Revolucionando o faturamento de varejo: como a extração automatizada de dados pode aumentar a eficiência e economizar 80% do tempo 

No setor de varejo altamente competitivo de hoje, o tempo é essencial. Os processos manuais de extração de dados são trabalhosos, propensos a erros e consomem recursos valiosos que poderiam ser melhor utilizados em outro lugar. Mas é aqui que a extração automatizada de dados de faturas vem ao resgate. 

Ao aproveitar o poder da tecnologia de IA por meio da extração automatizada de dados, os varejistas podem revolucionar o processamento de faturas, gerando economia significativa de tempo e aumentando a eficiência geral. O processamento de faturas – que normalmente leva dias para ser concluído – agora pode ser feito em alguns minutos. 

Actualmente, o tempo médio para processamento manual de faturas é de 10.9 dias por fatura. Para os varejistas, os ciclos de vida mais longos das faturas geram atrasos nas contas a pagar e no estoque. Além disso, a maioria das organizações considera o custo do processamento de faturas entre $ 15 e $ 40 por fatura. Com esses números em retrospecto, vamos ver como uma grande cadeia de varejo reduziu o ciclo de vida de suas faturas em quase 80% usando a extração automatizada de dados de faturas.  

 

O que é a extração automatizada de dados de faturas? 

Um varejista recebe várias faturas de pedidos de compra todos os dias. As faturas compartilhadas por vendedores ou fornecedores são primeiro processadas pelos departamentos de contabilidade e finanças. Eles extraem os dados necessários – muitas vezes inserindo-os manualmente nos bancos de dados da empresa – e processam os pagamentos de acordo. Da mesma forma, outros departamentos como Cadeia de Suprimentos precisam de faturas para atualizar seus próprios registros de estoque.  

Extração Automatizada de Dados de Faturasn é um processo que usa modelos lógicos ou Inteligência Artificial (IA) para extrair automaticamente dados de faturas, incluindo números de ordem de compra, informações do fornecedor e condições de pagamento. A extração mais moderna orientada por IA identifica, extrai, valida e armazena dados de forma autônoma sem nenhuma intervenção manual, reduzindo o tempo de processamento de faturas para meros minutos. 

 

Adicionando automação ao processamento de faturas: história de sucesso de uma rede de varejo 

Uma rede de supermercados com sede nos Estados Unidos, com várias filiais espalhadas pela América do Norte, recebe diariamente pouco mais de 300 faturas de diferentes fornecedores. Processar essas faturas em tempo hábil, muitas das quais ainda são compartilhadas em formato PDF ou papel, representava um verdadeiro desafio para o varejista. Além disso, cada documento de fatura – com seu próprio layout distinto – trazia longas listas de mercadorias sendo encomendadas para amplas categorias de produtos.  

O varejista tinha uma equipe de dez pessoas responsável por extrair informações, como números de pedidos, informações do fornecedor, datas, detalhes de envio etc., e inseri-las manualmente no sistema. Em média, o varejista levou 15 dias (cerca de 2 semanas) para processar as faturas - desde a extração de dados até o pagamento.  

Consequentemente, o processo ineficiente era demorado e sujeito a erros, causando atrasos nas contas a pagar, discrepâncias na qualidade dos dados e interrupções na cadeia de suprimentos. Para piorar a situação, havia um crescente déficit de confiança com os fornecedores devido a atrasos nos pagamentos e, muitas vezes, dados de faturamento incorretos. 

Como o varejista contornou esse desafio?  

Eles substituíram o processamento manual de faturas por uma solução automatizada de extração de dados de faturas. E os resultados foram mágicos!  

Ao implementar a extração automatizada de dados, eles conseguiram substituir a abordagem de processamento manual de faturas por uma abordagem ágil. O que antes era feito manualmente por vários recursos agora é tratado por uma única solução orientada por IA. Ele reconhece automaticamente os campos relevantes da fatura e extrai e carrega dados para consumo. Isso reduziu significativamente o tempo e os recursos necessários para processar faturas.  

 

Economizando tempo e melhorando a eficiência por meio da extração automatizada de dados 

Uma auditoria interna havia revelado anteriormente que o processamento ineficiente de faturas do varejista de supermercados estava causando inadvertidamente à empresa milhares de dólares a cada ano.  

Isso mudou com a implementação da extração automatizada de dados de faturas. O ciclo de vida do processamento de faturas - que inicialmente estava demorando 15 dias para completar - foi reduzido a um mero 2 dias . Isso é um quase 85% redução do tempo gasto na extração dos dados da fatura, carregamento e eventual processamento do pagamento. Isso levou a pagamentos de contas pontuais, fornecedores satisfeitos e zero perseguições devido ao gerenciamento de estoque contínuo.  

Mas não é isso. Com a extração de dados orientada por IA, o processamento de faturas tornou-se quase autossuficiente. Os recursos que extraem manualmente os dados das faturas agora se concentram em tarefas mais importantes e menos redundantes, por exemplo, análise financeira e gerenciamento da cadeia de suprimentos. Além disso, o varejista está relatando uma diminuição nas discrepâncias de dados e problemas de qualidade. Isso ocorre precisamente porque a nova solução de extração de dados elimina erros humanos e valida os dados automaticamente antes de carregá-los no banco de dados.  

 

Como o varejista implementa a extração de dados de faturas orientada por IA 

A cadeia de supermercados está a revolucionar a faturação do retalho ao tornar-se automatizada! Os benefícios em termos de 80% economia de tempo, gerenciamento de estoque e qualidade de dados não têm precedentes no setor de varejo. Vamos dar uma olhada em como nosso varejista utiliza IA e automação para extração de dados de faturas. 

• Captura de fatura: 

 

O varejista recebe centenas de faturas todos os dias em diferentes formatos. Por exemplo, alguns fornecedores compartilham faturas em PDF enquanto outros enviam imagens ou arquivos de texto por e-mail. O primeiro passo é capturar essas faturas automaticamente, reconhecer seu formato distinto e convertê-las em cópias eletrônicas otimizadas. As cópias eletrônicas são melhores para fins de extração de dados. Aqui, o sistema funciona em autoatendimento, o que significa que as faturas são capturadas automaticamente à medida que chegam digitalmente por meio de alertas por e-mail.  

 

• Extração de dados baseada em modelo AI: 

Ele então usa Extração de dados baseada em modelo de IA para extrair dados de faturas capturadas, independentemente de seus layouts. Aqui, a IA de autoatendimento utiliza o Processamento de Linguagem Natural (NLP) para gerar automaticamente um modelo com base nos campos ou dados exigidos pelo usuário. 

Por exemplo, o varejista identifica os campos para os quais precisa de dados - como número do pedido, informações do fornecedor, datas, detalhes de remessa etc. - e a própria IA extrai dados relevantes de qualquer tipo de fatura rapidamente. Ele gera automaticamente modelos flexíveis com base nos diferentes layouts, eliminando a necessidade de criar novos modelos para cada fatura distinta.  

E sabe o que é melhor? Como os modelos baseados em IA são criados por meio de algoritmos de aprendizado de máquina, eles são altamente precisos e confiáveis. Por exemplo, eles reconhecem até mesmo pequenas discrepâncias nos termos de faturamento e ainda conseguem extrair dados relevantes. 

 

• Qualidade e validação de dados: 

Uma vez extraídos os dados das faturas, são validados e limpos para consumo. A extração automatizada de dados do varejista usa verificações pré-criadas para automatizar o processo de validação e limpeza de dados. Os dados limpos são então convertidos em JSON para garantir a compatibilidade com os outros sistemas de processamento de dados do varejista.  

 

• Aprovação do processamento da fatura: 

Em seguida, a nota fiscal é compartilhada com o departamento financeiro do varejista para aprovação e processamento da conta a pagar. Em vez de enviar os dados extraídos manualmente, o varejista configurou um fluxo de trabalho que alerta automaticamente a seção de aprovação do departamento financeiro sempre que uma nova fatura é recebida. O roteamento do fluxo de trabalho é baseado em algoritmos de IA que compartilham os dados perfeitamente com as partes interessadas relevantes. Por fim, após a devida aprovação, a conta a pagar dessa fatura é compensada pelo financeiro. 

  

• Integração com outros sistemas: 

O varejista combina a capacidade de reconhecer dados de forma inteligente com integração perfeita com outros sistemas no pipeline de dados da fatura. Sua solução de extração de dados orientada por IA fornece suporte nativo para popular bancos de dados em nuvem ou sistemas de gerenciamento financeiro, como Quickbooks, SAP, Oracle, Snowflake etc. Isso significa que os varejistas podem passar automaticamente as informações da fatura para sistemas/bancos de dados relevantes por meio de fluxos de trabalho de autoatendimento. 

Aqui, a profunda interoperabilidade com outros sistemas garante que os dados da fatura do varejista não sejam processados ​​em silos isolados. Outros departamentos, como Cadeia de Suprimentos ou Auditoria, também podem acessar esses dados para análises significativas.  

 

Astera ReportMiner: A melhor ferramenta de extração de dados de faturas orientada por IA para varejistas 

Os varejistas lidam com grandes volumes de faturas todos os dias. Com um aumento exponencial das suas atividades empresariais, o processamento manual destas faturas está a afetar a sua eficiência e produtividade. Aqui, uma solução de extração de dados baseada em IA se oferece para revolucionar a extração e o processamento de dados de faturas.  

Equipado com Astera ReportMiner, os varejistas podem seguir os passos da cadeia de varejo mencionada anteriormente e reduzir o ciclo de vida do processamento de faturas em mais de 80%. Nossa forma de extração de dados de fatura fornece vários vantagens sobre outros métodos manuais, incluindo maior precisão, consistência, velocidade e flexibilidade. 

Essencialmente, Astera ReportMiner capacita os varejistas a extrair dados de faturas não estruturadas usando recursos de IA de ponta. Com a avançada tecnologia AI Capture, nossa ferramenta permite criar modelos de extração reutilizáveis ​​em segundos, extrair dados relevantes e processá-los usando pipelines de dados ou fluxos de trabalho robustos. 

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