Qu'est-ce que la capture de factures et comment l'automatiser ?

La capture de données précises et complètes à partir des factures n'est plus seulement une tâche administrative banale. C'est devenu une nécessité stratégique car les données contenues dans les factures contiennent des informations précieuses sur les habitudes de dépenses d'une entreprise et les performances des fournisseurs. La valeur des données de la facture dépend toutefois de la rapidité avec laquelle elle est traitée.

Heureusement, avec l'évolution technologique et l'introduction de l'IA, il est possible de traiter les factures en temps quasi réel.

Comprendre la saisie des factures

Les entreprises reçoivent des factures via différents canaux, tels que le courrier électronique, échange de données informatisées (EDI), ou des portails de fournisseurs. La capture des factures extrait les informations pertinentes de ces documents et les convertit au format numérique grâce à une combinaison de technologies avancées et d'algorithmes logiciels intelligents.

Une fois qu'une facture est reçue, les systèmes automatisés de capture de factures utilisent la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour analyser le document numérisé ou électronique et le convertir en texte lisible par machine. Le processus comprend l'identification des champs clés tels que les détails du fournisseur, les numéros de facture, les dates, les articles, les quantités et les prix.

Après le les données sont extraites, il est validé, vérifié et recoupé par rapport à des règles et formats prédéfinis pour garantir l'exactitude et la cohérence. Cette étape permet d'identifier les erreurs, les divergences ou les informations manquantes dans les données capturées. Les systèmes automatisés sont également équipés pour gérer les exceptions. Par exemple, si une facture ne répond pas aux critères de validation prédéfinis ou nécessite une intervention manuelle, le système la marque pour révision.

Les données de facturation validées sont ensuite intégrées dans les systèmes financiers de l'entreprise, tels que les logiciels de comptabilité ou les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP). Cette intégration garantit que les données de facturation capturées sont transférées et synchronisées de manière transparente avec d'autres enregistrements et processus financiers.

Limites de la saisie manuelle des données de facturation

Selon Adobe, les dépenses associées au traitement manuel des factures s'élèvent à environ 15 $ à 40 $ par facture, y compris les coûts liés au papier, à l'impression, à l'affranchissement et à la main-d'œuvre . Le coût de traitement élevé n'est pas le seul défi de la capture manuelle des factures, il existe diverses autres limitations associées à la capture manuelle des données de facturation, telles que :

1. Prend du temps : la saisie manuelle des factures implique des tâches laborieuses telles que la saisie de données, la gestion du papier et le stockage physique. Le processus peut être lent, en particulier lorsqu'il s'agit d'un volume élevé de factures, ce qui entraîne des retards dans les cycles de traitement et de paiement.
2. Inefficacité dans la correspondance des factures : Sans systèmes automatisés pour aider à faire correspondre et vérifier les détails des factures, il y a un risque élevé d'inexactitudes et d'erreurs de paiement.
3. Visibilité et rapports limités : avec la saisie manuelle des factures, il est difficile d'extraire et d'analyser les données des factures à des fins de rapport et d'analyse. Cela limite la visibilité sur les habitudes de dépenses, les statuts des factures et d'autres mesures clés, ce qui a un impact négatif sur la prise de décision.
4. Fort risque d'erreur : la saisie manuelle des données est sujette aux erreurs humaines telles que les fautes de frappe, les omissions et la mauvaise interprétation des informations manuscrites. Ces erreurs peuvent entraîner une saisie de données inexacte, des écarts dans les montants des paiements et des problèmes de rapprochement.

Capture automatisée des factures : le besoin de l'heure

En 2021, les ventes mondiales du commerce de détail en ligne ont atteint environ 5.2 billions de dollars américains. Il est prévu que ce chiffre connaîtra une croissance substantielle de 56% dans les années à venir, avec une valeur estimée à environ 8.1 billions de dollars d'ici 2026. Pourtant, la plupart des entreprises ne sont pas équipées de manière satisfaisante pour gérer le volume et la vitesse élevés des documents entrants et les données qu'ils contiennent.

De plus, les entreprises envoient des factures dans divers formats tels que PDF ou Excel, ce qui ajoute à la complexité du processus d'extraction des données, c'est pourquoi l'automatisation est devenue le besoin de l'heure pour les entreprises, que ce soit en détail ou toute autre industrie.

Voici comment la capture automatisée des factures contribue à stimuler la croissance de l'entreprise :

• Les systèmes automatisés peuvent traiter de gros volumes de données de manière efficace et cohérente sans sacrifier la vitesse ou la précision. Ils peuvent traiter des factures en masse, extraire rapidement des données et les valider par rapport à des règles prédéfinies, garantissant ainsi des opérations fluides même pendant les périodes de forte activité.
• Ces systèmes peuvent également être configurés et personnalisés pour s'adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise. Ils offrent une flexibilité dans la gestion de différents formats de factures, mises en page et structures de données, permettant aux entreprises d'intégrer de nouveaux fournisseurs et d'élargir leur base de fournisseurs.
• Les systèmes automatisés peuvent s'intégrer à d'autres systèmes d'entreprise, tels que les logiciels de comptabilité, les systèmes ERP ou les outils de gestion des flux de travail, accélérant traitement de facture.

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Mise en œuvre de la capture automatisée des factures

Avant de sauter dans le train de l'automatisation de la capture de vos factures, vous devez connaître certaines conditions préalables. La préparation de vos données et de vos systèmes existants avant la transition vous permettra de commencer immédiatement à rentabiliser votre investissement. Voici quelques points que vous devez garder à l'esprit :

• Identifiez les besoins spécifiques de votre entreprise, y compris les types de factures que vous recevez, le volume de factures et les besoins d'intégration avec les systèmes existants.
• Définissez clairement les objectifs de la mise en œuvre de la capture automatisée des factures, tels que la réduction du temps de traitement, l'amélioration de la précision ou l'obtention d'une meilleure visibilité sur les données financières.
• Rechercher et évaluer différentes solutions de capture de factures automatisées disponibles sur le marché. Tenez compte de facteurs tels que la fonctionnalité, l'évolutivité, la facilité d'utilisation, les capacités d'intégration et la prise en charge des fournisseurs.
• Nettoyez et organisez vos données de facturation existantes pour assurer la cohérence et l'exactitude des données.
• Établir des formats et des modèles standards pour les factures, le cas échéant, afin de faciliter l'extraction automatisée.
• Évaluez la compatibilité de vos systèmes existants, tels que les logiciels de comptabilité ou les systèmes ERP, avec la solution de capture de factures choisie.
• Définissez les champs et les points de données à capturer à partir des factures, tels que les détails du fournisseur, les numéros de facture, les éléments de ligne et les montants.
• Configurez des règles de validation et une logique métier pour garantir l'exactitude et la qualité des données capturées.
• Personnalisez les flux de travail et les processus de gestion des exceptions pour répondre à toutes les exigences ou scénarios uniques.

Automatisez la capture des données de facturation avec Astera Signaler un mineur

Astera Signaler un mineur est une solution d'extraction de données automatisée alimentée par l'IA qui peut extraire rapidement des données de plusieurs fichiers en quelques minutes. Voici quelques caractéristiques notables de Astera Report Miner qui accélère la capture des données de facturation :

• Interface conviviale: L'outil dispose d'un environnement de glisser-déposer, ce qui facilite son utilisation par les utilisateurs, quelle que soit leur expertise technique.
• Extraction intelligente des données : L'outil alimenté par l'IA utilise des algorithmes d'apprentissage automatique pour extraire des informations pertinentes à partir de sources de données non structurées ou semi-structurées, en particulier des fichiers PDF. L'outil est entièrement équipé pour gérer différents types de modèles, même s'ils sont différents. Tout ce qu'un utilisateur doit faire est d'identifier les données qu'il souhaite et l'outil extrait les données des champs spécifiés.
• Prise en charge de plusieurs sources de données : L'outil prend en charge un large éventail de sources de données, y compris des bases de données, des fichiers (tels que CSV, Excel, PDF)
• Validation automatisée des données : L'outil fournit des mécanismes pour valider les données extraites par rapport à des règles prédéfinies ou à une logique métier afin de garantir leur qualité et leur exactitude. Il peut signaler des incohérences, des erreurs ou des valeurs aberrantes pour un examen ou une action plus approfondis.
• Évolutivité et performances : L'outil est conçu pour traiter efficacement de gros volumes de données. Il peut traiter les données en parallèle, optimiser les tâches d'extraction et mettre à l'échelle les ressources en fonction de la demande, garantissant des performances et un débit élevés.
• Planification des tâches : La fonction de planification des tâches permet l'automatisation des tâches d'extraction de données, éliminant ainsi le besoin d'une initiation manuelle. Les utilisateurs peuvent configurer des tâches d'extraction pour qu'elles s'exécutent à des heures spécifiques, telles que quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou en fonction d'événements.

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