L'automatisé, Pas de code Pile de données
Apprener comment Astera Data Stack peut simplifier et rationaliser la gestion des données de votre entreprise.
Comment extraire des données d'un PDF vers Excel
Importez des fichiers PDF et extrayez des données vers Excel en masse
Que vous soyez au travail pour manipuler des documents ou rassembler du matériel pour votre proposition de recherche, les informations dont vous avez besoin sont principalement stockées dans une variété de formats différents, des pages Web et des documents aux images sur Google. Alors que la plupart des documents sont aujourd'hui au format PDF, principalement parce qu'ils sont faciles à utiliser et à partager, vous pourriez avoir besoin des données qu'ils contiennent et les utiliser à un autre endroit, par exemple, dans un fichier Excel, pour visualiser les données. Mais pour ce faire, vous devez d'abord extraire des données du PDF vers Excel.
Donc, vous décidez qu'il est préférable de copier et coller les données telles quelles. Ce n'est peut-être pas un problème si vous n'avez besoin de le faire que deux ou trois fois. Cependant, cela devient certainement long et laborieux lorsque vous devez collecter des données à partir de centaines de fichiers PDF. Naturellement, vous commencez votre recherche de moyens intelligents pour convertir ou extraire des données de PDF vers Excel en masse. Et c'est précisément à cela que sert cet article : vous aider à trouver la meilleure solution.
Façons d'extraire des données d'un PDF vers Excel
Il existe plusieurs façons d'extraire des données d'un PDF vers Excel. Certains des plus courants sont :
Copier et coller manuellement
Cette méthode est le moyen le plus simple d'importer des données d'un PDF vers Excel. Tout ce que vous avez à faire est d'ouvrir le document PDF source, de sélectionner les données que vous devez extraire, puis de les copier et de les coller dans votre feuille de calcul Excel cible.
Cependant, certains documents, et les données qu'ils contiennent, ne sont pas bien structurés, ce qui rend presque impossible le copier-coller tout en préservant la mise en forme et la mise en page et en obtenant le résultat souhaité. Pour résoudre ce problème, vous pouvez ouvrir le document PDF à l'aide de Word, puis copier et coller les données.
Cependant, gardez à l'esprit que :
- Vous ne pourrez toujours pas importer correctement certains éléments dans Excel, tels que des tableaux complexes.
- Bien que cette méthode fonctionne pour de petits ensembles de données, elle devient rapidement fastidieuse et sujette aux erreurs à mesure que le nombre de documents et la taille des données augmentent.
Importer des données PDF dans Excel
Lorsque les méthodes traditionnelles de copier-coller ne suffisent pas, l’importation de fichiers PDF directement dans Excel offre une alternative pratique.
Ouvrez Excel :
Ouvrez une feuille Excel sur votre ordinateur.
Accéder à l'onglet Données :
Accédez à l'onglet Données situé dans la barre de menu supérieure.
Importer depuis un PDF :
Dans le menu déroulant Obtenir des données, sélectionnez « À partir du fichier », puis choisissez « À partir du PDF ».
Sélectionnez le fichier PDF :
Localisez et sélectionnez le fichier PDF que vous souhaitez importer dans Excel, puis cliquez sur « Importer ».
Naviguer dans l'aperçu du tableau :
Un volet Navigateur apparaîtra, affichant les tableaux et les pages de votre PDF ainsi qu'un aperçu.
Choisissez les données à importer :
Sélectionnez le tableau souhaité dans le volet Navigateur et cliquez sur « Charger ».
Importation terminée :
Le tableau sélectionné sera maintenant importé dans votre feuille Excel, prêt pour une analyse ou une manipulation plus approfondie.
Convertisseurs PDF vers Excel
Vous pouvez utiliser des convertisseurs PDF génériques lorsque vous avez régulièrement besoin d'extraire des données de nombreux fichiers PDF avec des mises en page similaires. Ces outils extraient automatiquement les données et offrent une gamme de fonctionnalités pour rationaliser le processus, telles que l'extraction sélective et la reconnaissance de la structure des données.
En plus des convertisseurs PDF hors ligne, vous pouvez également essayer des solutions en ligne. Cependant, le processus est essentiellement le même pour les deux convertisseurs : importez le document PDF et cliquez sur le bouton de conversion.
Certains des convertisseurs PDF les plus couramment utilisés sont :
- Adobe Acrobat DC
- Nitro Pro
- PDFCreator
- Lecteur PDF Pro
- PDF SOUDE
Bien que le processus soit considérablement plus rapide que de copier et coller des données dans Excel, vous devrez toujours le répéter autant de fois que le nombre de documents que vous devez traiter.
Requête d'alimentation
Une troisième option consiste à utiliser Requête d'alimentation, proposé en tant que fonctionnalité Excel par Microsoft. Power Query est un outil qui vous permet d'importer facilement des documents PDF dans Excel. Il peut automatiquement identifier et extraire des tables et d'autres structures de données avec lesquelles vous pourriez avoir des difficultés à utiliser des convertisseurs PDF. Cependant, il a toujours son propre ensemble de limitations :
- Il peut être difficile d'apprendre et de travailler avec.
- L'utilisation de fichiers PDF volumineux entraîne une dégradation des performances et des délais d'attente excessifs.
- Vous devez apprendre à utiliser des fonctions complexes, car Power Query ne peut pas identifier correctement les lignes multilignes.
- Il ne peut traiter les fichiers PDF en bloc que s'ils ont une mise en page ou une structure cohérente.
Par conséquent, si vous traitez régulièrement une variété de documents PDF avec des structures et des mises en page complexes, ce n'est peut-être pas la meilleure option.
Bibliothèques d'extraction Python et PDF
Cette méthode n'est pertinente que si vous savez écrire du code avec Python. Néanmoins, voici ce que vous devrez faire pour extraire des données de PDF vers Excel en utilisant Python et ses bibliothèques d'extraction :
- Téléchargez et installez Python
- Choisissez votre bibliothèque d'extraction PDF préférée. Les plus populaires incluent : Tubula-py, Pypdf2 et Camelot
- Configurer l'environnement Python
- Installer les bibliothèques d'extraction
- Écrire un script Python pour l'extraction de PDF
- Exécuter le script
- Examiner et vérifier les données extraites
Ces étapes ne sont que les principales du processus et chaque étape peut contenir plusieurs sous-étapes. Bien que cette méthode offre une personnalisation incroyable et des capacités robustes, elle nécessite des connaissances Python avancées et un temps considérable pour coder et configurer l'ensemble du flux de travail d'extraction.
De plus, comme il s'agit d'un processus manuel, il peut y avoir des mises à jour ou des modifications qui vous obligent à mettre à jour manuellement votre script Python ou à vous adapter aux nouvelles versions des bibliothèques. Cela peut nécessiter une maintenance continue pour assurer la compatibilité et des performances optimales.
Outils d'extraction de données automatisés
Un outil d'extraction de données automatisé, tel que Astera ReportMiner, fournit une méthode pratique et efficace pour extraire des données de fichiers PDF et les charger dans une feuille de calcul Excel. Ces outils sont spécialement conçus pour gérer des fichiers en vrac avec une grande précision et rapidité.
Importez des fichiers PDF et extrayez des données vers Excel en masse
Outils d'extraction de données tirer parti de certaines technologies avancées, telles que l'intelligence artificielle (IA), la reconnaissance optique d'images (OCR) et les algorithmes d'apprentissage automatique (ML), pour garantir la rapidité et la précision lors de l'identification et de l'extraction des données.
Bien que chaque outil soit conçu différemment, ils partagent tous le même objectif : simplifier et accélérer extraction de données à partir de documents en vrac. Voici les étapes simples que vous devez suivre pour extraire des données d'un PDF vers Excel :
- Installez et configurez l'outil.
- Importez vos fichiers PDF dans le logiciel.
- Identifiez et sélectionnez les données que vous souhaitez extraire.
- Définir des règles d'extraction de données.
- Appliquez des transformations (si nécessaire).
- Exporter les données vers Excel.
Comme vous pouvez le voir, le processus est simple et transparent.
Quelle méthode d'extraction PDF vers Excel devriez-vous utiliser ?
Maintenant que vous avez une idée claire de toutes les différentes façons d’extraire des données d’un PDF vers Excel, la question qui reste maintenant est : quelle méthode devriez-vous choisir ? Bien que la réponse à cette question dépende des besoins spécifiques de votre entreprise, vous devez prendre en compte certains facteurs clés pour prendre une décision éclairée.
Volume de fichiers et de données
Tenez compte du nombre de documents et des données que vous devez en extraire. Si vous traitez fréquemment des volumes de documents et de données très élevés, un outil d’extraction de données automatisé devrait être votre premier choix. D'un autre côté, si vous n'avez qu'occasionnellement besoin d'extraire des données d'un PDF vers Excel, ce n'est qu'une question de préférence, car les convertisseurs PDF et les méthodes de copier-coller le feront.
Structure du document
L'extraction de données de PDF vers Excel à l'aide de convertisseurs PDF peut être une option viable si les documents que vous traitez ont une structure simple et cohérente. Toutefois, si les fichiers PDF contiennent des éléments complexes ou données non structurées, vous devriez envisager un outil d'extraction de données automatisé.
Vitesse et précision
Si la vitesse et la précision sont essentielles, alors il n'y a rien de mieux que l'automatisation extraction de données de documents. Les technologies qui alimentent ces outils, tels que l'OCR et l'IA, les rendent inégalés.
Automation
L'automatisation est nécessaire lorsqu'il s'agit de traiter un grand nombre de documents, et l'évolutivité, la cohérence et la précision vont avec. Fonction d'outils d'extraction de données automatisée le traitement par lots, vous permettant d'extraire simultanément des données de plusieurs fichiers PDF. Ces outils réduisent considérablement le temps et les efforts requis par rapport aux méthodes manuelles comme le copier-coller ou la conversion de fichiers individuellement.
Ressources et expertise disponibles
Si votre équipe dispose des ressources et de l'expertise nécessaires, vous pouvez envisager de créer une solution interne à l'aide de bibliothèques d'extraction Python et PDF. Cependant, l'utilisation de Python et de ses bibliothèques d'extraction pour extraire des données PDF peut être complexe pour de nombreuses personnes, en particulier les utilisateurs professionnels.
Donc, si vous voulez une solution plus simple tout en bénéficiant de toutes ses fonctionnalités et capacités, vous devriez envisager un outil d'extraction de données automatisé. Non seulement vous pourrez tirer parti de la personnalisation et de la flexibilité, mais vous pourrez également l'intégrer aux systèmes en aval. Cette intégration vous permettra d'analyser et de visualiser les données sans aide extérieure.
Astera ReportMiner—le champion de l'extraction de données PDF vers Excel
L'extraction de données d'un PDF vers Excel ne doit pas être une tâche fastidieuse. Étant donné que la plupart des situations nécessitent une solution simplifiée capable d'extraire simultanément des données de centaines de documents PDF, comme nous l'avons vu ci-dessus, vous devez rechercher une plate-forme d'extraction de données automatisée, telle que Astera ReportMiner.
Flux de données PDF vers Excel dans ReportMiner
Astera ReportMiner est une plate-forme d'extraction de données de documents haut de gamme alimentée par l'automatisation. Il exploite l'OCR et Techniques d'IA pour identifier automatiquement et comprendre la structure d'un large éventail de documents différents, y compris les fichiers PDF.
Avec Astera ReportMiner, vous pourrez :
- Extraire des données de documents structurés, semi-structurés et non structurés à l'aide d'une interface utilisateur intuitive par glisser-déposer
- Générez automatiquement des mises en page instantanément à l'aide de Capture IA
- Gérez plusieurs factures et bons de commande à l'aide du traitement multi-documents alimenté par l'IA
- Automatisez l'ensemble du workflow d'extraction de données de bout en bout
- Assurez-vous que seules les données saines atteignent votre système de destination avec gestion de la qualité des données
- Transformez facilement les données en fonction des besoins de votre entreprise à l'aide de transformations intégrées
Si vous avez besoin d'extraire des données de PDF vers Excel, ou tout autre format, en vrac sans compromettre la vitesse et la précision, Essai Astera ReportMiner dès aujourd'hui !
