EDI 855: Acuse de recibo de la orden de compra

¿Qué es un EDI 855?

La eficiencia y la precisión son cruciales para transacciones fluidas y una colaboración fluida entre socios comerciales. Una forma de lograr esto es usando Intercambio Electrónico de Datos (IED). 

EDI 855 (reconocimiento de pedido de compra) es un conjunto de transacciones ANSI X12 que confirma o reconoce un pedido de compra (PO) recibido por un proveedor. Los proveedores normalmente lo envían en respuesta a un EDI 850 (Orden de Compra) transacción de un comprador. EDI 855 proporciona información vital sobre la capacidad del proveedor para cumplir con el pedido, incluida la disponibilidad de artículos, las fechas de entrega previstas, los precios y cualquier cambio o discrepancia en el pedido original. 

Diferencia entre EDI 855 y EDI 997

Las principales diferencias entre EDI 855 y EDI 997 (reconocimiento funcional) radican en sus respectivos propósitos y en los tipos de información que transmiten. 

Mientras tanto EDI 997 y EDI 855 son reconocimientos, sirven para diferentes propósitos y brindan información diferente. El EDI 997 es un acuse de recibo general que confirma la recepción y validación de cualquier transacción EDI. Por otro lado, el EDI 855 es un acuse de recibo específico para PO, que reconoce su recepción y proporciona detalles adicionales relacionados con el pedido. Generalmente, el comprador envía un acuse de recibo EDI 997 después de recibir un documento EDI 855, indicando la recepción del acuse de recibo de la compra.

Cómo usar EDI 855

Si usted es un proveedor o un vendedor que recibe órdenes de compra electrónicamente, EDI 855 es crucial para mantener una comunicación eficiente con sus clientes. Le permite acusar recibo del pedido y confirmar sus detalles rápidamente. También le permite informar al comprador sobre cualquier cambio o problema. 

Esto es lo que necesita saber para usar EDI 855 de manera efectiva: 

1. Capacidades EDI: Debe contar con las capacidades EDI necesarias para enviar y recibir documentos electrónicos. Esto incluye tener el software apropiado o la plataforma EDI que pueda generar y procesar transacciones EDI 855. 
2. Acuerdos de socios comerciales: Establecer acuerdos de socios comerciales es crucial para una implementación EDI exitosa. Debe colaborar con sus clientes y socios comerciales para definir los estándares EDI específicos, formatos de documentos, protocolos de comunicación y otros requisitos técnicos. Esto garantiza que ambas partes estén alineadas y puedan intercambiar documentos EDI sin problemas. 
3. Mapeo e Integración: También debe asignar correctamente las transacciones EDI 855 a sus sistemas internos para permitir una integración fluida con su sistema de gestión de pedidos o planificación de recursos empresariales (ERP). El mapeo implica transformar los datos EDI en un formato que sus sistemas internos puedan procesar y comprender fácilmente. Dependiendo de la complejidad de sus sistemas, es posible que necesite experiencia en mapeo EDI o asistencia de un proveedor de soluciones EDI. 
4. Pruebas y Validación: Antes de implementar EDI 855 en un entorno de producción, debe realizar pruebas y validaciones exhaustivas. Esto implica intercambiar transacciones EDI de prueba con sus socios comerciales para garantizar la transmisión e interpretación precisas de los datos. 
5. Cumplimiento de los estándares de la industria: También es importante cumplir con los estándares de la industria al usar EDI. El estándar más común para las confirmaciones de órdenes de compra es ANSI ASC X12. El cumplimiento de estos estándares garantiza la coherencia, la interoperabilidad y la comunicación fluida en toda la cadena de suministro. 

Componentes de un archivo EDI 855

Un archivo EDI 855 consta de varios segmentos y elementos que contienen información específica. Así es como se ve normalmente un archivo EDI 855: 

Nota: Esto es solo para referencia. Es posible que no contenga toda la información que normalmente se incluye en un archivo EDI 855. 

Estos son los componentes clave que puede encontrar en un documento EDI 855: 

Segmentos de encabezado 

• Encabezado de control de intercambio (ISA): contiene la identificación del remitente y el receptor, los números de control y la información relacionada con el intercambio. 
• Encabezado de grupo funcional (GS): identifica el grupo funcional y proporciona información de control. 

Conjunto de transacciones 

• Encabezado de conjunto de transacciones (ST): indica el inicio del conjunto de transacciones y proporciona un número de control único. 

Reconocimiento de la orden de compra 

• Acuse de recibo de pedido de compra (BAK): Acusa recibo de un pedido de compra y proporciona detalles como el tipo de reconocimiento, las fechas y el número de pedido de compra original. 

detalles del artículo 

• Detalles físicos del artículo (PO4): proporciona información sobre artículos individuales dentro de la orden de compra, incluida la cantidad del artículo, la unidad de medida y la descripción del artículo. 

Acuse de recibo de elementos de línea 

• Reconocimiento de elementos de línea (ACK): confirma si cada elemento de la orden de compra se reconoce o no y puede indicar cambios o discrepancias. 

Referencia de fecha/hora 

• Referencia de fecha/hora (DTM): especifica fechas relevantes relacionadas con el reconocimiento, como la fecha de reconocimiento. 

Segmentos de remolque 

• Remolque del conjunto de transacciones (SE): indica el final del conjunto de transacciones y proporciona un recuento de los segmentos dentro de la transacción. 
• Remolque de grupo funcional (GE): proporciona información de control para el grupo funcional, incluido un recuento de las transacciones dentro del grupo. 
• Remolque de control de intercambio (IEA): indica el final de la estructura de control de intercambio y proporciona un recuento de los grupos funcionales dentro del intercambio. 

Ejemplo de caso de uso

Consideremos un ejemplo práctico para ilustrar cómo funciona el proceso de transacción EDI 855. Supongamos que un comprador envía un EDI 850 a su proveedor. Al recibir la orden de compra, el proveedor genera un EDI 855 en respuesta y se lo devuelve al comprador. EDI 855 confirma la recepción del pedido e incluye los cambios o modificaciones necesarias solicitadas por el proveedor. 

Si el proveedor necesita realizar cambios en la orden de compra, enviará al cliente un EDI 860 (Solicitud de cambio de orden de compra) transacción. Este documento comunica las modificaciones a la orden de compra original, como cantidades revisadas, precios o fechas de entrega. 

Beneficios de EDI 855

• Eficiencia mejorada: EDI 855 agiliza el proceso de acuse de recibo, reduce los errores manuales y elimina la necesidad de acuses de recibo en papel. Esto mejora la eficiencia y ahorra tiempo tanto para el comprador como para el proveedor.
• Visibilidad mejorada: Con EDI 855, ambas partes tienen visibilidad en tiempo real del estado de sus pedidos. Esto permite una mejor planificación, gestión de inventario y comunicación proactiva.
• Discrepancias reducidas: Mediante el intercambio electrónico de confirmaciones de pedidos precisas y detalladas, EDI 855 reduce las posibilidades de malentendidos o discrepancias entre el comprador y el proveedor.
• Cumplimiento de pedidos más rápido: El rápido reconocimiento de una orden de compra a través de EDI 855 permite al proveedor comenzar a procesar la orden de inmediato, lo que resulta en un cumplimiento más rápido de la orden y una mayor satisfacción del cliente.

Cómo Astera EDIConnect ayuda

Aprovechar la tecnología para automatizar y optimizar los procesos es crucial en el entorno empresarial acelerado de hoy. El conjunto de transacciones EDI 855 simplifica la gestión de pedidos al proporcionar un método simplificado para que los proveedores confirmen la recepción de pedidos de compra y comuniquen cambios o actualizaciones. Sin embargo, necesita una solución EDI robusta, como Astera EDIConnect, para aprovechar al máximo EDI. 

Diseñado para simplificar y acelerar el intercambio de documentos EDI, EDIConnect es una solución EDI de nivel empresarial que admite la creación y el análisis de todos los conjuntos de transacciones ANSI X12, EDIFACT y HIPAA sin escribir una sola línea de código. Con EDIConnect, se beneficia de su función integrada: 

• Traductor 
• Generador de transacciones 
• Validador 
• Gerente de repositorio 
• Partner Manager 
• Automatización y Orquestación de Procesos 
• Programador de trabajo 

También le permite integrarse con sus socios comerciales sin problemas con su interfaz de usuario intuitiva, mapeo automatizado y soporte para múltiples protocolos de comunicación. Garantice un procesamiento eficiente de las transacciones EDI y reduzca el esfuerzo manual utilizando EDIConnect.