Revolucionando la facturación minorista: cómo la extracción de datos automatizada puede aumentar la eficiencia y ahorrar un 80 % de tiempo 

En el sector minorista altamente competitivo de hoy, el tiempo es esencial. Los procesos manuales de extracción de datos son laboriosos, propensos a errores y consumen recursos valiosos que podrían utilizarse mejor en otros lugares. Pero aquí es donde la extracción automatizada de datos de facturas viene al rescate. 

Al aprovechar el poder de la tecnología de inteligencia artificial a través de la extracción de datos automatizada, los minoristas pueden revolucionar el procesamiento de sus facturas, desbloquear un ahorro de tiempo significativo y aumentar la eficiencia general. El procesamiento de facturas, que normalmente tarda días en completarse, ahora se puede realizar en un par de minutos. 

Actualmente, la tiempo promedio para la tramitación manual de facturas es de 10.9 días por factura. Para los minoristas, los ciclos de vida más largos de las facturas generan retrasos en las cuentas por pagar y en el inventario. Además, la mayoría de las organizaciones encuentran que el costo del procesamiento de facturas está entre $15 y $40 por factura. Con estos números en retrospectiva, veamos cómo una gran cadena minorista ha reducido el ciclo de vida de sus facturas en casi un 80 % mediante la extracción automatizada de datos de facturas.  

 

¿Qué es la extracción automática de datos de facturas? 

Un minorista recibe múltiples facturas contra órdenes de compra todos los días. Las facturas compartidas por vendedores o proveedores se procesan primero a través de los departamentos de contabilidad y finanzas. Extraen los datos necesarios, a menudo introduciéndolos manualmente en las bases de datos de la empresa, y procesan los pagos en consecuencia. De manera similar, otros departamentos como Supply Chain necesitan facturas para actualizar sus propios registros de inventario.  

Extracción de datos de facturas automatizadan es un proceso que utiliza plantillas lógicas o inteligencia artificial (IA) para extraer automáticamente datos de facturas, incluidos números de órdenes de compra, información de proveedores y condiciones de pago. La extracción impulsada por IA más moderna identifica, extrae, valida y luego almacena datos de forma autónoma sin ninguna intervención manual, lo que eventualmente reduce el tiempo de procesamiento de facturas a solo minutos. 

 

Agregar automatización al procesamiento de facturas: historia de éxito de una cadena minorista 

Una cadena de supermercados con sede en EE. UU., con varias sucursales repartidas por América del Norte, recibe un poco más de 300 facturas de diferentes proveedores cada día. Procesar estas facturas de manera oportuna, la mayoría de las cuales todavía se comparten en formato PDF o en papel, supuso un verdadero desafío para el minorista. Además de eso, cada documento de factura, con su propio diseño distintivo, contenía largas listas de bienes que se pedían para amplias categorías de productos.  

El minorista tenía un equipo de diez personas responsable de extraer información, como números de pedido, información del proveedor, fechas, detalles de envío, etc., e ingresarla en el sistema manualmente. En promedio, le tomó al minorista 15 días (alrededor de 2 semanas) para procesar las facturas, desde la extracción de datos hasta el pago.  

En consecuencia, el proceso ineficiente requería mucho tiempo y era propenso a errores, lo que provocaba retrasos en las cuentas por pagar, discrepancias en la calidad de los datos e interrupciones en la cadena de suministro. Para empeorar las cosas, había un creciente déficit de confianza con los proveedores debido a los pagos atrasados ​​y, a menudo, detalles de facturación incorrectos. 

¿Cómo eludió el minorista este desafío?  

Reemplazaron el procesamiento manual de facturas con una solución automatizada de extracción de datos de facturas. ¡Y los resultados fueron mágicos!  

Al implementar la extracción de datos automatizada, pudieron reemplazar el enfoque de procesamiento manual de facturas por uno ágil. Lo que de otro modo lo hacían manualmente múltiples recursos ahora se maneja con una única solución impulsada por IA. Reconoce automáticamente los campos relevantes en la factura y extrae y carga datos para el consumo. Esto ha reducido significativamente el tiempo y los recursos necesarios para procesar las facturas.  

 

Ahorro de tiempo y mejora de la eficiencia a través de la extracción de datos automatizada 

Una auditoría interna había revelado anteriormente que el ineficiente procesamiento de facturas del minorista de supermercados estaba causando inadvertidamente a la empresa miles de dólares cada año.  

Esto cambió con la implementación de la extracción automatizada de datos de facturas. El ciclo de vida del procesamiento de facturas, que inicialmente tomaba 15 días para completar, se redujo a un mero 2 días. eso es un cerca 85% reducción del tiempo dedicado a la extracción, carga y eventual procesamiento de los datos de las facturas. Esto ha llevado a pagos de cuentas oportunos, proveedores satisfechos y cero acechan-outs debido a la gestión de inventario sin problemas.  

Pero eso no es todo. Con la extracción de datos impulsada por IA, el procesamiento de facturas se ha vuelto casi egoísta. Los recursos que extraen manualmente los datos de las facturas ahora se centran en tareas más importantes y menos redundantes, por ejemplo, el análisis financiero y la gestión de la cadena de suministro. Además, el minorista informa una disminución en las discrepancias de datos y problemas de calidad. Esto se debe precisamente a que la nueva solución de extracción de datos elimina los errores humanos y valida los datos automáticamente antes de cargarlos en la base de datos.  

 

Cómo el minorista implementa la extracción de datos de facturas impulsada por IA 

¡La cadena de supermercados está revolucionando la facturación minorista al automatizarse! Los beneficios en términos de 80% el ahorro de tiempo, la gestión de inventario y la calidad de los datos no tienen precedentes en el sector minorista. Echemos un vistazo a cómo nuestro minorista aprovecha la IA y la automatización para la extracción de datos de facturas. 

• Captura de facturas: 

 

El minorista recibe cientos de facturas cada día en diferentes formatos. Por ejemplo, algunos proveedores comparten facturas en PDF mientras que otros envían imágenes o archivos de texto por correo electrónico. El primer paso es capturar estas facturas automáticamente, reconocer su formato distintivo y convertirlas en copias electrónicas optimizadas. Las copias electrónicas son mejores para fines de extracción de datos. Aquí, el sistema se ejecuta en autoservicio, lo que significa que las facturas se capturan automáticamente a medida que llegan digitalmente a través de alertas por correo electrónico.  

 

• Extracción de datos basada en plantillas de IA: 

Luego usa Extracción de datos basada en plantillas de IA para extraer datos de facturas capturadas, independientemente de sus diseños. Aquí, la IA de autoservicio utiliza procesamiento de lenguaje natural (NLP) para generar automáticamente una plantilla basada en los campos o datos requeridos por el usuario. 

Por ejemplo, el minorista identifica los campos para los que necesita datos, como el número de pedido, la información del proveedor, las fechas, los detalles de envío, etc., y la propia IA extrae los datos relevantes de cualquier tipo de factura en poco tiempo. Genera automáticamente plantillas flexibles basadas en los diferentes diseños, lo que elimina la necesidad de crear nuevas plantillas para cada factura distinta.  

¿Y sabes qué es lo mejor? Dado que las plantillas basadas en IA se crean a través de algoritmos de aprendizaje automático, son muy precisas y confiables. Por ejemplo, reconocen incluso pequeñas discrepancias en los términos de facturación y aun así pueden extraer datos relevantes. 

 

• Calidad y validación de datos: 

Una vez extraídos los datos de las facturas, se validan y depuran para su consumo. La extracción de datos automatizada del minorista utiliza controles preconstruidos para automatizar el proceso de validación y limpieza de datos. Luego, los datos limpios se convierten a JSON para garantizar la compatibilidad con los otros sistemas de procesamiento de datos del minorista.  

 

• Aprobación de procesamiento de facturas: 

Luego, la factura se comparte con el departamento de finanzas del minorista para su aprobación y procesamiento de la cuenta por pagar. En lugar de enviar los datos extraídos manualmente, el minorista ha configurado un flujo de trabajo que alerta automáticamente a la sección de aprobación del departamento de finanzas cada vez que se recibe una nueva factura. El enrutamiento del flujo de trabajo se basa en algoritmos de IA que comparten los datos sin problemas con las partes interesadas relevantes. Finalmente, después de la debida aprobación, finanzas liquida la cuenta por pagar de esa factura. 

  

• Integración con otros sistemas: 

El minorista combina la capacidad de reconocer datos de manera inteligente con una integración perfecta con otros sistemas en la canalización de datos de facturación. Su solución de extracción de datos impulsada por IA brinda soporte nativo para popular bases de datos en la nube o sistemas de gestión financiera como Quickbooks, SAP, Oracle, Snowflake, etc. Esto significa que los minoristas pueden pasar automáticamente la información de la factura a los sistemas/bases de datos relevantes a través de flujos de trabajo de autoservicio. 

Aquí, la profunda interoperabilidad con otros sistemas garantiza que los datos de las facturas del minorista no se procesen en silos aislados. Otros departamentos, como Cadena de suministro o Auditoría, también pueden acceder a estos datos para análisis significativos.  

 

Astera ReportMiner: La última herramienta de extracción de datos de facturas impulsada por IA para minoristas 

Los minoristas se ocupan de grandes volúmenes de facturas todos los días. Con un aumento exponencial en sus actividades comerciales, el procesamiento manual de estas facturas está afectando su eficiencia y productividad. Aquí, una solución de extracción de datos impulsada por IA ofrece revolucionar la extracción y el procesamiento de datos de facturas.  

Equipado con Astera ReportMiner, los minoristas pueden seguir los pasos de la cadena minorista antes mencionada y reducir su ciclo de vida de procesamiento de facturas en más del 80 %. Nuestra forma de extracción de datos de factura proporciona varios ventajas sobre otros métodos manuales, incluida una mayor precisión, consistencia, velocidad y flexibilidad. 

Esencialmente, Astera ReportMiner permite a los minoristas extraer datos de facturas no estructuradas utilizando capacidades de inteligencia artificial de vanguardia. Con la tecnología avanzada de captura de IA, nuestra herramienta le permite crear plantillas de extracción reutilizables en segundos, extraer datos relevantes y procesarlos utilizando canalizaciones de datos o flujos de trabajo sólidos. 

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