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Factura EDI 810: simplifique la facturación con Astera EDIConnect
¿Qué es un intercambio electrónico de datos (EDI)?
El intercambio electrónico de datos (EDI) es el intercambio de información comercial que se realiza electrónicamente utilizando un formato estructurado y estandarizado. Permite a las empresas enviar información útil de forma digital en lugar de utilizar papel. Aquí hay un ejemplo de EDI.
Ejemplo de EDI
Algunos ejemplos comunes de EDI incluyen órdenes de compra (EDI 850), estado de envío, facturas que contienen información de aduanas, documentos de inventario y confirmaciones de pago. Un ejemplo de ello es cuando un concesionario de automóviles puede utilizar EDI para solicitar el informe crediticio de un comprador. En cuestión de minutos, el sistema del concesionario puede transferir y analizar electrónicamente el historial crediticio para cotizar la tasa a la que se entregará el automóvil a un cliente potencial.
Tipos de documentos EDI
Existen diferentes tipos de documentos EDI, como:
- Factura EDI 810
- Orden de compra EDI 850
- Orden de pago EDI 820
¿Qué es una factura EDI 810?
An EDI 810 La factura es uno de los documentos electrónicos o conjuntos de transacciones más utilizados que cumple con las especificaciones ANSI X12 EDI. Sin embargo, el formato de la factura EDI 810 es complejo, por lo que un comprador promedio tendría dificultades para interpretarlo. Es un intercambio de información de computadora a computadora que facilita una comunicación rápida y sin errores entre las empresas. Se supone que una factura 810 EDI debe ser enviada, recibida y entendida por el software EDI.
Segmentos de factura EDI 810
Una factura EDI es la versión electrónica de una factura o factura en papel que contiene la información necesaria para una transacción habitual de compra con factura impresa, como por ejemplo:
- Los artículos ordenados y su costo.
- Cantidad pedida
- Número de factura
- Fecha de envío
- Fecha de la factura
- Términos de pago
- Descuentos ofrecidos
- Detalles de facturación y envío
¿Cómo se utiliza una factura EDI 810?
Toda la información incluida en una factura EDI 810 se organiza en diferentes segmentos y elementos de datos de acuerdo con las especificaciones EDI 810. El propósito de utilizar esta especificación EDI es ahorrar tiempo, dinero y mano de obra en la preparación, impresión y envío manual de una factura en papel. El principal beneficio es que permite el intercambio rápido de información importante sobre transacciones entre empresas.
Especificaciones de la factura EDI 810
El conjunto de transacciones EDI 810 X12 se utiliza para proporcionar transacciones de facturación en un formato especificado estándar de la industria. Se envía en respuesta a una orden de compra EDI 850 como una solicitud de pago después de que se hayan enviado los bienes o se hayan prestado los servicios. El proveedor generará un conjunto de transacciones de factura EDI 810.
Otros documentos EDI que se pueden transmitir en respuesta a la transacción EDI 810 incluyen:
- Reconocimiento funcional EDI 997 - Confirma el recibo de la transacción EDI 810.
- Mensaje de texto EDI 864- Informa las infracciones comerciales detectadas en la factura EDI 810.
- Consejo de remesa EDI 820 - Detalla el pago de la factura, o el aviso de pago o ambos.
Muestra de transacción de factura EDI X12 810
El siguiente ejemplo detalla el formato de la factura EDI 810 [1]:
ISA*00* *00* *ZZ*VENDORID *08*9251190000 *040101*2245*U*00401*000000001*0*P*\~
GS*IN*VENDORID*6125404455*20040101*2245*1*X*004010~
ST*810*0001~
BIG*20140905*93608602*20140730*45056564~
N1*RI*Vendor Name*92*00231629~
N3*Vendor Street Address~
N4*City*IL*606930024*US~
IT1*0000010*660*LB*4.07*PE*BP*2018710000*MP*12345*VN*944940~
PID*F****OREGANO TURKISH WHOLE A 20#BG~
DTM*011*20140904~
SAC*C*D240***5500~
N1*ST*GENERAL MILLS*92*01HNWA~
N3*ONE RED DEVIL RD~
N4*HANNIBAL*MO*63401
TDS*280120~
SAC*C*G530***6000~
CTT*1~
SE*16*0001~
GE*1*1~
IEA*1*000000001~ [ 1 ] https://www.generalmills.com/~/media/Images/GMI/TradingPartners/NorthAmerica/EDI810SpecDocumentationFAQ.pdf?la=en
Contenidos de una factura EDI 810
ISA*00* *00* *ZZ*VENDORID *08*9251190000 *040101*2245*U*00401*000000001*0*P*\~
Este es el encabezado de control de intercambio que proporciona información de autorización y seguridad, la ID del remitente y el remitente, y la versión ANSI X12 utilizada para la transmisión.
GS*IN*VENDORID*6125404455*20040101*2245*1*X*004010~
Este es el encabezado del grupo funcional. Contiene el código del remitente y el destinatario y la fecha y hora de intercambio.
ST * 810 * 0001 ~
Este es el encabezado del conjunto de transacciones. Identifica el tipo de documento EDI.
N1 * RI * Nombre del proveedor * 92 * 00231629 ~
N3 * Dirección de proveedor ~
N4 * Ciudad * IL * 606930024 * US ~
Este segmento contiene la fecha de creación y la orden de compra y el número de factura.
GRANDE * 20140905 * 93608602
* 20140730 * 45056564 ~
Este segmento contiene información de nombre y dirección.
IT1 * 0000010 * 660 * LB * 4.07 * PE * BP
* 2018710000 * MP * 12345 * VN * 944940 ~
El segmento de TI contiene información sobre el producto, como la cantidad facturada, el precio unitario, la unidad de medida y más.
PID * F ***
* OREGANO TURKISH ENTER TO A 20 # BG ~
El segmento PID contiene una descripción del producto facturado.
DTM * 011 * 20140904 ~
Este segmento contiene un calificador DTM. Por ejemplo, 011 se refiere a la fecha y hora en que el envío sale del proveedor.
SAC * C * D240 *** 5500 ~
Este segmento contiene información sobre el servicio, la promoción, la asignación y cualquier cargo relevante.
N1 * ST * GENERAL MILLS * 92 * 01HNWA ~
N3 * ONE RED DEVIL RD ~
N4 * HANNIBAL * MO * 63401
Estos segmentos contienen el nombre y los detalles de la dirección de la ubicación de la dirección.
TDS * 280120 ~
El segmento TDS contiene el importe total de la factura.
CTT * 1 ~
Este segmento contiene totales de transacciones.
SE * 16 * 0001 ~
Este es el conjunto de transacciones tráiler que especifica el número de segmentos incluidos entre ST y SE.
GE * 1 * 1 ~
GE se refiere al trailer del grupo funcional. Especifica el número de conjuntos de transacciones incluidos.
IEA * 1 * 000000001 ~
Este es un encabezado de control de intercambio. Especifica el número de grupos funcionales incluidos en la transmisión.
Flujo de trabajo de asignación de facturas EDI 810 para Exchange
Se genera una factura EDI 810 en respuesta a un Pedido de compra 850. Una orden de compra EDI 850 enumera los artículos que un comprador desea comprar a un proveedor, junto con sus cantidades, instrucciones de envío y otros detalles. Al recibir la orden de compra, el proveedor envía un acuse de recibo 997 para confirmar la recepción de la orden. El pedido se completa y se entrega al comprador junto con una factura 810.
Otros documentos que se intercambian entre socios comerciales en respuesta a una factura EDI 810 incluyen:
- Aviso de envío anticipado de EDI 856
- Confirmación de orden de compra EDI 855
- Aviso de envío EDI 856 / Manifiesto
- Aviso de envío y facturación de EDI 857
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