Cómo extraer datos de PDF a Excel

Ya sea que esté en el trabajo manejando documentos o recopilando material para su propuesta de investigación, la información que necesita se almacena principalmente en una variedad de formatos diferentes, desde páginas web y documentos hasta imágenes en Google. Si bien la mayoría de los documentos actuales están formateados como archivos PDF, principalmente porque son fáciles de usar y compartir, es posible que necesite los datos que contienen y los use en otro lugar, por ejemplo, en un archivo de Excel, para visualizar los datos. Pero para hacer esto, primero debes extraer datos de PDF a Excel.

Entonces, decide que es mejor copiar y pegar los datos tal como están. Esto podría no ser un gran problema si solo necesita hacerlo dos o tres veces. Sin embargo, ciertamente se vuelve lento y laborioso cuando tiene que recopilar datos de cientos de archivos PDF. Naturalmente, comienza su búsqueda de formas inteligentes de convertir o extraer datos de PDF a Excel de forma masiva. Y precisamente para eso es este artículo, para ayudarle a encontrar la mejor solución.

Formas de extraer datos de PDF a Excel

Hay varias formas de extraer datos de PDF a Excel. Algunos de los más comunes son:

Copiar y pegar manualmente

Este método es la forma más sencilla de importar datos de un PDF a Excel. Todo lo que tiene que hacer es abrir el documento PDF de origen, seleccionar los datos que necesita extraer y luego copiarlos y pegarlos en su hoja de cálculo de Excel de destino.

Sin embargo, algunos documentos y los datos que contienen no están bien estructurados, lo que hace que sea casi imposible copiar y pegar mientras se conserva el formato y el diseño y se obtiene el resultado deseado. Para solucionar este problema, puede abrir el documento PDF con Word y luego copiar y pegar los datos.

Sin embargo, tenga en cuenta que:

• Aún no podrá importar correctamente ciertos elementos a Excel, como tablas complejas.
• Si bien este método funciona para conjuntos de datos pequeños, rápidamente se vuelve tedioso y propenso a errores a medida que aumenta la cantidad de documentos y el tamaño de los datos.

Importar datos PDF a Excel

Cuando los métodos tradicionales de copiar y pegar no son suficientes, importar archivos PDF directamente a Excel ofrece una alternativa conveniente.

Abra Excel:

Abra una hoja de Excel en su computadora.

Acceder a la pestaña Datos:

Navegue hasta la pestaña Datos ubicada en la barra de menú superior.

Importar desde PDF:

En el menú desplegable Obtener datos, seleccione "Desde archivo" y luego elija "Desde PDF".

Seleccionar archivo PDF:

Localice y seleccione el archivo PDF que desea importar a Excel, luego haga clic en "Importar".

Navegar por la vista previa de la tabla:

Aparecerá un panel de Navegador que mostrará tablas y páginas de su PDF y una vista previa.

Elija datos para importar:

Seleccione la tabla deseada en el panel Navegador y haga clic en "Cargar".

Importación completa:

La tabla seleccionada ahora se importará a su hoja de Excel, lista para su posterior análisis o manipulación.

Conversores de PDF a Excel

Puede utilizar convertidores de PDF genéricos cuando necesite extraer datos de muchos archivos PDF con diseños similares con regularidad. Estas herramientas extraen datos automáticamente y ofrecen una gama de funciones para agilizar el proceso, como la extracción selectiva y el reconocimiento de estructuras de datos.

Junto con los convertidores de PDF sin conexión, también puede probar soluciones en línea. Sin embargo, el proceso es esencialmente el mismo para ambos convertidores: importe el documento PDF y haga clic en el botón convertir.

Algunos de los convertidores de PDF más utilizados son:

• Adobe Acrobat DC
• Nitro Pro
• Creador de PDF
• Lector de PDF Pro
• PDF SODA

Si bien el proceso es considerablemente más rápido que copiar y pegar datos en Excel, aún tendrá que repetirlo tantas veces como documentos necesite procesar.

Power Query

Una tercera opción es utilizar Power Query, ofrecido como una característica de Excel por Microsoft. Power Query es una herramienta que le permite importar documentos PDF a Excel fácilmente. Puede identificar y extraer automáticamente tablas y otras estructuras de datos con las que, de otro modo, podría tener dificultades al usar convertidores de PDF. Sin embargo, todavía tiene su propio conjunto de limitaciones:

1. Puede ser un desafío aprender y trabajar con él.
2. El uso de archivos PDF de gran tamaño provoca una degradación del rendimiento y tiempos de espera excesivos.
3. Debe aprender a usar funciones complejas, ya que Power Query no puede identificar correctamente las filas de varias líneas.
4. Solo puede procesar archivos PDF de forma masiva si tienen un diseño o una estructura coherentes.

Por lo tanto, si maneja regularmente una variedad de documentos PDF con estructuras y diseños complejos, esta podría no ser la mejor opción.

Bibliotecas de extracción de Python y PDF

Este método solo es relevante si sabe cómo escribir código usando Python. Sin embargo, esto es lo que deberá hacer para extraer datos de PDF a Excel utilizando Python y sus bibliotecas de extracción:

1. Descarga e instala Python
2. Elija su biblioteca de extracción de PDF preferida. Los más populares incluyen: Tubula-py, Pypdf2 y Camelot
3. Configurar el entorno de Python
4. Instalar las bibliotecas de extracción
5. Escribir secuencias de comandos de Python para la extracción de PDF
6. Ejecuta el script
7. Revisar y verificar los datos extraídos

Estos pasos son solo los principales del proceso y cada paso puede contener varios subpasos. Si bien este método ofrece una personalización increíble y capacidades sólidas, requiere un conocimiento avanzado de Python y una cantidad considerable de tiempo para codificar y configurar todo el flujo de trabajo de extracción.

Además, dado que este es un proceso manual, puede haber actualizaciones o cambios que requieran que actualice manualmente su secuencia de comandos de Python o que se adapte a nuevas versiones de las bibliotecas. Esto puede requerir un mantenimiento continuo para garantizar la compatibilidad y un rendimiento óptimo.

Herramientas de extracción de datos automatizadas

Una herramienta de extracción de datos automatizada, como Astera ReportMiner, proporciona un método conveniente y eficiente para extraer datos de archivos PDF y cargarlos en una hoja de cálculo de Excel. Estas herramientas están diseñadas específicamente para manejar archivos a granel con gran precisión y velocidad.

Herramientas de extracción de datos aproveche algunas tecnologías avanzadas, como la inteligencia artificial (IA), el reconocimiento óptico de imágenes (OCR) y los algoritmos de aprendizaje automático (ML), para garantizar la velocidad y la precisión al identificar y extraer datos.

Si bien cada herramienta está diseñada de manera diferente, todas comparten el mismo objetivo: simplificar y acelerar la extracción de datos de documentos de forma masiva. Estos son los pasos simples que debe seguir para extraer datos de PDF a Excel:

1. Instalar y configurar la herramienta.
2. Importe sus archivos PDF al software.
3. Identifique y seleccione los datos que desea extraer.
4. Definir reglas de extracción de datos.
5. Aplicar transformaciones (si es necesario).
6. Exportar datos a Excel.

Como puede ver, el proceso es sencillo y sin problemas.

¿Qué método de extracción de PDF a Excel debería utilizar?

Ahora que tiene una idea clara de todas las diferentes formas de extraer datos de PDF a Excel, la pregunta que queda es: ¿Qué método debería elegir? Si bien la respuesta a esta pregunta depende de los requisitos comerciales específicos, debe considerar algunos factores clave para tomar una decisión informada.

Volumen de archivos y datos

Considere la cantidad de documentos y los datos que necesita extraer de ellos. Si trabaja con frecuencia con volúmenes muy elevados de documentos y datos, su primera opción debería ser una herramienta de extracción de datos automatizada. Por otro lado, si sólo ocasionalmente necesita extraer datos de PDF a Excel, entonces es sólo una cuestión de preferencia, ya que tanto los convertidores de PDF como los métodos de copiar y pegar funcionarán.

Estructura del documento

Extraer datos de PDF a Excel usando convertidores de PDF puede ser una opción viable si los documentos que maneja tienen una estructura simple y consistente. Sin embargo, si los archivos PDF contienen elementos complejos o datos no estructurados, debe considerar una herramienta de extracción de datos automatizada.

Velocidad y precisión

Si la velocidad y la precisión son esenciales, no hay nada mejor que la automatización extracción de datos de documentos. Las tecnologías que impulsan estas herramientas, como OCR e IA, las hacen inigualables.

Automatización

La automatización es necesaria cuando se trata de una gran cantidad de documentos, y la escalabilidad, la consistencia y la precisión vienen con ella. Función de herramientas de extracción de datos automatizada procesamiento por lotes, lo que le permite extraer datos de varios archivos PDF simultáneamente. Estas herramientas reducen significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios en comparación con los métodos manuales como copiar y pegar o convertir archivos individualmente.

Recursos disponibles y experiencia

Si su equipo tiene los recursos y la experiencia necesarios, puede considerar crear una solución interna utilizando las bibliotecas de extracción de Python y PDF. Sin embargo, usar Python y sus bibliotecas de extracción para extraer datos PDF puede resultar complejo para muchas personas, especialmente para los usuarios comerciales.

Por lo tanto, si desea una solución más simple y al mismo tiempo beneficiarse de todas sus características y capacidades, debe considerar una herramienta de extracción de datos automatizada. No solo podrá aprovechar la personalización y la flexibilidad, sino que también podrá integrarlo con los sistemas posteriores. Esta integración le permitirá analizar y visualizar datos sin asistencia externa.

Astera ReportMiner—el campeón de la extracción de datos de PDF a Excel

La extracción de datos de PDF a Excel no tiene por qué ser una tarea que requiera mucho tiempo. Dado que la mayoría de las situaciones requieren una solución simplificada capaz de extraer datos de cientos de documentos PDF simultáneamente, como hemos visto anteriormente, debe buscar una plataforma de extracción de datos automatizada, como Astera ReportMiner.

Astera ReportMiner es una plataforma de extracción de datos de documentos de alto nivel impulsada por la automatización. Aprovecha OCR y técnicas de IA identificar automáticamente y comprender la estructura de una amplia gama de documentos diferentes, incluidos los archivos PDF.

Con Astera ReportMiner, usted puede:

• Extraiga datos de documentos estructurados, semiestructurados y no estructurados mediante una interfaz de usuario intuitiva de arrastrar y soltar
• Generar automáticamente diseños al instante usando Captura de IA
• Manejar múltiples facturas y órdenes de compra utilizando el procesamiento de múltiples documentos impulsado por IA
• Automatice todo el flujo de trabajo de extracción de datos de principio a fin
• Asegúrese de que solo los datos saludables lleguen a su sistema de destino con gestión de la calidad de los datos
• Transforme fácilmente los datos de acuerdo con las necesidades de su negocio utilizando transformaciones integradas

Si necesita extraer datos de PDF a Excel, o cualquier otro formato, de forma masiva sin comprometer la velocidad y la precisión, try Astera ReportMiner ¡hoy!