Автоматизируйте извлечение данных из налоговой формы за 5 простых шагов

A Отчет Smartsheet обнаружили, что более 40% работников тратят не менее четверти своей рабочей недели на извлечение данных вручную. Специалисты по налогам во многих организациях тратят часы или даже дни на то, чтобы перебирать стопки бумажных или PDF-документов, искать нужную информацию и вводить ее в электронные таблицы или базы данных.

Это много времени и денег, потраченных впустую на утомительный и подверженный ошибкам процесс. К счастью, есть лучший способ извлечения данных из налоговых форм. С Astera ReportMiner, вы можете автоматизировать весь процесс и сэкономить время, деньги и нервы.

Почему важно извлекать данные из налоговой формы?

Извлечение данных из налоговых форм, особенно из таких документов, как W-2, 1099 и 1098, имеет решающее значение для частных лиц, предприятий, налоговых специалистов, кредиторов, финансовых учреждений, исследователей и аналитиков по разным причинам:

• Точная налоговая декларация: Автоматизация извлечения данных обеспечивает точную и своевременную подачу налоговых деклараций для физических и юридических лиц, снижая риск штрафов, процентов и проверок со стороны IRS.
• Расширенные услуги: Специалисты по налогам и бухгалтеры могут предоставлять клиентам более качественные услуги благодаря точно полученным данным, таким как налоговое планирование, соблюдение требований, оптимизация и разрешение проблем.
• Сокращение рисков: Кредиторы и финансовые учреждения могут точно проверять доходы и кредитоспособность заемщика, снижая риск неисполнения обязательств и мошенничества.
• Глубокий анализ: Исследователи и аналитики могут изучать экономические и социальные тенденции на основе налоговых данных, таких как распределение доходов, налоговое бремя, стимулы и уклонение от уплаты налогов.

Автоматизация извлечения данных из налоговых форм важна, поскольку она:

• Экономит время и ресурсы: Снижение ручного труда и ошибок при вводе данных при одновременном увеличении скорости обработки.
• Улучшает точность и согласованность: Стандартизация моделей извлечения данных сводит к минимуму различия в качестве данных.
• Повышает соответствие требованиям и безопасность: Обеспечение соответствия извлеченных данных налоговому законодательству и их безопасного хранения.

Как Astera Преобразует извлечение данных из налоговой формы

Astera ReportMiner — это мощное решение для извлечения неструктурированных данных, которое автоматизирует и оптимизирует извлечение данных из налоговых форм. Astera ReportMiner захватывает и преобразует неструктурированные данные в структурированный формат. Он использует расширенные возможности оптического распознавания символов и искусственного интеллекта для извлечения данных из любого документа, включая отсканированные PDF-файлы, цифровые PDF-файлы и другие неструктурированные источники.

Доступно Astera ReportMinerВы можете:

• Создание и повторное использование шаблонов извлечения: вы можете легко создавать и повторно использовать шаблоны извлечения для различных налоговых форм, используя интуитивно понятный интерфейс перетаскивания. Вы можете создавать шаблоны извлечения для распространенных налоговых форматов, таких как W-2, 1099, 1040 и других. Они могут создавать эти шаблоны, используя ReportMiner, настраивайте их в соответствии со своими конкретными потребностями и повторно используйте в нескольких документах одного и того же формата. Вы также можете определить правила и логику извлечения данных, такие как типы данных, форматы, проверки и преобразования.
• Извлечение данных из нескольких источников: вы можете извлекать данные из нескольких источников, таких как отсканированные PDF-файлы, цифровые PDF-файлы, изображения и другие неструктурированные документы. Благодаря высокой точности и скорости вы можете использовать встроенный механизм оптического распознавания символов для распознавания и извлечения данных из отсканированных документов или документов на основе изображений. Вы можете создавать шаблоны извлечения несколькими щелчками мыши, поэтому им больше не придется предоставлять шаблоны и создавать области и поля данных вручную. Это сокращает ручную работу по созданию шаблона извлечения, что особенно полезно, когда документы имеют сложную или обширную структуру.
• Интегрируйте и экспортируйте данные в несколько мест назначения: вы можете интегрировать и экспортировать извлеченные данные в различные места назначения, например в базы данных, файлы, инструменты BI или другие приложения. Вы можете использовать встроенные соединители для подключения к популярным источникам и местам назначения данных, таким как SQL Server, Oracle, Excel, CSV, XML, JSON, а также API-интерфейсы Power BI и Tableau. Вы также можете использовать соединитель REST API для интеграции с другими пользовательскими или сторонними приложениями.

Демонстрация решения: как Astera Автоматизирует сквозное извлечение данных из налоговых форм

Шаг 1: Создание проекта

Первый шаг - создать Astera проект. В этом случае вам также не нужно добавлять исходный файл в проект. С Astera, вы можете обрабатывать любые неструктурированные файлы, такие как отсканированные PDF-файлы, цифровые PDF-файлы, формы, .TXT, .CSV и другие неструктурированные документы. В этом примере вы будете использовать цифровой PDF-файл, содержащий формы W-2.

Шаг 2. Автоматизация обработки электронной почты

Чтобы получить доступ к данным налоговой формы W2, вы должны отслеживать входящие электронные письма на наличие вложений налоговой формы W2, перемещать их в назначенную папку и помечать их как прочитанные. Вы можете автоматизировать это, построив и запланировав конвейер данных.

Это обеспечит своевременную обработку форм W2 после получения, упростит рабочий процесс извлечения данных, облегчит централизованное управление вложениями и улучшит управление электронной почтой. Для этого вам необходимо:

• Настройте источник электронной почты в артефакте потока данных Astera ReportMiner, где вы настраиваете подключение к электронной почте.

• Поток данных для загрузки вложений в локальную папку из непрочитанных писем с «Формами» в теме (этот поток данных запланирован на непрерывную работу):

• Установите критерии фильтра, чтобы выбирать только электронные письма с «Формами» в строке темы.

• В объекте «Источник электронной почты» включите опцию загрузки вложений и укажите путь к папке, в которой вы хотите хранить загруженные вложения. Вложения электронной почты автоматически появляются в выбранной папке:

• В пункте назначения Excel в потоке данных, показанном на рисунке 2, хранятся пути для всех загруженных вложений:

Шаг 3. Построение модели отчета для налоговой формы

Следующим шагом является построение модели отчета для налоговой формы W2, чтобы вы могли определить поля данных, типы данных и правила извлечения. Это позволит точно извлекать W2 из полей данных, повышая качество и надежность извлекаемой информации. Для этого вам необходимо:

• Добавьте в проект новую модель отчета. Вы можете добавить образец файла налоговой формы W2 в качестве макета отчета и при необходимости настроить параметры страницы и поля.
• Обычно пользователи должны указать регионы, из которых они хотят извлечь данные, и поля данных в этих регионах. Однако, AsteraУсовершенствованный механизм извлечения на базе искусственного интеллекта позволяет вам создать шаблон извлечения W2 одним щелчком мыши:

• Когда вы нажимаете «Построить с использованием ИИ» на предыдущем экране, появляется следующее:

• После завершения вышеуказанной обработки у нас есть готовая модель отчета, созданная ИИ:

Шаг 4. Конвейер данных для обработки формы единого налога

Следующим шагом является создание конвейера данных для обработки одной налоговой формы W2 для извлечения данных из PDF-файлов налоговых форм W2, стандартизации числовых полей, проверки налоговой информации, создания полей достоверности и переноса обработанных данных в целевую базу данных. Это обеспечит последовательное и точное извлечение важной информации из форм W2, повысит согласованность и читаемость данных, обеспечит точность и соответствие данных, облегчит мониторинг статуса налоговых форм W2 и выявление ошибок, а также обеспечит централизованное хранение извлеченных данных W2. Для этого вам необходимо:

• Создайте новый поток данных в Astera и добавьте модель отчета, созданную на предыдущем шаге, в качестве исходного объекта.
• Добавьте объект преобразования, например Очистка данных для очистки данных, например удаления таких символов, как $, нежелательных пробелов, замены нулевых чисел нулями и т. д.

• Добавьте объект проверки и примените бизнес-правила для проверки налоговой информации, например проверку отсутствующих значений, сопоставление со справочными данными, проверку налоговых ставок и т. д.

• Добавьте в налоговую запись новое поле, указывающее статус действительности каждой налоговой формы W2 (например, действительная, недействительная или ожидающая рассмотрения) на основе результатов проверки.

• Добавьте целевой объект, например таблицу базы данных или плоский файл, и используйте его для передачи обработанных данных в целевую базу данных для безопасного хранения и извлечения. Ниже приведен предварительный просмотр данных, загружаемых в базу данных при обработке одной налоговой формы W2:

Шаг 5. Автоматизация рабочих процессов

Последний шаг — автоматизировать весь рабочий процесс извлечения данных, чтобы вы могли запускать обработку файлов налоговых форм W2 каждый раз, когда новый файл появляется в подготовленной вами папке вложения электронной почты. Это позволит автоматизировать извлечение вложений, обеспечить непрерывный поток данных для обработки, облегчить доступ к обработанным вложениям, оптимизировать обработку за счет автоматизации обработки файлов, обеспечить эффективное управление файлами и обеспечить обновление базы данных в режиме реального времени. Для этого вам необходимо:

• Создайте новый рабочий процесс в Astera и добавить  КонтекстИнфо. ContextInfo принимает контекстную информацию о времени выполнения запланированного задания. Здесь он получит путь к файлу, который запустит этот поток.
• Добавьте задачу потока данных и используйте ее для выполнения потока данных, созданного на третьем шаге, для обработки одной налоговой формы W2.
• Добавьте задачу файловой системы и используйте ее для удаления обработанного файла налоговой формы W2 из папки вложений после выполнения потока данных.

• Рабочий процесс запускает обработку налоговых форм W2, когда ваша команда получает их в папке вложений электронной почты. По завершении рабочий процесс автоматически сохранит записи из каждого вложения электронного письма в целевой базе данных:

• Каждый раз, когда ваш рабочий процесс получает по электронной почте новое вложение формы W2, оно переходит в обработку (что видно по изменению имени).

• После обработки налоговой формы W2 она будет удалена из папки, при этом будут обработаны только новые файлы, появляющиеся в папке:

• Запланируйте запуск рабочего процесса по триггеру удаления файла в папке вложений.

Влияние автоматизации на извлечение данных из налоговых форм

• Сократите время извлечения данных из налоговой формы: Автоматизированное извлечение данных из налоговых форм позволяет сократить время извлечения данных с часов до минут за счет автоматизации и оптимизации процесса. Вы можете обработать более 100,000 XNUMX налоговых форм за короткое время и соблюсти сроки и правила подачи налоговых деклараций и отчетности. С Astera, ваша команда может сократить время, затрачиваемое на извлечение данных, за счет до 80%.
• Повышайте качество и точность данных: Автоматическое извлечение налоговых данных позволяет повысить качество и точность данных. на 90%, используя встроенные функции очистки и проверки данных. Вы можете гарантировать полноту и правильность извлеченных данных и избежать каких-либо ошибок или штрафов.
• Экономьте затраты и ресурсы: Автоматическое извлечение налоговых форм позволяет сэкономить затраты за счет устранения необходимости ручного ввода данных или использования сложного и дорогостоящего программного обеспечения. В результате ваша команда сможет сократить трудовые и эксплуатационные затраты, а также повысить производительность и эффективность работы персонала.

Благодаря автоматическому извлечению налоговых форм вы можете быстро, легко и точно извлекать данные из налоговых форм, используя данные для отчетности, анализа или соблюдения требований. Ваша компания может добиться повышения удовлетворенности и удержания клиентов, обеспечивая конкурентное преимущество на рынке.

Astera ReportMiner — это мощное решение для извлечения данных, которое работает с любыми налоговыми формами и неструктурированными источниками данных. Если вам нужно извлечь данные из W-2, 1099, 1040 или любой другой налоговой формы, Astera ReportMiner могу сделать это за считанные минуты. Никакого кодирования или написания сценариев не требуется. Просто укажите и щелкните. Представьте себе, сколько часов вы могли бы сэкономить и каких ошибок можно было бы избежать с помощью этой автоматизации.

Если вам интересно попробовать Astera ReportMiner для себя, вы можете начать Бесплатная пробная версия 14 сегодня или запланировать индивидуальную демонстрацию с нашими экспертами и получите индивидуальное пошаговое руководство Astera ReportMinerего особенности и возможности. Не упустите возможность вывести извлечение данных на новый уровень с помощью Astera ReportMiner.