Что такое сбор счетов-фактур и как его автоматизировать?

Сбор точных и полных данных из счетов-фактур больше не является просто обыденной административной задачей. Это стало стратегической необходимостью, поскольку данные, содержащиеся в счетах-фактурах, содержат ценную информацию о структуре расходов компании и эффективности работы поставщиков. Однако ценность данных счета-фактуры зависит от того, насколько быстро он обрабатывается.

К счастью, с развитием технологий и внедрением искусственного интеллекта появилась возможность обрабатывать счета почти в реальном времени.

Понимание сбора счетов-фактур

Предприятия получают счета-фактуры по различным каналам, таким как электронная почта, электронный обмен данными (EDI)или порталы поставщиков. Функция сбора счетов-фактур извлекает соответствующую информацию из этих документов и преобразует ее в цифровой формат с помощью сочетания передовых технологий и интеллектуальных программных алгоритмов.

После получения счета-фактуры автоматизированные системы сбора счетов используют технологию оптического распознавания символов (OCR) для анализа отсканированного или электронного документа и преобразования его в машиночитаемый текст. Этот процесс включает в себя определение ключевых полей, таких как сведения о поставщике, номера счетов, даты, позиции, количества и цены.

После данные извлекаются, он проверяется, проверяется и перепроверяется на соответствие заранее определенным правилам и форматам для обеспечения точности и последовательности. Этот шаг помогает выявить любые ошибки, неточности или недостающую информацию в собранных данных. Автоматизированные системы также оборудованы для обработки исключений. Например, если счет-фактура не соответствует заранее определенным критериям проверки или требует вмешательства вручную, система помечает его для проверки.

Проверенные данные счетов затем интегрируются в финансовые системы компании, такие как бухгалтерское программное обеспечение или системы планирования ресурсов предприятия (ERP). Эта интеграция гарантирует, что собранные данные счетов беспрепятственно передаются и синхронизируются с другими финансовыми записями и процессами.

Ограничения ручного сбора данных о счетах

По Adobe, расходы, связанные с ручной обработкой счетов, составляют примерно от 15 до 40 долларов США за счет, включая расходы, связанные с бумагой, печатью, почтовыми расходами и рабочей силой. Высокая стоимость обработки — не единственная проблема, связанная с ручным вводом счетов-фактур. Существуют и другие ограничения, связанные с ручным сбором данных счетов-фактур, такие как:

1. Отнимает много времени: сбор счетов вручную включает в себя трудоемкие задачи, такие как ввод данных, обработка документов и физическое хранение. Этот процесс может быть медленным, особенно при работе с большим объемом счетов, что приводит к задержкам в циклах обработки и оплаты.
2. Неэффективность сопоставления счетов: без автоматизированных систем, помогающих сопоставлять и проверять детали счетов, существует высокая вероятность неточностей и ошибок оплаты.
3. Ограниченная видимость и отчетность. При ручном сборе счетов сложно извлекать и анализировать данные счетов для целей отчетности и анализа. Это ограничивает видимость структуры расходов, статусов счетов и других ключевых показателей, что отрицательно влияет на принятие решений.
4. Высокая вероятность ошибок: ввод данных вручную подвержен человеческим ошибкам, таким как опечатки, упущения и неправильная интерпретация рукописной информации. Эти ошибки могут привести к неточному вводу данных, расхождениям в суммах платежей и проблемам со сверкой.

Автоматический сбор счетов: необходимость часа

В 2021 году глобальные розничные продажи электронной коммерции достигли примерно 5.2 триллиона долларов США. Прогнозируется, что в ближайшие годы эта цифра значительно вырастет на 56 процентов, а к 8.1 году ее оценочная стоимость составит примерно 2026 триллиона долларов. Однако большинство предприятий не имеют достаточного оборудования для обработки большого объема и скорости входящих документов и данные, которые они содержат.

Более того, предприятия отправляют счета в различных форматах, таких как PDF или Excel, что усложняет процесс извлечения данных, поэтому автоматизация стала актуальной необходимостью для предприятий, будь то в розничный или любой другой отрасли.

Вот как автоматизированный сбор счетов помогает стимулировать рост бизнеса:

• Автоматизированные системы могут эффективно и последовательно обрабатывать большие объемы данных, не жертвуя скоростью и точностью. Они могут массово обрабатывать счета, быстро извлекать данные и проверять их на соответствие заранее заданным правилам, обеспечивая бесперебойную работу даже в периоды высокой активности.
• Эти системы также можно конфигурировать и настраивать для адаптации к меняющимся потребностям бизнеса. Они обеспечивают гибкость в работе с различными форматами счетов, макетами и структурами данных, позволяя предприятиям привлекать новых поставщиков и расширять свою базу поставщиков.
• Автоматизированные системы могут интегрироваться с другими бизнес-системами, такими как бухгалтерское программное обеспечение, ERP-системы или инструменты управления рабочими процессами, ускоряя обработка счетов.

Ускорьте сбор данных счетов с помощью Astera Сообщить о майнере

Посмотреть демо

Внедрение автоматического сбора счетов

Прежде чем приступить к автоматизации сбора счетов, вам необходимо знать некоторые предварительные условия. Подготовка ваших данных и существующих систем перед переходом гарантирует, что вы сможете сразу же начать получать отдачу от своих инвестиций. Вот некоторые моменты, которые вам следует иметь в виду:

• Определите конкретные требования вашего бизнеса, включая типы получаемых счетов, объем счетов и потребности в интеграции с существующими системами.
• Четко определите цели внедрения автоматического сбора счетов, такие как сокращение времени обработки, повышение точности или улучшение прозрачности финансовых данных.
• Изучите и оцените различные решения для автоматического сбора счетов, доступные на рынке. Учитывайте такие факторы, как функциональность, масштабируемость, простота использования, возможности интеграции и поддержка поставщиков.
• Очистите и систематизируйте существующие данные счетов, чтобы обеспечить согласованность и точность данных.
• Установите стандартные форматы и шаблоны счетов-фактур, если это применимо, чтобы облегчить их автоматическое извлечение.
• Оцените совместимость ваших существующих систем, таких как бухгалтерское программное обеспечение или системы ERP, с выбранным решением для сбора счетов.
• Определите поля и точки данных, которые будут собираться из счетов-фактур, например сведения о поставщике, номера счетов, отдельные позиции и суммы.
• Настройте правила проверки и бизнес-логику, чтобы обеспечить точность и качество собранных данных.
• Настраивайте рабочие процессы и процессы обработки исключений в соответствии с любыми уникальными требованиями или сценариями.

Автоматизируйте сбор данных счетов с помощью Astera Сообщить о майнере

Astera Сообщить о майнере — это автоматизированное решение для извлечения данных на базе искусственного интеллекта, которое позволяет быстро извлекать данные из нескольких файлов за считанные минуты. Вот некоторые примечательные особенности Astera Report Miner, который ускоряет сбор данных счетов:

• Удобный интерфейс: Инструмент имеет среду перетаскивания, что упрощает работу пользователей независимо от их технических знаний.
• Интеллектуальное извлечение данных: Инструмент на базе искусственного интеллекта использует алгоритмы машинного обучения для извлечения соответствующей информации из неструктурированных или полуструктурированных источников данных, особенно из PDF-файлов. Инструмент полностью оборудован для работы с различными типами шаблонов, даже если они разные. Все, что нужно сделать пользователю, — это указать нужные ему данные, и инструмент извлекает данные из указанных полей.
• Поддержка нескольких источников данных: Инструмент поддерживает широкий спектр источников данных, включая базы данных и файлы (такие как CSV, Excel, PDF).
• Автоматизированная проверка данных: Инструмент предоставляет механизмы проверки извлеченных данных на соответствие заранее определенным правилам или бизнес-логике, чтобы гарантировать их качество и точность. Он может отмечать несоответствия, ошибки или отклонения для дальнейшего рассмотрения или принятия мер.
• Масштабируемость и производительность: Инструмент предназначен для эффективной обработки больших объемов данных. Он может обрабатывать данные параллельно, оптимизировать задачи извлечения и масштабировать ресурсы в соответствии с потребностями, обеспечивая высокую производительность и пропускную способность.
• Планирование работы: Функция планирования заданий позволяет автоматизировать задачи извлечения данных, устраняя необходимость запуска вручную. Пользователи могут настроить запуск заданий извлечения в определенное время, например ежедневно, еженедельно, ежемесячно или в зависимости от событий.

Скачать 14-дневная бесплатная пробная версия для Astera Сообщите Miner и ускорьте извлечение данных из счетов.