Los 10 beneficios de la automatización de AP (+1 beneficio adicional) para las empresas

La automatización de las cuentas por pagar (AP) está en aumento a medida que los equipos financieros se dan cuenta de los beneficios de las soluciones de automatización de AP que se encuentran actualmente en el mercado. Los equipos que logran una automatización parcial de sus procesos de AP están viendo beneficios considerables en términos de tiempo, costo y eficiencia.

Ahora que los proveedores están integrando tecnologías de IA en sus soluciones de software, los posibles beneficios de la automatización de AP prometen cambiar por completo la cara de las cuentas a pagar.

¿Qué es la automatización de cuentas por pagar?

Automatización de cuentas por pagar (AP) Se refiere al uso de diferentes tecnologías, como la IA, para automatizar los procesos involucrados en el pago de facturas al reducir la mayoría o la totalidad de las tareas manuales. El objetivo es gestionar el proceso de cuentas por pagar de ciclo completo con una supervisión humana mínima o nula. En términos simples, estos son los pasos involucrados en el proceso de AP:

En otras palabras, la automatización de AP permite el procesamiento oportuno, preciso, eficiente y compatible de grandes volúmenes de transacciones financieras y facturas entre una organización y sus proveedores.

El estado actual de la automatización en las cuentas por pagar (AP)

La automatización se ha ido abriendo camino lentamente en las cuentas por pagar, y los años 2023 y 2024 resultaron fructíferos para las organizaciones que la han implementado en pequeñas o grandes medidas. A continuación, presentamos un breve resumen del estado actual de la automatización de las cuentas por pagar:

Los 10 beneficios de la automatización de AP impulsada por IA

Las soluciones de automatización de AP con tecnologías de IA ofrecen una serie de beneficios tanto para las empresas como para las pymes. Además de los más obvios, como una mayor precisión y una reducción de costos, la automatización de AP también puede mejorar la toma de decisiones basada en datos, las relaciones con los proveedores y la visibilidad del flujo de efectivo. Veamos todos los beneficios de la automatización de AP:

1. Mayor precisión

Según PYMNTSEl 85 % de los directores financieros cree que la automatización de las cuentas por pagar genera procesos más precisos. Además, 47.1% de los profesionales de AP Considere los errores y discrepancias de datos que causan retrasos en el proceso para los aprobadores y las partes interesadas como uno de los mayores desafíos de AP.

La automatización de AP mejora la precisión al eliminar la entrada manual de datos, lo que reduce significativamente el error humano. Esto minimiza los errores al ingresar los detalles de la factura, los montos y la información del proveedor. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) impulsado por IA captura los datos de la factura con precisión, lo que garantiza que los registros sean coherentes y correctos.

2. Mayor eficiencia

El principal desafío que enfrentan los equipos con sus procesos de cuentas por pagar actuales es el extenso trabajo de ingreso manual de datos. IFO Según PYMNTs, el 51.4 % de los profesionales de AP lo consideran su mayor desafío. El mismo estudio también informa que el 71 % de los profesionales de AP desean automatizar el proceso de pago para acelerarlo. Sin embargo, según PYMNTs, el 85 % de los líderes financieros están de acuerdo en que la automatización de AP puede mejorar la eficiencia de los procesos de AP actuales.

Al automatizar las cuentas por pagar, los equipos pueden optimizar sus procesos, lo que permite procesar las facturas más rápido y reduce el tiempo necesario para su aprobación y pago. Esto también libera recursos para centrarse en tareas de mayor valor.

3. Ahorro de costes

El ahorro de costes sigue siendo una de las principales razones para la automatización de las cuentas por pagar, especialmente para los equipos que gestionan grandes volúmenes de facturas. Dado que el 80 % de las empresas prevén un crecimiento del volumen de pagos realizados a través de sus sistemas de cuentas por pagar en los próximos años, la automatización de las cuentas por pagar puede suponer un importante ahorro de costes. Por ejemplo, la reducción de los procesos manuales ayuda a las empresas a ahorrar en mano de obra y evitar penalizaciones por pagos atrasados, teniendo en cuenta que 80% de negocios Recibo pagos atrasados ​​regularmente.

4. Detección y reducción del fraude

Según AFP, 65% de fraudes en pagos En las transacciones B2B, el origen de los cheques en papel es enorme. Al eliminar los cheques en papel mediante la automatización de AP, las empresas pueden reducir significativamente el riesgo de pagos fraudulentos. Además, las soluciones de automatización de AP también incluyen funciones de seguridad para detectar patrones de pago inusuales o facturas duplicadas.

5. Ahorro de tiempo

Según el informe de IFOL, el 50% de los equipos financieros dedican más de 10 horas semanales a procesar facturas y emitir pagos, mientras que el 30% dedica entre 6 y 10 horas. Goldman Sachs Estima que la automatización de AP puede resultar en un ahorro de tiempo de entre el 70 y el 80 % en promedio. Esto se debe a que la automatización elimina las tareas repetitivas, lo que también permite que los equipos de AP se concentren en actividades más estratégicas. Además, la mayor precisión también conduce a menos errores, lo que significa que incluso con una automatización parcial, los equipos de AP dedican menos tiempo a revisar y corregir facturas y pagos.

6. Grandes volúmenes de facturas y escalabilidad

El volumen total de facturas procesadas por un equipo de AP puede depender de la naturaleza y el tamaño de la empresa, pero el aumento del volumen de facturas es un problema para los equipos financieros. La necesidad de automatización de AP se hace más evidente: PYMNTS informa que el 80 % de las empresas prevén un aumento en el volumen de pagos de facturas. Con la automatización de AP, los equipos financieros pueden garantizar la escalabilidad sin preocuparse por costos y recursos adicionales.

7. Relaciones mejoradas con los proveedores

Según el informe de IFOL, el 41.4 % de los profesionales de AP informan de daños en las relaciones con los proveedores debido a los retrasos causados ​​por el procesamiento manual de facturas. De manera similar, el 38.6 % informa de retrasos en la entrega por parte de proveedores y vendedores. En otras palabras, un círculo vicioso de retrasos desde y hacia ambos extremos. Con la automatización de AP, los equipos de AP pueden eliminar los retrasos, lo que a su vez mejora las relaciones con los proveedores y, al mismo tiempo, garantiza los pagos puntuales y la posterior entrega oportuna de bienes o servicios.

8. Riesgo y cumplimiento

El 60% de los líderes financieros quieren automatizar su función de AP para aumentar los controles y reducir el riesgo, mientras que el 64% espera que la IA mitigue el riesgo y mejore el cumplimiento en sus procesos de AP. La automatización de facturas mejora el seguimiento y la generación de informes, lo que a su vez simplifica el cumplimiento de las regulaciones financieras. Dado que la automatización agiliza la recuperación y el almacenamiento de todas las facturas y registros de pago, las empresas pueden mejorar la preparación para las auditorías sin la necesidad de un extenso mantenimiento manual de registros.

9. Mayor visibilidad y optimización del flujo de caja

El 37 % de los líderes financieros desea automatizar las cuentas por pagar para aumentar la visibilidad en todo el proceso de facturación, mientras que el 22.9 % afirma que la falta de visibilidad es su mayor desafío actual en materia de cuentas por pagar. La automatización de las cuentas por pagar ofrece visibilidad en tiempo real de las cuentas por pagar pendientes, lo que ayuda a los equipos financieros a gestionar el flujo de caja de forma más eficaz al programar automáticamente los pagos de facturas en función de su posición de efectivo.

La automatización de las cuentas por pagar combinada con el análisis de datos en tiempo real también ayuda a las organizaciones a identificar irregularidades, tendencias y oportunidades en toda su función de cuentas por pagar. Con una mayor visibilidad de su flujo de caja, los equipos de cuentas por pagar también pueden respaldar la toma de decisiones proactiva para optimizar las estrategias de asignación de capital.

10. Conciliación automática de facturas

La automatización también puede ayudar a los equipos de AP a hacer coincidir automáticamente las facturas con los recibos y las órdenes de compra, lo que garantiza una mayor transparencia y, al mismo tiempo, confirma que la empresa solo paga los bienes o servicios que ordenó y recibió. Comúnmente conocida como la triple coincidencia, es una práctica contable común que, de otro modo, se realiza de forma manual o, a menudo, no se realiza en absoluto si el volumen de facturas es demasiado alto. Al automatizar este proceso, los equipos de AP pueden detectar fácilmente los gastos excesivos e incluso identificar los pagos fraudulentos.

Beneficio adicional: AP menos estresante

El procesamiento manual de facturas puede ser estresante, considerando la naturaleza urgente de la tarea, así como el gran margen de error que puede existir. La automatización de las cuentas por pagar también puede ayudar a los líderes financieros a hacer que el procesamiento de facturas sea mucho menos estresante para sus empleados. De hecho, el estudio de IFOL descubrió que el mayor problema que enfrentan los líderes financieros debido a los retrasos en el procesamiento manual de las cuentas por pagar es el estrés de su equipo, y el 64.3 % lo cita como el problema principal al que se enfrentan.

Un proceso de AP menos estresante no solo mejora el bienestar de los empleados sino que también ayuda a redirigir los recursos hacia iniciativas más estratégicas y tareas de orden superior.

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Las 10 principales industrias y sectores que más se benefician de la automatización de AP

La automatización de AP beneficia a muchos sectores, pero ciertos sectores, como servicios financieros, la salud, la tecnologíay sostenible, tienen más posibilidades de ganar que otros debido a razones como desafíos operativos únicos, un alto volumen de transacciones o requisitos regulatorios estrictos. Echemos un vistazo a estos sectores:

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Los beneficios de la Automatización AP Hay más de diez, pero las organizaciones solo pueden aprovechar al máximo estos beneficios mediante la automatización total de las cuentas por pagar. Las soluciones que automatizan una o dos tareas en el procesamiento de facturas son muchas y distantes, pero muy pocas pueden ofrecer una automatización integral de las cuentas por pagar impulsada por IA que se adapte a las necesidades únicas de su empresa. Ahí es donde Astera puntales en.

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