¿Qué es la automatización de cuentas a pagar/automatización de AP? 

La automatización de cuentas por pagar, también conocida como automatización de AP, es un enfoque moderno para gestionar los flujos de trabajo de cuentas por pagar. Combina múltiples herramientas y tecnologías, lo que permite a las empresas digitalizar y optimizar sus procesos de gestión de AP de principio a fin.  

La automatización de AP automatiza varias tareas repetitivas, como la recepción de facturas, la conciliación y la generación de informes. Para ello, utiliza una combinación de herramientas impulsadas por inteligencia artificial (IA), como el procesamiento inteligente de documentos (IDP), la automatización robótica de procesos (RPA) y orquestación de flujo de trabajo.

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¿Por qué automatizar sus cuentas a pagar? 

Con procesos de cuentas a pagar automatizados, las empresas no necesitan preocuparse por los siguientes desafíos: 

• Procesos manuales que consumen mucho tiempo: La inspección física de las facturas en papel y la introducción de los datos pertinentes en los sistemas internos requieren mucho tiempo. El tiempo perdido, en última instancia, afecta a los plazos de pago, lo que puede dar lugar a que la empresa incurra en cargos por pagos atrasados ​​o penalizaciones o pierda descuentos por pago anticipado. 

• Problemas con el papel: Además de requerir mucho tiempo, gestionar facturas en papel es una molestia. Las facturas pueden acumularse rápidamente cuando el procesamiento manual y lento es la norma. ¿El resultado? Pilas de facturas y recibos que son difíciles de gestionar, rastrear y almacenar. 

• Errores humanos: Los procedimientos manuales generan un margen innecesario para los errores humanos. Estos errores pueden ir desde cálculos erróneos y errores tipográficos hasta olvidarse de ingresar una factura o ingresarla más de una vez. Corregir estos errores aumenta la carga de trabajo de contabilidad y requiere tiempo adicional, y eso es if Están atrapados. 

• Dificultades de reconciliación: Los procedimientos de AP tradicionales dan como resultado una gestión de facturas confusa y difícil de seguir. Las facturas en papel carecen de trazabilidad y pueden perderse fácilmente en el ciclo de aprobaciones manuales. Esta menor transparencia dificulta la conciliación de pagos o la auditoría de cuentas.

Cómo automatizar las cuentas por pagar

Cómo funciona la automatización de AP 

Estos son los componentes clave de la automatización de cuentas a pagar: 

1. Captura de facturas  

En la fase inicial, el software de automatización de cuentas por pagar extrae información relevante de las facturas digitales y la convierte en datos estructurados. Estas facturas pueden presentarse en forma de documentos escaneados, archivos PDF u otros formatos. Las primeras herramientas de automatización utilizaban principalmente el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Las plataformas más nuevas utilizan IDP, que combina el OCR con algoritmos de aprendizaje automático (ML), procesamiento del lenguaje natural (NLP) e inteligencia artificial. 

2. Verificación y comparación de datos 

Después de capturar y convertir los datos de las facturas, la solución de automatización de AP los valida con los recibos, órdenes de compra y contratos correspondientes. Esto garantiza la coherencia entre las facturas y los términos de compra. En esta etapa, las reglas predefinidas (establecidas por la empresa) pueden detectar rápidamente cualquier discrepancia y marcarla para su revisión. Esto deja solo las facturas sin errores para su posterior procesamiento. 

3. Aprobaciones automatizadas 

A continuación, las facturas validadas se envían automáticamente a la parte correspondiente para su aprobación. Las condiciones predefinidas son esenciales para que todo funcione sin problemas en esta etapa. Las empresas pueden optar por ordenar las facturas por importes, proveedores u otros criterios únicos para garantizar que no haya conflictos ni superposiciones. Opcionalmente, los recordatorios y las alertas pueden ayudar a agilizar aún más el proceso de aprobación. Este enfoque automatizado garantiza que todas las facturas se entreguen al departamento o al personal correcto, reduce el riesgo de que se pierdan facturas y registra toda la actividad de aprobación. 

4. Pagos de facturas 

Una vez aprobada una factura, un sistema de automatización de AP puede agilizar el proceso de pago mediante la integración con sistemas ERP, portales bancarios o sistemas de contabilidad. Puede facilitar aún más las cosas a las empresas ejecutando pagos según un cronograma, seleccionando un método de pago o procesando un pago automáticamente. Los pagos automatizados permiten a las empresas liquidar sus deudas a tiempo, aumentar su fiabilidad y confianza y construir mejores relaciones con sus proveedores. 

5. Informes y conciliación 

Cuando se completan los pagos, la conciliación automatizada los compara con los extractos bancarios para confirmar los montos de pago y los beneficiarios, evitando la necesidad de verificación manual. 

Las plataformas de automatización de AP también pueden crear informes detallados centrados en métricas como el promedio tiempo de procesamiento de factura, descuentos ofrecidos vs. obtenidos, y el porcentaje de facturas con pagos atrasados. Esta información sobre las métricas de cuentas por pagar ayuda a las empresas a identificar oportunidades de ahorro y optimización del flujo de caja.

¿Qué tareas de AP se benefician de la automatización?

La automatización es beneficiosa siempre que las empresas quieran reducir el esfuerzo manual o el tiempo necesario para completar una tarea. A continuación, se incluye una lista de tareas de AP que se pueden automatizar fácilmente: 

• Data Entrada y captura de facturas 

Las herramientas de automatización permiten la extracción de información de facturas y otros documentos, reduciendo los errores de ingreso manual y acelerando el proceso de ingreso de datos. 

• Coincidencia y validación de facturas 

Los sistemas automatizados agilizan el proceso de conciliación de facturas con órdenes de compra y recibos, garantizando que las discrepancias se identifiquen y resuelvan antes del procesamiento posterior. 

• Facturas de codificación 

La codificación de facturas se puede automatizar utilizando reglas predefinidas, lo que permite asignar los códigos de libro mayor correctos sin intervención manual. 

• Flujos de trabajo de aprobación 

Los flujos de trabajo digitales garantizan que las facturas se envíen a los aprobadores adecuados de acuerdo con las políticas de la organización, acelerando los plazos de aprobación y proporcionando un registro de auditoría. 

• Programación y ejecución de pagos 

La programación automatizada garantiza que los pagos se procesen a tiempo, aprovechando los descuentos por pago anticipado y evitando multas por pagos atrasados. 

• Gestión de información de proveedores 

Los sistemas de automatización mantienen registros de proveedores actualizados, incluidos detalles de contacto, condiciones de pago y documentación de cumplimiento, lo que respalda interacciones eficientes con los proveedores. 

• Informes de gastos y reembolsos a empleados 

Las plataformas automatizadas simplifican el procesamiento de informes de gastos al categorizar los reclamos, verificar los recibos y enrutar las solicitudes para su aprobación. 

• Detección de fraude 

Los algoritmos inteligentes monitorean los datos de las transacciones para detectar patrones inusuales y señalar posibles fraudes, mejorando la seguridad en las operaciones de cuentas a pagar. Un caso de uso claro de RPA en finanzas Es mejorar la seguridad y reducir el riesgo.

• Reconciliación bancaria 

Las herramientas de conciliación automatizada comparan las transacciones registradas con los extractos bancarios, identificando rápidamente las discrepancias y garantizando registros financieros precisos. 

• Análisis de procesos de AP 

Las plataformas de automatización brindan información sobre los procesos de cuentas a pagar a través de la visualización de datos, destacando tendencias, cuellos de botella y áreas de optimización.

Beneficios de la automatización de AP 

Las cuentas por pagar automatizadas generan beneficios financieros y no financieros para una empresa. A continuación, se enumeran algunos de los principales: 

• Mayor ahorro de tiempo: La automatización de las cuentas por pagar elimina las tareas manuales repetitivas, como la entrada de datos y la conciliación de facturas. La captura y el procesamiento automatizados de datos reducen significativamente los tiempos de procesamiento, especialmente en comparación con los métodos manuales. Este ritmo más rápido tiene un efecto multiplicador y acelera todo el ciclo de cuentas por pagar. 

• Beneficios en costos y mano de obra: La automatización de AP reduce drásticamente la participación humana, la intervención manual y la rectificación de errores. No hay facturas físicas que almacenar ni gastos generales asociados. Las empresas ahorran en costos laborales, ya que no necesitan grandes equipos para gestionar facturas y pagos. En cambio, el personal puede realizar tareas de mayor valor que requieren inteligencia y criterio humanos. 

• Mejor cumplimiento y seguridad: Las herramientas de AP automatizadas pueden realizar un seguimiento de cada acción realizada en una factura durante todo el ciclo de AP y crear un registro de auditoría digital que ayuda con el cumplimiento normativo. Estas actividades documentadas facilitan que las empresas cumplan con los requisitos normativos y aprueben las auditorías. Las soluciones de automatización también están equipadas con funciones de seguridad, como control de acceso basado en roles y cifrado. Estas funciones reducen el riesgo de acceso no autorizado y protegen los datos financieros. 

• Visibilidad financiera más clara: Los sistemas de automatización de cuentas por pagar rastrean las facturas y los pagos en tiempo real o casi en tiempo real. Esta capacidad proporciona a los equipos financieros una visión clara de las obligaciones y transacciones financieras de la empresa. Pueden planificar los pagos de manera estratégica para utilizar mejor su capital de trabajo y sus reservas de efectivo. 

• Sostenibilidad e Impacto Ambiental: Las empresas modernas se encuentran bajo una presión cada vez mayor para priorizar la sostenibilidad en sus operaciones y ser conscientes de su impacto ambiental. La automatización de las cuentas por pagar contribuye a los esfuerzos de sostenibilidad de una empresa al eliminar las facturas en papel. Un proceso de cuentas por pagar digitalizado ayuda a las empresas a reducir la generación de residuos y su huella de carbono.  

• Mayor precisión financiera: La automatización de las cuentas por pagar mejora la precisión financiera de dos maneras. En primer lugar, minimizando la posibilidad de errores humanos durante el procesamiento de las cuentas por pagar. En segundo lugar, mediante medidas de validación integradas que reducen el riesgo de pagos fraudulentos o duplicados. Los datos financieros de alta calidad mejoran la toma de decisiones a través de información confiable y ayudan a una gestión financiera adecuada.

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Las empresas que automatizan sus cuentas por pagar obtienen mucho más que una solución más rápida y confiable. Implementar una plataforma de automatización de cuentas por pagar ahorra recursos, minimiza errores, mejora las relaciones con los proveedores y optimiza la gestión del flujo de efectivo. 

Astera ofrece una plataforma de gestión de datos todo en uno impulsada por IA con capacidades de IDP extraordinarias que pueden transformar la gestión de cuentas por pagar. Los usuarios pueden crear flujos de trabajo de extracción automatizados que: 

• Recopila datos relevantes de las facturas, sin importar el formato.
• Utilice controles de validación y calidad de datos para mantener la integridad de los datos de la factura.
• Exporte datos precisos de facturas a sus sistemas ERP. 

Por otro lado, Astera Admite consultas en lenguaje natural, lo que significa que analizar datos de facturas es tan simple como hacer una pregunta en inglés sencillo, sin necesidad de conocimientos técnicos. 

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