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La puissance de la numérisation automatisée des factures : un guide
Dans un monde où les entreprises cherchent constamment à optimiser leurs processus, l’essor des technologies automatisées est tout simplement révolutionnaire. L’une de ces technologies de plus en plus adoptée est la numérisation des factures. Grâce à la possibilité d’extraire des données clés à partir de factures numérisées ou basées sur des images, ces solutions logicielles aident les entreprises à économiser du temps et de l’argent tout en augmentant leur efficacité.
Dans cet article, nous parlerons de la numérisation des factures, notamment de son fonctionnement, de son automatisation, de ses limites et des meilleures pratiques. Nous aborderons également les méthodes permettant d'optimiser les performances de ce logiciel et les stratégies permettant de maintenir la précision de l'extraction des données.
Qu'est-ce que la numérisation de factures ?
La numérisation des factures consiste simplement à convertir les factures en format numérique. Les factures numérisées sont ensuite traitées à l'aide d'outils permettant d'automatiser l'extraction des données. Les factures peuvent être numérisées via des scanners dédiés ou des applications mobiles.
Au lieu de saisir manuellement les données, les entreprises peuvent numériser les factures pour capturer automatiquement des détails tels que les numéros de facture, les dates, les montants, les informations sur les fournisseurs et les éléments de ligne.
Présentation du fonctionnement de la numérisation automatisée des factures
Comment fonctionnent les logiciels de numérisation automatisée de factures ? En bref, ces logiciels évaluent les factures selon certains critères prédéfinis et extraient automatiquement les données nécessaires.
Les logiciels de numérisation automatisée de factures reposent sur une combinaison de technologie OCR et Traitement du langage naturel (PNL) algorithmes.
La technologie OCR est capable de reconnaître du texte à partir de différents types d'images, y compris celles avec des polices, des tailles et des orientations différentes. Elle peut également identifier le texte écrit à la main, ce qui le rend adapté aux factures humaines. Une fois le texte identifié, le logiciel utilise des algorithmes NLP pour l'interpréter et extraire les données nécessaires. Les algorithmes NLP analysent le texte à la recherche de modèles et de structures, ce qui lui permet d'identifier des éléments d'information clés tels que le numéro de facture, la date, le montant et les coordonnées du fournisseur.
Les algorithmes NLP sont conçus pour fonctionner avec le langage humain naturel, ce qui signifie qu'ils peuvent reconnaître et extraire des données de différentes langues. Cela rend le logiciel de numérisation de factures automatisé idéal pour les entreprises qui traitent avec des fournisseurs internationaux et des factures dans différentes langues.
Le processus ressemble à ceci :
- Facture reçue: Les entreprises peuvent recevoir des factures par courrier électronique, par messages de discussion ou via un dossier numérique.
- Lecture OCR : Cette technologie convertit le texte d'une facture en données lisibles et modifiables par machine, qui peuvent ensuite être interrogées.
- Extraction de données: Des champs spécifiques de la facture, comme le nom du fournisseur, le montant total, la taxe, etc., sont identifiés et extraits dans un format structuré.
- La validation des données: Les utilisateurs doivent vérifier les informations extraites soit manuellement, soit via des règles de validation prédéfinies. Ces règles automatiques déclenchent une alerte en cas d'erreur.
- Intégration et automatisation: Une fois les données extraites, elles peuvent être directement transmises à une destination cible comme un système de comptabilité ou un logiciel de planification des ressources de l'entreprise (ERP). L'ensemble de ce flux de travail peut être automatisé, réduisant ainsi le besoin de saisie manuelle des données pour chaque fichier.
Avantages et limites de l'analyse automatisée des factures
La numérisation automatisée des factures peut s'avérer extrêmement utile pour extraire rapidement et avec précision les données des factures. Elle peut réduire considérablement l'effort humain et le coût associé à la saisie manuelle des données.
Une saisie plus rapide et plus précise se traduit également par des paiements plus rapides et de meilleures relations avec les fournisseurs.
La numérisation automatisée est également hautement évolutive car elle peut gérer un plus grand nombre de documents sans intervention manuelle supplémentaire.
De plus, la suppression de la saisie manuelle des données élimine également le risque d'erreurs dans le processus. Les humains peuvent commettre des erreurs 18% à 40% du temps où ils utilisent des feuilles de calcul.
Cependant, la technologie de numérisation des factures présente certaines limites, qui doivent être prises en compte pour évaluer si elle est adaptée à vos besoins.
La précision d'un logiciel de numérisation de factures automatisée dépend fortement de la qualité des images numérisées. Extraction de données peut devenir peu fiable ou même impossible si la qualité de l'image est faible ou floue en raison de mauvaises conditions d'éclairage. De plus, un logiciel d'extraction de données automatisée nécessite généralement un investissement initial important. Il peut y avoir des coûts supplémentaires sur toute la ligne en raison de la maintenance et des mises à jour. Enfin, la mise en place d'un système automatisé de numérisation des factures qui fonctionne de manière fiable avec vos systèmes et processus existants peut prendre beaucoup de temps.
Types de techniques de numérisation de factures
Correspondance des modèles
Le logiciel utilise également Correspondance des modèles pour lire avec précision des champs tels que le nom du fournisseur, l'adresse, les descriptions de produits, etc. Cette technique consiste à comparer la structure d'une facture à un modèle prédéfini pour identifier l'emplacement de champs spécifiques. Le logiciel peut alors extraire les données de ces champs. Cela peut améliorer la précision en réduisant la nécessité pour le logiciel d'analyser l'intégralité de la facture pour chaque point de données, ce qui peut prendre beaucoup de temps et de ressources.
Reconnaissance des expressions régulières
Reconnaissance des expressions régulières est une autre technique utilisée par le logiciel, qui lui permet de reconnaître des modèles dans des chaînes de texte à l'aide d'expressions régulières. Cette technique permet au logiciel d'identifier les données même si elles apparaissent sous différents formats sur différentes factures. En identifiant les modèles et les régularités dans le texte, le logiciel peut extraire plus précisément et plus efficacement les données nécessaires.
Machine Learning
De plus, certains logiciels de numérisation automatisée de factures intègrent également Machine Learning techniques. Cela leur permet d'apprendre de leurs erreurs au fil du temps et d'améliorer la précision à l'aide d'algorithmes d'apprentissage en profondeur. Le logiciel reconnaît les modèles et apprend des erreurs passées. Il devient plus efficace et précis pour reconnaître différents types de factures et extraire des données au fil du temps.
Extraction sans modèle
Les logiciels sans modèle utilisent le traitement du langage naturel pour détecter et extraire des éléments des factures. Ces logiciels sont très flexibles : ils peuvent extraire des données de plusieurs sources, des e-mails aux contrats, sans préconfiguration. Ils sont particulièrement utiles pour un grand nombre de fichiers entrants avec des mises en page différentes. Dans une telle situation, l'utilisation d'une approche basée sur des modèles prendrait beaucoup de temps, car elle nécessiterait la création d'un modèle spécifique pour chaque fichier.
Optimisation des documents sources pour une numérisation précise des factures
Pour garantir une extraction précise des données, les entreprises doivent optimiser la qualité des documents sources avant la numérisation. L'un des facteurs les plus importants pour une numérisation réussie des factures est la qualité du document source. La qualité de l'image doit être suffisamment élevée pour garantir une reconnaissance de texte fiable, et le document doit être exempt de tout dommage ou tache pouvant affecter le processus OCR.
Voici quelques conseils pour améliorer la qualité des documents sources :
- Utilisez des scanners de haute qualité capables de capturer des images claires et nettes.
- Assurez-vous que le document est droit et à plat sur le plateau du scanner pour éviter toute déformation.
- Assurez-vous que le document n'est pas froissé, plié ou endommagé de quelque manière que ce soit.
- Améliorez les conditions d'éclairage pour éviter les ombres, les reflets ou les images à faible contraste.
- Retirez tous les autocollants, tampons ou marques du document qui pourraient interférer avec la reconnaissance de texte.
En plus d'optimiser la qualité du document source, les entreprises doivent personnaliser le logiciel pour répondre à leurs besoins spécifiques. Cela comprend la définition de critères appropriés pour l'extraction des données et l'examen régulier de l'exactitude des données extraites.
Meilleures pratiques pour l'utilisation d'un logiciel de numérisation automatisée des factures
En matière de numérisation de factures, il existe quelques bonnes pratiques à suivre pour tirer le meilleur parti de votre logiciel. Voici quelques conseils pour vous aider à tirer le meilleur parti de l'expérience d'extraction de données :
- Comprenez vos besoins en matière de données : Avant de lancer votre projet, prenez le temps d'évaluer vos besoins en données et assurez-vous que votre logiciel peut les prendre en charge.
- Utilisez des mots-clés : L'utilisation de mots-clés permettra au logiciel de reconnaître et d'extraire correctement les informations des factures.
- Testez-le: Assurez-vous de tester le logiciel sur un certain nombre d'exemples de factures. Faites-le avant de le déployer pour l'ensemble de votre organisation ou entreprise. Cela aidera à s'assurer que tous les problèmes sont identifiés et résolus rapidement. Cela minimisera également les erreurs ou les retards coûteux sur toute la ligne.
- Gardez votre logiciel à jour : Assurez-vous que votre logiciel est régulièrement mis à jour avec les dernières fonctionnalités, correctifs de sécurité et mises à jour de performances. Cela garantira qu'il reste efficace et efficient dans le temps. Ceci est particulièrement important si vous traitez des données clients ou financières sensibles. Assurez-vous donc de donner la priorité à la sécurité de votre logiciel !
Utilisation d'un logiciel de numérisation automatisée des factures pour détecter la fraude
Les logiciels de numérisation automatisée des factures peuvent également s'avérer essentiels pour lutter contre la fraude. Les factures frauduleuses constituent un problème majeur pour les entreprises de toutes tailles et peuvent entraîner des pertes financières importantes. En automatisant le processus de numérisation des factures, les entreprises peuvent détecter les activités frauduleuses plus rapidement et plus précisément que jamais.
La numérisation automatique des factures permet de détecter les factures qui ne répondent pas à certains critères. Cela inclut celles qui s'écartent du format de facture standard de l'entreprise ou celles qui proviennent de fournisseurs inconnus. En outre, le logiciel peut identifier les factures contenant des données suspectes, telles que des numéros de facture en double ou des prix gonflés.
Les entreprises peuvent également utiliser un logiciel de numérisation automatisée des factures pour surveiller les performances des fournisseurs et suivre les tendances de paiement. Cela peut aider à identifier les modèles de fraude ou d'autres activités suspectes. Par exemple, si un fournisseur commence soudainement à soumettre des factures nettement plus élevées que d'habitude ou si les paiements sont toujours effectués sur le même compte bancaire, cela pourrait être un signe de fraude.
L’utilisation de la numérisation automatisée des factures présente également l’avantage de pouvoir traiter rapidement et avec précision de gros volumes de factures. Le risque d’activités frauduleuses non détectées est ainsi réduit. Elle permet également de libérer du temps de travail qui serait autrement consacré à l’examen manuel des factures. De plus, elle permet aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Pour aller plus loin
En conclusion, la numérisation automatisée des factures peut réduire considérablement le temps et les efforts nécessaires à la saisie manuelle des données. Elle permet également une extraction précise des données et une économie de ressources. Il est essentiel pour les entreprises de sélectionner un logiciel approprié en fonction du volume et de la complexité de leurs factures, tout en s'assurant que des mesures de sécurité des données sont en place.
Astera Solution de traitement intelligent des documents propose un modèle d'extraction basé sur des modèles et une extraction sans modèle pour extraire des données à partir de sources de fichiers non structurées. Grâce à son interface conviviale, les utilisateurs peuvent concevoir des modèles sans avoir besoin de compétences en codage. Il dispose également de capacités OCR pour extraire des données de PDF numérisés. De plus, il offre une gamme de fonctionnalités d’intégration et de transformation de données qui rationalisent le processus de gestion des données.
En exploitant la puissance de Astera Grâce à l'IDP et aux meilleures pratiques, les entreprises peuvent optimiser le traitement de leurs factures et réduire le travail manuel et faire passer leurs opérations commerciales au niveau supérieur.
Auteurs:
Junaïd Baig
