Comment automatiser le traitement des bons de commande

Dans l'environnement commercial en constante évolution d'aujourd'hui, un système efficace de traitement des bons de commande (PO) fait partie intégrante d'un cycle de vente optimal. Plus une entreprise peut traiter rapidement les commandes d'achat, plus tôt elle peut préparer les demandes de paiement des factures afin d'assurer un processus d'achat plus rapide et une meilleure gestion des flux de trésorerie.

La plupart des entreprises reçoivent des bons de commande pour des biens ou des services via des pièces jointes aux e-mails. Les fichiers sont principalement au format PDF numérisé ou numérisé, de sorte que l'extraction de données pertinentes telles que les descriptions d'articles, la quantité, la qualité et d'autres spécificités peut être délicate et prendre du temps.

Dans ce blog, nous allons nous plonger dans le processus de commande d'achat et voir comment l'automatisation du traitement des commandes d'achat peut aider les membres de l'équipe de toute entreprise à capturer de manière transparente des données à partir de fichiers PDF.

Les bases du processus de commande d'achat

Un bon de commande (PO) est un document juridiquement contraignant initié par un acheteur pour demander des biens ou des services à un fournisseur. Il sert de confirmation écrite de l'intention d'achat de l'acheteur et décrit les détails spécifiques de la transaction, y compris les descriptions des articles, les quantités, les prix convenus, les dates de livraison et les conditions de paiement.

Le processus de commande d'achat englobe une série d'actions entreprises par les entreprises pour initier, autoriser, vérifier, gérer et surveiller les commandes d'achat, depuis l'identification d'un besoin jusqu'au point de livraison ou de vente.

Le flux de processus de commande d'achat

Le processus de commande comprend plusieurs étapes visant toutes à assurer le traitement efficace des commandes dans les délais spécifiés. Comprenons le flux du processus de commande d'achat avec un exemple :

Demande et approbation

Le service des achats d'ABC Electronics identifie le besoin de 100 unités d'un composant électronique spécifique. Le département prépare une demande d'achat, détaillant l'article, la quantité et toute exigence spécifique. La demande est ensuite examinée par le responsable du service et approuvée, en veillant à ce qu'elle soit conforme au budget et aux politiques d'approvisionnement de l'entreprise.

La sélection des fournisseurs

L'équipe d'approvisionnement recherche des fournisseurs potentiels pour le composant électronique. Ils évaluent des facteurs tels que la qualité, les prix, les délais de livraison et la réputation des fournisseurs. Après mûre réflexion, ils choisissent le fournisseur X en fonction de ses prix compétitifs, de sa fiabilité et des commentaires positifs des clients.

Création de bon de commande

En utilisant les informations du fournisseur choisi, ABC Electronics génère un bon de commande. Le document comprend la description du composant, la quantité (100 unités), le prix unitaire, le coût total, la date de livraison demandée et toute instruction d'expédition spécifique. Le bon de commande décrit également les termes et conditions convenus, tels que les conditions de paiement et les exigences de garantie.

Confirmation de commande

Le fournisseur X reçoit le bon de commande d'ABC Electronics. Ils examinent les détails pour assurer l'exactitude et la faisabilité. Après avoir confirmé la disponibilité du composant électronique, il renvoie une confirmation de commande à ABC Electronics, indiquant son acceptation du bon de commande et réitérant les conditions convenues.

Livraison de biens

Le fournisseur X prépare les 100 unités du composant électronique selon les spécifications décrites dans le bon de commande. Ils emballent les articles en toute sécurité et organisent l'expédition à l'emplacement désigné par ABC Electronics dans les délais convenus.

Réception et inspection

À la livraison, ABC Electronics reçoit le colis et procède à une inspection approfondie. Ils vérifient que la quantité reçue correspond au bon de commande, examinent la qualité des composants et vérifient tout dommage ou anomalie. Si tout répond à leurs exigences, ils passent à l'étape suivante. Cependant, si des problèmes sont identifiés, ABC Electronics contacte rapidement le fournisseur X pour traiter et résoudre les problèmes.

Facturation et paiement

Le fournisseur X génère une facture pour les 100 unités du composant électronique sur la base du prix unitaire convenu. La facture fait référence au numéro de bon de commande correspondant. ABC Electronics examine la facture, la rapproche des marchandises reçues et lance le processus de paiement. Le paiement est effectué dans les délais de paiement convenus, garantissant un règlement rapide et précis.

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Limites des systèmes de traitement manuel des bons de commande

Un processus de commande standardisé est essentiel pour un approvisionnement efficace. Cependant, s'appuyer sur des systèmes manuels peut présenter de nombreux défis, notamment :

1. Erreur humaine : la saisie manuelle des données augmente le risque d'erreurs humaines, telles que les fautes de frappe, les erreurs de communication ou les calculs incorrects, entraînant des retards de livraison, des écarts financiers et des relations tendues avec les fournisseurs.
2. Inefficacité : le suivi, la gestion et le traitement de plusieurs bons de commande peuvent être accablants, entraînant des inefficacités et des opportunités manquées.
3. Manque de visibilité : le manque de visibilité en temps réel rend difficile le suivi des commandes, la surveillance des niveaux de stock et la prise rapide de décisions commerciales éclairées.
4. Risques de conformité : les processus manuels sont sujets à des risques de conformité, tels que le non-respect des politiques d'approvisionnement, une documentation inadéquate ou des activités frauduleuses potentielles.

La solution : traitement automatisé des bons de commande

Les bons de commande diffèrent en termes de conception et de mise en page. Même si tous les bons de commande contiennent les mêmes informations, telles que le numéro de bon de commande, les informations sur le fournisseur, les détails de la commande, les conditions de paiement, la date de livraison, etc., chaque entreprise utilise un modèle différent, ce qui rend difficile la capture des données par les machines.

Pour une preuve visuelle, ouvrez simplement une feuille de calcul et recherchez "bon de commande". Vous rencontrerez une variété de modèles qui peuvent être modifiés et personnalisés pour inclure des éléments spécifiques à vos besoins.

Un produit ou service d'extraction de données automatisée permet aux entreprises de capturer les ensembles de données pertinents et d'évaluer les types d'extraction de données pour différents types de bons de commande sans intervention manuelle.

En tirant parti d'une solution automatisée, les entreprises peuvent concevoir un flux de documents de bon de commande transparent, où les données non structurées sont capturées, transformées, validées et stockées dans une base de données en tant que données structurées.

Comment ça marche?

• Importer: Les systèmes source tels que les documents de bon de commande, généralement disponibles au format PDF, sont importés à partir d'une source définie, qui peut être un dossier ou un serveur de messagerie.
• Extrait: Les champs de données importants sont capturés grâce au traitement intelligent des documents et convertis en un format structuré.
• Vérifier: Des règles de validation de données prédéfinies sont appliquées pour identifier les champs inexacts ou manquants afin de garantir des données précises et de haute qualité.
• Exportation: L'extrait, les informations transformées et validées sont chargées vers une destination cible, généralement un entrepôt de données ou un système ERP, pour le reporting et l'analyse en temps réel.

Principaux avantages du traitement automatisé des bons de commande

L'automatisation du traitement des bons de commande permet aux entreprises de gérer les demandes de commande de différents fournisseurs et de gérer de manière transparente les grands comptes qui fournissent des affaires régulières. Contrairement au traitement manuel des bons de commande, il offre plusieurs avantages clés, tels que :

Efficacité plus élevée

En supprimant les interventions manuelles, les équipes financières peuvent traiter les bons de commande plus rapidement. L'automatisation et l'extraction incrémentielle permettent d'économiser de précieuses heures de travail qui pourraient autrement être utilisées dans d'autres activités à forte valeur ajoutée pour offrir une expérience client plus riche.

Par exemple, Ciena Corporation, un fournisseur mondial de télécommunications, a commencé à utiliser une solution automatisée pour extraire les données clés des bons de commande. En passant de la saisie manuelle des données à une solution automatisée, l'entreprise multiplié par 15 le traitement des transactions de commande client.

Des économies

Un traitement plus rapide des bons de commande offre des économies de coûts plus importantes. L'automatisation élimine le besoin d'une extraction manuelle inefficace des données des bons de commande, où les utilisateurs professionnels doivent saisir manuellement les détails des bons de commande dans le système ERP.

L'IA avancée peut identifier rapidement les champs clés et importer toutes les données pertinentes dans les pipelines de données. Cela réduit considérablement les coûts de transaction, en particulier lors du traitement de gros volumes de fichiers.

Meilleure qualité des données

Pour les données transactionnelles telles que celles des bons de commande, une qualité élevée des données est primordiale pour garantir un processus d'approbation transparent. La suppression de l'intervention humaine élimine également la possibilité d'erreurs humaines, telles que des informations mal saisies et des erreurs de transposition (par exemple, 18 contre 81).

Par conséquent, les données extraites sont très précises, ce qui permet d'éviter les retards potentiels dans la génération des demandes d'achat, améliorant ainsi le cycle de vente. Les utilisateurs professionnels peuvent également ajouter des règles de validation prédéfinies pour garantir une pertinence maximale des données.

3 signes que vous avez besoin d'une solution de traitement automatisé des bons de commande

Voici quelques signes indiquant que vous devez envisager de remplacer le traitement manuel des bons de commande par un logiciel d'approvisionnement qui automatise votre solution :

• Votre entreprise passe trop de temps à rechercher des informations : Vos responsables de compte ont du mal à rapprocher les stocks et les factures lorsqu'ils n'ont pas accès en temps voulu aux informations sur les bons de commande.
• Les enregistrements de bon de commande contiennent des détails inexacts ou manquants : Des enregistrements de bons de commande inexacts entraînent des commandes manquantes et erronées, ce qui nuit à votre réputation et à vos résultats.
• Vos employés passent la plupart de leur temps dans la saisie manuelle des données : Vos employés passent la plupart des heures de la journée sur des tâches de saisie de données fastidieuses et répétitives.

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Comment choisir la bonne solution de traitement des bons de commande

Une fois que vous avez déterminé que vous devez automatiser le traitement des bons de commande, il est temps de trouver la bonne solution. Une solution d'automatisation des bons de commande doit :

• Bénéficiez de capacités avancées d'OCR et d'intelligence artificielle capables d'extraire des données d'images numérisées et de plusieurs modèles sans intervention manuelle.
• Offrez des fonctionnalités telles que les transformations de données et la configuration du flux de travail pour orchestrer les différents processus d'extraction de données sur votre système.
• Soyez évolutif pour répondre aux besoins croissants de votre entreprise. Idéalement, vous devriez choisir un logiciel sans code et prenant en charge le déploiement sur site ainsi que le déploiement dans le cloud.
• Avoir des capacités de validation des données pour identifier les champs vides, les valeurs manquantes et les erreurs de frappe afin de garantir l'exactitude des données.
• Intégrez vos modules métier existants, tels que les serveurs de messagerie et les systèmes ERP, pour faciliter l'extraction transparente des données à partir de plusieurs sources de données.

Par exemple, en plus de l'extraction de données à partir de bons de commande, un outil d'extraction de données automatisé peut vous permettre de créer un pipeline de données pour nettoyer et enrichir davantage vos données extraites avant de les charger dans votre entrepôt de données ou votre système ERP basé sur le cloud.

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Astera ReportMiner est une plate-forme d'extraction de données de niveau entreprise, alimentée par l'IA, qui peut vous aider à traiter de gros volumes de bons de commande de manière transparente. La solution sans code combine la puissance d'un moteur ETL de niveau entreprise et d'algorithmes d'intelligence artificielle pour permettre aux utilisateurs professionnels de traiter des documents commerciaux complexes disponibles dans différents types de fichiers et formats.

Grâce à notre solution d'automatisation de l'extraction de données, vous pouvez créer des règles de qualité des données personnalisées et valider les informations extraites pour garantir une précision maximale pour d'énormes quantités de données. De plus, vous pouvez concevoir des flux de travail pour les tâches d'extraction répétitives et planifier des tâches à exécuter à des intervalles spécifiques.

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