Автоматизируйте извлечение данных из счетов с помощью Astera ReportMiner

Сегодня большинство компаний отправляют и получают счета и квитанции об оплате в цифровых форматах, таких как отсканированные изображения PDF, текстовые документы или шаблоны счетов на основе Excel. Хотя эти цифровые форматы позволили рабочим местам перейти на безбумажную среду, они поставили перед бизнес-аналитиками новую задачу, а именно: извлечение данных, скрытых в счетах-фактурах, и использование их для получения соответствующей информации.

В этом блоге будет обсуждаться, как решения для извлечения данных о счетах могут легко автоматизировать сканирование счетов, сокращая при этом время и усилия, затрачиваемые на ввод данных вручную. Кроме того, будет изучено, как Astera ReportMiner может помочь вам извлечь значимые данные из отчетов и файлов PDF.

Мы также познакомим вас с примером использования, в котором организация модернизирует свои процессы ручного учета с помощью ReportMiner и автоматизирует цикл выставления счетов.

Но прежде чем мы перейдем к этой части, вот краткий обзор некоторых проблем, связанных с извлечением данных вручную.

Проблемы извлечения данных из счетов-фактур 

Поставщики используют несколько решений для выставления счетов, включая POS-терминалы, электронные кассовые аппараты (ECR) и другое программное обеспечение для выставления счетов на основе шаблонов, чтобы создавать выписки по счетам клиентов. Каждое решение имеет отдельный формат вывода, который не всегда является цифровым.

Собрать все эти данные в одном месте – непростая задача. Следовательно, извлечение данных из отсканированных изображений PDF, текстовых счетов и электронных таблиц Excel может занять несколько дней. Кроме того, для очистки и преобразования данных требуется ручной труд. 

Специалист по вводу данных может стоить где-то около $30,000 в год. Подумайте, что произойдет, если организация полагается исключительно на специалистов для извлечения данных счетов из разных форматов, преобразования и загрузки их в целевые системы. По мере роста бизнеса компании придется нанимать нескольких специалистов по вводу данных, стоимость каждого из которых составляет 30,000 100,000 долларов в год. Для трех специалистов по вводу данных стоимость управления документальными данными может легко превысить XNUMX XNUMX долларов в год. 

Общие методы извлечения Данные счета

Вот наиболее распространенные методы извлечения и запись данных счета-фактуры:

• Добавляйте данные из счетов вручную

Многие организации до сих пор прибегают к извлечению счетов вручную. Обычно они нанимают специалистов по вводу данных, которые вручную копируют данные из каждого счета-фактуры в лист Excel. Хотя добавление данных из PDF-документа в столбцы в среднем занимает около 5 минут, представьте, что происходит, когда имеется большой объем счетов-фактур. Это не только задерживает анализ данных, но и подвержено ошибкам.

• Отдать работу по ручному вводу данных на аутсорсинг

Некоторые организации нанимают виртуальных помощников или передают аутсорсинг выставлению счетов вручную. извлечение данных работать со сторонними агентствами. У этих сторонних компаний есть операторы ввода данных, которые вручную записывают данные из счетов-фактур, доступных в PDF-файлах, изображениях, текстовых файлах и шаблонах Excel. Эти компании обычно взимают с организации плату за лист или за час. Таким образом, это требует не только времени, но и затрат.

• Автоматизируйте распознавание счетов и сбор данных в формате PDF

Наилучшим возможным решением является программное обеспечение для извлечения данных счетов, которое может легко извлекать данные счетов из PDF-файлов, текстовых файлов и листов Excel с минимальными ручными усилиями. Процесс извлечения данных из счетов довольно прост благодаря автоматизированному решению без кода. Фактически, большинство программ для извлечения теперь оснащены технологией искусственного интеллекта, которая может извлекать данные немедленно, независимо от шаблона. После того как вы укажете поля, которые хотите извлечь, программа автоматически считывает данные. Затем вы можете преобразовать и сопоставить эти данные с желаемым местом назначения.

Наконец, используя рабочий процесс, вы можете автоматизировать весь сбор данных счета-фактуры для последовательного выполнения процесса записи.

Является ли программное обеспечение для сбора счетов точным?

Программное обеспечение для автоматического сбора счетов может легко извлекать из счетов ключевые данные, которые имеют решающее значение для бухгалтерского учета, планирования ресурсов и приложений бизнес-аналитики.

Традиционно счет-фактура Сбор данных Раньше программное обеспечение основывалось на шаблонах, а это означало, что вам нужно было определить шаблон для каждого формата. Если вы создали неправильную модель отчета, программа сбора счетов извлечет неверные данные.

Однако с появлением искусственного интеллекта программное обеспечение для извлечения счетов стало довольно точным. Поскольку вам нужно только определить макет и поля, которые вы хотите извлечь, модели обработки естественного языка автоматически обнаруживают поля независимо от формата. Фактически, даже если в полях указаны разные значения, например число или номер, алгоритмы ИИ могут точно извлекать данные.

Когда выбирать решение для извлечения данных счетов-фактур в формате PDF?

Решение о том, следует ли организации выбрать решение для сканирования счетов и извлечения данных, зависит от следующих факторов:

1. Данные счета доступны в нескольких форматах.
2. Данные счета-фактуры представлены в большом количестве.
3. Задача выставления счета повторяется и повторяется
4. Данные счета-фактуры требуют чрезмерных человеко-часов

Если ваша работа по извлечению данных проверяет все вышеперечисленные факторы, вам, вероятно, следует выбрать решение для сканирования счетов в формате PDF, чтобы выполнить свою работу быстрее, дешевле и эффективнее.

Astera Report Miner: программное обеспечение для автоматического извлечения данных из счетов

Astera ReportMiner  — это программное обеспечение для извлечения данных на базе искусственного интеллекта , которое может массово извлекать данные из счетов-фактур в формате PDF с использованием триггеров на основе событий, таких как удаление файлов, вложения квитанций по электронной почте и т. д.

Допустим, в папке доступно несколько листов счетов в формате PDF. Вы можете запланировать автоматическую обработку всех файлов один за другим. Если есть какие-либо ошибки, скажем, в файле отсутствуют значения, инструмент автоматически обнаружит и запишет ошибки во время процесса, используя правила проверки данных. Устранив эти ошибки, вы сможете загрузить данные в базу данных или хранилище данных в соответствии с требованиями вашей организации.

Вариант использования: автоматизация извлечения данных из счетов с помощью Astera ReportMiner

Компания Alpha Constructors имеет множество подрядчиков, работающих над ее проектами. У каждого из этих подрядчиков есть свои сотрудники. Более того, в разных подразделениях у них работают контрактники и даже фрилансеры. Alpha Constructors активизируется отчеты и счета от каждой фирмы-подрядчика в конце месяца в качестве компенсации за выполненную работу. 

Образец файла счета, использованного для тестирования варианта использования.

Каждая фирма отправляет счета в своем формате, включая отсканированные изображения PDF, распечатанные PDF-файлы, текстовые файлы и даже шаблоны Excel. В среднем Alpha Constructors получает около 1,000 счетов в месяц.

После получения эти счета необходимо отсортировать, структурировать и записать во внутреннюю базу данных Alpha Constructors. Это позволяет им отслеживать повседневную деятельность, выполненные задачи, количество сотрудников и потраченный бюджет.

Однако сортировка и запись этих данных представляет собой сложную задачу. Одному специалисту по вводу данных в Alpha Constructors требуется пять минут, чтобы извлечь данные из одного счета. Специалист может извлечь данные от 50 до 80 PDF-файлов за один рабочий день. 

У Alpha Constructors есть два специалисты по вводу данных в заработной плате, и они платят им по 30,000 100 долларов в год каждому. Учитывая, что в ближайшие годы счета Alpha Constructors вырастут, компании необходимо нанять еще больше специалистов по вводу данных. Ожидаемая стоимость привлечения новых специалистов может превысить XNUMX тысяч долларов в год. Платить такую ​​большую сумму за извлечение данных слишком дорого для Alpha Constructors, поскольку компания стремится сократить расходы.

При поиске в Интернете решений для автоматического извлечения данных о счетах компания Alpha Constructors наткнулась на Astera ReportMiner – программное обеспечение для извлечения данных на базе искусственного интеллекта.

ReportMiner Упрощает извлечение данных из счетов – вот как

Alpha Constructors подписалась на ReportMiner демонстрация чтобы узнать, как они могут решить свою проблему. После первоначального обсуждения с ReportMiner команда, они решили попробовать продукт.

ReportMiner — это локальное программное обеспечение, которое можно установить на сервер организации. Он может сканировать и извлекать данные из файлов PDF, документов Excel, таблиц QuickBooks, электронных писем, RTF и текстовых файлов.

ReportMiner использует искусственный интеллект, чтобы предлагать шаблоны моделей отчетов, позволяя автоматически создавать модели для нескольких исходных файлов одновременно. После того, как вы укажете тип и макет документа, ReportMiner разумно рекомендует наиболее подходящие шаблоны моделей, экономя ваше время и усилия.

 

Полный рабочий процесс Astera ReportMiner

Компания хранила все счета в папке. После установки программного обеспечения Alpha Constructors смогла создавать модели отчетов для всех форматов счетов, используя функцию автоматического создания модели отчета.

Использование ИИ для создания моделей отчетов в Astera

Все, что компании нужно было сделать, — это просто предоставить инструменту макет данных, которые она хотела извлечь из этих исходных файлов, либо импортировав объект, определенный макетом, из потока данных, либо макет из JSON.

Указание макетов счетов в Astera Сообщить о майнере

Затем автоматический анализ отчетов создавал модели отчетов для каждого файла в папке и сохранял успешно созданные файлы в папку «Модели отчетов, созданные AI», в которой находились все счета. Если файл не содержит обязательных полей, инструмент сохраняет сгенерированные шаблоны в папке «Модель ошибочных отчетов», позволяя компании проверить и/или отредактировать их.

Извлеченные данные из счетов-фактур затем перемещаются в таблицы базы данных. ReportMiner также отображает выходные таблицы через Мгновенный просмотр данных функцию.

Astera ReportMiner предлагает встроенную программу просмотра структурированных данных Excel и таблиц базы данных. 

Было настроено четыре различных потока данных, каждый из которых соответствует формату, в котором данные счетов принимаются в Alpha Constructors. Затем эти потоки данных были автоматизированы для работы с триггерами на основе событий, так что как только счет был получен, его можно было записать в таблицу базы данных, полностью устраняя ручную работу.

ReportMiner позволяет моделировать данные «укажи и щелкни» в потоке данных

Alpha Constructors получает данные в виде вложений электронной почты, прямых загрузок с FTP-сервера и со сторонних облачных дисков. ReportMiner предложения автоматизация извлечения данных для всех этих каналов. 

Как выглядит подготовленная модель данных из отсканированных PDF-файлов счетов-фактур в ReportMiner

Пользователи могут настраивать рабочие процессы для планирования заданий. Каждое задание может запускаться по триггеру события. Например, событие инициируется, если счет-фактура получен в виде вложения к электронному письму. ReportMiner затем пропустит его через модель отчета, которая создаст структуру извлечения данных. 

ReportMiner позволяет пользователям создавать неограниченное количество моделей отчетов, каждая из которых соответствует своему формату данных для выставления счетов. Пользователи также могут подать заявку правила проверки данных для каждого поля, чтобы гарантировать, что извлеченные данные представлены в определенной форме. Если пользователь хочет убедиться, что номер счета или поле суммы счета не пустое, он может применить для этого правило. Или, если они хотят, чтобы неполные счета-фактуры отправлялись в одну папку, а счета-фактуры с полными данными — в другую, это также возможно в ReportMiner выбрав исходный объект электронной почты и затем применив к нему преобразование правил качества данных.

Как только модель данных будет готова, ReportMiner переходит к следующему этапу, т. е. извлечению данных и копированию их в таблицу базы данных или лист Excel. Пользователи также могут добавлять проверки, где получать уведомления, если задание по извлечению данных выполнено успешно или неудачно.

Компания Alpha Constructors хотела, чтобы все данные были перемещены в таблицу базы данных и чтобы была доступна локальная копия в формате Excel. С Astera позволяет использовать несколько коннекторов баз данных, таких как Oracle, MySQL, MS SQL Server и другие, Alpha Constructors может загружать данные в любую базу данных по своему выбору. Таким образом, у компании будет запись всех счетов-фактур, которую бизнес-аналитики смогут использовать для дальнейшего анализа. ReportMiner выполнил обе задачи, используя один поток данных.

Наконец, Alpha Constructors потребовала, чтобы все счета-фактуры с ошибками записывались в отдельный файл. ReportMiner по умолчанию предлагает опцию файла журнала ошибок. Он документирует все ошибки, обнаруженные в процессе извлечения, в файл журнала ошибок, который вы можете сохранить на своем сервере. Поскольку источник каждой ошибки легко прослеживается, ИТ-отделу Alpha Constructors стало проще решать любые проблемы с обработкой счетов.

Экономия времени, затрат и ресурсов с помощью ReportMiner

Astera ReportMiner сократило время, затрачиваемое на извлечение данных счета-фактуры в формате PDF, с 5 минут до 10 секунд. Кроме того, поскольку Alpha Constructors больше не требуются ручные ресурсы для извлечения данных, количество человеческих ошибок в данных снизилось до 0 процентов. Alpha Constructors теперь может обучать своих нынешних специалистов по вводу данных другим, более сложным должностям в организации. 

Таким образом, ReportMiner Компания Alpha Constructors сэкономила 10 дней работы каждый месяц, 60,000 500 долларов США на затратах и ​​ресурсах и увеличила свою эффективность на XNUMX процентов.

Готовы извлечь данные?

У многих организаций есть такие потребности, как Alpha Constructors, и все они могут извлечь выгоду из программного обеспечения для автоматического извлечения данных, такого как ReportMiner. Например, страховые компании получают тысячи форм претензий в отсканированных документах PDF; чем быстрее они будут обрабатывать претензии, тем лучше станет их бизнес. Аналогичным образом юридические фирмы имеют дело с судебными приказами, большинство из которых представляют собой отсканированные PDF-файлы и текстовые документы. Иногда они также получают постановления суда по электронной почте. Извлечение и форматирование всей этой информации в различные цифровые форматы может занять несколько недель. С другой стороны, программное обеспечение для извлечения данных PDF может выполнять ту же работу, что и анализатор/сканер счетов, и загружать извлеченные данные в базу данных в течение нескольких минут.

Пришло время выбраться из этой колеи.

Просто скачайте свой бесплатная пробная версия, начните создавать модели отчетов о счетах-фактурах и навсегда попрощайтесь с ручным вводом данных.