Las empresas envían y reciben varias facturas y recibos de pago en formatos digitales, como archivos PDF escaneados, documentos de texto o archivos de Excel. Si bien los formatos digitales han permitido que los lugares de trabajo se conviertan en un entorno sin papel, han presentado un nuevo desafío para los analistas comerciales: extraer los datos de las facturas y usarlos para extraer información relevante.

En este artículo, analizaremos la extracción de datos de facturas, incluido cómo el software de extracción de datos puede automatizar el escaneo de facturas y, al mismo tiempo, reducir el tiempo y el esfuerzo invertidos en tareas manuales.

¿Qué es la extracción de datos de facturas?

En términos simples, la extracción de datos de facturas es el proceso de recuperar los datos necesarios de una o más facturas. Hoy en día, el término se refiere al método automatizado de extraer datos de facturas en masa mediante herramientas impulsadas por inteligencia artificial (IA) y algoritmos de aprendizaje automático.

La información de interés puede variar, pero generalmente los siguientes datos se extraen de una factura y se cargan en un formato más utilizable, como una hoja de cálculo (Excel), base de datos, o software de contabilidad:

• Número y fecha de la factura
• Nombre del proveedor e información de contacto
• Nombre del cliente e información de contacto
• Artículos de línea con descripciones, cantidades y precios unitarios
• Importe total adeudado
• Información sobre los impuestos

¿Por qué las empresas necesitan extraer datos de facturas?

Las facturas contienen detalles críticos que las empresas necesitan para gestionar el flujo de caja y mantener las relaciones con los proveedores. Poder extraer datos de las facturas rápidamente les permite agilizar las operaciones financieras. El hecho de que las empresas ya utilicen software de contabilidad hace que valga aún más la pena tener un software de contabilidad. Solución de extracción de datos de facturas que se integra perfectamente.

Además de acelerar las operaciones, las empresas necesitan mantener registros de facturas para cumplir con las normas y realizar análisis para mejorar las prácticas comerciales y la experiencia de los socios comerciales. Una herramienta que simplifica y acelera el proceso de extracción de información específica de varias facturas no solo ayuda con estos esfuerzos, sino que también posiciona a la empresa para ser más competitiva en un entorno comercial de ritmo acelerado.

¿Por qué resulta complicado extraer datos de facturas?

ILas facturas varían ampliamente en formatos, estructuras y, a veces, idiomas, lo que hace que los procesos manuales sean ineficaces. La información clave, como los detalles del proveedor, los montos y los artículos de línea, pueden aparecer de manera inconsistente en las facturas, incluso si todas son documentos PDF, lo que requiere herramientas avanzadas para identificarlos y extraerlos correctamente. Las empresas enfrentan los siguientes desafíos al extraer datos de las facturas:

• La extracción de datos de las facturas es propensa a errores, especialmente si se realiza manualmente
• El gran volumen de facturas a procesar requiere una cantidad considerable de tiempo.
• El recurso humano involucrado y la cantidad de tiempo que se dedica a identificar y corregir errores se suman a Procesamiento de documentos costos
• Escalando el proceso de extracción de datos de facturas

Formas de extraer datos de facturas

A continuación se muestran los métodos más comunes para extraer y registrar datos de facturas:

Copiar manualmente datos de facturas

Muchas organizaciones aún recurren a la extracción manual de facturas. Por lo general, contratan especialistas en ingreso de datos que copian los datos de cada factura a una hoja de Excel. Si bien se necesitan aproximadamente 5 minutos en promedio para agregar datos de un documento PDF a las columnas, uno solo puede imaginar la cantidad de tiempo que llevaría procesar manualmente las facturas en masa.

Algunas organizaciones contratan asistentes virtuales o subcontratan el trabajo de extracción manual de datos de facturas a agencias externas para acelerar el proceso. Estas agencias cuentan con operadores de ingreso de datos que registran manualmente los datos de las facturas disponibles en archivos PDF, imágenes, archivos de texto y plantillas de Excel. Aunque es un poco más rápido, este método sigue siendo propenso a errores y supone un riesgo para la seguridad de los datos.

Coincidencia de plantillas basada en reglas

La comparación de plantillas basada en reglas es especialmente eficaz en el caso de formatos estructurados y repetitivos, en los que los diseños de las facturas se mantienen constantes. En el caso de facturas con una estructura similar, se pueden utilizar plantillas o reglas predefinidas para extraer datos específicos. Sin embargo, esta técnica no está adaptada a variaciones en los diseños de las facturas, como cambios en la posición de los campos o en el diseño, lo que da lugar a errores y a información incompleta de las facturas.

Captura de datos de facturas mediante OCR

Una forma de automatizar el proceso de extracción manual de datos de facturas es utilizar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que convierte el texto impreso o escrito a mano en las facturas en datos legibles por máquina. Aunque el OCR reduce los errores y ahorra tiempo, los sistemas de OCR tradicionales tienen problemas con formatos de facturas inconsistentes, mala calidad de imagen o diseños complejos.

Uso de IA para la extracción de datos de facturas

Para superar los desafíos del OCR, muchas empresas utilizan técnicas de IA que aprovechan sus deficiencias y automatizan el proceso. Los modelos de IA se entrenan con una gran cantidad de facturas diferentes. Una vez entrenados, un sistema de IA utiliza el procesamiento del lenguaje natural (PLN) para comprender el contenido del texto, junto con técnicas de visión artificial para procesar la estructura de las facturas, lo que le permite reconocer patrones, ubicaciones de campos y relaciones entre puntos de datos.

Si bien la IA ofrece ventajas notables en términos de velocidad, precisión y capacidad para procesar grandes volúmenes de facturas, su rendimiento depende en gran medida de la calidad de sus datos de entrenamiento. Por ello, los modelos de IA pueden tener dificultades con facturas que tienen diseños muy exclusivos, mala calidad de impresión o información escrita a mano.

Procesamiento inteligente de documentos (IDP)

Para una máxima adaptabilidad a diversos formatos, procesamiento inteligente de documentos (IDP) Sin duda, es una opción más robusta. Combina OCR con IA y ML, lo que mejora la capacidad del sistema para identificar y extraer con precisión datos de facturas, incluso de diseños no estructurados o con variaciones significativas. Software de IDP ofrece una solución de extracción de datos de facturas que mejora cuanto más se expone a diferentes patrones a lo largo del tiempo.

¿Cómo funciona la extracción de datos de facturas?

Herramientas modernas de extracción de datos Ofrece capacidades de IDP que permiten a las empresas extraer los datos necesarios de las facturas rápidamente y sin intervención manual, independientemente de sus formatos o diseños. Una vez que se especifican los campos de datos, el software extrae automáticamente los datos, que luego se pueden transformar y asignar al sistema de destino.

Así es como se ve el flujo de trabajo general de extracción de datos de facturas:

Entrada de documentos

El proceso de extracción de datos de facturas comienza con la ingesta de documentos, donde las facturas se importan al sistema de forma masiva. Las facturas, en su mayoría, tienen el formato de archivos PDF no estructurados.

Captura y preprocesamiento de datos

Las facturas ingresadas se convierten a formatos legibles por máquina mediante OCR, después de lo cual se segmentan en secciones lógicas (encabezados, tablas, pies de página, etc.).

Extracción de texto

El sistema utiliza PNL para reconocer y extraer datos correctamente, entendiendo el contexto en torno a la información contenida en la factura.

Validación de datos

Sistemas de procesamiento inteligente de documentos Incorporar reglas de validación integradas para comparar los datos extraídos con la lógica empresarial y los registros históricos y detectar cualquier discrepancia.

Integración y análisis

Según el tipo de software de extracción de datos de facturas, las empresas pueden integrar sus flujos de trabajo de extracción de datos de facturas con los sistemas posteriores directamente. Por el contrario, las herramientas de IDP se integran fácilmente con sistemas ERP, software de contabilidad, bases de datos, así como almacenes de datos y lagos de datos, lo que permite a las empresas preparar los datos para el análisis.

¿Cómo extraer datos de una factura de un PDF?

Mientras las empresas intercambian facturas en varios una experiencia diferente formatos de archivo, incluidos PDF, TIFF, XML, CSV, EDI y JSON, la extracción de datos de facturas de documentos PDF es un caso de uso específico en la extracción de datos de facturas. La razón es simple: es uno de los formatos de archivo más utilizados, junto con EDI 810 (Factura).

Extracción de datos de facturas de archivos PDF estructurados

Los documentos PDF estructurados son sencillos para procesar, ya que contienen texto y diseño fácilmente identificables, lo que hace que la extracción de datos de la factura sea sencilla. Herramientas como analizadores de PDF o bibliotecas como PyPDF2, PDFBox o iTexto (pdf2datos) Se puede utilizar para extraer datos directamente de facturas en formato PDF. Muchas empresas también utilizan soluciones integradas con OCR si los PDF estructurados tienen imágenes incrustadas para secciones específicas.

Los pasos generalmente incluyen:

• Analice el PDF para extraer el texto sin formato.
• Identifique pares clave-valor o bloques de datos (por ejemplo, número de factura, fechas e importes) utilizando plantillas predefinidas o patrones de expresiones regulares.
• Exporte los datos extraídos a una base de datos, una hoja de cálculo o un sistema ERP para su posterior procesamiento.

Pero ¿qué ocurre si el número de facturas aumenta o si el diseño del documento cambia con frecuencia? En estas circunstancias, utilizar estas herramientas para extraer datos de facturas se convierte rápidamente en una tarea laboriosa y que requiere mucho tiempo.

Extracción de datos de facturas de archivos PDF no estructurados (incluidos los PDF escaneados)

Las facturas en formato PDF no estructurado, incluidos los PDF escaneados, plantean un desafío importante y requieren el uso de múltiples tecnologías en conjunto para obtener los datos necesarios. Si bien las herramientas de OCR convierten las imágenes escaneadas de las facturas en texto legible por máquina, el OCR por sí solo no es suficiente para facturas complejas, ya que a menudo tiene problemas con diseños variados y una calidad de escaneo deficiente. Es por eso que las empresas utilizan soluciones de procesamiento de documentos inteligentes, como Astera que combina OCR con IA para la automatización de extremo a extremo, para extraer datos de facturas PDF no estructuradas.

El proceso de extracción de datos de facturas en PDF no estructurados generalmente incluye los siguientes pasos:

• Convierte imágenes en texto si la factura es un documento PDF escaneado.
• Extraiga y clasifique campos de datos como detalles de proveedores, artículos de línea, impuestos y totales.
• Validar los datos extraídos mediante controles de calidad automatizados o revisión humana.
• Exportar e integrar en el destino objetivo.

An Solución de procesamiento de documentos impulsada por IA es capaz de realizar todos estos pasos con una mínima intervención del usuario, simplificando y acelerando el flujo de trabajo de procesamiento de facturas.

Los beneficios de la extracción automatizada de datos de facturas

La extracción automatizada de datos de facturas acelera el proceso de extracción de información de las facturas, lo que ayuda a las organizaciones a gestionar los datos financieros y mantener las relaciones con sus socios comerciales. Estos son los beneficios de automatizar la extracción de datos de facturas:

Flujos de trabajo de procesamiento de facturas eficientes

El uso de la automatización en la extracción de datos de facturas reduce drásticamente el tiempo y el esfuerzo humano que se dedica a la entrada manual de datos, lo que permite a las organizaciones reasignar recursos a tareas de mayor valor. Este cambio conduce a tiempos de procesamiento de facturas más rápidos, ya que las facturas se clasifican, extraen y validan automáticamente en tiempo real. La automatización también acelera los ciclos de flujo de efectivo y mejora Gestión del capital de trabajo.

Datos de factura precisos

La extracción de facturas con tecnología de inteligencia artificial minimiza los errores humanos, como la interpretación errónea de cifras o errores en la entrada de datos. Gracias a que los modelos de aprendizaje automático se perfeccionan continuamente en función de las facturas entrantes, el sistema se vuelve cada vez más hábil para reconocer correctamente diseños de facturas complejos. ¿El resultado? Menos errores y discrepancias en los registros financieros.

Escalabilidad sin límites

An Solución de IDP basada en IA ofrece una mayor escalabilidad. A medida que aumentan los volúmenes de facturas, los procesos manuales se vuelven insostenibles. Aquí es donde la automatización resulta indispensable. La extracción automatizada de facturas mantiene una velocidad y una precisión constantes incluso al procesar cientos de facturas, lo que permite a las empresas gestionar el crecimiento sin contratar más personal ni gestionar las complejidades de la capacidad operativa.

Cumplimiento simplificado

La integración de la automatización también mejora el cumplimiento normativo y los registros de auditoría. Los datos de las facturas se capturan y almacenan en un formato estandarizado, lo que facilita el cumplimiento de los requisitos normativos y las políticas de gobernanza interna. Las soluciones automatizadas pueden crear un registro inmutable de cada acción realizada, lo que garantiza la transparencia y simplifica las auditorías.

Cómo Astera agiliza la extracción de datos de facturas

Astera ofrece una solución de procesamiento de documentos inteligente para la extracción de datos de facturas que no solo es fácil de usar sino que también es muy precisa. Astera, usted puede:

• Elimine las tareas de extracción manual de datos de facturas mediante inteligencia artificial, automatización y activadores basados ​​en eventos, como entregas de archivos y archivos adjuntos de recibos por correo electrónico.
• Clasifique y extraiga datos de facturas sin preocuparse por el diseño o la estructura de los documentos
• Manejar facturas formateadas en varios formatos, incluidos PDF, hojas de cálculo, imágenes escaneadas, JSON, XML, RTF, DOC, etc.
• Cree canales de datos de facturas 10 veces más rápido que la competencia
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