كيفية استخراج البيانات من PDF إلى Excel

سواء كنت في العمل تتعامل مع المستندات أو تجمع المواد لمقترح البحث الخاص بك ، يتم تخزين المعلومات التي تحتاجها في الغالب في مجموعة متنوعة من التنسيقات المختلفة ، من صفحات الويب والمستندات إلى الصور على Google. بينما يتم تنسيق معظم المستندات اليوم كملفات PDF ، ويرجع ذلك أساسًا إلى سهولة استخدامها ومشاركتها ، فقد تجد أنك بحاجة إلى البيانات التي تحتوي عليها واستخدامها في مكان آخر ، على سبيل المثال ، في ملف Excel ، لتصور البيانات. لكن للقيام بذلك ، يجب عليك أولاً استخراج البيانات من PDF إلى Excel.

لذلك ، قررت أنه من الأفضل نسخ البيانات ولصقها كما هي. قد لا تكون هذه مشكلة كبيرة إذا كنت تحتاج إلى القيام بذلك مرتين أو ثلاث مرات فقط. ومع ذلك ، فمن المؤكد أن الأمر يستغرق وقتًا طويلاً وشاقًا عندما تضطر إلى جمع البيانات من مئات ملفات PDF. بطبيعة الحال ، تبدأ البحث عن طرق ذكية لتحويل البيانات أو استخراجها من PDF إلى Excel بشكل مجمّع. وهذا هو بالضبط الغرض من هذه المقالة - لمساعدتك في العثور على أفضل حل.

طرق استخراج البيانات من PDF إلى Excel

هناك عدة طرق يمكنك من خلالها استخراج البيانات من PDF إلى Excel. بعض أكثرها شيوعًا هي:

نسخ يدوي ولصق

هذه الطريقة هي الطريقة الأكثر مباشرة لاستيراد البيانات من ملف PDF إلى Excel. كل ما عليك فعله هو فتح مستند PDF المصدر ، وتحديد البيانات التي تريد استخراجها ، ثم نسخها ولصقها في جدول بيانات Excel المستهدف.

ومع ذلك ، فإن بعض المستندات والبيانات الواردة فيها ليست منظمة بشكل جيد ، مما يجعل من شبه المستحيل نسخها ولصقها مع الحفاظ على التنسيق والتخطيط والحصول على النتيجة المرجوة. للتغلب على هذه المشكلة ، يمكنك فتح مستند PDF باستخدام Word ثم نسخ البيانات ولصقها.

ومع ذلك ، ضع في اعتبارك ما يلي:

• ما زلت غير قادر على استيراد عناصر معينة بشكل صحيح إلى Excel ، مثل الجداول المعقدة.
• بينما تعمل هذه الطريقة مع مجموعات البيانات الصغيرة ، فإنها سرعان ما تصبح مملة وعرضة للخطأ مع زيادة عدد المستندات وحجم البيانات.

استيراد بيانات PDF إلى Excel

عندما تفشل طرق النسخ واللصق التقليدية، فإن استيراد ملفات PDF مباشرة إلى Excel يوفر بديلاً مناسبًا.

افتح إكسل:

افتح ورقة Excel على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

علامة تبويب بيانات الوصول:

انتقل إلى علامة التبويب "البيانات" الموجودة في شريط القائمة العلوي.

الاستيراد من PDF:

من القائمة المنسدلة Get Data، حدد "From File" ثم اختر "From PDF".

حدد ملف PDF:

حدد موقع ملف PDF الذي ترغب في استيراده إلى Excel وحدده، ثم انقر فوق "استيراد".

التنقل في معاينة الجدول:

سيظهر جزء المستكشف، ويعرض الجداول والصفحات من ملف PDF الخاص بك والمعاينة.

اختر البيانات المراد استيرادها:

حدد الجدول المطلوب من جزء المستكشف وانقر فوق "تحميل".

اكتمل الاستيراد:

سيتم الآن استيراد الجدول المحدد إلى ورقة Excel الخاصة بك، ويكون جاهزًا لمزيد من التحليل أو المعالجة.

محولات PDF إلى Excel

يمكنك استخدام محولات PDF العامة عندما تحتاج بانتظام إلى استخراج البيانات من العديد من ملفات PDF ذات التخطيطات المتشابهة. تستخرج هذه الأدوات البيانات تلقائيًا وتقدم مجموعة من الميزات لتبسيط العملية ، مثل الاستخراج الانتقائي والتعرف على بنية البيانات.

إلى جانب محولات PDF غير المتصلة بالإنترنت ، يمكنك أيضًا تجربة الحلول عبر الإنترنت. ومع ذلك ، فإن العملية هي نفسها بشكل أساسي لكلا المحولين: قم باستيراد مستند PDF وانقر فوق زر التحويل.

بعض محولات PDF الأكثر استخدامًا هي:

• Adobe Acrobat DC
• نيترو برو
• محرر ملفات بي دي إف
• قارئ PDF برو
• صودا PDF

في حين أن العملية أسرع بكثير من نسخ البيانات ولصقها في Excel ، فلا يزال يتعين عليك تكرارها عدة مرات مثل عدد المستندات التي تحتاج إلى معالجتها.

استفسار الطاقة

الخيار الثالث هو استخدام استفسار الطاقة، يتم تقديمها كميزة Excel بواسطة Microsoft. Power Query هي أداة تمكنك من استيراد مستندات PDF إلى Excel بسهولة. يمكنه تحديد واستخراج الجداول وهياكل البيانات الأخرى تلقائيًا التي قد تواجه صعوبة في استخدام محولات PDF. ومع ذلك ، لا يزال لديها مجموعة من القيود الخاصة بها:

1. قد يكون من الصعب التعلم والعمل معها.
2. يؤدي استخدام ملفات PDF كبيرة الحجم إلى تدهور الأداء وزيادة المهلات.
3. يجب أن تتعلم استخدام الوظائف المعقدة ، لأن Power Query لا يمكنه تحديد الصفوف متعددة الأسطر بشكل صحيح.
4. يمكنه فقط معالجة ملفات PDF بكميات كبيرة إذا كان لديهم تخطيط أو بنية متسقة.

لذلك ، إذا كنت تتعامل بانتظام مع مجموعة متنوعة من مستندات PDF ذات الهياكل والتخطيطات المعقدة ، فقد لا يكون هذا هو الخيار الأفضل.

مكتبات استخراج Python و PDF

هذه الطريقة مناسبة فقط إذا كنت تعرف كيفية كتابة التعليمات البرمجية باستخدام Python. ومع ذلك ، إليك ما عليك القيام به لاستخراج البيانات من PDF إلى Excel باستخدام Python ومكتبات الاستخراج الخاصة بها:

1. تحميل وتثبيت بايثون
2. اختر مكتبة استخراج ملفات PDF المفضلة لديك. من أشهرها: Tubula-py و Pypdf2 و Camelot
3. قم بإعداد بيئة Python
4. قم بتثبيت مكتبات الاستخراج
5. اكتب برنامج Python النصي لاستخراج PDF
6. قم بتنفيذ البرنامج النصي
7. مراجعة والتحقق من البيانات المستخرجة

هذه الخطوات هي فقط الخطوات الأساسية في العملية ، ويمكن أن تحتوي كل خطوة على عدة خطوات فرعية. في حين أن هذه الطريقة توفر تخصيصًا مذهلاً وقدرات قوية ، إلا أنها تتطلب معرفة متقدمة ببيثون وقدرًا كبيرًا من الوقت لتشفير وإعداد سير عمل الاستخراج بالكامل.

علاوة على ذلك ، نظرًا لأن هذه عملية يدوية ، فقد تكون هناك تحديثات أو تغييرات تتطلب منك تحديث برنامج Python النصي يدويًا أو التكيف مع الإصدارات الجديدة من المكتبات. قد يتطلب ذلك صيانة مستمرة لضمان التوافق والأداء الأمثل.

أدوات استخراج البيانات الآلية

أداة استخراج بيانات مؤتمتة ، مثل Astera ReportMiner، طريقة مناسبة وفعالة لاستخراج البيانات من ملفات PDF وتحميلها في جدول بيانات Excel. تم تصميم هذه الأدوات خصيصًا للتعامل مع الملفات بكميات كبيرة بدقة وسرعة كبيرين.

أدوات استخراج البيانات الاستفادة من بعض التقنيات المتقدمة ، مثل الذكاء الاصطناعي (AI) ، والتعرف الضوئي على الصور (OCR) ، وخوارزميات التعلم الآلي (ML) ، لضمان السرعة والدقة عند تحديد البيانات واستخراجها.

بينما تم تصميم كل أداة بشكل مختلف ، إلا أنها تشترك جميعها في نفس الهدف - التبسيط والتسريع استخراج البيانات من المستندات بكميات كبيرة. فيما يلي الخطوات البسيطة التي تحتاج إلى اتخاذها لاستخراج البيانات من PDF إلى Excel:

1. قم بتثبيت الأداة وإعدادها.
2. قم باستيراد ملفات PDF الخاصة بك إلى البرنامج.
3. تحديد واختيار البيانات التي تريد استخراجها.
4. تحديد قواعد استخراج البيانات.
5. تطبيق التحولات (إذا لزم الأمر).
6. تصدير البيانات إلى Excel.

كما ترى ، فإن العملية واضحة ومباشرة.

ما هي طريقة استخراج PDF إلى Excel التي يجب أن تستخدمها؟

الآن بعد أن أصبحت لديك صورة واضحة عن جميع الطرق المختلفة لاستخراج البيانات من PDF إلى Excel، فإن السؤال الذي يبقى الآن هو: ما هي الطريقة التي يجب أن تختارها؟ في حين أن الإجابة على هذا السؤال تعتمد على متطلبات عملك المحددة، إلا أنه يجب عليك مراعاة بعض العوامل الأساسية لاتخاذ قرار مستنير.

حجم الملفات والبيانات

ضع في اعتبارك عدد المستندات والبيانات التي تحتاج إلى استخراجها منها. إذا كنت تتعامل بشكل متكرر مع كميات كبيرة جدًا من المستندات والبيانات، فيجب أن تكون أداة استخراج البيانات الآلية هي خيارك الأول. من ناحية أخرى، إذا كنت تحتاج في بعض الأحيان فقط إلى استخراج البيانات من PDF إلى Excel، فالأمر يتعلق فقط بالتفضيل حيث ستوفر لك محولات PDF وطرق النسخ واللصق.

هيكل الوثيقة

يمكن أن يكون استخراج البيانات من PDF إلى Excel باستخدام محولات PDF خيارًا قابلاً للتطبيق إذا كانت المستندات التي تتعامل معها ذات بنية بسيطة ومتسقة. ومع ذلك ، إذا كانت ملفات PDF تحتوي على عناصر معقدة أو غير منظم البيانات، يجب أن تفكر في أداة استخراج بيانات مؤتمتة.

السرعة والدقة

إذا كانت السرعة والدقة جوهرية ، فلا يوجد شيء أفضل من التشغيل الآلي وثيقة استخراج البيانات. إن التقنيات التي تشغل هذه الأدوات ، مثل OCR و AI ، تجعلها منقطعة النظير.

أتمتة

الأتمتة ضرورية عند التعامل مع عدد كبير من المستندات ، كما أن قابلية التوسع والاتساق والدقة تأتي معها. ميزة أدوات استخراج البيانات الآلي تجهيز الدفعات، مما يتيح لك استخراج البيانات من ملفات PDF متعددة في وقت واحد. تعمل هذه الأدوات على تقليل الوقت والجهد المطلوب بشكل كبير مقارنة بالطرق اليدوية مثل لصق الملفات أو تحويلها بشكل فردي.

الموارد والخبرات المتاحة

إذا كان لدى فريقك الموارد والخبرة المطلوبة ، فيمكنك التفكير في إنشاء حل داخلي باستخدام مكتبات استخراج Python و PDF. ومع ذلك ، فإن استخدام Python ومكتبات الاستخراج الخاصة بها لاستخراج بيانات PDF يمكن أن يكون معقدًا للعديد من الأشخاص ، وخاصة مستخدمي الأعمال.

لذلك ، إذا كنت تريد حلاً أبسط مع الاستمرار في الاستفادة من جميع ميزاته وإمكانياته ، فيجب أن تفكر في أداة استخراج بيانات آلية. لن تكون قادرًا على الاستفادة من التخصيص والمرونة فحسب ، بل ستتمكن أيضًا من دمجها مع أنظمة المصب. سيمكنك هذا التكامل من تحليل البيانات وتصورها بدون مساعدة خارجية.

Astera ReportMiner—بطل استخراج البيانات من PDF إلى Excel

لا يجب أن يكون استخراج البيانات من PDF إلى Excel مهمة تستغرق وقتًا طويلاً. نظرًا لأن معظم المواقف تتطلب حلاً مبسطًا قادرًا على استخراج البيانات من مئات مستندات PDF في وقت واحد ، كما رأينا أعلاه ، يجب أن تبحث عن نظام أساسي لاستخراج البيانات تلقائيًا ، مثل Astera ReportMiner.

Astera ReportMiner هي عبارة عن منصة لاستخراج بيانات المستندات عالية الجودة مدعومة بالأتمتة. إنها تستفيد من OCR و تقنيات الذكاء الاصطناعي لتحديد و فهم هيكل مجموعة كبيرة من المستندات المختلفة ، بما في ذلك ملفات PDF.

بدافع Astera ReportMiner، يمكنك:

• استخراج البيانات من المستندات المهيكلة وشبه المهيكلة وغير المهيكلة باستخدام واجهة مستخدم سهلة الاستخدام تعمل بالسحب والإفلات
• إنشاء التنسيقات تلقائيًا على الفور باستخدام ملفات التقاط AI
• تعامل مع العديد من الفواتير وأوامر الشراء باستخدام معالجة المستندات المتعددة المدعومة بالذكاء الاصطناعي
• أتمتة سير عمل استخراج البيانات بالكامل من البداية إلى النهاية
• تأكد من وصول البيانات الصحية فقط إلى نظام الوجهة الخاص بك مع تضمين إدارة جودة البيانات
• قم بتحويل البيانات بسهولة وفقًا لاحتياجات عملك باستخدام عمليات التحويل المضمنة

إذا كنت بحاجة إلى استخراج البيانات من PDF إلى Excel ، أو أي تنسيق آخر ، بكميات كبيرة دون المساومة على السرعة والدقة ، محاولة Astera ReportMiner اليوم!