Automatisez l'extraction des données PDF pour des informations plus rapides

PDF (Portable Document Format) est une norme de l'industrie et l'un des formats les plus largement utilisés pour présenter et échanger des informations. Certains documents commerciaux courants qui sont partagés au format PDF dans les secteurs de la chaîne d'approvisionnement, de l'administration des affaires et des achats comprennent :

• Factures
• Contrats
• Acheter en ligne
• Rapports
• Formulaires RH
• Notes d'expédition
• Présentations
• Listes de produits et prix

Bien que les fichiers PDF soient parfaits pour échanger des informations, extraire des informations à partir des données de ces fichiers peut être difficile et fastidieux car les données stockées dans des fichiers PDF sont non structuré et peut contenir du texte et des images.

L'extraction de données non structurées devient encore plus difficile lorsque vous devez le faire manuellement pour chaque fichier PDF. C'est ici que Grattage de PDF vient à la rescousse. Il aide à extraire les données des fichiers PDF de manière automatisée.

Extraction manuelle de données PDF

Le processus d'extraction manuelle de données à partir de fichiers PDF nécessite beaucoup de ressources. Cela nécessite qu'un membre de l'équipe sélectionne le tableau et copie manuellement toutes les informations dans les tableaux PDF, ce qui peut entraîner des erreurs et de longs délais de rotation.

Le processus devient encore plus difficile lorsque des centaines de Documents PDF est impliqué. Même si vous disposez de plusieurs ressources pour la récupération des données, sans automatisation de l'extraction des données, cela peut prendre des jours ou des semaines pour obtenir des informations exploitables par saisie manuelle des données.

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Extraction manuelle des données : coût par rapport à l'efficacité

Décomposons-le en chiffres pour vous aider à comprendre le coût lorsque vous extrayez des informations à partir de fichiers PDF. Imaginez que vous ayez un analyste dédié à bord chargé d'extraire des données de documents PDF non structurés et de les analyser. Dans ce cas, voici ce que les coûts pourraient être :

• Le salaire moyen d'un analyste = 60,000 USD par an (Salaire médian américain)
• La moyenne temps passé par un analyste pour l'extraction des données Documents PDF, y compris l'extraction des données, le nettoyage et la préparation par jour = 70 %
• Le coût encouru par un analyste pour extraire et préparer des données non structurées à partir de PDF = 42,000 XNUMX $

Avec l'extraction manuelle des données, la majeure partie du temps et des efforts de la ressource est consacrée à la préparation des données plutôt qu'à leur analyse. De plus, l'extraction manuelle est souvent imprécise.

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Une approche alternative à cela peut être d'externaliser l'extraction. Une entreprise de qualité outil d'extraction de données comme Astera ReportMiner peut être une solution économique et efficace. L'automatisation du processus d'extraction de données PDF avec de tels outils réduit les efforts manuels, accélère la disponibilité des données et garantit l'exactitude des données.

Extraction automatisée de données PDF

En gardant à l'esprit les défis de l'extraction manuelle des données, une solution idéale pour les entreprises consiste à pouvoir analyser toutes sortes de documents PDF avec un minimum d'intervention humaine via des outils tiers. Voici comment un logiciel d'extraction de données PDF peut aider votre entreprise :

• Vous pouvez créer et configurer des règles et des formules pour extraire automatiquement des données de PDF vers Excel. Cela réduit le temps nécessaire pour rechercher manuellement et copier/ressaisir les informations requises.
• Vous pouvez extraire des données d'images en texte via des moteurs OCR intégrés sans avoir à retaper manuellement les données. Cela réduit le risque de fautes de frappe et d'autres erreurs lors de l'extraction.
• Vous pouvez automatiser l'extraction de données à partir de PDF via l'IA. Cela se fait en utilisant l'IA pour détecter les champs importants et les extraire automatiquement.
• Vous pouvez automatiser l'ensemble du pipeline d'extraction et l'exécuter sur un lot de fichiers PDF pour obtenir toutes les informations souhaitées en une seule fois. Cela améliore l'efficacité de l'entreprise et garantit que les données sont disponibles au fur et à mesure des besoins.

Comment automatiser l'extraction de données PDF?

Vous pouvez automatiser la capture de données PDF en utilisant l'une de ces deux méthodes. La première méthode prend du temps, nécessite plus de ressources et a une tendance plus élevée aux essais et erreurs. En revanche, la deuxième méthode est entièrement automatisée à l'aide d'un outil d'extraction de données.

1. Utilisez des codes et des scripts

La première méthode consiste à écrire du code ou des scripts pour le traitement des documents et à extraire les informations souhaitées des documents PDF. Cependant, cela n'est pas recommandé pour la plupart des entreprises car cela implique une grande complexité et des ressources de développement dédiées. Cela vous oblige souvent à réécrire/modifier le code chaque fois que la structure du document change.

2. Utiliser l'outil d'extraction de données

Utilisez un outil pour extraire des données de fichiers PDF, tels que ReportMiner. Il s'agit d'une solution d'automatisation de l'extraction de données avec prise en charge intégrée de l'extraction automatique des données. Il fournit une interface utilisateur simple qui n'implique aucun codage. Par conséquent, cela est recommandé pour les entreprises qui ont besoin d'extraire des informations rapidement et avec précision à partir de volumes élevés de fichiers PDF.

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Comment ReportMiner Simplifie l'extraction automatisée des données PDF

Les fonctionnalités essentielles dont vous auriez besoin pour automatiser l'extraction de données à partir de différents types de PDF incluent :

• PDF à base de texte: Vous pouvez créer un modèle d'extraction composé de régions de données et de champs. Ce sont des sections et des valeurs que vous souhaitez extraire. À travers cela, ReportMiner peut lire ces documents et récupérer des informations.
• PDF numérisés (basés sur des images): Tous les fichiers PDF ne contiennent pas de données textuelles. La plupart des documents PDF utilisés par les entreprises sont des images numérisées (par exemple, des factures). La capacité OCR (reconnaissance optique de caractères) de ReportMinner peut extraire des données textuelles à partir d'images. Une fois que vous avez parcouru votre document numérisé ReportMiner, il devient similaire à un PDF textuel et simplifie la capture d'informations.
• PDF basés sur des formulaires: Souvent, les entreprises doivent gérer des formulaires PDF, tels que des sondages auprès des clients ou des commentaires d'employés. Ces PDF sont plus structurés que les autres types. Vous pouvez faire usage de ReportMiner pour extraire des données commerciales importantes (telles que des informations sur les clients) et les utiliser à des fins de reporting et d'analyse.

Une fois que vous avez conçu un modèle d'extraction dans ReportMiner, vous pouvez le réutiliser pour automatiser l'extraction à partir de fichiers PDF avec des mises en page similaires. L'outil vous permet de lire des fichiers PDF et Excel à partir de différentes sources, y compris le serveur FTP, le serveur de messagerie et les systèmes non structurés.

Si vous préférez une solution plus rapide, ReportMiner fournit Capture de données alimentée par l'IA, supprimant la nécessité de créer des modèles. Il vous permet d'extraire simplement tous les champs importants de votre pdf en un seul clic.

Les données extraites peuvent ensuite être transformées et exportées vers une destination de votre choix. Certaines options populaires incluent les feuilles de calcul Excel, les bases de données et les fichiers .CSV.

Démarrez l'extraction automatisée de données PDF avec ReportMiner

Les entreprises capturent et traitent une variété d'informations dans des documents PDF, y compris des données transactionnelles et de rapport. Le défi réside dans l'extraction et la structuration de ces informations avec une précision et une rapidité raisonnables. Ceci peut être réalisé par l'automatisation de l'extraction de données PDF via ReportMiner.

Téléchargez la version d'essai pour découvrir comment Astera ReportMiner peut vous aider à extraire facilement des données de fichiers PDF.