قالب استخراج البيانات: احصل على بيانات PDF من النماذج والجداول

By |2021-11-04T07:44:59+00:0018 يناير، 2021|

تحصل الشركات بانتظام على بيانات المنتج والمستهلك من العديد من المصادر مثل مرافق الإنتاج ومراكز التوزيع وتجار التجزئة والشركاء وغيرهم من البائعين الخارجيين. عادة ما تكون هذه البيانات في شكل جداول بيانات Excel وملفات PDF ونماذج PDF وملفات TXT و RTF. استخراج المعلومات من هذه البيانات عادة ما يستغرق الطوفان وقتًا أطول ؛ لأنه قبل التحليل ، يجب تحويلها إلى بيانات منظمة - ويتم ذلك يدويًا عن طريق إدخال البيانات. أدوات سحب البيانات يمكن أن يقلل الوقت المستغرق في استخراج البيانات عن طريق أتمتة المهام المختلفة المتضمنة في عملية الاستخراج مثل الإدخال اليدوي للبيانات وتحويل البيانات وتنقية البيانات والتحقق من صحة البيانات. 

تزداد أحجام البيانات أضعافا مضاعفة بمرور الوقت ، وتتطلب الشركات أ نهج استخراج البيانات التي تعالج كميات كبيرة من البيانات للتحليل وإعداد التقارير. علاوة على ذلك ، بعد COVID-19 ، أدى الاتجاه المتزايد في النشاط عبر الإنترنت إلى المزيد غير منظم البيانات لصناعات مثل التعليم. لتلبية هذه الاحتياجات المتزايدة ، قوية حل التقاط بيانات المستند مطلوب. في حين أن الإدخال اليدوي للبيانات والحلول المشفرة يمكن أن تؤدي المهمة بالتأكيد ، برنامج استخراج المستندات التي تعمل على القوالب المستندة إلى الأنماط أكثر فاعلية بشكل ملحوظ ولا تتعرض لأخطاء بشرية 

فوائد استخدام استخراج البيانات قالب

قوالب استخراج البيانات المساعدة في استراتيجية استخراج بيانات الشركة من خلال تبسيط العملية وتسريعها. هنا هو كيف:

  • قابلة لإعادة الاستخدام: بمجرد إنشاء قالب ، يمكن استخدامه للمدة المطلوبة ، مما يلغي الحاجة إلى معالجة الملفات الفردية بشكل منفصل
  • سهل الاستخدام: قوالب استخراج البيانات سهلة الاستخدام ولا تحتاج إلى تغيير بمجرد إعدادها ما لم تتطلب البيانات تعديلات - والتي يمكن إجراؤها بسهولة
  • يوفر الوقت والموارد: تتعامل القوالب مع جميع الملفات بنفس النمط دون أي تدخل وتوفر وقتًا كبيرًا للموظفين يمكن تعيينه على مهام أخرى مهمة

متى تحتاج إلى قوالب استخراج البيانات؟

In استخراج البيانات الماليةأو استخراج بيانات البيع بالتجزئة أو تحليل البيانات في أي صناعة أخرى حيث توجد مستندات غير منظمة بتنسيق مماثل - مثل فواتير بصيغة PDF—استخدام نموذج فعال للغاية. على سبيل المثال،  استخراج بيانات PDF يمكن أن يكون بمثابة دليل لاستخراج البيانات من المستندات التي تتطابق مع النمط الأولي ويزيل الحاجة إلى توجيه الأداة حول المكان الذي تريده استخراج البيانات من لكل ملف جديد. 

يمكن إنشاء قوالب مختلفة لأنواع مستندات مختلفة مثل الفواتير وأوامر الشراء وبيانات الإنتاج وبيانات العميل ، والتي ستعالج بعد ذلك جميع المستندات التي تطابق فئتها.

مع وجود قوالب استخراج البيانات لجميع الأنماط المحتملة للبيانات التي يتم تلقيها ، يمكن للمؤسسات توفير الكثير من الوقت والموارد وتخصيصها في مكان آخر. ومع ذلك ، فإن بعض الخصائص المميزة للبيانات تشكل تحديات كبيرة عند إنشاء قالب. دعونا نناقشهم.

تحديات توثيق بيانات التقاط

هناك العديد من المصادر التي يمكنك من خلالها استخراج البيانات، مثل ملفات PDF و RTF و TXT. بصرف النظر عن الأصول المختلفة ، يؤدي الحصول على المعلومات من هذه المستندات إلى ظهور تحديات محددة تحتاج إلى حل لعملية استخراج بيانات ناجحة. يجب أن تكون البيانات المستخرجة موحدة بحيث يمكن معالجتها بشكل أكبر للتحليل وإعداد التقارير. بالطبع ، التوحيد يخلق العديد من القضايا. فيما يلي التحديات الأكثر شيوعًا في استخراج البيانات التي يجب على الشركات وضعها في الاعتبار قبل تنفيذ أي حل.

  • الحقول العائمة

عادةً ما تتبع البيانات مثل الفواتير ومعلومات العميل نفس التنسيق ، ولكن في بعض المستندات ، قد يتم وضع البيانات في مواقع مختلفة ، وبالتالي لا يمكن معالجتها بشكل موحد. على سبيل المثال ، قد يختلف موقع الحقل في صف أو عمود واحد ، بصرف النظر عن باقي الحقول.

قالب استخراج بيانات الحقول العائمة astera reportminer

الحقول العائمة

قد يكون هذا الاضطراب في النمط مشكلة عند إنشاء قوالب استخراج البيانات ومن المهم التعامل مع هذه التناقضات وإيجاد طريقة لدمجها في النموذج. 

  • المستندات التي تحتوي على مجموعات بيانات منفصلة

يمكن أن تكون هناك سجلات تحتوي على بيانات متباينة. أ مثال على جدول استخراج البيانات يمكن أن يكون ملف pdf حيث تسرد الصفحة الأولى أعمدة المعلومات أسفل بينما تفعل الصفحة الثانية نفس الشيء باستثناء خطأ محاذاة واحد: يلتف العمود الأخير إلى السطر التالي.

مجموعات البيانات المنفصلة في ملف - قالب استخراج البيانات astera reportminer

مجموعات البيانات المنفصلة في ملف

بالنسبة لمجموعات البيانات هذه التي تحتوي على بيانات متشابهة ولكن أنماط مستقلة في نفس الملفات ، يصبح من الصعب إنشاء قالب استخراج بيانات يلبي معايير كلتا الصفحتين. 

  • التحقق من البيانات

بمجرد اكتمال مهمة إنشاء نموذج لاستخراج البيانات ، من المهم تشغيل البيانات في الوقت الفعلي وتعيين بعض قواعد تأهيل البيانات للتحقق من صحة البيانات. ذكي مستخرج ملفات البيانات سيقدم ميزات مضمنة للتحقق من البيانات القابلة للتخصيص والسماح للشركات بالإبلاغ عن البيانات غير الصحيحة. بعد ذلك ، يمكن أن تساعد الأتمتة إما في إسقاط السجلات الخاطئة أو إرسال السجلات بالبريد الإلكتروني إلى السلطات المعنية لمراجعتها. 

بينما يمكن أن يتم التقاط البيانات عن طريق التعليمات البرمجية ، فمن الأسهل التخفيف من جميع التحديات المذكورة أعلاه باستخدام أداة استخراج بيانات قوية قائمة على القوالب.

كيف يمكن لأدوات استخراج البيانات المساعدة؟

يمكن أن يؤدي اختيار الأداة المناسبة إلى إنشاء مؤسسة أو فشلها استراتيجية استخراج البيانات، لذلك من المهم إجراء التحديد بعد دراسة متأنية لحالة استخدام الأعمال وميزات الأداة. من الناحية المثالية ، يجب أن تكون قادرة على مواجهة جميع التحديات المذكورة أعلاه ، وأي متطلبات أخرى لوظائف استخراج البيانات الخاصة بالشركة. 

من المهم أيضًا النظر في مصادر البيانات التي يدعمها برنامج استخراج التقارير، مثل RTFs و PDFs و XLS و XLSX وأنواع المحتوى مثل النصوص والمستندات الممسوحة ضوئيًا والنماذج. Astera ReportMiner هو حل قوي يعمل على أتمتة عملية استخراج البيانات بالكامل ويقدم الدعم للعديد من المصادر والوجهات. سواء كان الأمر يتعلق باستخراج البيانات من مصادر منتظمة أو من مايكروسوفت وورد or ملفات OCR الممسوحة ضوئيًا, Astera ReportMiner قادر على أتمتة العمليات وتبسيط استخراج بيانات المؤسسة.

حالة الاستخدام: اسحب البيانات من ملفات PDF باستخدام قوالب استخراج البيانات

فكر في شركة بيع بالتجزئة متنامية ، Shazz ، تبيع الملابس الموجهة للأطفال والمراهقين. تعالج الشركة أوامر الشراء والفواتير في ملفات PDF لإعداد التقارير والتحليل. في البداية ، بدأوا باستخدام متخصصين في إدخال البيانات لتحويل جداول pdf والبيانات الأخرى إلى تنسيق موحد ، ولكن مع الطلب المتزايد ، كافحت الشركة لتلبية المتطلبات. قرروا البحث أدوات استخراج المحتوى في السوق وصادف Astera ReportMiner

بدأ مدير العمليات بالإصدار التجريبي المجاني وبعد التلاعب بالميزات ، طلب استعراضًا تفصيليًا لميزات استخراج بيانات المنتج باستخدام عينات من الشركة. كانوا سعداء عندما اكتشفوا أن النظام الأساسي يوفر الاتصال بوجهات مختلفة ، وكان قادرًا على أتمتة العملية برمتها. Astera ReportMiner كان قادرًا على اختيار ملفات pdf من مجلدات معينة كلما سقط ملف pdf في المجلد. مع سير عمل استخراج البيانات ، استخراج المعلومات من البيانات ويصبح التحويل أسهل وأسرع. سمحت خيارات اتخاذ القرار لـ Shazz بإرسال البيانات المحولة إلى وجهة واحدة للمراجعة (في حالة وجود أخطاء) أو إلى الوجهة الأخرى لمزيد من المعالجة. 

جعلت الميزات المضمنة للتحليل التلقائي للاسم والعناوين والإنشاء التلقائي لأنماط استخراج المستندات العملية أسهل بالنسبة إلى Shazz.

قالب استخراج البيانات reportminer

الإنشاء التلقائي للحقول

من خلال معاينة البيانات الفورية ، كان Shazz قادرًا على عرض بيانات الإخراج بسرعة. ساعدهم ذلك في إنشاء قوالب تناسب غرض المشروع على أفضل وجه ، وتحديد الأخطاء إن وجدت ، قبل التنفيذ الفعلي. 

ابدأ استخراج البيانات المستندة إلى القالب باستخدام ReportMiner

 ما إذا كانت البيانات الموجودة في المستندات موجودة في عمود واحد أو متعدد الأعمدة ، بتنسيق مماثل أو مع مجموعات بيانات منفصلة ، مع محاذاة مناسبة أو مع حقول عائمة ، Astera ReportMiner هل برنامج استخراج المستندات يبسط الاستخراج المستند إلى القالب لبيانات المؤسسة. مدعومًا بمحرك ETL على مستوى الصناعة ، تتيح ميزات التشغيل الآلي للشركات التعامل مع كميات كبيرة من البيانات وتوسيع نطاقها بسهولة ، والحصول على رؤى مهمة بشكل أسرع. 

ابدأ اليوم مع أ نسخة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا واستكشف ميزات استخراج البيانات الشاملة للمنتج بنفسك. إذا كانت لديك حالة استخدام وترغب في مناقشتها مع خبرائنا ، فلا تتردد في ذلك اتصل بنا لاستدعاء اكتشاف بدون التزام.