Как автоматизировать обработку заказов на поставку

В современной быстро меняющейся бизнес-среде эффективная система обработки заказов на поставку (ЗП) является неотъемлемой частью оптимального цикла продаж. Чем быстрее компания сможет обрабатывать заказы на покупку, тем быстрее она сможет подготовить запросы счетов для оплаты, чтобы обеспечить более быстрый процесс покупки и лучшее управление денежными потоками.

Большинство предприятий получают заказы на покупку товаров или услуг через вложения к электронной почте. Файлы в основном поставляются в оцифрованном или отсканированном формате PDF, поэтому извлечение соответствующих данных, таких как описания товаров, количество, качество и другие характеристики, может быть сложной и трудоемкой задачей.

В этом блоге мы углубимся в процесс заказа на покупку и увидим, как автоматизация обработки заказов на покупку может помочь членам команды в любом бизнесе беспрепятственно собирать данные из файлов PDF.

Основы процесса заказа на поставку

Заказ на поставку (ЗП) — это юридически обязательный документ, инициированный покупателем для запроса товаров или услуг у поставщика. Он служит письменным подтверждением намерения покупателя совершить покупку и содержит конкретные детали сделки, включая описания товаров, количества, согласованные цены, даты поставки и условия оплаты.

Процесс заказа на покупку включает в себя ряд действий, предпринимаемых предприятиями для инициирования, авторизации, проверки, обработки и мониторинга заказов на покупку, начиная с определения требования и заканчивая точкой доставки или продажи.

Процесс заказа на поставку

Процесс заказа на поставку включает в себя несколько этапов, каждый из которых направлен на обеспечение эффективной обработки заказов на поставку в указанные сроки. Давайте разберемся с процессом заказа на покупку на примере:

Запрос и одобрение

Отдел закупок ABC Electronics определяет потребность в 100 единицах конкретного электронного компонента. Отдел готовит заявку на закупку с подробным описанием товара, количества и любых конкретных требований. Затем запрос рассматривается руководителем отдела и утверждается, обеспечивая его соответствие бюджету компании и политике закупок.

Выбор поставщика

Группа закупок исследует потенциальных поставщиков электронных компонентов. Они оценивают такие факторы, как качество, цены, сроки доставки и репутация поставщика. После тщательного рассмотрения они выбирают Поставщика X, основываясь на конкурентоспособных ценах, надежности и положительных отзывах клиентов.

Создание заказа на покупку

Используя информацию о выбранном поставщике, ABC Electronics формирует заказ на поставку. Документ включает описание компонента, количество (100 единиц), цену за единицу, общую стоимость, требуемую дату поставки и любые конкретные инструкции по отправке. В заказе на поставку также излагаются согласованные условия, такие как условия оплаты и любые гарантийные требования.

Подтверждение заказа

Поставщик X получает заказ на поставку от ABC Electronics. Они проверяют детали, чтобы обеспечить точность и осуществимость. После подтверждения наличия электронного компонента они отправляют подтверждение заказа обратно в ABC Electronics, в котором подтверждают свое согласие на покупку и подтверждают согласованные условия.

Доставка товаров

Поставщик X подготавливает 100 единиц электронного компонента в соответствии со спецификациями, указанными в заказе на поставку. Они надежно упаковывают товары и организуют доставку в указанное место ABC Electronics в согласованные сроки.

Получение и проверка

После доставки компания ABC Electronics получает посылку и проводит тщательную проверку. Они проверяют соответствие полученного количества заказу на поставку, проверяют качество компонентов и проверяют на наличие повреждений или несоответствий. Если все соответствует их требованиям, они переходят к следующему шагу. Однако при выявлении каких-либо проблем ABC Electronics незамедлительно связывается с Поставщиком X для устранения проблем.

Выставление счетов и оплата

Поставщик X выставляет счет на 100 единиц электронного компонента на основе согласованной цены за единицу. В счете-фактуре указан соответствующий номер заказа на покупку. ABC Electronics проверяет счет, сопоставляет его с полученными товарами и инициирует процесс оплаты. Оплата производится в согласованные сроки, что обеспечивает своевременный и точный расчет.

Извлекайте данные из заказов на поставку за считанные минуты с помощью ИИ

Посмотреть демо

Ограничения систем обработки заказов на поставку вручную

Стандартизированный процесс заказа на поставку имеет важное значение для эффективных закупок. Однако использование ручных систем может вызвать множество проблем, в том числе:

1. Человеческая ошибка. Ручной ввод данных увеличивает риск человеческих ошибок, таких как опечатки, недопонимание или неверные расчеты, что приводит к задержкам доставки, финансовым несоответствиям и натянутым отношениям с поставщиками.
2. Неэффективность. Отслеживание, управление и обработка нескольких заказов на покупку может оказаться утомительной задачей, что приводит к снижению эффективности и упущенным возможностям.
3. Отсутствие прозрачности. Отсутствие прозрачности в режиме реального времени затрудняет отслеживание заказов, уровень запасов и быстрое принятие обоснованных бизнес-решений.
4. Риски соблюдения требований. Ручные процессы подвержены рискам соблюдения требований, таким как несоблюдение политики закупок, ненадлежащая документация или потенциальные мошеннические действия.

Решение: автоматическая обработка заказов на поставку

Заказы на поставку различаются по дизайну и оформлению. Несмотря на то, что во всех заказах на поставку указывается одна и та же информация, такая как номер заказа, информация о поставщике, сведения о заказе, условия оплаты, дата доставки и т. д., каждое предприятие использует свой шаблон, что затрудняет сбор данных машинами.

Для наглядного доказательства просто откройте электронную таблицу и найдите «заказ на поставку». Вы встретите множество шаблонов, которые можно редактировать и персонализировать, включив в них элементы, соответствующие вашим потребностям.

Продукт или услуга автоматического извлечения данных позволяет компаниям собирать соответствующие наборы данных и оценивать типы извлечения данных для различных типов заказов на поставку без ручного вмешательства.

Используя автоматизированное решение, компании могут разработать бесперебойный документооборот заказов на покупку, в котором неструктурированные данные собираются, преобразуются, проверяются и сохраняются в базе данных как структурированные данные.

Как это работает?

• Импортировать: Исходные системы, такие как документы заказов на поставку, обычно доступные в формате PDF, импортируются из определенного источника, которым может быть папка или сервер электронной почты.
• Краткое изложение: Важные поля данных собираются посредством интеллектуальной обработки документов и преобразуются в структурированный формат.
• Убедитесь, что: Предопределенные правила проверки данных применяются для выявления неточных или отсутствующих полей, чтобы обеспечить точные и высококачественные данные.
• Экспорт: Извлеченный, преобразуется, а проверенная информация загружается в целевой пункт назначения, обычно в хранилище данных или ERP-систему, для составления отчетов и анализа в режиме реального времени.

Основные преимущества автоматизированной обработки заказов на поставку

Автоматизация обработки заказов на заказы позволяет предприятиям обрабатывать запросы на заказы от разных поставщиков и беспрепятственно управлять основными клиентами, которые обеспечивают регулярный бизнес. В отличие от ручной обработки заказов на покупку, он предлагает несколько ключевых преимуществ, таких как:

Высокая эффективность

Отказываясь от ручного вмешательства, финансовые отделы могут быстрее обрабатывать заказы на закупку. Автоматизация и поэтапное извлечение данных экономят драгоценное рабочее время, которое в противном случае можно было бы использовать в других важных видах деятельности, чтобы обеспечить более качественное обслуживание клиентов.

Например, Сиена Корпорация, глобальный поставщик телекоммуникационных услуг, начал использовать автоматизированное решение для извлечения ключевых данных из заказов на поставку. Перейдя от ручного ввода данных к автоматизированному решению, компания ускорена обработка транзакций заказов на продажу в 15 раз.

Экономия

Более быстрая обработка заказов на поставку обеспечивает большую экономию средств. Автоматизация устраняет необходимость неэффективного ручного извлечения данных о заказах на покупку, когда бизнес-пользователи должны вручную вносить ключевые детали заказа на покупку в систему ERP.

Усовершенствованный искусственный интеллект может быстро идентифицировать ключевые поля и импортировать все соответствующие данные в конвейеры данных. Это в несколько раз снижает транзакционные издержки, особенно при обработке больших объемов файлов.

Лучшее качество данных

Для транзакционных данных, подобных тем, которые содержатся в заказах на поставку, высокое качество данных имеет первостепенное значение для обеспечения бесперебойного процесса утверждения. Удаление вмешательства человека также исключает возможность человеческих ошибок, таких как опечатка информации и ошибки транспозиции (например, 18 против 81).

Таким образом, извлеченные данные имеют высокую точность, что помогает избежать возможных задержек при формировании заявок на закупку, тем самым улучшая цикл продаж. Бизнес-пользователи также могут добавлять предварительно определенные правила проверки, чтобы обеспечить максимальную релевантность данных.

3 признака того, что вам необходимо решение для автоматизации обработки заказов на поставку

Вот некоторые признаки того, что вам следует рассмотреть возможность замены ручной обработки заказов на покупку программным обеспечением для закупок, которое автоматизирует ваше решение:

• Ваш бизнес тратит слишком много времени на поиск информации: Вашим менеджерам по работе с клиентами сложно сверять запасы и счета-фактуры, если у них нет своевременного доступа к информации о заказах на покупку.
• Записи заказа на поставку содержат неточные или отсутствующие сведения: Неточные записи заказов на покупку приводят к отсутствию и неправильному заказу, что наносит ущерб вашей репутации и прибыли.
• Ваши сотрудники тратят большую часть своего времени на ввод данных вручную: Ваши сотрудники тратят большую часть времени на утомительные и повторяющиеся задачи по вводу данных.

Ускорьте извлечение данных заказа на поставку с помощью Astera Сообщить о майнере

Получить бесплатную пробную версию

Как выбрать правильное решение для обработки заказов на поставку

Если вы определили, что вам необходимо автоматизировать обработку заказов на покупку, пришло время найти правильное решение. Решение для автоматизации заказов на закупку должно:

• Иметь расширенные возможности оптического распознавания символов и искусственного интеллекта, которые позволяют извлекать данные из отсканированных изображений и нескольких шаблонов без ручного вмешательства.
• Предлагайте такие функции, как преобразование данных и настройку рабочих процессов, для координации различных процессов извлечения данных в вашей системе.
• Обеспечьте возможность масштабирования для удовлетворения растущих потребностей вашего бизнеса. В идеале вам следует выбирать программное обеспечение, не требующее кода и поддерживающее как локальное, так и облачное развертывание.
• Имейте возможности проверки данных для выявления пустых полей, пропущенных значений и опечаток для обеспечения точности данных.
• Интегрируйте свои существующие бизнес-модули, такие как серверы электронной почты и ERP-системы, чтобы упростить извлечение данных из нескольких источников данных.

Например, в дополнение к извлечению данных из заказов на поставку инструмент автоматического извлечения данных может позволить вам создать конвейер данных для дальнейшей очистки и обогащения извлеченных данных перед их загрузкой в ​​хранилище данных или облачную ERP-систему.

Автоматизируйте обработку заказов на поставку с помощью Astera ReportMiner

Astera ReportMiner — это платформа корпоративного уровня для извлечения данных на базе искусственного интеллекта, которая поможет вам беспрепятственно обрабатывать большие объемы заказов на покупку. Решение с нулевым кодом сочетает в себе мощь механизма ETL корпоративного уровня и алгоритмов искусственного интеллекта, позволяя бизнес-пользователям обрабатывать сложные бизнес-документы, доступные в различных типах файлов и форматов.

Используя наше решение для автоматизации извлечения данных, вы можете создавать собственные правила качества данных и проверять извлеченную информацию, чтобы обеспечить максимальную точность для огромных объемов данных. Более того, вы можете разработать рабочие процессы для повторяющихся задач извлечения и запланировать запуск заданий через определенные промежутки времени.

Хотели бы вы ощутить силу Astera ReportMiner? Свяжитесь с нашей командой, чтобы запланировать бесплатную демонстрацию, где наша техническая команда ответит на все ваши вопросы. Мы также предлагаем 14-дневная бесплатная пробная версия, поэтому протестируйте наше решение для управления данными корпоративного уровня и проверьте, подходит ли оно для вашей организации.