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Um guia abrangente para captura de dados - métodos, benefícios e tendências
Outubro 3rd, 2023
As empresas lidam diariamente com um grande volume de documentos, como faturas e ordens de compra. A captura de dados permite que as empresas extraiam informações valiosas desses documentos não estruturados para uma tomada de decisão informada.
As tecnologias de captura de dados utilizam técnicas avançadas como reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e processamento inteligente de documentos (IDP) para automatizar a extração de informações relevantes de documentos não estruturados.
Neste blog, exploramos a captura de dados e como ela evoluiu ao longo do tempo.
O que é Captura de Dados?
A captura de dados refere-se à extração e conversão de dados de várias fontes, como documentos físicos ou digitais, em um formato que os sistemas de computador possam processar, analisar e utilizar com facilidade. Envolve a captura de informações relevantes, como texto, números, imagens ou códigos, e a transformação em um formato estruturado e legível por máquina.
O processo é usado regularmente em vários setores. Por exemplo, os varejistas recebem centenas de faturas diariamente. Eles podem usar tecnologias, como OCR, para extrair informações importantes dessas faturas, como número, data, valor e endereço da fatura.
Como funciona a captura de dados?
Tradicionalmente, os especialistas em entrada de dados costumavam derramar folhas de papel e inserir informações manualmente em uma tabela.
Hoje, ferramentas modernas permitem que os analistas automatizem todo o processo. Eles também permitem que os usuários programem fluxos de trabalho para que os dados sejam extraídos automaticamente e enviados ao destino relevante assim que um documento chegar. Veja como funciona o processo de captura de dados:
- Entrada de documentos: O processo começa quando a organização recebe um documento, como uma fatura ou ordem de compra. Este documento pode estar em vários formatos, incluindo papel, arquivos eletrônicos (PDF, Word), ou imagens digitalizadas.
- Análise de Documentos: O software de captura de dados analisa o documento para identificar e localizar os campos-chave que contêm as informações relevantes a serem extraídas. Essa análise pode envolver a tecnologia OCR para converter documentos digitalizados ou fotografados em texto legível por máquina.
- Extração de campo: Depois que os campos-chave são identificados, o software extrai automaticamente os dados relevantes desses campos por meio de modelos predefinidos que correspondem ao layout e à estrutura dos documentos ou por meio de algoritmos inteligentes que podem entender o contexto e o significado dos dados.
- Data de validade: O extraído os dados são validados para garantir precisão e integridade. Cada empresa tem suas próprias regras com base nas quais pode verificar a exatidão dos dados.
- Automação de fluxo de trabalho: As ferramentas modernas de captura de dados geralmente possuem recursos de automação de fluxo de trabalho que permitem aos usuários definir regras e configurar fluxos de trabalho para agilizar o processo. Por exemplo, quando um documento chega, o extração de dados o processo pode ser acionado automaticamente e os dados extraídos podem ser enviados para o destino relevante, como um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) ou um banco de dados.
- Integração e entrega de dados: As soluções de captura de dados se integram a outros sistemas e aplicativos dentro do ecossistema de tecnologia da organização. Os dados extraídos podem ser entregues perfeitamente a sistemas downstream, como ferramentas de visualização ou data warehouses.
Os vários métodos de captura de dados
Captura manual de dados: a entrada manual envolve a cópia manual de informações em um formato digital – em centenas de páginas de documentos. Este método é adequado para equipes pequenas com orçamento limitado. Também é uma opção econômica quando a quantidade de dados recebidos é baixa. No entanto, esse método é propenso a erros e demorado, razão pela qual foram desenvolvidas ferramentas automatizadas de entrada de dados.
Captura de dados automatizada: Este método ajuda as empresas a melhorar a eficiência, aumentar a satisfação do trabalhador e reduzir custos. Existem várias maneiras pelas quais esse método funciona:
- OCR e ICR: O Reconhecimento Óptico de Caracteres converte o texto digitalizado em um formato compatível com a máquina. Ele processa documentos digitalizados, como faturas e formulários de seguro. ICR, ou Reconhecimento Inteligente de Caracteres, leva o OCR um passo adiante. O software ICR pode detectar texto digitado e manuscrito em diferentes fontes – tornando-o uma técnica mais poderosa para captura de dados.
- PDI: IDP significa Processamento Inteligente de Documentos. É uma tecnologia em rápida evolução, usada por cada vez mais equipes em diferentes setores e setores. O IDP usa IA e automação para extrair dados de muitos documentos com diferentes tamanhos e estruturas. O IDP utiliza frequentemente outras tecnologias – como OCR e Machine Learning – para uma experiência robusta solução de extração de dados.
Existem também outros tipos de métodos de captura de dados não exclusivos de documentos.
Captura de imagem e vídeo: Esses métodos empregam IA para identificar e extrair informações precisas sobre indivíduos. É valioso para análise em tempo real e tem aplicações em segurança no local de trabalho, correspondência de banco de dados, verificação de segurança e identificação biométrica.
Raspagem da web: Isso envolve o uso de bots ou rastreadores da web para pesquisar e raspar a Internet. A raspagem da Web coleta informações dinâmicas, como atualizações de notícias, mudanças de política, flutuações de preços, taxas de câmbio, atualizações meteorológicas, dados do mercado de ações e muito mais.
Códigos QR e códigos de barras: A tecnologia de código de barras contém informações criptografadas em códigos de barras 1D, que podem ser lidos usando um leitor de código de barras. Ele é usado para rastrear com precisão os registros de inventário ou de funcionários nas lojas, verificar detalhes de pacientes em hospitais, imprimir cadernetas bancárias e muito mais.
Os códigos de resposta rápida (QR), também conhecidos como códigos de barras 2D, têm formas, como hexágonos, e podem capturar vários tipos de informações, como documentos e páginas da web. Os códigos QR são comumente usados em lojas, serviços de correio e restaurantes e podem ser facilmente capturados por smartphones.
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Benefícios da captura automatizada de dados
A captura automatizada de dados é o futuro da extração de dados de documentos. É um processo altamente escalável e facilmente gerenciável. Também reduz o tempo de obtenção de insights, permitindo que as empresas tomem decisões rapidamente. As empresas que empregam esse método podem colher vários benefícios:
Chance de erros significativamente reduzida
Copiar informações manualmente pode causar erros, como números ausentes e entradas incorretas. Esses erros podem ser muito caros – cada um pode custar US$ 10 para corrigir cada registro. No geral, dados ruins podem atrasar uma empresa milhões de dólares.
O software de captura de dados oferece alta precisão que permanece forte em centenas de documentos. Eles reduzem a necessidade de supervisão humana. Além disso, eles fornecem validação automática de dados para detectar dados ausentes/incorretos em tempo real.
Processos de negócios simplificados
Com equipes capturando dados com eficiência, isso permite que eles processem documentos mais rapidamente. Isso ajuda as empresas a realizar tarefas essenciais, como pagamentos de fornecedores e processamento de sinistros no prazo. Essa abordagem simplificada melhora o relacionamento com fornecedores e clientes, o que pode fornecer vários benefícios financeiros.
Moral do funcionário melhorado
Derramando sobre documentos, tanto em papel quanto em formato digital, pode ser exaustivo. As ferramentas automatizadas permitem que as equipes se concentrem em tarefas de maior valor agregado, aumentando sua moral e produtividade. Consequentemente, as empresas devido a maior satisfação dos funcionários e maior produção.
REDUZA OS CUSTOS
A captura automatizada de dados não é apenas mais prática. Custa apenas cerca de um terço de sua alternativa manual. Além disso, o custo de ignorar os erros de entrada manual de dados pode chegar a US$ 100 por registro. A economia de custos da automação da captura de dados é enorme e aumenta com o tempo.
Melhor segurança
A digitalização ajuda a armazenar documentos on-line com segurança, permitindo que os usuários os recuperem rapidamente. É uma alternativa melhor para armazenar e gerenciar milhares de papéis em seu escritório. Os métodos de captura automatizada também podem reduzir a fraude, detectando sinais falsos, por exemplo.
Tendências Futuras na Captura de Dados – Da IA à Realidade Virtual
Os avanços tecnológicos continuam a moldar a forma como extraímos e processamos informações de documentos em papel e digitais. Aqui estão as tendências futuras mais emocionantes:
Sistemas Inteligentes de Extração de Documentos
Os sistemas inteligentes aproveitam os avanços de IA e aprendizado de máquina para reconhecer e extrair texto de documentos com precisão. A tecnologia tradicional melhorou significativamente, permitindo a extração eficiente de dados de várias fontes, incluindo documentos em papel e digitalizações digitais. Os sistemas futuros aumentarão ainda mais a precisão incorporando algoritmos avançados que podem lidar com layouts de documentos complexos, reconhecer manuscritos e processar conteúdo multilíngue.
Processamento de Linguagem Natural (PNL)
As técnicas de NLP permitem que os sistemas entendam e processem texto não estruturado, melhorando a captura de dados de documentos como e-mails, relatórios e publicações em redes sociais. Os algoritmos de NLP analisam padrões de linguagem, sintaxe e semântica para extrair significado e identificar as principais entidades e relacionamentos dentro do texto. As ferramentas futuras aproveitarão o NLP para interpretar informações contextuais, detectar sentimentos e obter insights de dados textuais não estruturados.
Blockchain para captura de dados
Blockchain pode criar um registro imutável de dados capturados, construindo um livro-razão descentralizado e inviolável de transações de documentos. Integrando blockchain com captura de dados permitirá que as empresas melhorem a segurança e a confiabilidade, evitando alterações não autorizadas e mantendo uma trilha de auditoria transparente.
Integração da Internet das Coisas (IoT)
A captura de dados se integrará a dispositivos e sensores IoT à medida que essa tecnologia se expande. Documentos gerados pela IoT, como leituras de sensores, registros de manutenção e relatórios, podem ser capturados e processados para extrair informações relevantes. Os sistemas de captura de dados podem analisar e interpretar esses dados para obter insights, acionar ações automatizadas e permitir a manutenção preditiva.
Realidade Aumentada (AR) e Realidade Virtual (VR)
As tecnologias AR e VR podem potencialmente transformar a captura de dados, fornecendo interfaces imersivas e recursos de visualização. AR pode sobrepor informações digitais em documentos físicos, permitindo captura e análise interativas. A RV pode criar ambientes virtuais onde os usuários podem navegar e interagir com documentos e dados digitais. Essas tecnologias oferecem oportunidades para visualização aprimorada de informações, captura interativa de dados de objetos físicos e análise de documentos virtuais.
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É 2023 – o momento perfeito para adotar a automação
A tecnologia de captura de dados continua a evoluir com inovações como AI e Machine Learning. Esses novos recursos tornarão a captura de dados mais robusta e eficiente. Portanto, as empresas que ainda usam métodos manuais de entrada de dados devem procurar mudar para opções automatizadas para se manterem competitivas.
Astera ReportMiner é um automatizado software de extração de dados – isso faz mais do que automatizar a entrada de dados. ReportMiner usa IA para classificar documentos e extrair campos-chave automaticamente. Ele permite que as empresas automatizem todo o processo de gerenciamento de documentos, desde a extração até a validação.
