EDI 855 : Accusé de réception du bon de commande

Qu'est-ce qu'un EDI 855 ?

L'efficacité et la précision sont essentielles pour des transactions fluides et une collaboration transparente entre les partenaires commerciaux. Une façon d'y parvenir consiste à utiliser Échange de données informatisé (EDI). 

EDI 855 (Purchase Order Acknowledgement) est un ensemble de transactions ANSI X12 qui confirme ou accuse réception d'un bon de commande (PO) reçu par un fournisseur. Les fournisseurs l'envoient généralement en réponse à une EDI 850 (bon de commande) transaction d'un acheteur. L'EDI 855 fournit des informations vitales sur la capacité du fournisseur à exécuter la commande, y compris la disponibilité des articles, les dates de livraison prévues, les prix et toute modification ou anomalie dans la commande d'origine. 

Différence entre EDI 855 et EDI 997

Les principales différences entre EDI 855 et EDI 997 (accusé de réception fonctionnel) résider dans leurs finalités respectives et les types d'informations qu'elles véhiculent. 

Bien que les deux EDI 997 et EDI 855 sont des accusés de réception, ils servent à des fins différentes et fournissent des informations différentes. L'EDI 997 est un accusé de réception général confirmant la réception et la validation de toute transaction EDI. D'autre part, l'EDI 855 est un accusé de réception spécifique pour les bons de commande, accusant réception de ceux-ci et fournissant des détails supplémentaires liés à la commande. En général, l'acheteur envoie un accusé de réception EDI 997 après avoir reçu un document EDI 855, indiquant la réception de l'accusé de réception d'achat.

Comment utiliser EDI 855

Si vous êtes un fournisseur ou un vendeur recevant des bons de commande par voie électronique, l'EDI 855 est crucial pour maintenir une communication efficace avec vos clients. Il vous permet d'accuser réception de la commande et de confirmer ses détails dans les meilleurs délais. Il vous permet également d'informer l'acheteur de tout changement ou problème. 

Voici ce que vous devez savoir pour utiliser efficacement l'EDI 855 : 

1. Capacités EDI : Vous devez disposer des capacités EDI nécessaires pour envoyer et recevoir des documents électroniques. Cela implique de disposer du logiciel ou de la plate-forme EDI appropriée capable de générer et de traiter des transactions EDI 855. 
2. Accords de partenariat commercial : L'établissement d'accords avec des partenaires commerciaux est crucial pour une mise en œuvre réussie de l'EDI. Vous devez collaborer avec vos clients et partenaires commerciaux pour définir les normes EDI spécifiques, les formats de documents, les protocoles de communication et d'autres exigences techniques. Cela garantit que les deux parties sont alignées et peuvent échanger des documents EDI de manière transparente. 
3. Cartographie et intégration : Vous devez également mapper correctement les transactions EDI 855 sur vos systèmes internes pour permettre une intégration fluide avec votre système de gestion des commandes ou de planification des ressources d'entreprise (ERP). La cartographie consiste à transformer les données EDI dans un format que vos systèmes internes peuvent facilement traiter et comprendre. Selon la complexité de vos systèmes, vous pouvez avoir besoin d'une expertise en mappage EDI ou de l'assistance d'un fournisseur de solutions EDI. 
4. Test et Validation : Avant de mettre en œuvre EDI 855 dans un environnement de production, vous devez effectuer des tests et une validation approfondis. Cela implique l'échange de transactions EDI de test avec vos partenaires commerciaux pour garantir la transmission et l'interprétation exactes des données. 
5. Conformité aux normes de l'industrie : Il est également important de respecter les normes de l'industrie lors de l'utilisation de l'EDI. La norme la plus courante pour les accusés de réception de bon de commande est ANSI ASC X12. Le respect de ces normes garantit la cohérence, l'interopérabilité et une communication fluide tout au long de la chaîne d'approvisionnement. 

Composants d'un fichier EDI 855

Un fichier EDI 855 se compose de plusieurs segments et éléments qui contiennent des informations spécifiques. Voici à quoi ressemble normalement un fichier EDI 855 : 

Remarque : Ceci est juste pour référence. Il peut ne pas contenir toutes les informations généralement incluses dans un fichier EDI 855. 

Voici les composants clés que vous pouvez trouver dans un document EDI 855 : 

Segments d'en-tête 

• En-tête de contrôle d'échange (ISA) : contient l'identification de l'expéditeur et du destinataire, les numéros de contrôle et les informations relatives à l'échange. 
• En-tête de groupe fonctionnel (GS) : identifie le groupe fonctionnel et fournit des informations de contrôle. 

Ensemble de transactions 

• En-tête de l'ensemble de transactions (ST) : indique le début de l'ensemble de transactions et fournit un numéro de contrôle unique. 

Accusé de réception du bon de commande 

• Accusé de réception de bon de commande (BAK) : accuse réception d'un bon de commande et fournit des détails tels que le type d'accusé de réception, les dates et le numéro de bon de commande d'origine. 

Détails de l'article 

• Détails physiques de l'article (PO4) : Fournit des informations sur les articles individuels dans le bon de commande, y compris la quantité de l'article, l'unité de mesure et la description de l'article. 

Accusé de réception d'élément de campagne 

• Accusé de réception d'article (ACK) : confirme si chaque article du bon de commande est reconnu ou non et peut indiquer tout changement ou anomalie. 

Référence date/heure 

• Date/heure de référence (DTM) : spécifie les dates pertinentes liées à l'accusé de réception, telles que la date d'accusé de réception. 

Segments de remorque 

• Transaction Set Trailer (SE) : indique la fin de l'ensemble de transactions et fournit un nombre de segments dans la transaction. 
• Functional Group Trailer (GE) : Fournit des informations de contrôle pour le groupe fonctionnel, y compris un décompte des transactions au sein du groupe. 
• Interchange Control Trailer (IEA): Indique la fin de la structure de contrôle de l'échange et fournit un décompte des groupes fonctionnels au sein de l'échange. 

Exemple de cas d'utilisation

Prenons un exemple pratique pour illustrer le fonctionnement du processus de transaction EDI 855. Supposons qu'un acheteur envoie un EDI 850 à son fournisseur. Dès réception du bon de commande, le fournisseur génère un EDI 855 en réponse et le renvoie à l'acheteur. L'EDI 855 confirme la réception de la commande et inclut les éventuels changements ou modifications nécessaires demandés par le fournisseur. 

Si le fournisseur doit apporter des modifications au bon de commande, il enverra au client un EDI 860 (la demande de modification du bon de commande) transaction. Ce document communique les modifications apportées au bon de commande d'origine, telles que les quantités, les prix ou les dates de livraison révisés. 

Avantages de l'EDI 855

• Efficacité améliorée: EDI 855 rationalise le processus d'accusé de réception, réduisant les erreurs manuelles et éliminant le besoin d'accusés de réception sur papier. Cela améliore l'efficacité et fait gagner du temps à la fois à l'acheteur et au fournisseur.
• Visibilité améliorée : Avec EDI 855, les deux parties ont une visibilité en temps réel sur l'état de leurs commandes. Cela permet une meilleure planification, une meilleure gestion des stocks et une communication proactive.
• Écarts réduits : En échangeant électroniquement des accusés de réception de commande précis et détaillés, l'EDI 855 réduit les risques de malentendus ou de divergences entre l'acheteur et le fournisseur.
• Exécution plus rapide des commandes : L'accusé de réception rapide d'un bon de commande via EDI 855 permet au fournisseur de commencer immédiatement à traiter la commande, ce qui se traduit par une exécution plus rapide des commandes et une meilleure satisfaction des clients.

Comment Astera EDIConnect aide

Tirer parti de la technologie pour automatiser et optimiser les processus est crucial dans l'environnement commercial en évolution rapide d'aujourd'hui. L'ensemble de transactions EDI 855 simplifie la gestion des commandes en fournissant une méthode rationalisée permettant aux fournisseurs de confirmer la réception des bons de commande et de communiquer les modifications ou les mises à jour. Cependant, vous avez besoin d'une solution EDI robuste, telle que Astera EDIConnect, pour profiter pleinement de l'EDI. 

Conçu pour simplifier et accélérer l'échange de documents EDI, EDIConnect est une solution EDI d'entreprise qui prend en charge la création et l'analyse de tous les ensembles de transactions ANSI X12, EDIFACT et HIPAA sans écrire une seule ligne de code. Avec EDIConnect, vous bénéficiez de ses fonctionnalités intégrées : 

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Il vous permet également de vous intégrer de manière transparente à vos partenaires commerciaux grâce à son interface utilisateur intuitive, sa cartographie automatisée et la prise en charge de plusieurs protocoles de communication. Assurez un traitement efficace des transactions EDI et réduisez les efforts manuels en utilisant EDIConnect.