EDI 855: Reconhecimento de Pedido de Compra

O que é um EDI 855?

Eficiência e precisão são cruciais para transações tranquilas e colaboração contínua entre parceiros comerciais. Uma maneira de conseguir isso é usando Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI). 

EDI 855 (Purchase Order Acknowledgement) é um conjunto de transações ANSI X12 que confirma ou reconhece um pedido de compra (PO) recebido por um fornecedor. Os fornecedores normalmente o enviam em resposta a um EDI 850 (Pedido de Compra) transação de um comprador. O EDI 855 fornece informações vitais sobre a capacidade do fornecedor de atender ao pedido, incluindo disponibilidade de itens, datas de entrega esperadas, preços e quaisquer alterações ou discrepâncias no pedido original. 

Diferença entre EDI 855 e EDI 997

As principais diferenças entre EDI 855 e EDI 997 (Reconhecimento Funcional) encontram-se em seus respectivos propósitos e nos tipos de informação que transmitem. 

Embora tanto ED 997 e EDI 855 são reconhecimentos, servem a propósitos diferentes e fornecem informações diferentes. O EDI 997 é um reconhecimento geral confirmando o recebimento e validação de qualquer transação EDI. Por outro lado, o EDI 855 é um aviso específico para POs, acusando seu recebimento e fornecendo detalhes adicionais relacionados ao pedido. Geralmente, o comprador envia uma confirmação EDI 997 após receber um documento 855 EDI, indicando o recebimento da confirmação de compra.

Como usar EDI 855

Se você é um fornecedor ou fornecedor que recebe ordens de compra eletronicamente, o EDI 855 é crucial para manter uma comunicação eficiente com seus clientes. Ele permite que você acuse o recebimento do pedido e confirme seus detalhes prontamente. Ele também permite que você informe o comprador sobre quaisquer alterações ou problemas. 

Aqui está o que você precisa saber para usar o EDI 855 de forma eficaz: 

1. Capacidades EDI: Você precisa ter os recursos EDI necessários para enviar e receber documentos eletrônicos. Isso inclui ter o software apropriado ou plataforma EDI que pode gerar e processar transações EDI 855. 
2. Contratos de parceiros comerciais: O estabelecimento de acordos de parceiros comerciais é crucial para a implementação bem-sucedida do EDI. Você precisa colaborar com seus clientes e parceiros comerciais para definir os padrões específicos de EDI, formatos de documentos, protocolos de comunicação e outros requisitos técnicos. Isso garante que ambas as partes estejam alinhadas e possam trocar documentos EDI sem problemas. 
3. Mapeamento e Integração: Você também precisa mapear corretamente as transações EDI 855 para seus sistemas internos para permitir uma integração suave com seu gerenciamento de pedidos ou sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP). O mapeamento envolve a transformação dos dados EDI em um formato que seus sistemas internos possam processar e compreender facilmente. Dependendo da complexidade de seus sistemas, você pode precisar de experiência em mapeamento EDI ou assistência de um provedor de soluções EDI. 
4. Teste e Validação: Antes de implementar o EDI 855 em um ambiente de produção, você deve realizar testes e validações completos. Isso envolve a troca de transações EDI de teste com seus parceiros comerciais para garantir a transmissão e interpretação precisas dos dados. 
5. Conformidade com os padrões da indústria: Também é importante aderir aos padrões da indústria ao usar o EDI. O padrão mais comum para confirmações de pedidos de compra é o ANSI ASC X12. A conformidade com esses padrões garante consistência, interoperabilidade e comunicação tranquila em toda a cadeia de suprimentos. 

Componentes de um arquivo EDI 855

Um arquivo EDI 855 consiste em vários segmentos e elementos que contêm informações específicas. É assim que um arquivo EDI 855 normalmente se parece: 

Nota: Isto é apenas para referência. Ele pode não conter todas as informações normalmente incluídas em um arquivo EDI 855. 

Aqui estão os principais componentes que você pode encontrar em um documento EDI 855: 

Segmentos de Cabeçalho 

• Cabeçalho de controle de intercâmbio (ISA): contém a identificação do remetente e do destinatário, números de controle e informações relacionadas ao intercâmbio. 
• Cabeçalho do Grupo Funcional (GS): Identifica o grupo funcional e fornece informações de controle. 

Conjunto de transações 

• Cabeçalho do conjunto de transações (ST): indica o início do conjunto de transações e fornece um número de controle exclusivo. 

Confirmação de Pedido de Compra 

• Confirmação de ordem de compra (BAK): Confirma o recebimento de uma ordem de compra e fornece detalhes como tipo de confirmação, datas e o número da ordem de compra original. 

Detalhes dos itens 

• Detalhes Físicos do Item (PO4): Fornece informações sobre itens individuais dentro do pedido de compra, incluindo quantidade do item, unidade de medida e descrição do item. 

Reconhecimento de Item de Linha 

• Reconhecimento de Item de Linha (ACK): Confirma se cada item do pedido de compra é reconhecido ou não e pode indicar alterações ou discrepâncias. 

Referência de data/hora 

• Referência de data/hora (DTM): especifica as datas relevantes relacionadas à confirmação, como a data de confirmação. 

Segmentos de reboque 

• Trailer do Conjunto de Transações (SE): Indica o final do conjunto de transações e fornece uma contagem dos segmentos dentro da transação. 
• Trailer do Grupo Funcional (GE): Fornece informações de controle para o grupo funcional, incluindo uma contagem das transações dentro do grupo. 
• Trailer de controle de intercâmbio (IEA): indica o fim da estrutura de controle de intercâmbio e fornece uma contagem dos grupos funcionais dentro do intercâmbio. 

Exemplo de caso de uso

Vamos considerar um exemplo prático para ilustrar como funciona o processo de transação EDI 855. Suponha que um comprador envie um EDI 850 para seu fornecedor. Ao receber o pedido de compra, o fornecedor gera um EDI 855 como resposta e o devolve ao comprador. O EDI 855 confirma o recebimento do pedido e inclui as alterações necessárias ou modificações solicitadas pelo fornecedor. 

Se o fornecedor precisar fazer alterações no pedido de compra, ele enviará ao cliente um EDI 860 (a Solicitação de Alteração do Pedido de Compra) transação. Este documento comunica as modificações no pedido de compra original, como quantidades revisadas, preços ou datas de entrega. 

Benefícios do EDI 855

• Eficiência aprimorada: O EDI 855 agiliza o processo de reconhecimento, reduzindo erros manuais e eliminando a necessidade de reconhecimentos em papel. Isso aumenta a eficiência e economiza tempo tanto para o comprador quanto para o fornecedor.
• Visibilidade aprimorada: Com o EDI 855, ambas as partes têm visibilidade em tempo real do status de seus pedidos. Isso permite um melhor planejamento, gerenciamento de estoque e comunicação proativa.
• Discrepâncias reduzidas: Ao trocar eletronicamente confirmações de pedidos precisas e detalhadas, o EDI 855 reduz as chances de mal-entendidos ou discrepâncias entre o comprador e o fornecedor.
• Processamento de pedidos mais rápido: A confirmação imediata de um pedido de compra por meio do EDI 855 permite que o fornecedor comece a processar o pedido imediatamente, resultando em um atendimento mais rápido do pedido e maior satisfação do cliente.

Como funciona o dobrador de carta de canal Astera EDIConnect ajuda

Aproveitar a tecnologia para automatizar e otimizar processos é crucial no atual ambiente de negócios acelerado. O conjunto de transações EDI 855 simplifica o gerenciamento de pedidos, fornecendo um método simplificado para os fornecedores confirmarem o recebimento de pedidos de compra e comunicarem alterações ou atualizações. No entanto, você precisa de uma solução EDI robusta, como Astera EDIConnect, para aproveitar ao máximo o EDI. 

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