Traitement automatisé des factures à l'aide de Astera ReportMiner

Pendant des décennies, le traitement d'une facture signifiait essentiellement la saisie manuelle d'informations. Les factures papier passeraient par plusieurs points de contact et nécessiteraient de nombreuses interventions manuelles. Tout cela a changé ces dernières années avec le traitement automatisé des factures, car les entreprises cherchent à réduire le cycle de transaction et le délai de paiement d'une facture de plusieurs semaines à quelques jours, voire quelques minutes.

Il n'est pas surprenant que le traitement automatisé des factures — propulsé par l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (ML) — est devenu une approche privilégiée pour les entreprises modernes. Compte tenu de l'adoption rapide de l'extraction de données IA, on peut s'attendre à ce que l'automatisation continue d'être un moteur du traitement des factures.

Traitement manuel ou automatisé des factures

Le traitement manuel des factures est une approche sujette aux erreurs et chronophage qui n'est pas très efficace, c'est le moins qu'on puisse dire. Cela implique de recevoir des factures papier des fournisseurs, d'effectuer une saisie manuelle des données dans le système comptable, de les comparer aux bons de commande pour les tolérances, de faire une numérisation pour l'ajouter au système de classement et de l'envoyer pour approbation. Ensuite, chaque facture est ajoutée manuellement à l'ERP.

Une fois toutes ces étapes terminées, le paiement est traité. Il s'agit d'un long processus manuel qui prend beaucoup de temps au personnel et coûte de l'argent. 51% des entreprises disent que les données manuelles leur causent le plus de problèmes dans le traitement des factures.

Les entreprises ont besoin d'extraire rapidement les informations pertinentes des factures, disponibles dans un format non structuré, pour traiter, valider, stocker et approuver les paiements en temps réel.

Et c'est là qu'intervient le traitement automatisé des factures. Il automatise l'ensemble du processus de réception d'une facture, d'extraction d'informations et d'ajout des informations à votre système ERP.

Il améliore considérablement le temps de traitement des paiements, minimise les erreurs et aide les entreprises à profiter des remises pour paiement anticipé et à éviter les frais de retard.

Examinons de plus près certains des principaux avantages qu'il apporte à la table.

Avantages du traitement automatisé des factures

Gain de temps et d'argent

Le logiciel de traitement automatisé des factures minimise le risque de factures manquantes. Ils évitent aux entreprises des retards de paiement, entraînant des pénalités et des relations tendues avec les fournisseurs. Effectuer des paiements précis et en temps opportun aide également les entreprises à obtenir des taux réduits et des conditions de crédit favorables, contribuant ainsi à un flux de trésorerie positif.

Amélioration de la précision des données

L'erreur humaine est inévitable lors du traitement manuel des factures. Cela peut facilement entraîner des remises manquées, des paiements en double et des paiements en trop. D'autre part, l'utilisation d'une technologie de capture de données intelligente alimentée par l'IA réduit les risques d'erreurs humaines à pratiquement aucun.

Augmentation de la productivité

L'examen des factures, l'identification des erreurs, la validation de leur contenu et l'obtention des approbations de paiement sont des activités gourmandes en ressources. L'automatisation du traitement des factures élimine le besoin d'effectuer ces tâches manuellement, permettant aux employés de se concentrer sur des tâches plus critiques et de devenir plus productifs.

Meilleur moral des employés

Le traitement manuel des factures n'est pas seulement chronophage, c'est aussi une activité lourde et répétitive. Laisser les solutions d'extraction de données IA prendre le relais permet aux employés de se concentrer sur un travail plus engageant et de plus grande valeur cela améliorerait leur moral.

Amélioration des relations avec les fournisseurs

L'automatisation simplifie et rationalise la gestion des factures des fournisseurs, facilitant les paiements en temps opportun et le traitement efficace des litiges. Le maintien de bonnes relations de travail avec les fournisseurs est très utile - cela aide les entreprises à obtenir des services plus rapides et à négocier de meilleures conditions, entre autres avantages.

Et l'automatisation du flux de travail des factures présente de nombreux avantages, notamment une amélioration de la conformité aux audits et à la réglementation, une réduction des risques de fraude, etc.

Voici comment cela fonctionne

Certaines des étapes de la configuration d'un flux de travail de traitement automatisé des factures sont les suivantes :

1. Sélection d'une source de fichier. C'est là que les factures entrantes sont stockées.
2. Génération d'un modèle d'extraction. Vous pouvez également configurer des règles de qualité des données pour garantir la cohérence des données.
3. Exportation des données extraites vers une destination pour approbation.

C'est aussi simple que ça.

Un logiciel de traitement automatisé des factures peut tirer parti des technologies d'intelligence artificielle telles que le traitement du langage naturel et l'apprentissage automatique pour capturer facilement des champs importants, notamment la description du produit ou du service, la quantité, le prix, les informations fiscales, les conditions de paiement, etc.

Traitement intelligent des documents le logiciel nécessite un minimum de supervision humaine. Les solutions modernes d'automatisation des factures permettent aux utilisateurs de créer des règles de validation prédéfinies pour gérer les anomalies, les erreurs et les champs manquants. Les données validées sont transmises à la solution de planification des ressources de l'entreprise ou à la solution comptable pour l'approbation des paiements et la tenue des registres.

Des factures PDF numérisées aux factures électroniques envoyées Échange électronique de données, une solution automatisée traite toutes les factures provenant de différentes sources avec précision et rapidité. Cette approche rationalise le processus des comptes fournisseurs, permettant aux entreprises de bénéficier d'une efficacité à faible coût et de maximiser la productivité.

Automatisez le traitement des factures

Voyez-le en action

Astera ReportMiner: Solution avancée d'extraction de données pour automatiser le traitement des factures

Astera ReportMiner est une solution d'extraction de factures de bout en bout qui peut transformer un grand volume de données non structurées en informations significatives. Grâce à notre plate-forme automatisée et sans code, vous pouvez créer automatiquement modèles d'extraction pour extraire les données des factures.

Les nouvelles capacités d'extraction de données basées sur l'IA de notre solution ont rendu les choses plus faciles que jamais. Voici comment vous pouvez automatiser le traitement des factures en trois étapes :

1. Afin d'utiliser le Astera fonction North Star, vous devrez créer un nouveau projet à partir de Projet > Nouveauté > Intégration projecteur ouvrir un existant projet en Astera ReportMiner.
2. Ensuite, cliquez avec le bouton droit sur le dossier des fichiers source dans l'explorateur de projet et sélectionnez Extraction de données alimentée par l'IA > Créer automatiquement des modèles de rapport à l'aide de Astera Étoile polaire.
3. Maintenant que les modèles de rapport ont été créés, ils sont prêts à être utilisés pour l'extraction de données.

C'est si simple! Tirer parti Astera ReportMiner's Capture automatique technologie, vous pouvez extraire les données des factures PDF en quelques secondes. De plus, la fonction de planification des tâches facilitera l'automatisation des comptes fournisseurs. Chaque fois qu'une nouvelle facture provient du fournisseur, la solution extrait automatiquement les données et les envoie à votre destination préférée.

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Automatisez le traitement des factures avec l'IA

Le traitement automatisé des factures aide les services comptables et financiers à gagner en efficacité et en temps de traitement des données. Il réduit les interventions manuelles, minimise les erreurs et élimine les routages inutiles, ce qui réduit considérablement le temps de traitement des factures.

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L'automatisation des comptes fournisseurs grâce à un logiciel moderne de traitement des factures permet aux employés de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. De plus, une gestion efficace des factures des fournisseurs aide les entreprises à maintenir de bonnes relations avec leurs fournisseurs, ce qui se traduit par de meilleurs résultats commerciaux.

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