Automatice la extracción de datos de facturas con Astera ReportMiner

Hoy en día, la mayoría de las empresas envían y reciben facturas y recibos de pago en formatos digitales, como imágenes PDF escaneadas, documentos de texto o plantillas de facturas basadas en Excel. Si bien estos formatos digitales han permitido que los lugares de trabajo hagan la transición a un entorno sin papel, han introducido un nuevo desafío para los analistas de negocios, es decir, extraer los datos ocultos en las facturas y utilizarlos para obtener información relevante.

Este blog analizará cómo las soluciones de extracción de datos de facturas pueden automatizar fácilmente el escaneo de facturas y, al mismo tiempo, reducir el tiempo y el esfuerzo dedicados a la entrada manual de datos. Además, explorará cómo Astera ReportMiner puede ayudarle a extraer datos significativos de informes y archivos PDF.

También lo guiaremos a través de un caso de uso en el que una organización actualiza sus procesos de contabilidad manual con ReportMiner y automatiza el ciclo de facturación.

Pero antes de llegar a esa parte, aquí hay un resumen rápido de algunos desafíos en la extracción manual de datos.

Desafíos de la extracción de datos de facturas 

Los proveedores utilizan múltiples soluciones de generación de facturas, que incluyen terminales de punto de venta (POS), cajas registradoras electrónicas (ECR) y otro software de facturación basado en plantillas para crear estados de cuenta de clientes. Cada solución tiene un formato de salida distinto, que no siempre es digital.

Recopilar todos estos datos en un solo lugar es un desafío. Por lo tanto, puede llevar varios días extraer datos de imágenes PDF escaneadas, facturas basadas en texto y hojas de cálculo de Excel. Además de eso, requiere trabajo manual para limpiar y transformar los datos. 

Un especialista en entrada de datos puede costar alrededor $30,000 por año. Considere lo que sucede si una organización depende únicamente de especialistas para extraer datos de facturas de múltiples formatos, transformarlos y cargarlos en sus sistemas de destino. A medida que el negocio crece, la empresa tendrá que contratar a varios especialistas en ingreso de datos, cada uno con un costo de $30,000 por año. Para tres especialistas en ingreso de datos, el costo de la administración de datos de documentos puede superar fácilmente los $100,000 XNUMX por año. 

Métodos comunes de extracción Datos de facturación

Estos son los métodos más comunes para extraer y registro de datos de factura:

• Agregar manualmente datos de facturas

Muchas organizaciones aún recurren a la extracción manual de facturas. Por lo general, contratan especialistas en ingreso de datos que copian manualmente los datos de cada factura a una hoja de Excel. Si bien lleva alrededor de 5 minutos en promedio agregar datos de un documento PDF a las columnas, imagine lo que sucede cuando hay un gran volumen de facturas. No solo retrasa el análisis de datos, sino que también es propenso a errores.

• Subcontratar el trabajo de entrada de datos manual

Algunas organizaciones contratan asistentes virtuales o subcontratan la facturación manual la extracción de datos trabajo a agencias de terceros. Estas empresas de terceros cuentan con operadores de entrada de datos que registran manualmente los datos de las facturas disponibles en archivos PDF, imágenes, archivos de texto y plantillas de Excel. Estas empresas suelen cobrar a la organización por hoja o por hora. Por lo tanto, no sólo requiere mucho tiempo sino también costos.

• Automatice la captura de datos OCR y PDF de facturas

La mejor solución posible es un software de extracción de datos de facturas que pueda extraer fácilmente datos de facturas de archivos PDF, archivos de texto y hojas de Excel con un mínimo esfuerzo manual. El proceso de extracción de datos de facturas es bastante simple con una solución automatizada y sin código. De hecho, la mayoría del software de extracción ahora está equipado con tecnología de inteligencia artificial que puede extraer datos de inmediato, independientemente de la plantilla. Una vez que especifica los campos que desea extraer, el software lee automáticamente los datos. Luego puede transformar y asignar estos datos a su destino deseado.

Finalmente, al usar un flujo de trabajo, puede automatizar la captura completa de datos de la factura en el proceso de registro para que se ejecute en una secuencia.

¿Son precisos los software de captura de facturas?

El software de captura automatizada de facturas puede extraer fácilmente datos clave de las facturas, lo cual es crucial para las aplicaciones de contabilidad, planificación de recursos e inteligencia empresarial.

Tradicionalmente, la factura captura de datos el software solía estar basado en plantillas, lo que significaba que tenía que definir una plantilla para cada formato. En caso de que haya creado un modelo de informe incorrecto, el software de captura de facturas extraerá datos incorrectos.

Sin embargo, con la aparición de la IA, el software de extracción de facturas se ha vuelto bastante preciso. Dado que solo necesita definir un diseño y los campos que desea extraer, los modelos de procesamiento de lenguaje natural detectan automáticamente los campos independientemente del formato. De hecho, incluso si los campos se mencionan de manera diferente, por ejemplo, número o No, los algoritmos de IA pueden extraer datos con precisión.

¿Cuándo elegir la solución de extracción de datos de facturas en PDF?

Al decidir si una organización debe optar por una solución de extracción de datos y escaneo de facturas, depende de los siguientes factores:

1. Los datos de la factura están disponibles en varios formatos
2. Los datos de la factura están en grandes cantidades
3. La tarea de factura es recurrente y repetitiva
4. Los datos de la factura requieren demasiadas horas de trabajo

Si su trabajo de extracción de datos verifica todos los factores anteriores, probablemente debería optar por una solución de escaneo de facturas en PDF para hacer su trabajo de manera más rápida, económica y efectiva.

Astera Report Miner: un software automatizado de extracción de datos de facturas

Astera ReportMiner es un software de extracción de datos impulsado por inteligencia artificial que puede extraer datos de facturas en PDF de forma masiva mediante activadores basados ​​en eventos, como entrega de archivos, archivos adjuntos de recibos de correo electrónico y más.

Digamos que varias hojas de facturas en PDF están disponibles en una carpeta. Puede programar todos los archivos para que se procesen uno tras otro automáticamente. Si hay algún error, digamos que faltan valores en un archivo, la herramienta detectará y registrará automáticamente los errores durante el proceso utilizando reglas de validación de datos. Una vez que resuelva estos errores, puede cargar sus datos en una base de datos o almacén de datos, según los requisitos de su organización.

Caso de uso: automatización de la extracción de datos de facturas con Astera ReportMiner

La empresa Alpha Constructors tiene numerosos contratistas trabajando en sus proyectos. Cada uno de estos contratistas tiene sus propios empleados. Además, cuentan con trabajadores subcontratados e incluso autónomos trabajando en diferentes subunidades. Alpha Constructors obtiene actividad informes y facturas de cada empresa contratista a fin de mes para compensarlos por el trabajo realizado. 

Archivo de factura de muestra utilizado para probar el caso de uso.

Cada empresa envía facturas en un formato diferente, incluidas imágenes PDF escaneadas, PDF impresas, archivos de texto e incluso plantillas de Excel. En promedio, Alpha Constructors recibe alrededor de 1,000 facturas en un mes determinado.

Una vez recibidas, estas facturas deben clasificarse, estructurarse y registrarse en la base de datos interna de Alpha Constructors. Esto les permite realizar un seguimiento de las actividades diarias, las tareas realizadas, el recuento de empleados y el presupuesto gastado.

Sin embargo, clasificar y registrar estos datos es un desafío. Un especialista en entrada de datos de Alpha Constructors tarda cinco minutos en extraer datos de una sola factura. El especialista puede extraer datos de 50 a 80 PDF en un solo día de trabajo. 

Alpha Constructors tiene dos especialistas en entrada de datos en la nómina, y les están pagando $30,000 anuales a cada uno. Teniendo en cuenta que las facturas de Alpha Constructors aumentarán en los próximos años, la empresa debe emplear aún más especialistas en captura de datos. El costo esperado de más especialistas de entrada puede estar al norte de $ 100K por año. Pagar una cantidad tan alta por la extracción de datos es demasiado para Alpha Constructors, ya que la empresa busca reducir los gastos.

Mientras buscaba en línea soluciones automatizadas de extracción de datos de facturas, Alpha Constructors encontró Astera ReportMiner – el software de extracción de datos impulsado por IA.

ReportMiner Simplifica la extracción de datos de facturas: así es como se hace

Alpha Constructors se inscribió en el ReportMiner manifestación para aprender cómo pueden resolver su problema. Después de una discusión inicial con el ReportMiner equipo, decidieron probar el producto.

ReportMiner es un software local que se puede instalar en el servidor de la organización. Puede escanear y extraer datos de archivos PDF, documentos de Excel, tablas de QuickBooks, correos electrónicos, RTF y archivos de texto.

ReportMiner aprovecha la inteligencia artificial para sugerir plantillas de modelos de informes, lo que permite la generación automática de modelos para múltiples archivos de origen simultáneamente. Una vez que especifique el tipo de documento y el diseño, ReportMiner recomienda inteligentemente las plantillas de modelo más apropiadas, ahorrándole tiempo y esfuerzo.

 

El flujo de trabajo completo de Astera ReportMiner

La empresa guardaba todas las facturas en una carpeta. Después de instalar el software, Alpha Constructors pudo crear modelos de informes para todos los formatos de facturas utilizando la función de creación automática de modelos de informes.

Uso de IA para crear modelos de informes en Astera

Todo lo que la empresa tenía que hacer era proporcionar a la herramienta el diseño de los datos que deseaba extraer de estos archivos de origen, ya sea importando un objeto definido por diseño desde un flujo de datos o un diseño desde un JSON.

Especificación de diseños de factura en Astera Informe minero

La minería de informes automatizada luego generó modelos de informes para cada archivo en la carpeta y guardó los archivos generados con éxito en la carpeta Modelos de informes generados por IA que contenía todas las facturas. En caso de que el archivo no contenga los campos requeridos, la herramienta guarda las plantillas generadas en la carpeta Modelo de Reportes Erróneos, permitiendo a la empresa verificarlas y/o editarlas.

Los datos extraídos de las facturas se mueven luego a las tablas de la base de datos. ReportMiner también muestra tablas de salida a través del Instant Data Preview .

Astera ReportMiner ofrece un visor de datos estructurados en el software de Excel y tablas de bases de datos. 

Se configuraron cuatro flujos de datos diferentes, cada uno específico para el formato en el que se reciben los datos de las facturas en Alpha Constructors. Luego, estos flujos de datos se automatizaron para trabajar en disparadores basados ​​en eventos, de modo que, tan pronto como se recibiera una factura, se pudiera registrar en la tabla de la base de datos, eliminando por completo el trabajo manual.

ReportMiner permite el modelado de datos de apuntar y hacer clic en un flujo de datos

Alpha Constructors recibe datos como archivos adjuntos de correo electrónico, descargas directas desde el servidor FTP y desde unidades en la nube de terceros. ReportMiner ofrece automatización de extracción de datos para todos estos canales. 

Cómo se ve un modelo de datos preparado a partir de PDF de facturas escaneadas en ReportMiner

Los usuarios pueden configurar flujos de trabajo para programar trabajos. Cada trabajo puede ejecutarse en un disparador de eventos. Por ejemplo, el evento se desencadena si se recibe una factura como archivo adjunto de correo electrónico. ReportMiner luego lo pasará a través de un modelo de informe que creará una estructura de extracción de datos. 

ReportMiner permite a los usuarios crear una cantidad ilimitada de modelos de informes, cada uno de los cuales se adapta a un formato diferente de datos de facturación. Los usuarios también pueden aplicar reglas de validación de datos para cada campo para garantizar que los datos extraídos estén en un formato específico. Si el usuario desea asegurarse de que el número de factura o el campo del importe facturado no estén vacíos, puede aplicar una regla para ello. O, si quieren que se envíen facturas incompletas a una carpeta y facturas con datos completos a otra, eso también es posible en ReportMiner seleccionando el objeto de origen de correo electrónico y luego aplicando la transformación de reglas de calidad de datos en él.

Una vez que el modelo de datos esté listo, ReportMiner pasa a la siguiente fase, es decir, extraer datos y copiarlos en una tabla de base de datos o en una hoja de Excel. Los usuarios también pueden agregar controles donde recibir una notificación si el trabajo de extracción de datos es un éxito o un fracaso.

Alpha Constructors quería que todos los datos se movieran a una tabla de base de datos y que una copia local estuviera disponible en formato Excel. Desde Astera permite múltiples conectores de bases de datos como Oracle, MySQL, MS SQL Server y varios otros, Alpha Constructors puede cargar los datos en cualquier base de datos de su elección. De esta forma, la empresa tendría un registro de todas las facturas que los analistas comerciales podrían utilizar para un análisis más detallado. ReportMiner realizó ambas tareas usando un solo flujo de datos.

Finalmente, Alpha Constructors requería que todas las facturas con errores se registraran en un archivo separado. ReportMiner ofrece una opción de archivo de registro de errores de forma predeterminada. Documenta todos los errores encontrados durante el proceso de extracción en este archivo de registro de errores que puede guardar en su servidor. Dado que cada error es fácilmente rastreable hasta su origen, al departamento de TI de Alpha Constructors le resultó más fácil resolver cualquier problema con el procesamiento de facturas.

Ahorro de tiempo, costos y recursos con ReportMiner

Astera ReportMiner redujo el tiempo dedicado a extraer datos de facturas en PDF de 5 minutos a 10 segundos. Además, dado que Alpha Constructors no necesita más recursos manuales para la extracción de datos, la cantidad de errores humanos en los datos se ha reducido al 0 %. Alpha Constructors ahora puede capacitar a sus actuales especialistas en ingreso de datos para otros roles más desafiantes en la organización. 

Por tanto, ReportMiner ahorró a Alpha Constructors 10 días de esfuerzo cada mes, $ 60,000 en costos y recursos, y aumentó su eficiencia en un 500 por ciento.

¿Listo para extraer datos?

Muchas organizaciones tienen necesidades como Alpha Constructors, y todas pueden beneficiarse del software de extracción de datos automatizado como ReportMiner. Por ejemplo, las empresas de seguros reciben miles de formularios de reclamaciones en documentos PDF escaneados; cuanto más rápido procesen las reclamaciones, mejores serán sus negocios. Del mismo modo, los bufetes de abogados se ocupan de las órdenes judiciales, la mayoría de las cuales son documentos PDF escaneados y basados ​​en texto. A veces, también reciben órdenes judiciales por correo electrónico. Extraer y formatear toda esta información en varios formatos digitales puede llevar semanas. Por otro lado, el software de extracción de datos PDF puede hacer el mismo trabajo que un analizador/escáner de facturas y cargar los datos extraídos en la base de datos en cuestión de minutos.

Es hora de salir de esta rutina.

Solo descarga tu prueba gratuita., comience a crear sus modelos de informes de facturas y despídase para siempre de la entrada manual de datos.