Traitement automatisé des factures : qu'est-ce que c'est, pourquoi c'est important et comment démarrer

Vous avez l'impression que votre processus de comptes fournisseurs est bloqué à l'âge de pierre ? Vous n'êtes pas seul. Pour de nombreuses entreprises, la gestion manuelle des factures signifie se noyer dans des piles de paperasse, courir après les approbations et corriger des erreurs coûteuses. Cela prend du temps et peut entraîner des délais de paiement manqués qui nuisent aux relations avec les fournisseurs. Mais il existe une meilleure façon de gérer les flux de facturation : traitement automatisé des facturesL'automatisation du traitement des factures rationalise votre flux de travail, vous permettant ainsi de gagner du temps, de l'argent et d'avoir l'esprit tranquille.

Qu’est-ce que le traitement automatisé des factures ?

Le traitement automatisé des factures consiste à gérer automatiquement plusieurs factures à l'aide de logiciels et de technologies. Il automatise extraction des données de facture et plusieurs autres tâches qui comprennent la gestion des factures et les flux de travail des comptes fournisseurs, tels que le chargement de données dans votre ERP ou votre logiciel de comptabilité.

Considérez le traitement automatisé des factures comme votre assistant personnel pour gérer vos factures, mais de manière plus rapide, plus précise et plus efficace. Grâce à des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l'intelligence artificielle (IA), un système de traitement automatisé des factures peut capturer les données des factures, les valider par rapport aux enregistrements existants, les comparer aux bons de commande et les acheminer pour approbation, le tout sans intervention manuelle.

Résultat ? Fini les retards de paiement, les factures égarées ou les échanges interminables d’e-mails.

Pourquoi le traitement automatisé des factures est important

Le traitement automatisé des factures résout les inefficacités critiques et les défis inhérents à la gestion manuelle des factures, ce qui en fait une nécessité pour les entreprises modernes.

Les méthodes traditionnelles reposent sur la saisie manuelle des données, des flux de travail sur papier et des systèmes fragmentés, qui entraînent des retards et des erreurs, augmentant ainsi les coûts opérationnels déjà élevés. Selon une étude, 51% des entreprises Les entreprises affirment que les données manuelles sont la source de problèmes les plus fréquentes lors du traitement des factures. Ces difficultés s'amplifient à mesure que les entreprises se développent, entraînant des goulots d'étranglement qui perturbent les opérations financières.

En revanche, le traitement automatisé des factures transforme cette tâche traditionnellement chronophage et sujette aux erreurs en un processus plus rationalisé et plus fiable en automatisant la saisie des données, en éliminant les goulots d’étranglement, en réduisant les erreurs et en améliorant la visibilité. Ces avantages en font un outil essentiel pour les entreprises qui cherchent à économiser du temps et de l’argent, tout en modernisant et en pérennisant leurs opérations financières.

Automatisez le traitement des factures avec Astera sans accroc

Automatisez les tâches répétitives de traitement des factures avec AsteraSolution de traitement de documents basée sur l'IA. Quel que soit le format ou la structure de vos factures, Astera s'adresse à tous.

Téléchargez votre essai gratuit de 14 jours

Voici d’autres raisons pour lesquelles le traitement automatisé des factures est important :

Évolutivité à la demande

Les entreprises qui traitent manuellement des centaines ou des milliers de factures papier ont du mal à s'adapter aux périodes de pointe. Les systèmes d'automatisation du traitement des factures s'adaptent facilement aux volumes croissants sans compromettre l'efficacité, ce qui les rend idéaux pour les entreprises qui envisagent de se développer.

Amélioration des relations avec les fournisseurs

Les retards dans le traitement manuel peuvent entraîner des retards de paiement et mettre à rude épreuve les relations avec les fournisseurs. Grâce au traitement automatisé des factures, vous pouvez effectuer vos paiements en temps opportun et éliminer les retards, renforçant ainsi la confiance et favorisant de meilleurs partenariats.

Conformité et préparation à l’audit

Le suivi et l'organisation manuels des factures peuvent entraîner des enregistrements incomplets ou des risques de non-conformité. Les systèmes automatisés conservent une piste d'audit claire, ce qui facilite le respect des réglementations et la préparation aux audits.

Meilleure gestion de la trésorerie

L'automatisation du traitement des factures offre une visibilité en temps réel sur l'état des factures et les flux de trésorerie. Contrairement aux processus manuels, où le suivi est essentiel, paiements impayés Même si cela peut être fastidieux, les systèmes automatisés permettent aux entreprises de prévoir avec précision leurs besoins de trésorerie et d'éviter les surprises financières.

Comment fonctionne le traitement automatisé des factures ?

L'automatisation du traitement des factures est généralement divisée en plusieurs étapes clés, chacune conçue pour remplacer les tâches manuelles par workflows automatisés:

Capture de facture

Les factures, qu'elles soient reçues sous forme de documents papier, de courriers électroniques ou de fichiers numériques (par exemple, des PDF), sont intégrées dans le système. Technologie de numérisation des factures et l'intégration de messagerie électronique garantissent que toutes les factures sont centralisées en un seul endroit.

Extraction de données

Des technologies comme l'OCR et traitement intelligent des documents (IDP) extraire automatiquement les informations clés de la facture, telles que le numéro de facture, les détails du fournisseur, les éléments de ligne, les montants et les dates d'échéance. logiciel de traitement de factures utilise l'apprentissage automatique pour améliorer la précision, même avec des formats et des mises en page variés.

Découvrez notre article sur les différences entre OCR et IDP.

Validation

Le système valide automatiquement les données extraites en les comparant aux documents pertinents, tels que les bons de commande, les contrats ou les dossiers des fournisseurs. Par exemple, il s'assure que les montants correspondent aux conditions convenues et signale les écarts pour examen.

Workflow d'approbation

Des règles prédéfinies acheminent les factures vers le personnel approprié pour approbation. Par exemple, les factures dépassant un certain seuil peuvent nécessiter l'approbation de votre responsable, tandis que les montants inférieurs peuvent être approuvés automatiquement. Les notifications et rappels automatisés permettent également d'éviter les retards.

Intégration avec les systèmes financiers

Une fois approuvées, les données de facturation sont transférées de manière transparente vers l'ERP ou le système de comptabilité, garantissant que les calendriers de paiement et les dossiers financiers sont mis à jour sans saisie manuelle.

Traitement des paiements

Le système planifie les paiements en fonction des conditions, garantissant ainsi que les fournisseurs sont payés à temps. Il peut également générer et stocker des confirmations de paiement, simplifiant ainsi davantage les opérations financières.

Tenue de registres et rapports

Les systèmes automatisés stockent toutes les factures et les données associées dans un référentiel centralisé et consultable, ce qui simplifie la tenue des registres et la création de rapports et fournit des informations en temps réel sur les flux de trésorerie et les passifs impayés.

Automatisez le traitement des factures avec Astera sans accroc

Automatisez les tâches répétitives de traitement des factures avec AsteraSolution de traitement de documents basée sur l'IA. Quel que soit le format ou la structure de vos factures, Astera s'adresse à tous.

Téléchargez votre essai gratuit de 14 jours

Mise en œuvre du traitement automatisé des factures

La transition d’une procédure manuelle vers un flux de traitement des factures entièrement automatisé nécessite une planification approfondie et une compréhension claire des défis et des inefficacités de votre système existant.

Vous devez également évaluer les besoins spécifiques, tels que l’intégration avec les systèmes ERP existants ou la prise en charge de différents formats de factures.

Cartographiez votre flux de travail actuel

Commencez par identifier les goulots d'étranglement dans votre processus de facturation existant. Les approbations prennent-elles trop de temps ? Les erreurs sont-elles fréquentes ? La cartographie de votre flux de travail vous aidera à identifier les domaines dans lesquels l'automatisation des factures peut avoir le plus d'impact.

Obtenez l’adhésion de l’équipe

Le soutien de votre équipe est essentiel dans cette transition. Montrez-leur comment l'automatisation des factures facilitera leur travail : moins de tâches répétitives, des approbations plus rapides et plus de temps pour un travail utile. Répondez aux préoccupations en amont pour faciliter la transition.

Commencez petit, puis évoluez

Commencez par un projet pilote en automatisant un seul flux de travail, comme l'extraction de données de factures. Une fois que vous avez éliminé les obstacles et constaté les résultats, étendez l'automatisation à l'ensemble de votre processus de comptes fournisseurs.

N'oubliez pas que cette transition ne se limite pas à la mise en œuvre de la technologie, mais concerne également l'alignement de vos flux de travail, la gestion de la résistance potentielle au changement et la garantie que la solution s'intègre parfaitement dans la stratégie financière plus large de votre organisation.

Faire passer l'automatisation du traitement des factures à un niveau supérieur

L’intégration de l’IA permet d’aller au-delà de la simple automatisation et d’intégrer des systèmes intelligents et auto-améliorants capables de gérer des flux de facturation complexes, de s’adapter à de nouveaux formats et mises en page de factures et de fournir des informations plus approfondies. Alors que l’automatisation traditionnelle du traitement des factures se concentre sur des règles et des processus prédéfinis, l’IA l’enrichit de fonctionnalités avancées telles que l’apprentissage automatique, le traitement du langage naturel (NLP) et l’analyse prédictive.

Une précision encore plus grande

Traitement des factures par IA utilisent des modèles d'apprentissage automatique pour extraire les données de facturation avec une grande précision, même à partir de formats non structurés ou complexes. Ces systèmes s'adaptent à différentes configurations, apprennent des erreurs précédentes et s'améliorent au fil du temps, réduisant ainsi au minimum l'intervention manuelle.

Intégration avec d’autres outils d’IA

La connexion de votre système de traitement des factures à des technologies complémentaires basées sur l'IA améliore encore ses fonctionnalités et l'expérience utilisateur. Par exemple, alors que votre système de traitement des factures gère des tâches spécifiques, l'intégration à des solutions IDP plus larges permet de rationaliser le traitement des documents associés, tels que les bons de commande, les contrats ou les reçus.

Optimisation dynamique du flux de travail

L'IA analyse les schémas de traitement des factures pour optimiser les flux de travail. Vous pouvez l'utiliser pour identifier les goulots d'étranglement ou prédire les factures susceptibles de nécessiter une vérification manuelle, ce qui vous permet d'allouer les ressources plus efficacement.

Détection proactive des fraudes

La détection d'anomalies ou de modèles indiquant des factures frauduleuses devient plus simple lorsque vous intégrez l'IA dans vos systèmes de traitement des factures. L'IA ajoute une couche de sécurité supplémentaire au processus en analysant les données historiques et en identifiant les comportements inhabituels des fournisseurs, tels que les écarts de montant.

Étude de cas : Comment GaP Solutions traite les factures en trois minutes

GaP Solutions, l'un des principaux fournisseurs australiens de solutions logicielles et matérielles personnalisées pour la vente au détail, a dû faire face à un défi majeur dans le traitement des factures. Avec environ 3,000 24 factures de différents formats reçues chaque mois des fournisseurs, le processus de saisie manuelle des données était chronophage et sujet à des erreurs. Les employés devaient extraire manuellement les données non structurées de chaque facture, un processus qui pouvait prendre jusqu'à XNUMX heures pour une seule facture. Ce flux de travail fastidieux retardait non seulement le reporting et le traitement des paiements, mais entravait également l'efficacité de l'entreprise.

Pour surmonter ces défis, GaP Solutions a cherché une solution pour automatiser l'extraction et le traitement des données de facturation, garantissant l'exactitude et réduisant le temps de traitement. Après avoir évalué plusieurs outils de gestion des données, ils ont sélectionné Astera pour sa capacité à gérer des flux de travail d'extraction de données complexes et à s'intégrer de manière transparente aux systèmes de stockage cloud.

AsteraLa technologie d'extraction de données non structurées de GaP s'est avérée être une véritable révolution pour GaP. Le système a automatiquement identifié les champs clés des factures, tels que l'identifiant de la facture, le nom du fournisseur et le coût total, et les a transformés en un format structuré pour un traitement facile. L'automatisation a permis à GaP de réduire le temps de traitement des factures de 24 heures à seulement trois minutes.

Voici comment Astera a permis à GaP Solutions de réduire le temps de traitement des factures à seulement 3 minutes

Lire l'étude de cas

Automatisez le traitement des factures avec AsteraLa plateforme intelligente de

AsteraPlateforme intelligente de traitement de documents s'attaque aux principaux problèmes des flux de facturation traditionnels, qui souffrent d'inefficacité, d'erreurs humaines et d'évolutivité. Grâce à des fonctionnalités intelligentes, telles que l'OCR et l'IDP, intégrées au logiciel, il extrait et valide les données de facturation avec une grande précision, garantissant la cohérence entre les formats et éliminant le besoin de saisie manuelle des données.

Astera s'intègre également de manière transparente à vos systèmes ERP et comptables, permettant une synchronisation sans effort des données financières et vous offrant un avantage stratégique dans la gestion de vos opérations financières. Il s'agit d'un moyen plus simple et plus fiable d'ingérer plusieurs factures, d'extraire et de valider les données de factures et d'acheminer les factures pour les approbations de paiement sans les allers-retours d'une vérification manuelle.

Prêt à automatiser votre flux de traitement des factures ? Contactez-nous. Alternativement, vous pouvez télécharger un essai gratuit de 14 jours pour voir si cela correspond à vos besoins.