EDI 855: إقرار أمر الشراء

ما هو EDI 855؟

الكفاءة والدقة أمران أساسيان للمعاملات السلسة والتعاون السلس بين الشركاء التجاريين. طريقة واحدة لتحقيق ذلك هي استخدام التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI). 

EDI 855 (إقرار أمر الشراء) عبارة عن مجموعة معاملات ANSI X12 التي تؤكد أو تقر بأمر الشراء (PO) الذي استلمه المورد. يرسله الموردون عادةً ردًا على ملف EDI 850 (أمر شراء) صفقة من المشتري. يوفر EDI 855 معلومات حيوية حول قدرة المورد على الوفاء بالطلب ، بما في ذلك توفر العنصر وتواريخ التسليم المتوقعة والأسعار وأي تغييرات أو تناقضات في الطلب الأصلي. 

الفرق بين EDI 855 و EDI 997

الاختلافات الرئيسية بين EDI 855 و EDI 997 (الإقرار الوظيفي) تكمن في أغراضها وأنواع المعلومات التي تنقلها. 

في حين أن كلا إيدي 997 و EDI 855 عبارة عن إقرارات ، فهي تخدم أغراضًا مختلفة وتوفر معلومات مختلفة. EDI 997 هو إقرار عام يؤكد استلام والتحقق من صحة أي معاملة التبادل الإلكتروني للبيانات. من ناحية أخرى ، يعد EDI 855 بمثابة إقرار محدد لأوامر الشراء ، والإقرار باستلامها وتقديم تفاصيل إضافية تتعلق بالأمر. عمومًا، يرسل المشتري إقرار EDI 997 بعد استلام مستند 855 EDI يشير إلى استلام إقرار الشراء.

كيفية استخدام EDI 855

إذا كنت موردًا أو بائعًا تتلقى أوامر الشراء إلكترونيًا ، فإن EDI 855 ضروري للحفاظ على التواصل الفعال مع عملائك. يتيح لك الإقرار باستلام الطلب وتأكيد تفاصيله على الفور. كما يسمح لك بإبلاغ المشتري بأي تغييرات أو مشكلات. 

إليك ما تحتاج إلى معرفته لاستخدام EDI 855 بفعالية: 

1. قدرات التبادل الإلكتروني للبيانات: يجب أن يكون لديك إمكانات التبادل الإلكتروني للبيانات اللازمة لإرسال المستندات الإلكترونية واستلامها. يتضمن ذلك وجود البرنامج المناسب أو منصة التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) التي يمكنها إنشاء معاملات EDI 855 ومعالجتها. 
2. اتفاقيات شركاء التداول: يعد إنشاء اتفاقيات الشركاء التجاريين أمرًا بالغ الأهمية لتنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات بنجاح. تحتاج إلى التعاون مع عملائك وشركائك التجاريين لتحديد معايير التبادل الإلكتروني للبيانات ، وتنسيقات المستندات ، وبروتوكولات الاتصال ، والمتطلبات الفنية الأخرى. هذا يضمن محاذاة كلا الطرفين ويمكنهما تبادل مستندات التبادل الإلكتروني للبيانات بسلاسة. 
3. رسم الخرائط والتكامل: تحتاج أيضًا إلى تعيين معاملات EDI 855 بشكل صحيح إلى أنظمتك الداخلية لتمكين التكامل السلس مع إدارة الطلبات أو نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP). يتضمن التعيين تحويل بيانات التبادل الإلكتروني للبيانات إلى تنسيق يمكن للأنظمة الداخلية الخاصة بك معالجته وفهمه بسهولة. اعتمادًا على مدى تعقيد أنظمتك ، قد تحتاج إلى خبرة في رسم خرائط التبادل الإلكتروني للبيانات أو المساعدة من موفر حلول التبادل الإلكتروني للبيانات. 
4. الاختبار والتحقق من الصحة: قبل تنفيذ EDI 855 في بيئة إنتاج ، يجب إجراء اختبار شامل والتحقق من الصحة. يتضمن ذلك تبادل معاملات اختبار التبادل الإلكتروني للبيانات مع شركائك التجاريين لضمان نقل البيانات وتفسيرها بدقة. 
5. الامتثال لمعايير الصناعة: من المهم أيضًا الالتزام بمعايير الصناعة عند استخدام التبادل الإلكتروني للبيانات. المعيار الأكثر شيوعًا لإقرارات أوامر الشراء هو ANSI ASC X12. يضمن الامتثال لهذه المعايير الاتساق وقابلية التشغيل البيني والتواصل السلس عبر سلسلة التوريد. 

مكونات ملف EDI 855

يتكون ملف EDI 855 من عدة مقاطع وعناصر تحتوي على معلومات محددة. هذا ما يبدو عليه ملف EDI 855 عادةً: 

ملاحظة: هذا للاشارة فقط. قد لا يحتوي على كافة المعلومات المضمنة عادةً في ملف EDI 855. 

فيما يلي المكونات الرئيسية التي يمكنك العثور عليها في مستند EDI 855: 

شرائح الرأس 

• رأس التحكم في التبادل (ISA): يحتوي على تعريف المرسل والمستقبل وأرقام التحكم والمعلومات المتعلقة بالتبادل. 
• رأس المجموعة الوظيفية (GS): يحدد المجموعة الوظيفية ويوفر معلومات التحكم. 

مجموعة المعاملات 

• رأس مجموعة المعاملات (ST): يشير إلى بداية مجموعة المعاملة ويوفر رقم تحكم فريدًا. 

إقرار طلب الشراء 

• إقرار استلام أمر الشراء (BAK): يقر باستلام أمر الشراء ويوفر تفاصيل مثل نوع الإقرار والتواريخ ورقم أمر الشراء الأصلي. 

تفاصيل البند 

• التفاصيل المادية للعنصر (PO4): توفر معلومات حول الأصناف الفردية داخل أمر الشراء ، بما في ذلك كمية الصنف ووحدة القياس ووصف الصنف. 

إقرار البند 

• إقرار استلام العنصر (ACK): لتأكيد ما إذا كان كل عنصر في أمر الشراء قد تم الإقرار به أم لا ، وقد يشير إلى أي تغييرات أو تناقضات. 

مرجع التاريخ / الوقت 

• مرجع التاريخ / الوقت (DTM): يحدد التواريخ ذات الصلة بالإقرار ، مثل تاريخ الإقرار. 

مقاطع المقطورة 

• مقطورة مجموعة المعاملات (SE): تشير إلى نهاية مجموعة المعاملة وتوفر عددًا من الشرائح داخل المعاملة. 
• مقطورة المجموعة الوظيفية (GE): توفر معلومات التحكم للمجموعة الوظيفية ، بما في ذلك عدد المعاملات داخل المجموعة. 
• مقطورة التحكم في التبادل (IEA): تشير إلى نهاية هيكل التحكم في التبادل وتوفر عددًا للمجموعات الوظيفية داخل التبادل. 

مثال حالة الاستخدام

دعنا نفكر في مثال عملي لتوضيح كيفية عمل عملية التبادل EDI 855. لنفترض أن المشتري أرسل EDI 850 إلى المورد الخاص به. عند استلام أمر الشراء ، يقوم المورد بإنشاء EDI 855 ردًا على ذلك وإرساله مرة أخرى إلى المشتري. يؤكد EDI 855 على استلام الأمر ويتضمن أي تغييرات أو تعديلات ضرورية يطلبها المورد. 

إذا احتاج المورد إلى إجراء تغييرات على أمر الشراء ، فسيرسل للعميل EDI 860 (طلب تغيير أمر الشراء) عملية. يقوم هذا المستند بإبلاغ التعديلات التي تم إجراؤها على أمر الشراء الأصلي ، مثل الكميات التي تمت مراجعتها أو التسعير أو تواريخ التسليم. 

فوائد EDI 855

• تحسين كفاءة: يبسط EDI 855 عملية الإقرار ، ويقلل من الأخطاء اليدوية ويلغي الحاجة إلى إقرارات ورقية. هذا يعزز الكفاءة ويوفر الوقت لكل من المشتري والمورد.
• رؤية محسنة: مع EDI 855 ، يتمتع كلا الطرفين بإمكانية الاطلاع في الوقت الفعلي على حالة طلباتهم. هذا يسمح بتخطيط أفضل وإدارة المخزون والتواصل الاستباقي.
• تناقضات مخفضة: من خلال تبادل إقرارات الطلب الدقيقة والمفصلة إلكترونيًا ، يقلل التبادل الإلكتروني للبيانات 855 من فرص سوء الفهم أو التناقضات بين المشتري والمورد.
• تنفيذ أسرع للطلبات: يمكّن الإقرار الفوري بأمر الشراء من خلال EDI 855 المورد من بدء معالجة الأمر على الفور ، مما يؤدي إلى تلبية الطلبات بشكل أسرع وتحسين رضا العملاء.

كيفية Astera EDIConnect يساعد

تعد الاستفادة من التكنولوجيا لأتمتة العمليات وتحسينها أمرًا بالغ الأهمية في بيئة الأعمال سريعة الخطى اليوم. تعمل مجموعة معاملات EDI 855 على تبسيط إدارة الأمر من خلال توفير طريقة مبسطة للموردين لتأكيد استلام أوامر الشراء وإبلاغ التغييرات أو التحديثات. ومع ذلك ، فأنت بحاجة إلى حل EDI قوي ، مثل Astera EDIConnect، للاستفادة الكاملة من التبادل الإلكتروني للبيانات. 

مصممة لتبسيط وتسريع تبادل وثائق EDI ، EDIConnect هو حل التبادل الإلكتروني للبيانات على مستوى المؤسسات الذي يدعم بناء وتحليل جميع مجموعات معاملات ANSI X12 و EDIFACT و HIPAA دون كتابة سطر واحد من التعليمات البرمجية. مع EDIConnect، تستفيد من: 

• مترجم 
• منشئ المعاملات 
• المصادقة 
• مدير المستودع 
• Partner Manager 
• الأتمتة وتنظيم العمليات 
• مجدول العمل 

كما أنه يمكّنك من الاندماج مع شركائك التجاريين بسلاسة من خلال واجهة المستخدم البديهية والتخطيط الآلي ودعم بروتوكولات الاتصال المتعددة. ضمان المعالجة الفعالة لمعاملات التبادل الإلكتروني للبيانات وتقليل استخدام الجهد اليدوي EDIConnect.