¿Qué es un intercambio electrónico de datos (EDI)?
El intercambio electrónico de datos (EDI) es el intercambio de información comercial que se realiza electrónicamente utilizando un formato estructurado y estandarizado. Permite a las empresas enviar información útil de forma digital en lugar de utilizar papel. Aquí hay un ejemplo de EDI.
Ejemplo de EDI
Algunos ejemplos comunes de EDI incluyen órdenes de compra (EDI 850), estado de envío, facturas que contienen información de aduanas, documentos de inventario y confirmaciones de pago. Un ejemplo de ello es cuando un concesionario de automóviles puede utilizar EDI para solicitar el informe crediticio de un comprador. En cuestión de minutos, el sistema del concesionario puede transferir y analizar electrónicamente el historial crediticio para cotizar la tasa a la que se entregará el automóvil a un cliente potencial.
Tipos de documentos EDI
Existen diferentes tipos de documentos EDI, como:
- Factura EDI 810
- Orden de compra EDI 850
- Orden de pago EDI 820
¿Qué es una factura EDI 810?
An EDI 810 La factura es uno de los documentos electrónicos o conjuntos de transacciones más utilizados que cumple con las especificaciones ANSI X12 EDI. Sin embargo, el formato de la factura EDI 810 es complejo, por lo que un comprador promedio tendría dificultades para interpretarlo. Es un intercambio de información de computadora a computadora que facilita una comunicación rápida y sin errores entre las empresas. Se supone que una factura 810 EDI debe ser enviada, recibida y entendida por el software EDI.
Segmentos de factura EDI 810
Una factura EDI es la versión electrónica de una factura o factura en papel que contiene la información necesaria para una transacción habitual de compra con factura impresa, como por ejemplo:
- Los artículos ordenados y su costo.
- Cantidad pedida
- Número de factura
- Fecha de envío
- Fecha de la factura
- Términos de pago
- Descuentos ofrecidos
- Detalles de facturación y envío
¿Cómo se utiliza una factura EDI 810?
Toda la información incluida en una factura EDI 810 se organiza en diferentes segmentos y elementos de datos de acuerdo con las especificaciones EDI 810. El propósito de utilizar esta especificación EDI es ahorrar tiempo, dinero y mano de obra en la preparación, impresión y envío manual de una factura en papel. El principal beneficio es que permite el intercambio rápido de información importante sobre transacciones entre empresas.
Especificaciones de la factura EDI 810
El conjunto de transacciones EDI 810 X12 se utiliza para proporcionar transacciones de facturación en un formato especificado estándar de la industria. Se envía en respuesta a una orden de compra EDI 850 como una solicitud de pago después de que se hayan enviado los bienes o se hayan prestado los servicios. El proveedor generará un conjunto de transacciones de factura EDI 810.
Otros documentos EDI que se pueden transmitir en respuesta a la transacción EDI 810 incluyen:
- Reconocimiento funcional EDI 997 - Confirma el recibo de la transacción EDI 810.
- Mensaje de texto EDI 864- Informa las infracciones comerciales detectadas en la factura EDI 810.
- Consejo de remesa EDI 820 - Detalla el pago de la factura, o el aviso de pago o ambos.
Muestra de transacción de factura EDI X12 810
El siguiente ejemplo detalla el formato de la factura EDI 810 [1]:
ISA*00* *00* *ZZ*VENDORID *08*9251190000 *040101*2245*U*00401*000000001*0*P*\~
GS*IN*VENDORID*6125404455*20040101*2245*1*X*004010~
ST*810*0001~
BIG*20140905*93608602*20140730*45056564~
N1*RI*Vendor Name*92*00231629~
N3*Vendor Street Address~
N4*City*IL*606930024*US~
IT1*0000010*660*LB*4.07*PE*BP*2018710000*MP*12345*VN*944940~
PID*F****OREGANO TURKISH WHOLE A 20#BG~
DTM*011*20140904~
SAC*C*D240***5500~
N1*ST*GENERAL MILLS*92*01HNWA~
N3*ONE RED DEVIL RD~
N4*HANNIBAL*MO*63401
TDS*280120~
SAC*C*G530***6000~
CTT*1~
SE*16*0001~
GE*1*1~
IEA*1*000000001~
https://www.generalmills.com/~/media/Images/GMI/TradingPartners/NorthAmerica/EDI810SpecDocumentationFAQ.pdf?la=en