов ускоряет процесс извлечения информации из счетов, помогая организациям управлять финансовыми данными и поддерживать отношения со своими торговыми партнерами. Вот преимущества автоматизации извлечения данных счетов:

Эффективные рабочие процессы обработки счетов

Использование автоматизации при извлечении данных счетов-фактур радикально сокращает время и человеческие усилия, затрачиваемые на ручной ввод данных, позволяя организациям перераспределять ресурсы на более важные задачи. Такой сдвиг приводит к сокращению времени обработки счетов-фактур, поскольку счета-фактуры автоматически классифицируются, извлекаются и проверяются в режиме реального времени. Автоматизация также ускоряет циклы движения денежных средств и улучшает управление оборотным капиталом.

Точные данные счетов

Извлечение счетов с помощью ИИ минимизирует человеческие ошибки, такие как неправильная интерпретация цифр или ошибки ввода данных. Благодаря постоянному совершенствованию моделей машинного обучения на основе входящих счетов, система становится все более искусной в правильном распознавании сложных макетов счетов. Результат? Меньше ошибок и несоответствий в финансовых записях.

Неограниченная масштабируемость

An Решение IDP на основе ИИ обеспечивает лучшую масштабируемость. По мере роста объемов счетов-фактур ручные процессы становятся неустойчивыми. Именно здесь автоматизация оказывается незаменимой. Автоматизированное извлечение счетов-фактур поддерживает постоянную скорость и точность даже при обработке сотен счетов-фактур, позволяя компаниям справляться с ростом без найма дополнительного персонала или управления сложностями операционных мощностей.

Упрощенное соответствие

Интеграция автоматизации также улучшает соответствие и аудиторские следы. Данные счетов-фактур собираются и хранятся в стандартизированном формате, что упрощает соблюдение нормативных требований и политик внутреннего управления. Автоматизированные решения могут создавать неизменяемую запись каждого выполненного действия, что обеспечивает прозрачность и упрощает аудит.

Как Astera оптимизирует извлечение данных из счетов-фактур

Astera предлагает интеллектуальное решение для обработки документов для извлечения данных счетов-фактур, которое не только просто в использовании, но и отличается высокой точностью. AsteraВы можете:

• Исключите ручные задачи по извлечению данных из счетов с помощью искусственного интеллекта, автоматизации и триггеров на основе событий, таких как отправка файлов и вложение квитанций по электронной почте.
• Классифицируйте и извлекайте данные из счетов-фактур, не беспокоясь о макетах или структуре документа.
• Обработка счетов-фактур в различных форматах, включая PDF, электронные таблицы, отсканированные изображения, JSON, XML, RTF, DOC и т. д.
• Создавайте конвейеры данных по счетам в 10 раз быстрее, чем у конкурентов
• Массовая обработка счетов-фактур в 8 раз быстрее
• Подготовка данных счетов-фактур для аналитики на 97% быстрее

Все без написания единой строчки кода. Готовы взять под контроль свои счета? Попытка Astera бесплатно.

Обрабатывайте и извлекайте данные из сотен счетов за считанные минуты

Автоматизируйте повторяющиеся задачи извлечения и обработки данных счетов-фактур с помощью Astera's решение для обработки документов на базе ИИ. Независимо от формата или структуры ваших счетов, Astera обслуживает всех.

Бесплатная пробная версия 14-day