Автоматизированная обработка форм: практическое руководство

Бумажные формы постепенно заменяются их цифровыми аналогами, но заполнение форм по-прежнему является важной частью ведения бизнеса. Это обычно это первый шаг в сборе данных компании и облегчает несколько бизнес-функцийoнс. Повсеместное распространение форм в современной бизнес-среде требует реализации автоматическая обработка форм. Ручной сбор, обработка, и используя формы из различные источники is ресурсоемкий и склонен к человеческому Ошибки-вопросы, которые автоматизированный форма решения могут решить без труда. 

Доступно корпорацияплощадьпеть, используя автоматизация для экономии времени и повышения эффективности, все большее число предприятий площадьоценить ценность автоматизации задач по обработке форм и то, как это может улучшить ввод данных и управление ими. 

Этот блог занимает углубленный взгляд на автоматизированную обработку форм, исследует его преимущества и обсуждается КАК Astera может быть правильным решением для вас. 

Что такое автоматическая обработка форм и как это работает 

Автоматизированная обработка форм использует программное обеспечение для оптимизации обработки форм и документов в вашей организации. Используя специальные приложения, ваш бизнес может сократить время и ручные усилия, затрачиваемые на выполнение сопутствующих задач, таких как извлечение, проверка и ввод данных. 

Процесс автоматизации состоит из следующих шагов: 

Захват и загрузка документов

Eэлектронный захват документов enконечно Информация о форме быстро загружено где вы этого хотите. явместо вручную входящий информация от заполненные формы в yoтвоя система, вы можете использовать электронный захват документов вОлс, чтобы scбумажные копии или употребляете электронные документы из указанного источника. 

Извлечение данных

Извлечение данныхпрограммное обеспечение Получает уместный информация из формы или документа через методы, такие как PDF документ анализ, данные запрос, многоразовые шаблоны извлечения на основе шаблонов, AI-основанный алгоритмы, естественные обработка языка (НЛП) и Optical Характер Признание (OCR),. 

проверка достоверности данных

Эти извлеченные данные будут подтверждено с использованием указанных вами правил качества данных или других условий. 

Интеграция и анализ данных

Data, извлеченная из ваших форм и документов, интегрируется с другими наборами данных. Затем вы можете использовать эту скомпилированную информацию для Бухучет, ведение учета, делопроизводство, анализ, создание отчетов и получение информации для более обоснованного принятия решений.  

Автоматизация рабочих процессов

На основании вашего REQuiremЛОРsвы можете настроить автоматизированные рабочие процессы для направления форм на дальнейшую обработку, проверку или утверждение. Эти рабочие процессы плавно переведут форму на следующий указанный шаг в зависимости от результатов обработки. предыдущий процесс. 

Преимущества автоматической обработки форм 

Вот некоторые из наиболее существенных преимуществ автоматизированной обработки форм: 

• Повышенная эффективность: Автоматизация приводит к значительному повышению вашей эффективности. Задания по обработке форм выполняются без ручного вмешательства или усилий, а внимание вашего персонала можно перенаправить на задачи, которые от этого выигрывают. 
• Повышенная точность: Автоматизированные процессы сводят к минимуму возможность человеческих ошибок, влияющих на качество данных. В результате вы можете быть более уверены в извлеченных данных и их точности. 
• Экономия времени: Более быстрая обработка за счет автоматизации сокращает время, необходимое для перехода каждой формы от данных к полезной информации. Сама по себе форма — это просто совокупность текста и рисунков. Однако после извлечения и интеграции с другими данными они становятся ценной частью более широкой картины. Чем раньше у вас появится информация, необходимая для принятия решений, тем быстрее вы сможете определить следующие шаги, которые вам необходимо предпринять. 
• Более оптимизированные рабочие процессы: Автоматизация удаляет повторяющиеся и избыточные шаги из управления формами вашей организации. В результате рабочий процесс становится более плавным и оптимизированным. 
• Снижение цены: Автоматизированная обработка форм снижает затраты, связанные с управлением формами, поскольку исключается ручной труд и снижается вероятность ошибок, а также количество шагов, необходимых для их исправления. 

Отрасли, которые могут использовать автоматизированную форму Обработка 

Любая отрасль, использующая формы, может извлечь выгоду из автоматизированной обработки форм. Автоматизация форм W2 — отличный пример, применимый в любом секторе, большом или маленьком.  

Вы можете легко вести точный учет важной финансовой информации ваших сотрудников, автоматизировав извлечение данных из форм W2. В результате становится удобнее просматривать и анализировать их зарплаты, чаевые, заработную плату, дополнительные компенсации и налоги, удерживаемые с их зарплаты. 

[Источник: Форма W-2024 2 г. (irs.gov)]

Автоматизированная обработка форм также дает определенные преимущества в следующие домены: 

Обучение 

Автоматизированная обработка форм может помочь сфере образования различными способами, некоторые из которых включают в себя: 

• A СимpliFied Процесс приема: Входpplications упакованы с документами такие как личная информация, стенограммы, эссе, личного заявления и тому подобное. Автоматизированная обработка форм позволяет отделять такие элементы, как эссе и личные заявления, для проверки вручную, а также автоматизировать извлечение и компиляция других данныхa. Это может дать возможность образовательным учреждениям справиться с БОЛЕЕ приложения с меньшими усилиями. 
• Более точные записи: Автоматизированный процессы проверки и ввода данных позволяют образовательным учреждениям поддерживать точный студенческие записи. Это может уменьшить количество ошибок в административных задачах и содействовал безошибочное ведение учета.
  
  
• Более простое соблюдение требований: Образовательные учреждения могут соблюдать различные нормативные требования. REQuiremЛОРs проще с автоматизированной обработкой форм. Они могут создавать более актуальные отчеты для аудитов, аккредитации и других целей. 

[Источник: стенограмма-образец-масштабируемая.jpg (1978×2560) (iahe.net)]

Здоровье 

В секторе здравоохранения автоматизированная обработка форм помогает с различными аспектами пациент опыт такие как: 

• Быстрая регистрация пациентов: Автоматизированная обработка форм ускоряет протоколы регистрации пациентов в медицинских учреждениях. Пациентов можно быстрее сортировать в чрезвычайных ситуациях, время ожидания в них сокращается. регулярные визитыи начать получать необходимое лечение раньше, с меньшими бюрократическими препонами. 

[Источник: Бесплатная медицинская и стоматологическая клиника SOS (squarespace.com)]

• Медицинские документы: Благодаря автоматизированной обработке форм медицинские учреждения могут поддерживать точный медицинские записи и актуальные истории болезни пациентов для более эффективного ухода. Они также могут гарантировать, что формы согласия площадьпостоянно доступный для соблюдения этических и юридических требований. С административной стороны сложные процессы, такие как выставление счетов, выставление счетов и обработка страховых претензий, можно улучшить за счет автоматизации. 
• Сбор данных для клинических исследований: Клинические исследователи могут использовать автоматическая обработка форм для облегчения сбора исследовательских данных и обеспечить ее точность и соответствие применимым протоколам исследования.  

Правительство 

В государственном секторе автоматизированная обработка форм streamlINEs взаимодействие между государственными органами и гражданами для повышения производительности и результатов. Вот несколько примеров: 

• Предоставление услуг гражданам: Автоматизированная обработка форм сокращает время обработки. REQuired для общих услуг, таких как продление лицензий, заявки на льготы и заявки на получение разрешений. 

[Источник: РЕГИСТРАЦИЯ АВТОМОБИЛЯ/ЗАЯВЛЕНИЕ НА ПРАВО (ny.gov)]

• Более быстрое время ответа: Более быстрая обработка форм позволяет государственным органам быстрее реагировать на жалобы, заявления, запросы и запросы граждан. Своевременное предоставление услуг может повысить удовлетворенность граждан и улучшить их восприятие работы агентства.
   
• Поддающиеся аудиту и прозрачные процессы: Автоматизация способствует прозрачности государственных процессов, а цифровой след, который автоматизированные системы создают в ходе своей деятельности, облегчает их аудит. Это обеспечивает подотчетность и соблюдение нормативных требований, а также повышает доверие общества к государственному органу. 

Финансы 

Автоматизированная обработка форм также служит нескольким целям в финансовом секторе, в том числе: 

• Ускоренное оформление кредита: Бизнес и потребительские кредиты составляют основной компонент деятельности финансового учреждения. Автоматизированная обработка форм ускоряет процедуры подачи и утверждения кредита, позволяя поставщикам кредитов оценивать и утверждать запросы и быстро выплачивать средства. 

[Источник: Заявка на получение кредита уровней 3, 4, 5 и 6 для участников, подпадающих под действие статей 14, 15 или 22 (RS5025-A) (ny.gov)]

• Предотвращение мошенничества: Финансовый сектор уязвим для мошенничества и других преступлений «белых воротничков». Автоматизированный анализ и проверка информации, включенной в финансовые формы, могут помочь снизить вероятность мошенничества.
   
• Управление соблюдением: Автоматизированная обработка форм помогает финансовым учреждениям соблюдать финансовые правила и другие нормативные требования, сводя к минимуму их подверженность штрафам, пеням и юридическим последствиям.

Как выбрать платформу автоматической обработки форм 

Готовы выбрать платформу автоматизированной обработки форм для своей организации? Вот несколько факторов, которые следует иметь в виду: 

Точность извлечения данных 

Это способность платформы правильно извлекать данные из форм разных типов. Проверьте точность процессов извлечения и оцените, насколько точно он обрабатывает данные. 

Бесшовная интеграция 

Простая интеграция с системами, инструментами, базами данных и приложениями, которые вы используете в настоящее время. Высокая совместимость гарантирует, что вы сможете запустить платформу с минимальными нарушениями рабочего процесса. 

Customizability 

Настраиваемая платформа может легко удовлетворить ваши текущие требования. Вы также можете изменить его, чтобы соответствовать меняющимся требованиям вашей организации. 

Функции безопасности и соответствия требованиям 

Ищите функции безопасности, такие как шифрование, в вашей платформе автоматической обработки форм и обеспечьте ее соответствие всем применимым нормам защиты данных и конфиденциальности. Возможно, ваша платформа должна соответствовать федеральным законам и законам штата о конфиденциальности данных, в зависимости от того, в каком штате вы находитесь. Также могут потребоваться дополнительные отраслевые правила, которые следует учитывать. 

Удобство для пользователя 

Интуитивно понятный и удобный интерфейс снизит требования к обучению и сделает платформу более доступной для администраторов, конечных пользователей и нетехнических групп. 

Масштабируемость 

Масштабируемость обеспечивает долгосрочное использование платформы и ее жизнеспособность для вашей организации. По мере расширения вашего бизнеса и роста требований к обработке форм ваша платформа должна легко справляться с этой задачей. 

служба поддержки 

Сотрудники службы поддержки клиентов вашего поставщика существенно повлияют на ваш пользовательский опыт, поскольку вы будете тесно сотрудничать с ними для интеграции платформы в ваши процессы. Ознакомьтесь с плавными процессами адаптации и подробными учебными пособиями, которые помогут подготовить ваши команды ко всем аспектам использования.  

Однако надежный поставщик — это нечто большее, чем просто хорошее обучение и подробная документация. Проверьте доступность инфраструктуры поддержки клиентов. При возникновении проблем вы должны получить необходимую помощь, чтобы быстро их решить. 

Стоимость и рентабельность инвестиций 

Затраты на приобретение новой платформы не ограничиваются ее покупкой. Учитывайте любые дополнительные применимые сборы, структуру цен, а также затраты на установку и обучение. Кроме того, учтите потенциальную отдачу от инвестиций, которую вы ожидаете увидеть в сохранении ресурсов и экономии времени. 

Ассоциация Astera Преимущества 

Astera сочетает в себе функциональность на базе искусственного интеллекта с удобным интерфейсом без кода и механизмом ETL корпоративного уровня. Результат? Мощное масштабируемое решение для комплексной обработки документов, которое легко принимает данные из структурированных, полуструктурированных и неструктурированных источников данных. 

Выполняющий клиент REQuработает в 15 раз быстрее? Сократить время обработки заказа на покупку с часов до 2 минут? Обработка счета в меньше минуты когда раньше это занимало от 30 минут до пары часов? Это возможное Astera. 

автоматизировать извлечение ваших данных, vалидация и трансформация— затем отправьте его внизstream места назначения, такие как базы данных, инструменты BI и системы ERP/CRM., без ручного вмешательства для аналитики, отчетности и других целей. 

. Astera для автоmaТед Обработка форм 

Astera может помочь в автоматизированной обработке форм с помощью: 

• Добавление документа: Astera работает с форматами PDF, TXT, DOC и XLS. Вы можете добавлять эти документы из электронной почты, облачного хранилища, веб-сервисов, FTP/SFTP и других источников.
   
• Извлечение данных: Astera позволяет создавать шаблоны извлечения как вручную, так и с помощью искусственного интеллекта. После добавления документа эти шаблоны извлечения собирают соответствующую информацию.
   
• Подготовка данных: AsteraФункция подготовки данных позволяет предварительно обработать извлеченные данные. Вы можете очистить его, преобразовать в соответствии с вашими требованиями и проверить с использованием указанных вами правил.
   
• Экспорт данных: Затем вы можете переместить обработанные данные в место назначения по вашему выбору, в зависимости от ваших целей. Экспортируйте его в базу данных для интеграции, в инструмент BI для аналитики или в систему CRM для компиляции.
   
• Автоматизация и планирование: После того, как вы настроили источник документа, процессы и желаемое место назначения, используйте AsteraВозможности автоматизации и планирования для определения частоты этих операций по добыче. Например, вы можете настроить их запуск при обнаружении в системе нового документа или в определенное время суток. 

Заключение 

Автоматизированная обработка форм может трансформировать управление формами в различных секторах, особенно в образовании, здравоохранении, правительстве и финансах. Выбрав подходящую платформу автоматизированной обработки форм для своих нужд, организация может сэкономить время, минимизировать задержки, уменьшить количество человеческих ошибок и перенаправить свои ресурсы туда, где они нужны больше всего. 

Начните использовать автоматизированную платформу обработки форм, которая будет расти вместе с вашими операциями. Свяжитесь с нами для получения дополнительной информации or Начните бесплатный пробный период Cегодня!